Lập danh mục hồ sơ trong quản lý công việc

1- Lập danh mục hồ sơ trong quản lý công việc

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ của cơ quan, tổ chức hành nghề luật. Nhờ vào danh mục này mà người hành nghề luật có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Đối với tài liệu số hóa, sau khi đã chọn cách sắp xếp, người hành nghề luật tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Hồ sơ, tài liệu được đánh số và tên, lập thành các thư mục theo dạng cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ như đã phân loại ở phần trên. Như vậy, khi cần tra cứu, người hành nghề luật có thể tiếp cận nhanh chóng và khoa học nhờ cây thư mục trên máy vi tính hoặc đăng tải lên cơ sở dữ liệu điện toán đám mây.

Đối với tài liệu truyền thống, sau khi được tiếp nhận, sắp xếp và phân loại, hồ sơ, tài liệu được đóng thành tập hồ sơ giấy và lưu lại trong tủ hồ sơ hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các tập hồ sơ thông qua bản danh mục liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ.(tham khảo: hợp đồng vay tiền)

Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên. Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, người hành nghề luật nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, người hành nghề luật biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới. Ngoài ra, người hành nghề luật cần cập nhật diễn biến việc giải quyết của hồ sơ pháp lý để nắm bắt kịp thời tiến độ quá trình giải quyết công việc của bản thân.

Đối với các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, người hành nghề luật cần giảm tải khối lượng hồ sơ bằng cách lưu vào kho lưu trữ hoặc hoàn trả tài liệu cho khách hàng. Khi lưu trữ vào kho, người hành nghề luật cần đảm bảo một vị trí tập riêng, đánh số cho các tài liệu, hồ sơ lưu vào kho. Đối với trường hợp cần hủy các hồ sơ, tài liệu đã thực hiện xong, người hành nghề luật cần lập danh mục theo dõi các tài liệu được hủy và không được tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu bản chính. Trong điều kiện số hóa hiện nay, người hành nghề luật nên lưu giữ hồ sơ bằng tập tin đã được số hóa, trong nhiều trường hợp cần thiết có thể kiểm tra, sử dụng khi khách hàng sau nhiều năm quay trở lại hoặc người hành luật sử dụng phục vụ mục đích nghiên cứu, đào tạo.(xem thêm: hợp đồng hợp tác kinh doanh)

2- Kỹ năng sắp xếp không gian môi trường làm việc

Để trở nên hiệu quả hơn trong việc quản lý công việc, người hành nghề luật cần sắp xếp không gian, môi trường làm việc. Trong cuộc sống hay khi hành nghề, không gian hay môi trường làm việc có thể tác động lớn đến suy nghĩ, trạng thái tâm lý và chất lượng giải quyết công việc, có trường hợp người ta còn coi trọng phong thủy” đất đai hay hợp tuổi hay không... Người hành nghề luật dù có thể làm việc với một chút lộn xộn nhưng về lâu dài, một không gian làm việc không được tổ chức quy củ là nguồn gốc của nhiều vấn đề trong quá trình hành nghề luật. Khi bàn làm việc có hồ sơ của hàng chục vụ án không dược sắp xếp có tổ chức, việc tìm kiếm và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của người hành nghề luật sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, đồng thời có thể dẫn đến việc lẫn lộn và thất lạc hồ sơ, tài liệu. Như vậy, khi không gian, môi trường làm việc của người hành nghề luật làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, đã đến lúc thực hiện một số thay đổi.(tìm hiểu:  hợp đồng đặt cọc mua đất)

Người hành nghề luật cần xác định một không gian hoạt động nơi làm việc, nơi người hành nghề luật chỉ nên giữ những tài liệu, thiết bị cần thiết cho công việc hiện tại. Điều này sẽ giúp người hành nghề luật bắt đầu công việc một cách nhanh chóng, tránh các tác nhân gây phiền nhiều và tập trung hoàn thành nhiệm vụ được đặt ra. Khi một công việc được hoàn thành, người hành nghề luật cần dọn dẹp, lưu trữ các tài liệu để nhường chỗ cho công việc tiếp theo. Khi không gian làm việc của người hành nghề luật ở trong tình trạng tốt, hãy giữ nó như vậy. Vào cuối mỗi ngày, quyết định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã được nghiên cứu, giải quyết xong.

Xem thêm: Xây dựng ý tưởng cụ thể trong bài viết pháp lý

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(I) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(II) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(III) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024-66527527, E-mail: info@everest.org.vn.