Kỹ năng của luật sư: quy trình viết pháp lý

I- PHÂN TÍCH BỐI CẢNH TƯ VẤN PHÁP LUẬT

1- Nhận diện mục tiêu, mối quan tâm của khách hàng

Mọi văn bản được luật sư soạn ra đều nhằm thực hiện các yêu cầu của khách hàng. Khi nhận yêu cầu, đừng mặc nhiên cho rằng khách hàng hiểu biết về luật. Công việc của luật sư là tìm ra giải pháp pháp lý đúng cho vấn đề của họ.  Luật sư có thể tìm ra nhiều hơn một biện pháp, luật sư phái cùng khách hàng của mình xác định được mục tiêu và mối quan tâm hàng đầu của khách hàng.

2- Phân tích các vấn đề pháp lý và thực tiễn liên quan

Việc phân tích bước đầu về luật áp dụng và thực tiễn có thể dẫn đến rất nhiều cách giải quyết vấn đề. Mục tiêu hàng đầu là hoàn thành mong muốn của khách hàng trong một khung pháp lý. Một vấn đề có thể giải quyết bởi nhiều cách, luật sư phải xem xét các vấn đề từ toàn diện đến chi tiết để có thể tìm ra cách giải quyết hợp lý nhất. Để có thể làm được và phân tích các vấn đề, luật sư hoặc những người hành nghề luật cần trao đổi cụ thể với khách hàng, từ đó phân tích bối cảnh thực tiễn trong khuôn khổ pháp lý.

[a] Tiếp nhận nhận thông tin khách hàng:

Khi luật sư bất đầu khai thác thông tin và các vấn đề mà khách hàng mang tới, nên tách riêng từng chủ đề và đặt câu hỏi một cách khéo léo. Cách luật sư đặt câu hỏi sẽ ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng của thông tin mà luật sư nhận được. Một câu hỏi tốt không nên gây nhầm lẫn, không mang tính kích động và không bóp méo các sự kiện. Ngoài ra, mỗi lần luật sư chỉ nên đưa ra một câu hỏi thay vì nhiều hơn một câu hỏi trong một thời điểm, bởi khách hàng có thể chỉ trả lời một trong số những câu hỏi đó.

Phần lớn các khách hàng muốn luật sư dự đoán ngay lập tức khách hàng sẽ thắng hay thua. Trong hầu hết các trường hợp, luật sư không thể đưa ra ngay dự đoán đó. Luật sư cần phải phân tích kỹ lưỡng những thông tin khách hàng cung cấp, thu thập chứng cứ, tài liệu để tìm hiểu những thông tin khác liên quan đến sự việc nhưng không được khách hàng đề cập đến, nghiên cứu luật áp dụng... Không nên có những dự đoán vội vàng trong cuộc trao đổi đầu tiên với khách hàng của luật sư. Do đó, luật sư nên kết thúc bằng cách đề nghị khách hàng cung cấp thêm tài liệu, sau đó tiến hành nghiên cứu chi tiết và sẽ gửi những nhận định sơ bộ bằng văn bản (thông qua thư điện tử).

[b] Phân tích bối cảnh thực tiễn từ yêu cầu khách hàng đưa ra:

Trước khi đặt bút viết, hãy suy nghĩ thật kỹ về nhiệm vụ của luật sư. Nhiệm vụ đó có rõ ràng với luật sư chưa? Luật sư còn điều gì vướng mắc hay băn khoăn về nhiệm vụ đó? Mục tiêu của bản dự thảo luật sư cần soạn này là gì? Nếu là một hợp đồng, luật sư có thể xác định được các bên, các vấn đề phải quan tâm,quyền,nghĩa vụ của các bên, các điều kiện bảo đảm và đại diện, điều nào sẽ có hiệu lực khi có sự vi phạm hợp đồng và các vấn đề quan trọng khác mà luật sư được hướng dẫn? Các vấn đề đó có làm luật sư hay khách hàng phải cân nhắc không ? Luật sư có cần các hướng dẫn nào khác không ? Quyền và lợi ích cho khách hàng của luật sư có đảm bảo được tối đa hay không ? Nếu luật sư kết luận mình cần có thêm thông tin hay sự hướng dẫn kỹ hơn, hãy cân nhắc việc chúng là cần thiết trước khi viết bản dự thảo đầu tiên, hay luật sư có thể viết dự thảo rồi sau đó hỏi khách hàng để bổ sung những phần còn thiếu.

Một vấn đề quan trọng khác chính là việc cân nhắc về pháp luật nào ảnh hưởng để chuẩn bị hợp đồng. Có điều khoản nào cấm hay giới hạn việc thực hiện hợp đồng hay không? Luật có liên quan đã hết hiệu lực gần đây hay có một văn bản luật mới được thay thế hay không? Sử dụng các hợp đồng mẫu làm căn cứ sẽ không an toàn nếu văn bản luật điều chỉnh đó đã bị vô hiệu. Với các lĩnh vực luôn được pháp luật cập nhật, luật sư cũng cần nghiên cứu để cập nhật liên tục, bắt kịp các quy định của văn bản pháp luật mới.

3- Các dạng soạn thảo pháp lý cho từng bối cảnh tư vấn

Đối với dạng văn bản pháp lý được thiết kế nhằm mục đích thuyết phục: Luật sư cần sự tập trung để lựa chọn và sắp xếp nội dung sao cho người đọc có thế dễ dàng nắm bắt và cảm thấy các lập luận được đưa ra là có lý. Việc này thường được quyết định bới luận điểm xuất phát. Luận điểm này sẽ gây ấn tượng đầu tiên cho người đọc, tạo cho người đọc tâm lý tin tưởng ngay từ khi mới đục bài viết Nó đóng góp đến 50% thành công của một bài viết pháp lý mang tính thuyết phục.

Đối với bản thảo pháp lý được thiết kế nhằm đưa thông tin:  Ví dụ:bức thư báo cáo cho khách hàng. Bàn thảo sẽ chứa đựng mọi thông tin cần thiết và hữu dụng theo yêu cầu của khách hàng. Giọng văn của các văn bản này thường trung lập, không thể hiện cảm xúc và không có luận điểm chính. Trong trường hợp này, bản thảo sẽ được tổ chức theo cách thích hợp nhất đối với người sử dụng, sao cho thông tin đưa ra đầy đủ và chính xác, dễ hiểu cho khách hàng. 

Đặc biệt, một loại văn bản vô cùng phổ biến đối với những người hành nghề luật sư tư vấn là các loại hợp đồng trong đó đặt ra các nghĩa vụ pháp lý giữa các bên, mà các bên có thể tự do thỏa thuận. Loại văn bản này về bản chất là sự chấp thuận của các bên, do đó thuộc dạng văn bản thông tin hơn là văn bản thuyết phục. Đặc trưng của loại văn bản nay là tính pháp lý tương đối cao, cần sự chuẩn xác và tỉ mỉ trong từng câu chữ  để quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng luôn được đảm bảo một cách tối đa. Một văn bản cung cấp thông tin cần có sự bao quát chứa đựng tất cả những vấn đề do phía người đọc yêu câu cũng như các vấn đề người đọc nên được biết. Luật sư phải đảm bảo được bản thảo mình tạo ra liên kết và chứa trong nó tất cả các trường hợp về quyền và nghĩa vụ của các bên.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

4- Soạn thảo pháp lý trong một số lĩnh vực pháp luật cụ thể

[a] Soạn thảo hợp đồng liên quan đến hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ,...): Mục đích của từng văn bản trên đều nhằm đưa ra thông tin. Chúng đều tạo ra sự dịch chuyển quyền pháp lý và trong một số trường hợp cụ thể, tạo ra nghĩa vụ. Một hợp đồng như vậy yêu cầu người soạn thảo phải có các điều khoản như luật định. Hợp đồng thường chứa nhiều điều khoản và điều kiện chuẩn mà các bên tự tạo ra và định nghĩa theo cách của mình.

[b] Di chúc, kiểm kê di sản, quản lý di sản: Mục đích của di chúc là chuyển quyền sở hữu di sản của người viết di chúc. Do đó, loại văn bản này mang mục đích chứa thông tin hơn là thuyết phục và được soạn với một trình tự hợp lý và ngôn từ hợp tình, ngôn ngữ được sử dụng trong di chúc thường mang tính chất của văn xuôi, không sử dụng nhiều các từ ngữ pháp lý chuyên ngành. Cấu trúc thường được xác định bởi mục đích cung cấp thông tin, với thông tin cốt lõi là việc xử lý di sản được đưa ra trước các điều khoản về trông nom di sản.

[c] Lĩnh vực pháp luật kinh doanh (ví dụ: Thỏa thuận của cổ đông, Hợp đồng mua cổ phần,...): Tất cả các văn bản trên đều liên quan đến việc tạo ra quyền và nghĩa vụ của các bên và chỉ rõ mục đích của nó. Cũng như các văn bản nói về quyền đối với tài sản và việc chuyển nhượng, các văn bản loại này nhằm đưa ra thõng tin hơn là để thuyết phục. Người soạn thảo phải đảm bảo sự hiện diện của các quyền và nghĩa vụ trong văn bản, sao cho các quyền và nghĩa vụ đó của các bên luôn được đảm bảo thực hiện và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.

[d] Tranh tụng: Mục đích chính của việc soạn thảo văn bản tranh tụng là nhằm thuyết phục tòa án báng sự thực hoặc sự công bằng trong các vụ việc.các văn bản này không nhằm tạo ra các quyền và nghĩa vụ được luật định, cấu trúc của văn bản loại này phụ thuộc vào cách luật sư muốn giải thích. Do đó, nó đa phần dựa vào các vấn để bên ngoài văn bản như thứ tự xuất hiện của các sự kiện, góc nhìn, tư duy logic... hơn là từ bản chất logic trong câu chữ tự thân của văn bản. . Khi viết loại văn bản này, luật sư cũng nên tuân theo những thứ tự: hiểu rõ vấn đề, nghiên cứu vấn đề và viết vấn đề như đã được giới thiệu.

5- Nghiên cứu về các vụ việc có vấn đề tương tự

Khi giải quyết các vấn đề khó khăn Luật sư cần thực hiện nghiên cứu nhiều hơn để xử lý vấn đề. Trong đó, . Luật sư cần tìm hiểu và nghiên cứu về các vấn đề tương tự các vấn đề gần giống hay liên quan đến vấn đề mà luật sư đang xử lý, tận dụng tối đa những gì mình có và sáng tạo hơn trong phân tích của mình.

Ở mức độ tối thiểu , luật sư cần phải nghiên cứu những vụ việc tương tự, những luận văn, luận văn, các bài viết bình luận khoa học, các án lệ,... hay bất cứ vấn đề gì khác luật sư có được và có thể giúp ích cho bài viết của luật sư. Mọi bài viết cần đạt được sự hoàn hảo cả về chiều sâu và chiều rộng. Chiều sâu được nói đến khi luật sư thảo luận hoặc đề cập đến những vấn đề có ảnh hưởng và liên quan trực tiếp đến vấn đề pháp lý mà luật sư cần giải quyết, cho thấy luật sư hiểu vấn đề của mình đến mức độ nào.

Bên cạnh đó, chiều rộng hướng đến nói về các ý tưởng từ các bài bình luận, phân tích khác nhằm có thêm thông tin bổ sung cho bài viết.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

II- LUẬT SƯ TƯ VẤN DỰ THẢO CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI VIẾT PHÁP LÝ

Việc soạn thảo một văn bản pháp lý đòi hỏi một dự thảo cấu trúc nội dung tốt. Một trong những phương pháp được nhiều luật sư sử dụng là Phương pháp IRAC. Đây là một phương pháp sắp xếp lập luận, suy nghĩ pháp lý cơ bản, giúp luật sư hình thành lập luận rô ràng, logic. IRAC là một phương pháp viết và nói pháp lý dễ hiểu cho người viết và người đọc. 

IRAC là sự liên kết của 04 chữ cái đầu tiên của 4 thuật ngữ tiếng Anh: Issue, Rules, Analysis/Application và Conclusion, trong đó:

I - Issue: xác định các vấn đề pháp lý cần giải quyết;

R - Rules: Các quy định pháp luật có liên quan;

A - Analysis/Application: Phân tích và áp dụng pháp luật;

C - Conclusion: Kết luận.

Khi bản dự thảo cấu trúc đã được “lên khung”, luật sư hoàn toàn có thể triển khai sơ lược các phần nội dung cần thiết cho bài viết của mình theo cách phù hợp, logic và mang lại hiệu quả tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

III- LUẬT SƯ TƯ VẤN DỰ THẢO CHI TIẾT BÀI VIẾT PHÁP LÝ

Một dự thảo văn bản pháp lý phải biết kết hợp giữa thực tiễn liên quan với pháp luật một cách rõ ràng và ngắn gọn, tóm lược được sự thỏa thuận hoặc thương lượng cuối cùng giữa các bên. Khi đã có trong tay một dự thảo cấu trúc nội dung hoàn chỉnh, bao gồm đầy đủ các vấn đề kèm theo các quy định pháp luật được áp dụng và hướng phân tích, kết luận như đã nêu ở trên, bước tiếp theo luật sư cần làm chỉ là soạn thảo qua sự bổ sung, làm rõ và chi tiết hơn các vấn đề.

Đây là giai đoạn luật sư bắt đầu xử lý nguồn tài liệu rời rạc thành một bản thảo hoàn chỉnh với tính chặt chẽ, liên kết cao. Những luận điểm được gạch đầu dòng ngắn gọn, súc tích ở bản dàn ý dự thảo sẽ được trình bày thành những câu văn hoàn chỉnh. Căn cứ vào những dữ liệu đã được đưa ra, việc luật sư cần làm lúc này là phân tích và sắp xếp những dữ liệu đó sao cho phù hợp với “khung” cấu trúc đã được hình thành. Tùy thuộc vào bối cảnh và loại văn bản luật sư đang soạn thảo, luật sư có thể đưa thêm nhưng dẫn chứng giúp cho bài viết của luật sư tăng thêm phân thuyết phục.

Như đã được giới thiệu ở phần dự thảo cấu trúc nội dung, phương pháp Viết pháp lý IRAC được triển khai chi tiết với những nội dung sau:

1- Issue - Vấn đề

Luật sư thực sự xác định được đúng vấn đề cần giải quyết thì luật sư đã hoàn thành được 50% công việc mà mình phải làm. Bước đầu tiên của việc viết pháp lý là xác định được các vấn đề pháp lý từ các bằng chứng, dữ kiện của vụ việc (facts) mà khách hàng đưa ra. Một vụ việc có thể có một hay nhiều vấn đề pháp lý. Để có thể phát hiện ra vấn đề pháp lý, ngoài một kiến thức chuyên môn sâu rộng, mỗi luật sư sẽ có những phương pháp riêng để có thể “nhận ra" những vấn đề pháp lý trọng tâm trong các bằng chứng, dữ kiện. Tối thiểu chúng ta phải hình dung được ngành luật nào, văn bản nào và quy định pháp luật nào điều chỉnh vụ việc chúng ta đang giải quyết. Nói cách khác là quan hệ pháp lý nào tồn tại trong vụ việc.

Bằng cách xác định các sự kiện có ý nghĩa pháp lý, các tính chất pháp lý của vụ việc, các vấn đề cần được giải quyết, các câu hỏi của khách hàng đặt ra, chúng ta có thể xác định được vấn đề cần giải quyết. Thông thường, câu chuyện được khách hàng truyền tải rất dài. rất nhiều tình hết những luật sư chỉ cần tóm lược được tinh tiết có ý nghĩa pháp lý.

2- Rules - Các quy định pháp luật

Sau khi đã nắm được các vấn đề pháp lý cần giải quyết hay các quan hệ pháp lý của vụ việc, trong bước tiếp theo, người viết cần xác định những quy tắc pháp lý để giải quyết cho những vấn đề đó, bao gồm ngành luật, luật áp dụng và điều chỉnh vụ việc thông qua quá trình nghiên cứu. rà soát các quy định của các văn bản pháp luật có liên quan. Việc rà soát đối với các văn bản pháp luật bao gồm điều ước quốc tế. pháp luật trong nước, các nguyên tắc, án lệ, các quy chế nội bộ.... đảm bảo không bỏ sót các quy định pháp lý đối với vấn đề cần được giải quyết. Để dễ dàng hơn khi xác định các quy định pháp luật, luật sư được khuyến khích tự đưa ra các câu hỏi cho bản thân, ví dụ:

- Vấn đề này thuộc sự điều chỉnh của ngành luật nào? Hình sự, dân sự, thương mại hay hành chính.

- Văn bản pháp luật nào điều chỉnh vấn đề này? Điều ước quốc tế. luật, nghị định, thông tư nào.

- Các quy định nào điều chỉnh vấn đề này? Mục, chương, điều, khoản, điểm... nào.

- Có ngoại lệ nào đổi với các quy định điều chỉnh vấn đề này hay không.

- Có án lệ nào đối với việc giải quyết vấn đề pháp lý tương tự hay chưa.

3- Analysis Application - Phân tích, áp dụng pháp luật, án lệ giải quyết vấn đề

Nội dung chính của phần này sẽ yêu cầu giải thích các quy định pháp luật và án lệ có liên quan ở trên, kết hợp với các bằng chứng, dữ kiện của vụ việc để đi đến kết luận. Kết luận là kết luận cho các câu hỏi, các vấn để nhỏ giúp rút ra kết luận cho vấn đề lớn của vụ việc ở phần Conclusion. 

Nó đóng vai trò kết nối giữa phần Issue và phần Rules, nghĩa là kết nối các vấn đề, sự kiện pháp lý với các quy định pháp luật có liên quan để từ đó người viết áp dụng vào phân tích, giải quyết vấn đề. Đây mới chính là phần mà khách hàng quan tâm nhất trong mỗi thư tư vấn. Nhiệm vụ của phần này là chúng ta sẽ phải tiến hành phân tích một hoặc nhiều quy định của pháp luật về vấn đề pháp lý nhằm giúp cho khách hàng hiểu vấn đề mà họ đang quan tâm chịu sự điều chỉnh như thể nào của pháp luật. 

Đây là bước mà luật sư hoặc tư vấn viên chuyển thể văn phong pháp lý của các văn bản pháp luật sang một văn phòng thông dụng mà bất kì ai cũng có thể nắm bắt được.

4- Conclusion - Kết luận

Đây là phần ngắn gọn nhất nhưng cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một bài viết pháp lý. Phần kết luận chúng ta cần khẳng định và đi thẳng vào trọng tâm mà câu hỏi của khách hàng đã đặt ra. Hãy kết luận từng vấn đề trước khi đưa ra một kết luận tông cho toàn bộ vụ việc.

Ví dụ: về phương pháp viết IRAC

I - Vấn đề: 

Vấn đề pháp lý: (1) Thời gian thử việc và (2) lương thử việc.

R - Quy định pháp luật:

Bộ luật lao động năm 2019 quy định:

Điều 24. Thử việc

1. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc.

2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng thử việc gồm thời gian thử việc và nội dung quy định tại các điểm a, b, c, đ, g và h khoản 1 Điều 21 của Bộ luật này.

3. Không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

Điều 25. Thời gian thử việc

Thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và bảo đảm điều kiện sau đây:

1. Không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;

2. Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;

3. Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;

4. Không quá 06 ngày làm việc đối với công việc khác.

Điều 26. Tiền lương thử việc

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.

A - Phân tích:

Do công việc của anh A ở công ty là kỹ sư công nghệ - thông tin - chức danh cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên. Do đó, thời gian thử việc được áp dụng đối với anh A tối đa là 60 ngày. Trong đó, công ty áp dụng thời gian thử việc đối với anh A là 04 tháng (30 ngày x 4=120 ngày)

Mức tiền lương tối thiểu mà anh A được nhận trong thời gian thử việc phải bằng: 9.000.000 x 85% = 7.650.000 đồng. Trong khi đó, công ty áp dụng lương thử việc cho anh A là 06 triệu đồng.

C - Kết luận

Thời gian thử việc mà phía Ban giám đốc công ty đã yêu cầu Anh A là trái quy định của pháp luật.

Công ty đã áp dụng tiền lương Anh A nhận được trong thời gian thử việc không đúng với quy định của pháp luật.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về thừa kế (luật sư thừa kế) của Công ty Luật TNHH Everest

IV. LUẬT SƯ TƯ VẤN BIÊN TẬP BÀI VIẾT PHÁP LÝ

1- Các nguyên tắc của quá trình biên tập bài viết pháp lý

[a] Chỉnh sửa có phương pháp: Luật sư cần  xây dựng các phương pháp để biên tập một cách có hiệu quả. Khi bắt tay vào biên tập, hãy làm rõ các bước luật sư cần thực hiện đế với mỗi bước, luật sư sẽ chỉ tập trung vào một loại vấn đề, khi các vấn đề nhó được biên tập tốt sẽ góp phần làm cho việc biên tập cả bản thảo đạt được kết quả tốt.

[b] Tiếp cận những vấn đề cần biên tập: Luật sư nên dự đoán và tiếp cận những vấn đề cần được sửa đổi nhiều nhất. Đặc biệt là các vấn đề luật sự hay gặp khó khăn trong bài viết của mình. Từ những sự trải nghiệm của mình, Luật sư có thể xây dựng danh sách riêng về các vấn đề và lưu ý với những loại văn bản thường biên tập và các lỗi thường mắc phải.

[c] Chia nhỏ giai đoạn các bước: Với quá trình biên tập một cách cẩn thận và toàn diện, mỗi giai đoạn nhỏ sẽ được chia theo các phần chính của bản thảo:

• Đối tượng của bàn thảo: Độ dài và cách tiếp cận cơ bản của bản thảo có phù hợp với đối tượng đó không?

• Chỉnh sửa đối với sự rành mạch của cấu trúc bàn thảo;

•  Chỉnh sửa đối với sự gắn kết giữa các đoạn văn, cách diễn đạt;

•  Chỉnh sửa đối với sự rõ ràng của câu văn và từ ngữ;

• Chính sửa đổi với ngữ pháp.

(iv) Làm việc với thái độ nghiêm túc, khách quan để tạo hiệu quả của việc biên tập

2- Các đối tượng tiếp cận với bản thảo của luật sư sau khi biên tập

Ngoài Chính bản thân luật sư, bản thảo sẽ được gửi cho (1) Lãnh đạo & đối tác luật sư; (2) Khách hàng của luật sư; (3) Luật sư phía đối lập; (4) Khách hàng phía bên kia; (5) Những bên liên quan khi xảy ra vụ tranh chấp,..

Những đối tượng này có vai trò khác nhau đối với bản thảo của Luật sư. Tuy nhiên, sau khi các đối tượng tiếp cận bản thảo và Luật sư có sự trao đổi với các đối tượng này, Luật sự sẽ có những bản thảo xử lý và bản thảo cuối cuối mà thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, có sự thống nhất ý chí giữa các bên, thông tin đầy đủ và chính xác ……..

Để có thể giải quyết tranh chấp, cần bảo đảm rằng trong khi soạn thảo, bản thảo được trình bày theo một trình tự chặt chẽ. Luật sư nên giữ lại tất cả những bản thảo sau mỗi lần được biên tập hoặc xem xét lại bởi các bên có liên quan:

- Bản thảo đầu tiên làm cơ sở;

- Bản thảo được xử lý đầu tiên;

- Bản thảo hợp nhất nhận xét của khách hàng

- Bản thảo được gửi cho bên kia;

- Bản thảo lưu động với lắt cả nhận xét và sửa đổi;

- Tất cả các phiên bản được xử lý để thảo lại;

- Phiên bản cuối cùng đã được phê duyệt bởi khách hàng; và

-  Bản sao của tất cả các văn bản.

Những thao tác có vẻ “cồng kềnh", không cần thiết nhưng chúng có thế có ích khi luật sư cần căn cứ cho những tranh chấp xảy ra sau này. Những bản thảo trên có thể chứng minh luật sư đã để xuất việc sửa đổi nhưng bị từ chối và khách hàng đã duyệt bản thảo cuối cùng mà không có sửa đổi. Việc này cũng hỗ trợ luật sư chỉnh sửa bất kỳ sai sót nào.

3- Bản thảo chính thức của bài viết pháp lý được hoàn thiện

Một khi bản thảo đã được chấp thuận từ hai bên, nó đã sẵn sàng có hiệu lực để tạo ra một quan hệ pháp luật hợp pháp. Nhìn chung, một bản thảo trước khi được gửi đến người đọc, cần được kiểm tra kỹ lường với các bước:

- Đọc lại và sửa bản thảo cuối cùng trước khi làm thành bản chính thức.

- Bảo đảm rằng văn bàn sẽ được soạn và đóng lại phù hợp.

- Biết rõ về ai sẽ là người ký hợp đồng, Khi nào, Tại đâu.

- Giữ bản sao của văn bản.

Luật sư phải có bản thảo cuối cùng đã được biên tập kỹ lưỡng, kiểm tra từng chữ, đồng thời luật sư phải xét lại văn phong, phần chính tả và tính liền mạch của bản thảo. Chỉ khi nào chúng phù hợp với những thỏa thuận là thống nhất với khách hàng thỉ luật sư mới nên công bố bản chính thức.

Bên cạnh đó, luật sư cần kiểm tra bản chính thức đề đảm bảo rằng tất cả những trang đều được sắp xếp (đúng thứ tự, đặc biệt, kiểm tra mọi phụ lục hoặc tài liệu đính kèm. Đồng thời, việc chuẩn bị hai bản chính thức là rất cần thiết .Trong mọi trường hợp, luật sư nên có một bản sao của bản chính thức chưa được ký. Như mọi bản thảo khác, bản này phải được đánh dấu ngày và nên được đối chiếu với bản chính thức bằng cách đưa vào mọi phụ lục, kế hoạch và tài liệu đính kèm.

Nếu việc ký kết xảy ra trong một cuộc gặp gỡ, luật sư phải thông qua văn bản cuối cùng với khách hàng để đảm bảo rằng nó phù hợp với yêu cầu, rằng khách hàng hiểu những quyền và nghĩa vụ được đặt ra trong văn bản và rằng họ cảm thấy hài lòng. Nếu văn bản được ký kết một cách độc lập, hãy đảm bảo nó sẽ không được gửi đi hay đánh số cho đến khi được chấp thuận hoàn toàn và hoàn tất đúng thủ tục.

Mọi thay đổi vào phút cuối phải được đánh dấu rõ ràng trên bản chính thức và tất cả các bên (bao gồm cả người làm chứng) phải ký tắt vào sự thay đổi ở mép trang. Người luật sư sẽ chịu trách nhiệm việc các bên ký tắt ở từng trang. Văn bản sẽ có hiệu lực một khi nó được hoàn chính về mặt thú tục và được điền ngày. Luật sư nên giữ một bản sao để vào hồ sơ hoặc đánh dấu bản sao của luật sư bằng cách ghi ngày và chi tiết của việc ký kết.

Bản sao cũng cần phải được gửi cho khách hàng, đặc biệt nếu bản gốc được giữ ở nơi khác mà không phải bởi khách hàng. Luật sư không được bỏ qua việc đề cập đến bất kỳ nội dung nào về gửi bằng bưu điện, bao gồm cước phí, tem, đăng ký với cơ quan phù hợp hoặc điện tại tòa án, nhằm thông báo cho các bên nắm được.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác)