Kỹ năng của luật sư: viết thư điện tử và thư trao đổi

I- MỘT SỐ NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ, VIẾT THƯ TRAO ĐỔI

Viết thư điện tử và thư trao đổi là một trong những trường hợp cụ thể của việc viết pháp lý. Viết thư điện tử cũng như viết thư trao đổi cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau: 

1- Luật sư tư vấn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thông qua cách đặt tên địa chỉ thư điện tử

Trong trường hợp luật sư dùng thư điện tử để liên lạc với bạn của luật sư, những thư điện tử màng tính chất cá nhân riêng tư, thì vìệc đặt tên thư điện tử như thể nào hoàn toàn tùy thuộc vào sở thích của luật sư. Tuy nhiên, khi đã sử dụng thư điện tư để làm vìệc, như gửi thư điện tử cho khách hàng hay đổi tác kinh doanh, thì thư điện tử của luật sư cần thể hiện sự nghiêm túc nhất định. Điều này cũng sẽ góp phần tạo ấn tượng đâu tiên cho người đọc đổi với thư điện tử của luật sư về sự chuyên nghiệp, nghiêm chỉnh, thể hiện sự tôn trọng đổi với người đọc cũng như đổi với công vìệc mà luật sư đang trao đổi. 

2- Luật sư tư vấn dành sự quan tâm đối với vìệc viết thư điện tử giống như khi viết thư tay

Luật sư tư vấn cần tuân thủ các bước lên ý tưởng, vìết và biên tập giống như cách luật sư đã làm với các dạng văn bản khác. Thư điện tử của luật sư sẽ được lưu ở một thư mục nhất định để sau này nếu cần thiết có thể xem lại. Cũng giống như khi vìết thư tay, luật sư có thể giao tiếp với những người không chỉ cách biệt về địa lý mà còn cách biệt về thời gian thông qua thư điện tử.     

3- Luật sư tư vấn nhận thức rõ luật sư đang ớ trong không gian mạng.

Khi giao tiếp với đồng nghiệp hay bạn bè, một chút thân mật, không trang trọng cũng có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, luật sư cũng cần xác lập sự trang trọng nhất định giữa luật sư và người nhận. Giao tiếp điện tử có hình thức khá độc lập và không trang trọng vì khi đó, chúng ta đang tương tác trước một màn hình máy tính. Rất dễ quên rằng sẽ có người khác đọc những gi ta vìết và cũng rất dễ để chuyển tiếp một bức thư qua một cái “click chuột, chúng ta không thể kiểm soát được rằng liệu có ai đó khác sẽ nhận được thư hay không. Do đó, hãy đảm bảo bất cứ những gì luật sư nói, đặc biệt là về người khác, sẽ không làm họ phật ý khi thư điện tử được gửi. 

4- Luật sư tư vấn trình bày những gì cần trình bày trong một lần gửi

Bởi vì thư điện tử được gửi ngay tức khắc, nên luật sư rất dễ mắc thói quen gừi ngay những gì luật sư nhất thời nghĩ ra. Hãy tránh điều này nếu luật sư không muốn tôn nhiều thời gian và làm người nhận thấy khó chịu vì phải tiếp nhận thòng tin một cách nhỏ giọt. Hãy vìểt thư điện từ một cách cân thận như khi luật sư vìết một bức thư tay và gừi tất cả thông tin luật sư muôn gưi trong một lần. Lạm dụng tính tiện lợi và dề dàng của thư điện tư có thể làm luật sư trở nên thiếu chuyên nghiệp.

5- Luật sư tư vấn cần sử dụng thành thạo hệ thống bảo mật điện tử

Có rất nhiều tính năng bào mật ở hầu hết hệ thống thư điện tử. Hãy tim hiểu những tính năng này trên hệ thông thư điện tử mà luật sư đang sử dụng. Rất có thể công ty của luật sư có chính sách quy định những gì có thể và không thể gửi bàng thư điện tử. Đề làm được vìệc đó, hãy chắc chắn ráng luật sư được đào tạo đầy đủ để sử dụng hệ thông bảo mật một cách hiệu quả. 

Không nên mở tập tin đính kèm trừ khi luật sư biết rõ rằng tập tin đó là an toàn cho máy tính của luật sư, kể cả những tập tin được gửi từ người quen, phòng trường hợp thư điện tử của họ bị người khác đăng nhập bất hợp pháp.

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư - Quy trình viết pháp lý

6- Luật sư tư vấn phải sử dụng phần mềm diệt virus như một điều bắt buộc

Virus và các loại mã độc điện tử khác tồn tụi kháp nơi. Phần lớn chúng ta tái vìrus về máy một cách không chủ định qua e-mail, mà đáng chú ý nhất là phần đính kèm trong thư điện tứ. Những thiết bị nhạy cám sẽ không bao giờ cho phép mở phần đính kèm, cho dù thư điện tứ đỏ đến từ người luật sư biết và tin tướng. Virus “Love-bug” được gứi vào tháng 5 năm 2000' đã thâm nhập vào danh bạ của người nhận và gừi nó đi dưới dạng thư đính kèm tới tất cả những người mà nó tìm thấy. Kết quả là, rât nhiều người nhận, cho rằng thư điện tử đến từ người họ quen biết và tin tưởng, đã mở phần đính kèm và khiến máy nhiễm vìrus. Cách giải quyết ở đây là luật sư lưu phần đính kèm vào một ố đĩa di động và quét vìrus trước khi mở. 

7- Luật sư tư vấn không sử dụng từ ngữ viết tắt và những biểu tượng cảm xúc.

Vìệc sử dụng điện thoại di động để nhắn tin đã dẫn tới thói quen vìêt tắt để tiết kiệm thời gian và khoảng trống trên màn hình hiển thị của điện thoại. Hãy để dành những từ này cho vìệc nhắn tin điện thoại và tránh sừ dụng chúng trên máy tính, đặc biệt không nên sử dụng những từ ngừ này khi vìết thư điện tử. Vìệc sử dụng từ vìết tắt trong thư điện từ sẽ khiến cho bức thư của luật sư bị đánh giá là kém trang trọng và thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, người vìết cũng tránh vìệc sử dụng những biểu tượng cảm xúc. Những biểu tượng này thường được chèn vào văn bản để biêu lộ cảm xúc của người vìết. Tuy nhiên, chúng chì nên được sử dụng cho những cuộc trao đổi màng tính cá nhân, mà không phải là những cuộc trao đổi kinh doanh giữa khách hảng, đối tác.

8- Luật sư tư vấn cần trả lời thư điện tử ngay khi nhận được

Hãy đặt mình vào vị trí của người gửi thư điện tử thì luật sư sẽ hiểu được cảm giác chở đợi phản hỗi thư điện tử như thể nào. Chính vì thể, cố gắng trả lời thư điện tử sớm nhất có thể sau khi nhận được, tốt nhất là trà lời trong vòng 24 giờ. Trong trường hợp luật sư chưa thể có được ngay câu trả lởi chính xác, hãy cho người đọc biết luật sư cần nghiên cứu thểm và sẽ đưa ra câu trả lời vào thời điểm sớm nhất có thể.

9- Luật sư tư vấn cần phân biệt người nhận thông qua các chức năng To - Cc - Bcc.

Trong đó, “To” được dùng cho người nhận chính của thư điện tử, “Cc” được gửi cho nhung người cùng nhận và “Bcc” dành cho đối tượng người cùng nhận nhưng những người nhận còn lại sẽ không biết họ.  

10- Luật sư tư vấn cần tránh những chuỗi thư điện tử

Khi luật sư trả lời hoặc chuyển tiếp thư điện tu mà không xóa đi những đoạn thư được gửi đi trước đó sẽ tạo nên nhũng chuỗi thư điện tử, khiến cho thư điện từ chuyển đi bao gồm luôn cả những đoạn thông tin đã được trao đồi. Vìệc này sẽ làm tăng nguy cơ các tai liệu hoặc thông tin mật bị gửi tới nhiều người không mong đợi. Đồng thời, những chuỗi thư điện tư này cũng sẽ làm tốn thời gian và gây bối rối cho người đọc thòng qua những thòng tin thừa, không cần thiết.

Thư điện tử và thư trao đổi sẽ là người bạn đồng hành của luật sư trong quá trình làm việc và tư vấn cho khách hàng. Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, đa phần công vìệc, văn bản, hợp đồng, thỏa thuận... đểu được trao đổi qua thư điện tử. Nhưng không phải ai cũng có một kỹ năng soạn thảo và vìết thư điện tử thuần thục, đúng cách và hiệu quả.

- Sau đây là ví dụ về một thư điện tử chưa hoàn chỉnh với rất nhiều lỗi khác nhau: 

Chào anh, Anh khỏe không?

Tôi đã đọc đơn kiện và thư yêu cầu trả tiền của anh dành cho phía bị đơn. Tuy nhiên, bị đơn không có hồi đáp lại và cũng chưa trả tiền. Liệu anh có thể cung cấp thêm những tài liệu, chứng cứ cho vìệc anh đã chuyển tiền đặt cọc cho phía bị đơn đưực không?

Anh có chứng cứ nào về vìệc phía bị đơn đã vận chuyển hàng hóa không đạt tiêu chuẩn thếo như các thỏa thuận trong hợp đồng thi hãy gừi lại cho tôi nhé. Đây sẽ là những tài liệu quan trọng cho vụ kiện.

Trân trọng cảm ơn!

Nguyễn Văn A

Trong thư điện tử ở trên, người đọc có thể dề dàng nhận ra sự không trang trọng ngay trong lời chào cũng như trong văn phong được sử dụng. Người đọc không nắm được nội dung chính của thư điện tử là gì. Bên cạnh đó, những nội dung được đưa ra một cách lộn xộn, không theo thứ tự theo kiểu “ngẫu hứng” như một cuộc trò chuyện. Các câu văn trong thư điện tử không có tính liên kết và còn có những thông tin thừa, không cần thiết. Điều này chứng tỏ tác giả đã không dành thời gian suy nghĩ và lập kế hoạch xây dựng nội dung bài vìết. Những thư điện tử như thế này sẽ khiến cho người đọc đánh giá luật sư, thậm chí đánh giá công ty của luật sư làm vìệc thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng khách hàng. 

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư - nguyên tắc cơ bản viết pháp lý

II- KỸ NĂNG CỦA LUẬT SƯ KHI VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ

1- Các bước viết thư điện tử

Về cơ bản, luật sư tư vấn nên tiến hành viết thư điện tử thông qua các bước sau:

(i) Đính kèm tập tin: Các nội dung thư điện tử bao gồm những tài liệu dài, các hình ảnh hay video cần được gửi dưới dạng các tập tin đính kèm. Công cụ tiện ích này giúp luật sư có thể truyền tải được thông tin dưới nhiều dạng, đồng thời không cần trình bày quá chi tiết một cách trực tiếp trong thư điện từ những nội dung luật sư muốn truyền tải.

Đề đảm bảo. luật sư không quên gửi kèm theo các văn bản đính kèm, thao tác đầu tiên luật sư nên thực hiện là đính kèm ngay tập tin luật sư muốn gửi cho người đọc. Luật sư nên sử dụng những tập tin có định dạng chung, để mở cho tất cả các loại máy tính. Ngoài ra, việc đặt tên cho tập tin đính kèm cũng phải đảm bảo rõ ràng, thuận tiện cho người đọc, không sử dụng tiếng Việt để đặt tên cho tập tin đính kèm nhằm tránh việc lỗi phông chữ, gây cho người đọc việc khó theo dõi. Đồng thời, luật sư cùng nên nhắc đến hoặc giải thích qua về tập tin đính kèm đế người đọc có thể nắm được những thông tin cơ bản của tập tin đó.

(ii) Viết nội dung thư điện tử: Luật sư nên sử dụng những câu văn ngắn gọn và súc tích, liên quan trực tiếp đến vấn đề mà luật sư muốn nói thông qua bố cục rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh đó, luật sư cần tránh việc viết toàn bộ bảng chữ in hoa, hoặc cỡ chữ không đồng đều, hoặc chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi.

(iii) Đặt tiêu đề cho thư điện tử: Tiêu đề là nội dung chính trong thư điện tử của luật sư, được viết dưới dạng rút gọn, bao gồm đầy đủ những thông tin cô đọng cần thiết. Tiêu đề thư điện tử của luật sư cần đảm bảo thu hút sự chú ý của người đọc và phải thể hiện cho người đọc biết vấn đề chính trong nội dung thư điện tử của luật sư. Người đọc bao giờ cũng đọc tiêu đề thư điện tử của luật sư đầu tiên, rồi sau đó mới quyết định có mở thư điện tử của luật sư để đọc tiếp nội dung hay không. Nó góp phần vào việc đánh giá sự chuyên nghiệp của luật sư trong cái nhìn của khách hàng. Với một tiêu đề cụ thể, người nhận thư điện tử sẽ nhanh chóng nắm bắt được nội dung cần trao đổi, đồng thời họ sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm thư điện tử cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên khi xử lý các thư điện tử đó.

Các tiêu đề của thư điện tử có thế được trình bày dưới các dạng như sau:

• Báo cáo tình hình thu chi (tháng 8/2018);

• Hồ sơ thay đổi đăng ký thông tin Công ty TNHH ABC;

• Tình hình dự án ABC (tháng 7/2018).

Như các ví dụ trên đây, luật sư có thể bổ sung ngày tháng cụ thể vào tiêu đề của mỗi thư điện tử giúp người đọc dễ dàng theo dõi tiến trình công việc mà các bên trao đổi với nhau, đảm bảo người đọc sẽ được cập nhật những thông tin mới nhất về công việc.

(iv) Kiểm tra lại nội dung và tập tin đính kèm: Hầu như các hệ thống đều không cho phép luật sư hủy bỏ thao tác gửi thư điện tử sau khi luật sư đã ấn nút “Gửi”. Và đặc biệt tệ hơn khi thư điện tử của luật sư được gửi tới cho rất nhiều người trước khi được kiểm tra kỹ càng. Hãy thực hiện bước kiểm tra nội dung thư điện tử giống cách mà luật sư tiến hành biên tập các bản thảo đối với nội dung các vấn đề chính, văn phong, cấu trúc nội dung, ngữ pháp, lôi chính ta,... để đảm bảo phần nội dung của luật sư đã hoàn thiện trước khi được gửi đi.

Ngoài ra, luật sư cần kiểm tra lại tập tin được đính kèm một lần nữa để chắc chắn rằng luật sư đã đính kèm chính xác bản thảo luật sư muốn gửi tới khách hàng. Trong quá trình làm việc, luật sư không thể tránh khỏi sai sót. Tuy nhiên, các lỗi sai nhỏ như các lỗi chính tả hay đính kèm nhầm tập tin có thế khiến khách hàng hoặc đối tác đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của luật sư.

(v) Nhập địa chi của người nhận: Luật sư hãy nhập địa chỉ của người nhận và gửi thư điện tử đi sau khi đã hoàn thành xong các bước để có được một thư điện từ hoàn chỉnh về nội dung cũng như hình thức.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Cấu trúc nội dung thư điện tử

Thư điện tử là công cụ giao tiếp nên thư điện tử cũng đóng góp một phần vào việc thể hiện tính cách, tác phong của luật sư tư vấn. Một thư điện tử chuyên nghiệp (cả về format, ngôn ngữ. nội dung, thông điệp...) sẽ giúp luật sư tư vấn tạo ấn tượng đẹp trong mắt đối tác và đồng nghiệp. Nội dung của một thư điện tử cần đảm bảo được viết đầy đủ với cấu trúc như sau:

[a] Lời chào đầu thư:

Lời chào là sự mở đầu cho cuộc đối thoại. Trong phần này, luật sư tư vấn có thể sử dụng một số câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện. Ví dụ:

- Kính gửi…

- Thân gửi…

- Thưa ông/bà…

- Gửi...

[b] Câu mở đầu - nêu lý do viết thư:

Sau lời chào mở đầu. luật sư tư vấn nên sử dụng một vài câu ngắn để nói về mục đích của thư điện tử mà luật sư gửi đến người đọc. Nếu đây là lần đầu gửi thư đến người đọc, luật sư cũng cần tự giới thiệu qua về bản thân để người đọc có thể nắm được sơ qua những thông tin về người gửi, giúp tạo dựng được ấn tượng và niềm tin ban đầu cho người đọc.

Câu mở đầu trong một bức thư nên đi thẳng vào thông tin chính mà không cần nhắc tới sự tương tác trong quá khứ giữa luật sư tư vấn và khách hàng. Luật sư tư vấn có thể cảm thấy cách làm này hơi đột ngột, nhưng những câu mở đầu dài dòng là không cần thiết, đặc biệt trong mối quan hệ đòi hỏi trao đổi thông tin liên tục. Nguyên tắc là giữ lời mở đầu của luật sư ngắn gọn và đơn giản, đi thẳng vào trọng tâm của thư và tránh những cụm từ cứng nhắc (nhất là những cụm không phải là câu hoàn chỉnh). Luật sư tư vấn có thể tham khảo một số mẫu câu dành cho câu mở đầu như sau:

• Tôi viết thư điện tử này nhằm…

• Tôi muốn thông báo với ông/bà rằng…

• Tôi được biết rằng ông/bà đang muốn thành lập chi nhánh cho Công ty..

• Tôi xác nhận sẽ…

• Sau khi nghiên cứu hồ sơ do bên ông/bà cung cấp, tôi muốn đưa ra một số câu hỏi như sau:...

• Cảm ơn vì những thông tin ông/bà đà cung cấp. Ông/bà vui lòng trả lời những câu hỏi sau:...

• Như những gì đã được trao đổi trong cuộc họp lần trước, tôi muốn nhắc ông/bà...

[c] Phần nội dung:

Đây là phần để trình bày những nội dung chính mà luật sư tư vấn muốn gửi tới người đọc.

Nếu luật sư tư vấn có đính kèm tập tin bản thảo chứa đựng nội dung vấn đề luật sư tư vấn mong muốn truyền đạt thì trong phần này, luật sư tư vấn sẽ nêu tóm tắt nội dung của bản thảo đính kèm đó. Ngoài ra, trong trường hợp luật sư muốn trình bày luôn nội dung trong thư điện tử thì phương pháp tương tự khi viết bản thảo cũng sẽ được áp dụng ở phần này, tuy nhiên theo hướng ngắn gọn, súc tích hơn. Phần nội dung cần đảm bảo được một cấu trúc mạch lạc và dễ theo dõi.

Tùy vào mục đích của mỗi thư điện tử, người viết sẽ triển khai nội dung thư điện tử theo những cách khác nhau. Với những thư điện tử đưa ra lời yêu cầu, trao đổi thông tin hay phàn nàn,... cách người viết trình bày nội dung cũng tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

Nội dung đưa ra yêu cầu:

- Chúng tôi rất mong ông/bà có thể…

- Tôi rất cảm kích nếu ông/bà có thể…

- Ông/bà có thể gửi cho tôi…

- Bên cạnh đó, chúng tôi mong sẽ nhận được…

- Nếu ông/bà có thế cung cấp thêm…

- Hãy cho chúng tôi biết phương hướng giải quyết vụ việc của ông/bà...

Trao đổi thông tin tốt:

- Chúng tôi rất vui được thông báo với ông/bà rằng…

- Chúng ta vừa đón nhận một thông tin tốt từ phía tòa án…

- Tình hình công việc đang phát triển theo hướng khả quan...

Trao đổi thông tin xấu:

- Tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…

- Sau khi rà soát hồ sơ, tôi e rằng…

- Chúng tôi vừa nhận một thông tin bất lợi từ phía bị đơn…

- Tôi không nghĩ rằng chúng ta có thể.

Đưa ra phàn nàn, khiếu nại về một vấn đề:

- Mặc dù đã trao đổi nhiều lần trước đó, nhưng chúng tôi vẫn chưa nhận được…

- Khách hàng của chúng tôi cảm thấy không hài lòng về việc…

- Tôi viết thư điện tử này để phản ánh về việc…

- Chúng tôi không thể tiếp nhận được hồ sơ vì phía luật sư.

Đưa ra lời xin lỗi:

- Chúng tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện do nhân viên đã gây ra...

- Chúng tôi xin nhận lỗi và sẽ có sự điều chỉnh lại nhân sự của mình...

- Thay mặt công ty, tôi xin nhận lỗi và chịu trách nhiệm trước những thiệt hại này.

[d] Phần kết thúc

Luật sư nên thể hiện sự trang trọng cho thư điện từ của minh bằng những lời chào kết thúc hoặc lời cảm ơn như:

- Hãy liên lạc với tôi nếu ông/bà có bất cứ câu hỏi nào.

- Tôi mong chờ được gặp ông/bà vào ngày...

- Nếu ông/bà cần thêm thông tin, tôi luôn sẵn lòng chia sẻ...

- Cảm ơn và trân trọng!

- Tôi xin chân thành cảm ơn!

[e] Chữ ký thư điện tử

Chữ ký cuối thư điện tử là phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên rất nhiều lần khi đọc một thư điện tử kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng, cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông tin của luật sư tư vấn. Hãy xem xét một ví dụ về chữ ký thư điện tử:

Hoang Van A (Mr)

General Director I ABC Law Firm

Level 10, pp, AB Ly Thuong Kiet, Tran Hung Dao ward, Hoan Kiem district, Hanoi City, Vietnam

Mobile: 09872646XX

Thư điện tử: Vanhoang@abc.com

Website: abclaw.com. 

Chữ ký này bao gồm đầy đủ họ tên, chức danh, đơn vị công tác và những thông tin liên lạc khác của người viết. Những chữ ký thư điện tử như thế này sẽ giúp cho thư điện tử của luật sư tư vấn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Bên cạnh đó, có một phần thường xuyên được bổ sung vào phần chữ ký thư điện tử là thông báo bảo mật và thông tin riêng tư. Thông thường, phần này sẽ được trình bày dưới dạng một đoạn thông báo ngăn như sau:

“Thư điện tử này có thể chứa thông tin bí mật và/hoặc những thông tin đặc quyền. Nó chỉ dành cho việc sử dụng của cá nhân hoặc tổ chức mà họ được giải quyết. Nếu ông/bà không phải là người nhận, vui lòng thông báo cho người gửi ngay bằng thư điện tử gửi lại, hãy xóa thư này và không giữ lại, không phổ biến, tuyên truyền hoặc sao chép bất kỳ thông tin nào có trong tài liệu này. Trân trọng cảm ơn”.

Phần thông báo này thường được bổ sung kèm theo dưới phần chữ ký thư điện tử, phòng trường hợp thư điện tử bị gửi nhầm cho người nhận khác mà nội dung thư điện tử lại chứa những thông tin bí mật không được để lộ ra ngoài. Nó vừa thể hiện được tính trang trọng của thư điện tử gửi đi, vừa thể hiện được thái độ làm việc chuyên nghiệp của người viết.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

II- KỸ NĂNG CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN KHI VIẾT THƯ TRAO ĐỔI

1- Các bước tiến hành viết thư trao đổi

Các bước viết thư trao đổi nên được tiến hành giống như các bước soạn thảo cơ bản bao gồm: Phần tích bối cảnh, dự thảo cấu trúc nội dung, dự thảo chi tiết nội dung và biên tập. Người viết cần lưu ý một số lỗi có thể mắc trong quá trình viết thư tư vấn như:

- Lỗi chính tả;

- Lỗi ngữ pháp;

- Dùng từ sai;

- Rào đón, khách sáo;

- Có những đoạn quá dài;

- Viết những câu quá dài;

- Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa;

- Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp;

- Văn phong không phù hợp;

- Bố cục trình bày thư kém.

Đây là một số lỗi cơ bản mà người viết đề mắc phải trong quá trình soạn thảo thư trao đổi. Các lỗi này làm cho người đọc hiểu sai quan điểm, mong muốn của người viết dẫn đến hiệu quả liên lạc của bức thư không đạt được.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Cấu trúc nội dung thư trao đổi

Về cơ bản. cấu trúc nội dung của thư điện từ và thư trao đổi là như nhau. Tuy nhiên, khi viết thư trao đổi, luật sư tư vấn không thể thực hiện thao tác trên máy vi tính như khi viết thư điện từ. Ví dụ như thay cho việc đính kèm các tập tin để gửi cùng, luật sư sẽ cần gửi kèm các bản thảo cùng với thư của luật sư tư vấn. Nhìn chung, nội dung của thư trao đổi cần được phân bố một cách cân đối và đầy đủ các phần như sau:

- Ngày tháng năm: Ngày, tháng, năm viết thư cần được ghi rõ ràng, để làm căn cứ cho việc xác định các sự kiện sau này.

- Địa chỉ người nhận: Địa chỉ người nhận tên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì. Địa chỉ trên thư làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn. Ngoài ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì

- Dòng lưu ý: Chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận.

- Lời chào mở đầu: Lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu đầy đủ cả chức danh và tên ờ phần địa chỉ phía trên.

- Dòng chủ đề: Chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người đang quan tâm.

- Phần nội dung: Bao gồm ba phần: (1) đoạn mở đầu; (2) đoạn chính và (3) đoạn kết. Đoạn mở đầu nêu sơ lược những vấn đề cần được trao đôi trong thư. Đoạn chính đưa ra cụ thể và chi tiết những nội dung chính. Đoạn này có thể có nhiều hơn một đoạn, tùy từng trường hợp cụ thể với số lượng những vấn đề được đưa ra trao đổi. Đoạn kết nêu lên những kết luận hoặc nhấn mạnh lại một cách tóm tắt những nội dung đã được đề cập trước đó.

- Lời chào kết thúc: Là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc.

- Chữ ký, tên và chức danh người gửi: Nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên.

- Tên công ty: Đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư trong trường hợp người gửi đại diện cho tổ chức.

- Chữ viết tắt tham khảo: Chỉ chú thích khi có dùng chữ viết tắt trong phần nội dung.

- Nơi nhận khác và các tài liệu đính kèm: Sử dụng trong trường hợp người viết muốn gửi thư đến nhiều người hoặc nhiều tổ chức để họ đồng thời nắm bắt được thông tin.

- Tái bút: Sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc sự phát sinh sau khi hoàn tất thư.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác)