Các quy chế nội bộ quan trọng của công ty

I- QUY CHẾ QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC

Quy chế quản trị và tổ chức trong công ty (thường được gọi là Quy chế quản trị và điều hành) bao gồm các quy định nhằm xác định khuôn khổ pháp lý, cấu trúc quyền lực, trách nhiệm và cách thức vận hành của toàn bộ tổ chức. Nó đóng vai trò là hiến pháp nội bộ của công ty. Các quy định này được chia thành ba nhóm chính:

1- Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn

Nhóm này quy định về thiết lập và vận hành các cấp lãnh đạo và quản lý.

Sơ đồ tổ chức: mô tả rõ ràng cấu trúc và mối quan hệ giữa các bộ phận: Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, các phòng, ban, đơn vị thành viên.

Phân cấp quyền hạn: xác định thẩm quyền ra quyết định của từng cấp quản lý, từ Chủ tịch đến Trưởng phòng, đối với các vấn đề quan trọng như: quy định về phê duyệt tài chính (hạn mức chi tiêu, đầu tư), quyết định nhân sự (tuyển dụng, bổ nhiệm, kỷ luật), và ký kết hợp đồng (theo giá trị).

Chức năng, nhiệm vụ: quy định rõ ràng mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm cốt lõi của từng đơn vị, phòng ban trong công ty.

Mô tả công việc: xác định vị trí, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của từng cá nhân nắm giữ chức danh.

2- Quy chế điều hành và phối hợp công việc

Nhóm này tập trung vào cách thức các bộ phận làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.

Quy chế phối hợp nội bộ: các quy tắc, quy trình chi tiết về việc tương tác và hỗ trợ giữa các phòng ban chức năng (ví dụ: quy trình phối hợp giữa sales và marketing; quy trình phối hợp giữa kế toán và mua hàng).

Quy định về thông tin và báo cáo: quy định rõ loại báo cáo (quản trị, tài chính, hiệu suất), tần suất (ngày, tuần, tháng), mẫu biểu và đối tượng nhận báo cáo để đảm bảo thông tin minh bạch, kịp thời.

Quy trình quản lý tài liệu: quy định về việc ban hành, lưu trữ, cập nhật, hủy bỏ các văn bản, hồ sơ quan trọng (hợp đồng, quyết định, quy chế).

Quy chế họp và giao tiếp: quy tắc về tần suất họp, hình thức (trực tiếp hoặc trực tuyến), quy trình ra nghị quyết hoặc kết luận sau cuộc họp.

3- Quy chế kiểm soát và tuân thủ

Nhóm này nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng quy định, bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro.

Nguyên tắc kiểm soát nội bộ: thiết lập các chốt kiểm soát và đặc biệt là nguyên tắc bất kiêm nhiệm (phân tách trách nhiệm giữa các vai trò khác nhau trong một quy trình) để phòng ngừa gian lận và sai sót.

Quy chế tuân thủ pháp luật: các quy tắc đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật (Luật doanh nghiệp, Luật lao động, Luật thuế) trong mọi hoạt động và giao dịch.

Quy chế quản lý rủi ro: quy trình nhận diện, đánh giá và xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro lớn (rủi ro thị trường, Rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính).

Kiểm toán và thanh tra: quy định về quy trình kiểm toán nội bộ (hoặc kiểm tra tuân thủ) định kỳ, đảm bảo việc áp dụng các quy chế là nhất quán và hiệu quả.

Xem thêm: Kết quả - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest

II- QUY CHẾ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LAO ĐỘNG

Quy chế quản lý nhân sự và lao động là một trong những hệ thống quy chế nội bộ cốt lõi và quan trọng nhất đối với một công ty. Nó đóng vai trò là "luật nội bộ" giúp chuẩn hóa, minh bạch hóa mọi hoạt động liên quan đến con người, đồng thời đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật lao động. 

Đối với công ty, quy chế này cần được phân tích và xây dựng chi tiết theo các nhóm nội dung sau:

1- Nội quy lao động

Nội quy lao động là phần cơ sở pháp lý, bắt buộc phải có để tuân thủ Bộ luật Lao động và thường được tách thành một văn bản riêng gọi là Nội quy Lao động (phải đăng ký với cơ quan quản lý lao động nếu có từ 10 lao động trở lên). Nội dung của nội quy lao động bao gồm:

Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: quy định rõ về giờ làm việc chính thức, thời gian nghỉ giải lao, quy định làm thêm giờ (OT) và cách tính, các trường hợp nghỉ lễ, Tết, nghỉ hằng năm và cách giải quyết ngày phép chưa nghỉ.

Trật tự tại nơi làm việc: các quy tắc về tác phong, đồng phục (nếu có), sử dụng tài sản công ty (máy tính, điện thoại, internet, email), quy tắc bảo mật thông tin nội bộ và bí mật kinh doanh.

An toàn lao động, vệ sinh lao động: quy định về trách nhiệm của người lao động trong việc chấp hành quy tắc an toàn, quy trình xử lý tai nạn lao động.

Các hành vi vi phạm và kỷ luật lao động: liệt kê chi tiết các hành vi vi phạm (như đi muộn, nghỉ không phép, tiết lộ bí mật...) và các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, sa thải) theo đúng quy định pháp luật.

Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại (làm mất, hư hỏng tài sản công ty) và nguyên tắc, thủ tục xử lý bồi thường.

2- Quy chế tuyển dụng, đào tạo và phát triển

Nhóm quy chế này giúp công ty xây dựng đội ngũ có năng lực và gắn bó lâu dài. Các quy định cần có trong quy chế này:

Hoạch định và tuyển dụng: quy trình xác định nhu cầu nhân sự, quy trình tuyển dụng chi tiết (từ đăng tin, lọc hồ sơ, phỏng vấn, thẩm định, đến gửi thư mời nhận việc), quy tắc bình đẳng trong tuyển dụng, và quy định về tuyển dụng nội bộ.

Hội nhập: quy định về quy trình tiếp nhận nhân viên mới, chương trình giới thiệu về công ty, văn hóa, lịch sử, quy chế và hướng dẫn công việc ban đầu.

Đào tạo và phát triển: chính sách đào tạo rõ ràng (đào tạo nội bộ, thuê ngoài, tự đào tạo), quy trình xác định nhu cầu đào tạo, chính sách hỗ trợ chi phí, và cam kết làm việc sau đào tạo (nếu có).

Lộ trình phát triển nghề nghiệp: xây dựng khung năng lực và lộ trình thăng tiến cho các vị trí chủ chốt để tạo động lực và giữ chân nhân tài.

3- Quy chế lương, thưởng và đánh giá hiệu suất

Đây là yếu tố then chốt để quản lý hiệu quả và duy trì công bằng trong tổ chức. Các quy định cần có trong quy chế này:

Quy chế tiền lương: cơ cấu tiền lương như lương cơ bản, phụ cấp, lương trách nhiệm..., nguyên tắc và kỳ hạn trả lương, quy định về tăng lương định kỳ.

Quy chế thưởng và phúc lợi: quy định về thưởng hiệu suất, thưởng Tết, thưởng dự án, các loại phúc lợi ngoài lương như bảo hiểm sức khỏe, khám sức khỏe, du lịch, quà tặng.

Đánh giá hiệu suất: thiết lập hệ thống KPI/OKR cho từng phòng ban/cá nhân, quy trình và tần suất đánh giá theo quý, năm và cách thức liên kết kết quả đánh giá với quyết định tăng lương, thưởng, hoặc thăng chức.

4- Quy chế chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp

Đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp khi mối quan hệ lao động kết thúc. các quy định cần có trong quy chế này:

Quy trình nghỉ việc: thủ tục xin nghỉ việc, thời gian báo trước (đúng luật), quy trình bàn giao công việc và tài sản, và thủ tục thanh toán các chế độ cuối cùng.

Giải quyết tranh chấp: quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo nội bộ của nhân viên đối với cấp quản lý hoặc công ty để xử lý các vấn đề lao động một cách hòa giải, tránh kiện tụng.

Xem thêm: Chia sẻ - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest

III- QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN

Quy chế quản lý tài chính và kế toán là cực kỳ cần thiết đối với một công ty, vì đây là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả sử dụng vốn và tuân thủ pháp luật. 

1- Quy chế quản lý tài chính nội bộ

Quy chế này tập trung vào việc kiểm soát các hoạt động tài chính hàng ngày, đảm bảo tiền bạc được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.

Lập kế hoạch và ngân sách: quy định quy trình lập, phê duyệt ngân sách hoạt động (hằng năm/quý) cho từng phòng ban. Xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc tuân thủ và kiểm soát ngân sách đã được duyệt.

Quản lý doanh thu và thu tiền: quy định quy trình ghi nhận doanh thu, thu hồi công nợ. Xác định trách nhiệm của bộ phận Kế toán và Kinh doanh trong việc kiểm soát các khoản phải thu, tránh nợ đọng.

Quy trình chi tiêu và thanh toán: đây là phần quan trọng nhất. Quy định rõ ràng về Hạn mức phê duyệt chi tiêu theo cấp quản lý: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng.

Quy trình đề nghị tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (người đề nghị khác người phê duyệt, khác người chi tiền).

Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: quy định về hạn mức tiền mặt tồn quỹ, quy trình kiểm kê quỹ, nguyên tắc sử dụng tài khoản ngân hàng và trách nhiệm của thủ quỹ/kế toán thanh toán.

Quản lý vốn lưu động và đầu tư: quy định về việc sử dụng vốn nhàn rỗi, quy trình phê duyệt các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn, và kiểm soát mức tồn kho tối ưu.

2- Quy chế công tác kế toán

Quy chế này quy định chi tiết các hoạt động nghiệp vụ kế toán, nhằm đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ các chuẩn mực kế toán, luật thuế.

Hệ thống chứng từ kế toán: quy định thống nhất về các mẫu biểu chứng từ nội bộ (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho...), quy trình lập, luân chuyển và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

Hệ thống tài khoản và sổ sách: quy định việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc thù công ty và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính, ví dụ: áp dụng phương pháp kế toán nào, chi tiết hóa tài khoản ra sao.

Lập báo cáo tài chính: quy định tần suất, thời hạn lập và đối tượng phê duyệt các báo cáo (Báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo quản trị nội bộ).

Kiểm soát thuế: quy định trách nhiệm trong việc kê khai, nộp các loại thuế (giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân) đúng hạn, quy trình làm việc với cơ quan thuế.

Lưu trữ hồ sơ kế toán: quy định rõ về thời gian, địa điểm, hình thức (bản cứng/bản mềm) lưu trữ hồ sơ kế toán, đảm bảo phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

3- Quy chế quản lý tài sản, thiết bị và hợp đồng

Với quy mô cỡ vừa, việc quản lý tài sản đã trở nên phức tạp hơn và cần được chuẩn hóa.

Quy trình mua sắm, lắp đặt, nghiệm thu, theo dõi và đánh giá khấu hao tài sản cố định.

Quy định về việc kiểm kê: định kỳ và xử lý các tài sản cố định đã hỏng hóc, thanh lý.

Quản lý công cụ dụng cụ: quy trình cấp phát, theo dõi sử dụng và thu hồi công cụ dụng cụ, đặc biệt là các thiết bị công nghệ (laptop, điện thoại, phần mềm).

Quy trình quản lý hợp đồng: quy định về thẩm quyền ký kết, quy trình kiểm soát các điều khoản thanh toán, và các rủi ro tài chính liên quan đến hợp đồng, ví dụ: phạt chậm tiến độ.

Quản lý tồn kho: áp dụng phương pháp tính giá xuất kho, quy trình kiểm kê, và nguyên tắc xử lý hàng hóa kém phẩm chất.

4- Tầm quan trọng của quy chế tài chính

Tăng tính minh bạch và chống gian lận: thiết lập các quy tắc rõ ràng về ủy quyền chi tiêu và phân tách nhiệm vụ (kiểm soát nội bộ) giúp ngăn chặn các hành vi biển thủ, tham ô.

Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu tài chính được chuẩn hóa và báo cáo định kỳ theo quy chế là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định về mở rộng, cắt giảm chi phí hoặc đầu tư.

Nền tảng cho tăng trưởng: khi công ty muốn huy động vốn từ bên ngoài (ngân hàng, nhà đầu tư), một hệ thống quy chế tài chính vững chắc sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp tăng sự tin tưởng và dễ dàng được phê duyệt vốn hơn.

Xem thêm: Tin tưởng - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest

IV- QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ VẬN HÀNH

Quy chế Hoạt động kinh doanh và vận hành là "bộ não" quản lý các quy trình tạo ra doanh thu và giá trị cốt lõi của công ty. Nó giúp chuẩn hóa các quy trình từ khi khách hàng biết đến sản phẩm cho đến khi dịch vụ được hoàn tất.

1- Quy chế quản lý bán hàng và khách hàng

Nhóm quy chế này tập trung vào việc tạo ra và duy trì mối quan hệ với thị trường và khách hàng.

Quy trình bán hàng: chuẩn hóa các bước từ A đến Z: Quy định các bước tiếp cận khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm, báo giá, đàm phán, ký kết đơn hàng/hợp đồng. Xác định rõ thẩm quyền phê duyệt chiết khấu, khuyến mại, và các điều khoản bán hàng đặc biệt theo cấp quản lý.

Quản lý đơn hàng và giao nhận: quy định quy trình tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất kho/phiếu giao hàng. Xác định trách nhiệm của bộ phận Bán hàng, Kho và Vận chuyển để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và đủ số lượng.

Quy chế chăm sóc khách hàng: quy trình tiếp nhận, phân loại và xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng. Thiết lập thời gian phản hồi tiêu chuẩn (SLA) cho từng loại yêu cầu để đảm bảo chất lượng dịch vụ sau bán hàng và duy trì sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng (CRM): quy định nguyên tắc thu thập, lưu trữ, cập nhật và bảo mật dữ liệu khách hàng.

2- Quy chế quản lý mua hàng và nhà cung cấp

Nhóm quy chế này đảm bảo nguồn lực đầu vào (nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa) luôn ổn định về chất lượng, số lượng và giá cả cạnh tranh.

Quy trình mua hàng: chuẩn hóa các bước: Quy định quy trình đề xuất mua hàng (PR - Purchase Request), tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đấu thầu/chào giá, đặt hàng (PO - Purchase Order). Xác định rõ hạn mức chi tiêu và thẩm quyền phê duyệt mua hàng theo giá trị.

Đánh giá và quản lý Nhà cung cấp    Quy định tiêu chí và quy trình đánh giá chất lượng nhà cung cấp định kỳ. Xác lập danh sách nhà cung cấp ưu tiên và quy tắc làm việc để đảm bảo nguồn cung ổn định và tối ưu chi phí.

Quy trình nhận hàng và kiểm soát chất lượng: quy định việc kiểm tra chất lượng (QC), số lượng hàng hóa/dịch vụ nhận vào. Thủ tục lập phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán, đảm bảo khớp với đơn đặt hàng ban đầu.

3- Quy chế vận hành chung và quản trị rủi ro

Đây là nhóm quy tắc tổng thể giúp bộ máy hoạt động trơn tru và bảo vệ tài sản, thông tin của công ty.

Quy chế quản lý khó và tồn kho: quy định về phương pháp nhập/xuất kho, cách thức sắp xếp, bảo quản hàng hóa, tần suất và quy trình kiểm kê kho định kỳ. Quy tắc xử lý hàng tồn kho lâu ngày, hàng hỏng hóc hoặc hết hạn.

Quy chế quản lý tài liệu và hồ sơ: quy định thống nhất về các mẫu biểu văn bản hành chính (công văn, tờ trình, quyết định), quy trình ban hành, lưu trữ và hủy bỏ tài liệu. Đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng và hồ sơ pháp lý.

Quy chế an toàn thông tin và bảo mật thông tin: quy định về việc sử dụng hệ thống IT, phân quyền truy cập dữ liệu nội bộ (tài chính, khách hàng, bí mật công nghệ). Quy tắc bảo vệ máy tính, mật khẩu và xử lý các sự cố an ninh mạng.

Quản lý dự án (nếu có): đối với các công ty dịch vụ hoặc sản xuất theo dự án, quy chế cần định nghĩa rõ vai trò của Trưởng dự án, quy trình lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro và nghiệm thu dự án.

4- Tầm quan trọng đối với công ty

Tăng hiệu suất: chuẩn hóa quy trình giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp, giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian.

Mở rộng quy mô: quy chế rõ ràng cho phép công ty nhân bản mô hình sang chi nhánh hoặc phòng ban mới mà không làm giảm chất lượng dịch vụ hoặc tăng rủi ro.

Kiểm soát rủi ro: hệ thống quy trình mua hàng, bán hàng chặt chẽ giúp kiểm soát rủi ro về chất lượng đầu vào, công nợ, và kiện tụng hợp đồng.

Xem thêm: Khác biệt - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest

V- QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG TY

Quy chế văn hóa công ty không phải là một văn bản quy định hành chính khô khan, mà là bản tuyên ngôn về các giá trị, triết lý và chuẩn mực hành vi mà mọi thành viên trong công ty phải tuân theo. Nó đóng vai trò là "linh hồn" và là kim chỉ nam định hướng mọi hành động. 

Công ty cần xây dựng quy chế giúp củng cố bản sắc, tăng cường gắn kết và là nền tảng để thu hút, giữ chân nhân tài

1- Cấu trúc cốt lõi

Phần này là nền tảng tư tưởng, định hình cách công ty nhìn nhận và hành động trong kinh doanh.

Tầm nhìn: định hướng tương lai, mục tiêu dài hạn mà công ty muốn đạt tới (ví dụ: Trở thành công ty công nghệ hàng đầu khu vực).

Sứ mệnh: lý do tồn tại của công ty, giá trị mà công ty mang lại cho khách hàng và xã hội.

Giá trị cốt lõi: các nguyên tắc hành vi không thể thay đổi, là kim chỉ nam cho mọi quyết định, ví dụ: chính trực, sáng tạo, khách hàng là trọng tâm, đoàn kết) Quy chế cần phân tích rõ ràng từng giá trị này thể hiện như thế nào trong công việc hàng ngày.

Triết lý lãnh đạo: phong cách quản lý, cách cấp trên đối xử và tạo động lực cho cấp dưới, ví dụ: Lãnh đạo bằng sự trao quyền và minh bạch.

2- Quy tắc ứng xử

Đây là phần "hữu hình" hóa các giá trị cốt lõi thành các quy tắc cụ thể, dễ quan sát.

2.1- Ứng xử với công việc và tổ chức

Tinh thần trách nhiệm: quy tắc về việc cam kết hoàn thành công việc, báo cáo trung thực, và không đổ lỗi.

Kỷ luật và chuyên nghiệp: quy định về giờ giấc, trang phục (đồng phục, tác phong chuyên nghiệp), và thái độ trong công việc.

Bảo mật thông tin: quy tắc nghiêm ngặt về việc bảo vệ bí mật kinh doanh, dữ liệu khách hàng, và thông tin nội bộ.

Sử dụng tài sản công ty: quy tắc sử dụng điện, nước, thiết bị văn phòng, máy tính cá nhân phục vụ công việc một cách tiết kiệm và có trách nhiệm.

2.2- Ứng xử với con người

Lãnh đạo: tôn trọng sự chỉ đạo, thẳng thắn góp ý trên tinh thần xây dựng, báo cáo trung thực và kịp thời.

Đồng nghiệp: hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Ứng xử chân thành, tránh bè phái, nói xấu. Phê bình mang tính xây dựng.

Khách hàng (đối tác): thái độ tôn trọng, chuyên nghiệp, lịch sự trong mọi giao tiếp (trực tiếp, điện thoại, email). Tuân thủ cam kết chất lượng dịch vụ.

Trong hội họp: đi đúng giờ, chuẩn bị tài liệu trước, tập trung lắng nghe, phát biểu ngắn gọn, có tinh thần xây dựng và tránh ngắt lời người khác.

3- Các hoạt động văn hóa

Quy chế cần xác định các hoạt động để truyền thông và củng cố văn hóa.

Quy định nghi thức: quy định về cách chào hỏi, bắt tay, sử dụng danh thiếp, nghi thức tiếp khách, hay quy tắc ứng xử khi đi công tác/tiệc tùng công ty.

Hệ thống khen thưởng và ghi nhận: quy định về việc vinh danh những cá nhân/tập thể thể hiện xuất sắc các giá trị cốt lõi. Điều này giúp củng cố hành vi tốt, ví dụ: giải thưởng "Đại sứ chính trực" hàng quý.

Các hoạt động chung: quy định về tổ chức teambuilding, du lịch công ty, sinh nhật công ty, hoạt động xã hội... để tăng cường sự đoàn kết và kết nối.

Truyền thông nội bộ: các kênh và phương tiện chính thức để lan tỏa các giá trị (Bảng tin, Email nội bộ, Sổ tay văn hóa).

4- Tầm quan trọng của quy chế văn hóa công ty

Thu hút và giữ chân nhân tài: nhân viên không chỉ làm việc vì lương mà còn vì môi trường và giá trị họ được chia sẻ. Quy chế văn hóa tốt tạo nên "thương hiệu nhà tuyển dụng" mạnh mẽ.

Giảm xung đột nội bộ: chuẩn mực ứng xử rõ ràng giúp giảm thiểu các hiểu lầm và tranh cãi không cần thiết, tạo ra môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.

Định hướng chiến lược: văn hóa công ty chính là công cụ thực thi chiến lược. Nếu công ty có giá trị cốt lõi là "Tốc độ", mọi quy trình vận hành và ứng xử sẽ được thiết kế để ưu tiên sự nhanh nhẹn.

Xem thêm: Kết nối - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest