Quy chế ủy quyền Công ty Luật TNHH Everest

I- KHÁI NIỆM ỦY QUYỀN

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 138 Bộ luật dân sự 2015 thì “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”.

Ủy quyền chính là việc mà tổ chức, cá nhân nào đó thỏa thuận đồng ý, cho phép một tổ chức, cá nhân khác, có quyền đại diện, nhân danh cho mình có thể đưa ra quyết định hay xác lập, thực hiện giao dịch hợp pháp. Ủy quyền được xác lập dựa trên ý chí của hai bên, là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Ủy quyền không phải là một dạng giao việc. Có thể hiểu ủy quyền là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có quyền đại diện cho mình đưa ra những quyết định hay thực hiện một hành động pháp lý nào đó mà đồng thời vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc ủy quyền/cho phép đó.

Ủy quyền là cơ sở làm phát sinh mối quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện. Đồng thời đó cũng là căn cứ để người ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý mang lại nhờ hoạt động ủy quyền.

Việc đại diện theo ủy quyền diễn ra rất phổ biến. Hình thức ủy quyền có thể thực hiện bằng nhiều cách kể cả bằng miệng tuy nhiên đối với các trường hợp quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo hình thức đó mới có giá trị.

II- QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN KHI ỦY QUYỀN

Quyền và nghĩa vụ của các bên được quy định tại các Điều 565 đến Điều 568 Bộ luật dân sự 2015.

1- Bên ủy quyền

(i) Quyền của bên ủy quyền:

• Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.

• Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

• Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ

(ii) Nghĩa vụ của bên ủy quyền:

• Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.

• Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

• Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

2- Bên được ủy quyền

(i) Quyền của bên được ủy quyền:

• Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.

• Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

(ii) Nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

• Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

• Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.

• Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.

• Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.

• Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

• Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

III- CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG ĐƯỢC ỦY QUYỀN THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUÂT

Một vài trường hợp thường thấy không được ủy quyền như sau:

Trong quan hệ dân sự, hôn nhân gia đình như Đăng ký kết hôn; Ly hôn; Nhận cha mẹ, con;…

Trong quan hệ hình sự như nhận tội thay mình, vì theo tinh thần của Bộ luật hình sự thì việc quy định các chế tài xử lý là nhằm mục đích răn đe, giáo dục người có hành vi phạm tội. Do vậy, nếu như cho phép ủy quyền người khác nhận tội thay mình thì không thể hiện đúng bản chất, mục đích của việc ban hành Bộ luật hình sự;

Trong quan hệ hành chính như trong tố tụng hành chính, người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba (Khoản 5 Điều 60 Luật Tố tụng hành chính 2015 ); Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 thì không được ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp; …

Trong quan hệ kinh tế như cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập; Chủ đầu tư dự án kinh doanh bất động sản không được ủy quyền cho bên tham gia hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết, hợp tác kinh doanh hoặc góp vốn thực hiện ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, cho thuê mua bất động sản (Khoản 5 Điều 13 Luật Kinh doanh bất động sản 2014);…

IV- CÁC NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN TRONG LÃNH ĐẠO

Thực hiện các nguyên tắc ủy quyền đúng và hiệu quả là một nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo. Trước hết, để làm được điều này bạn cần phải biết kết hợp giữa nghệ thuật quản trị lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng quyền lực lãnh đạo một cách thuần thục.

1- Tìm hiểu và chọn đúng người ủy quyền

Để tránh mất quá nhiều thời gian cho công tác ủy quyền thì bạn nên tìm hiểu trước những người đủ tin tưởng và đủ kiến thức để ủy quyền cho họ. Bạn có thể đặt ra những tiêu chuẩn chọn người riêng của mình.

Những tiêu chuẩn đó có thể là kiến thức, kỹ năng chuyên môn, đạo đức, tác phong nghề nghiệp…. Miễn là người đó phù hợp và bạn phải chọn đúng người có đủ tài năng mới tránh vấp phải các rủi ro nghiêm trọng.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Áp dụng đúng các nguyên tắc giao quyền hạn

Nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo là cần biết cách áp dụng những nguyên tắc giao quyền hạn chính xác. Người lãnh đạo nếu hiểu rõ bản chất của từng nguyên tắc và áp dụng với đúng người thì sẽ đem lại hiệu quả cao.

3- Nguyên tắc giao quyền theo mong muốn

Quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương ứng, nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành các kết quả mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra.

4- Nguyên tắc bậc thang

Nguyên tắc bậc thang nói về mỗi chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ áp trên xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Quyền hạn từ người quản lý cao nhất đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trí chịu trách nhiệm về việc ra quyết định sẽ càng có hiệu quả.

5- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc và thống nhất mệnh lệnh

Các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được đẩy lên trên theo cơ cấu tổ chức. Và phải thống nhất mệnh lệnh từ trên xuống dưới nhằm thực hiện mục tiêu chung đề ra.

6- Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Điều quan trọng cần nhớ là các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng như không thể nhỏ hơn. Bắt buộc phải có trách nhiệm và quyền hạn tương xứng nhau.

Ngoài ra, tất cả mọi người phải luôn luôn có trách nhiệm với công việc của mình, không được lạm dụng ủy quyền để trốn tránh trách nhiệm.

7- Người ủy quyền phải giám sát người được ủy quyền

Để tránh xảy ra sai sót và kịp thời sửa chữa các sai lầm thì người ủy quyền phải luôn luôn giám sát hiệu quả công việc của người được ủy quyền. Lợi ích của việc giám sát là đảm bảo công việc hoạt động đúng tiến độ và tránh các trường hợp xấu xảy ra.

8- Khích lệ tinh thần nhân viên thường xuyên

Những người được ủy quyền dù cảm thấy mình được tin tưởng hơn nhưng áp lực công việc sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng mệt mỏi. Vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn luôn cần gửi những lời khích lệ, động viên đến họ để họ được giải tỏa bớt stress hơn.

9- Đánh giá hiệu quả

Sau khi đã thực hiện ủy quyền xong, các công việc được hoàn thành thì các nhà lãnh đạo cũng cần rút ra những kinh nghiệm, xem xét hiệu quả công việc đã đạt được. Phân tích những ưu, nhược điểm để phát huy và sửa chữa trong những lần sau.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest

V- QUY CHẾ ỦY QUYỀN TẠI CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

1- Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc ủy quyền trong nội bộ Công ty Luật TNHH Everest, bao gồm: ủy quyền giữa Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Người đại diện theo pháp luật, Luật sư, chuyên viên và học việc, thực tập sinh tại Công ty Luật TNHH Everest.

2- Nguyên tắc ủy quyền

(i) Bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, các công việc này đảm bảo trên nguyên tắc vì lợi ích hợp pháp của bên ủy quyền.

(ii) Thời hạn ủy quyền do các bên tự thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

(iii) Việc ủy quyền có thể được lập thành văn bản, lời nói, hành vi.

(iv) Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp: có sự đồng ý của bên ủy quyền; và việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.

(v) Bên được ủy quyền có trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện công việc ủy quyền.

3- Ủy quyền trong việc ký văn bản, tài liệu

(i) Hợp đồng dịch vụ pháp lý, Phụ lục Hợp đồng dịch vụ pháp lý do Người đại diện theo pháp luật ký kết, được ủy quyền cho Phó Giám đốc, Trưởng Chi nhánh, Trưởng Phòng. Việc ủy quyền phải lập thành Giấy ủy quyền/Quyết định phân công công việc.

Việc ủy quyền cụ thể như sau:

- Giám đốc: ký những hợp đồng có giá trị mọi hợp đồng

- Phó giám đốc: ký những hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 200 triệu đồng.

- Trưởng chi nhánh: ký những hợp đồng có giá trị dưới 50 triệu đồng.

- Trưởng phòng ký: những hợp đồng có giá trị dưới 30 triệu đồng.

- Nguyên tắc: Số lượng hợp đồng dịch vụ pháp lý Phó giám đốc, Trưởng chi nhánh, Trưởng phòng được ủy quyền ký phải được thống kê số lượng và tổng phí dịch vụ theo tháng phải báo cáo Ban giám đốc thông qua.

(ii) Ủy quyền ký Hợp đồng ủy quyền (ủy quyền lại).

- Nguyên tắc: Hợp đồng ủy quyền ưu tiên cho người đại diện theo pháp luật ký.

- Trường hợp khác, Giấy ủy quyền giữa người địa diện theo pháp luật – phó giám đốc, Trưởng chi nhánh, Trưởng phòng phải ghi rõ nội dung ủy quyền lại, và trong Hợp đồng ủy quyền giữa khách hàng và công ty nêu rõ khách hàng đồng ý việc ủy quyền lại này.

- Phó giám đốc, Trưởng chi nhánh, Trưởng phòng được ký hợp đồng ủy quyền khi thực hiện công việc của phòng ban.

(iii) Giấy giới thiệu: trưởng phòng ký giấy giới thiệu cho các vụ việc cụ thể của phòng ban mình giải quyết.

Ủy quyền giữa người đại diện theo pháp luật - các người khác phải nêu rõ nội dung này.              

(iv) Công văn, văn bản phúc đáp, đề nghị, kiến nghị,… trong việc giải quyết vụ việc, vụ án cụ thể của khách hàng do Người đại diện theo pháp luật ký kết, được ủy quyền cho Phó Giám đốc, Trưởng Chi nhánh, Luật sư. Việc ủy quyền phải lập thành Quyết định phân công công việc, Thư mời Luật sư.

(v) Văn bản, tài liệu khác thuộc công việc hành chính của Công ty do Người đại diện theo pháp luật ký kết, được ủy quyền cho Phó Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính. Việc ủy quyền phải lập thành Quyết định phân công công việc.

4- Ủy quyền trong việc giải quyết công việc cụ thể

(i) Việc ủy quyền giải quyết công việc của khách hàng, thực hiện công việc cụ thể được lập thành Quyết định phân công công việc, Giấy giới thiệu, Thư mời luật sư.

(ii) Người được ủy quyền được trả thù lao, thanh toán công tác phí theo quy chế của Công ty về công tác phí và thù lao Luật sư, chuyên viên, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest