Quy trình đàm phán: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

I- ĐÀM PHÁN VỚI CHÍNH MÌNH                                                

Đàm phán với chính mình được xem là sự chuẩn bị quan trọng. Socrates nói rằng: “Thay đổi bản thân trước khi thay đổi thế giới”. Điều đó hoàn toàn chính xác. Do đó, trước khi tham gia đàm phán với đối tác, theo William Ury phải vượt qua được sáu bước thử thách: (i) Đặt mình vào vị trí của chính mình, (ii) Phát triển BATNA của bạn; (iii) Thay đổi cách nhìn về bức tranh cuộc sống; (iv) Nắm bắt hiện tại; (v) Tôn trọng người khác trong mọi hoàn cảnh; (vi) Cho đi và nhận lại.

II- ĐÀM PHÁN NỘI BỘ

Trong một số trường hợp, phái đoàn đàm phán có thể bao gồm nhiều người, vì vậy, những người này phải được chuẩn bị trước về tất cả các vấn đề có liên quan trước khi đi đàm phán: đàm phán nội bộ; đàm phán với chính nhân sự trong phái đoàn; dàn xếp chức tước, vị trí, quyền hạn; thống nhất về xử lý thưởng phạt và những vấn đề khác.

III- CHUẨN BỊ BẢNG HỎI ĐỂ ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ

Trước bất cứ cuộc đàm phán nào, hãy lưu ý đến tất cả các câu hỏi và lập thành một bảng hỏi: (i) Bạn đang theo đuổi mục tiêu cao hơn nào?; (ii) Mục tiêu cụ thể của bạn là gì? (thấp nhất, thực tế, cao nhất, đề xuất mở về mục tiêu); (iii) Độ cân bằng về đàm phán giữa hai bên thế nào?; (iv) Bạn biết gì về đối phương? (có kinh nghiệm trước đó với họ không, có thể tìm hiểu gì về họ, mối quan tâm của họ, họ có mối quan tâm chung với bạn không, kết quả khả thi nào có thể có lợi cho cả hai bên); (v) Bạn sẽ cho đối phương thông tin gì? (bạn sẽ tiết lộ điều gì, giữ kín điều gì); (vi) Bạn đã chuẩn bị dự định gì?; (vii) Bạn đàm phán một điểm riêng lẻ hay cả một “gói”? (điểm chính của gói, kết nối của các điểm với nhau?, điểm nào đặc biệt quan trọng với đối phương?); (viii) Bạn sẵn sàng nhượng bộ ở điểm nào?; (ix) Bạn đòi hỏi những nhượng bộ nào từ đối phương?; (x) Hình thức tổ chức đàm phán của bạn là gì? (qua điện thoại, giấy tờ, email hay trực tiếp; bạn sẽ gặp ở đâu - lợi thế sân nhà; một mình hay cả đội; ai sẽ đóng vai trò nào trong đội; có khó khăn gì về thời gian không; bạn cần phải đạt được kết quả mong muốn nào vào lúc nào); (xi) Bạn chuẩn bị cho bản thân tốt đến đâu? Bạn cảm thấy tự tin như thế nào?; bạn đặc biệt nhạy cảm ở vấn đề gì - điểm nóng của bạn, của đối phương?; bạn sẽ làm gì nếu đàm phán thất bại?; bạn sẵn sàng đầu tư bao nhiêu thời gian cho cuộc đàm phán này?.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

IV- ĐẶT MỤC TIÊU CHO ĐÀM PHÁN

Bạn đã bao giờ đi đàm phán mà đối phương đồng ý với bạn ngay từ đề nghị đầu tiên chưa? Nếu có, chắc chắn sau đó bạn sẽ rất tiếc, vì thực tế bạn có thể được nhiều hơn thế, nhưng tham vọng của bạn không đủ lớn. Đó là vấn đề thuộc về hoài bão của một người mục tiêu cá nhân của người đó. kết quá mà người đó thực sự phấn đấu để đạt được. Do do, theo Jutta Portner, “cùng với sức mạnh thương thuyết và kỹ năng đàm phán của một người, thì khảo khát này là yếu tố quan trọng thứ ba tác động đến kết quả đàm phán của họ. Những người đạt được nhiều nhất - cả trong đàm phán và trong đời thực - là những người đặt mục tiêu tham vọng nhưng thực tế.

Nếu ai đó đặt mục tiêu quá cao, họ sẽ không bao giờ đạt được - nhưng trên thực tế thường là trường hợp ngược lại: mọi người đặt mục tiêu của họ quá thấp... để không bao giờ bị thất vọng. Tuy nhiên, những nhà đàm phán đặt kỳ vọng cao một cách thực tế luôn đạt kết quả tốt hơn. Do đó, đặt mục tiêu cho đàm phán là rất quan trọng. Những nhà đàm phán ở các nước nói tiếng Anh đều không xa lạ với 5 mục tiêu S.M.A.R.T. Các nhà đàm phán thường đánh giá mục tiêu theo 5 tiêu chí này để đảm bảo rằng các mục tiêu của mình rõ ràng, thực tế và tham vọng. 5 mục tiêu S.M.A.R.T. là: S: specific (cụ thể); M: measurable (đo lường được); A: attractive (hấp dẫn); R: realistic (thực tế); T: time - bound (ràng buộc về thời gian).

V- VÙNG THỎA THUẬN KHẢ THI

Vùng thỏa thuận khả thi (Zone of possible Agreement, viết tắt: ZOPA): Trong giai đoạn chuẩn bị, nhà đàm phán phải nắm được ranh giới giữa thỏa thuận có lợi nhất và thỏa thuận thập nhất mà mình có thể chấp nhận. Một trong những cách tính ZOPA phổ biến trong đàm phán, đó là BATNA của bạn có thể dùng để xác định ranh giới dưới của ZOPA - đây là mức thấp nhất bạn sẵn sàng chấp nhận trong đàm phán.

Dựa vào giả định của bạn về BATNA của đối tác, bạn có thể xác định giới hạn khiến họ bỏ đi, từ đó xác định ranh giới trên của ZOPA - đây là mức cao nhất bạn mong đợi có thể đạt được từ đàm phán. Trong ví dụ 2, ZOPA của bạn về giá cả dao động từ 20 - 28 tỷ, như vậy nếu các điều kiện khác của bạn được đáp ứng thì bạn hoàn toàn thoải mái khi chấp nhận mua với giá trong vùng thỏa thuận ZOPA.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest

VI- GIẢI PHÁP THAY THẾ TỐT NHẤT CHO MỘT THỎA THUẬN

Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận (Best Alternative To a Negotiated/No Agreement, viết tắt: BATNA) của bạn là gì? Đó là tiêu chuẩn làm căn cứ để đo lường mọi thỏa thuận được đề nghị. Đó là tiêu chuẩn duy nhất có thể bảo vệ bạn khỏi chấp nhận những điều kiện quá bất lợi, đồng thời giúp bạn không bác bỏ những điều kiện có lợi. BATNA của bạn không những là biện pháp hay hơn mà còn rất linh hoạt khi cho phép bạn thăm dò những giả pháp sáng tạo. Thay vì loại bỏ mọi giải pháp không đáp ứng điểm giới hạn của bạn, bạn có thể so sánh một đề nghị với BATNA của bạn để xem liệu nó có thỏa mãn lợi ích của hạn tốt hơn không. Để khai thác tốt nhất BATNA của bạn, bạn cần có kế hoạch xây dựng BATNA của mình theo các tiêu chí sau:

- Lập một danh sách các phương án thay thế;

- Đừng chỉ cố bám vào những thứ bạn nghĩ đến ban đầu;

- Hãy suy nghĩ sáng tạo;

- Xem xét từng phương án thay thế trong danh sách của bạn;

- Nó có thực tế không?;

- Lựa chọn BATNA của bạn là gì?;

- Sau đó, nghĩ xem BATNA của đối phương là gì?

Ngoài ra, bạn cùng cần biết cách tận dụng BATNA của mình. Hãy luôn luôn “động não”, để trong trường hợp BATNA của bạn hơn hẳn của đối phương, bằng mọi cách, bạn phải cho họ biết BATNA của bạn. Ngược lại nếu đối phương có BATNA hơn hẳn bạn, hãy tìm mọi cách tránh động chạm đến vấn đề này, dù đối tác của bạn sẽ liên tục nhắc đến nó. Cố gắng tập trung làm nổi bật các lợi thế của đề nghị mà bạn đưa ra, để BATNA của đối phương có vẻ như ít hấp dẫn hơn so với đề nghị của bạn.

Nếu bạn nghi ngờ là BATNA của đối thủ yếu, hãy cố gắng lái cuộc trò chuyện theo hướng này. Tuy nhiên, cũng đừng đe dọa đối tác về BATNA của họ, thay vào đó, hãy làm trò với họ là họ đang phải đối mặt với khó khăn. Ngoài BATNA tốt nhất, bạn cũng nền cần nhắc đến phương án thứ hai của chính bạn và của đối phương. Trong ví dụ 1, bạn đang rất muốn mua khách sạn K (có thể nói là bằng mọi giá) do khách sạn đó ở sát ngay hai khách sạn mà bạn đang sở hữu, bạn đang có một lượng khách quen dồi dào. Trong lúc đó, Công ty B đang muốn bán, nếu họ không bán phụ cũng khó có cơ hội cạnh tranh với bạn. Như vậy bạn đang có BATNA hơn hẳn đội bạn, hãy phát huy điều đó.

Trong đàm phán, không phải lúc nào cùng sử dụng BATNA. Nếu quá quan tâm vào BATNA, nhiều khi bạn sẽ kết thúc đàm phán khi mục tiêu chưa đạt được, bởi vì bạn tập trung vào phương án lựa chọn tốt nhất. Để tránh rủi ro, nhiều khi bạn còn phải sử dụng cả khái niệm WATNA (Worst Alternative To a Negotiated Agreement - Phương án lựa chọn dở nhất thay thế cho một thỏa thuận đàm phán).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

VII- PHƯƠNG PHÁP ĐÀM PHÁN JUJITSU

Phương pháp đàm phán Jujitsu (hay thuật nhu đạo) là một phương pháp đàm phán được áp dụng khi đối phương không những không hưởng ứng đàm phán mà còn có thể công kích bạn. Trong nhiều trường hợp, nếu phía đối phương đưa ra các lập trường cứng rắn, bạn có thể sẽ bị cuốn vào việc chỉ trích và bác bỏ họ. Nếu họ chỉ trích đề nghị của bạn bạn cũng sẽ dễ dàng bị cuốn vào việc bào chữa và bảo vệ cho chính mình.

Nếu họ phản bác bạn, bạn cũng dễ dàng dẫn đến đối đầu với họ. Tóm lại nếu họ tấn công bạn, bạn có xu hướng phản công lại. Như vậy, bạn và đối tác đã biến đàm phán thành một cuộc tranh cãi, cả hai bên đều thoát ly khỏi mục tiêu ban đầu của mình. Nhưng nếu bạn hành động, bạn đương nhiên sẽ kết thúc đàm phán một cách thất bại. Do đó, có một số phương pháp mà chúng ta đã nêu ở trên có thể giúp ích bạn khi bạn bị công kích.

Ví dụ, nếu đối phương công kích cá nhân bạn, bạn hãy chuyển công kích đó lên vấn đề chính (tách con người ra khỏi vấn đề), và cái chính là hãy kìm nén, tránh thanh minh và đặc biệt là không bao giờ được phản công lại. Có hai công cụ được xem là hữu hiệu trong phương pháp đàm phán Jujitsu là đặt câu hỏi và im lặng. Đầu tiên là đưa ra các câu hỏi thay vì các câu phát biểu. Các câu phát biểu thường dẫn đến sự im lặng nhưng các câu hỏi sẽ mang lại các câu trả lời. Câu hỏi sẽ giúp đối phương đưa ra quan điểm và từ đó, bạn có thể hiểu được họ. Họ là người đưa ra vấn đề và câu hỏi sẽ dẫn dắt họ đến chỗ đương đầu với vấn đề.

Các câu hỏi không đưa ra mục tiêu để bị tấn công, cũng không đưa ra lập trường để bị công kích. Các câu hỏi cũng chỉ mang tính xây dựng chứ không hề chỉ trích. Công cụ thứ hai - im lặng - là vũ khí hữu hiệu nhất.

Nếu họ đưa ra một đề nghị vô lý và công kích bạn một cách không công bằng thì tốt nhất bạn nên ngồi yên và không nói gì cả. Người ta thường cảm thấy bất an với sự yên lặng. Sự yên lặng làm họ có cảm giác họ đã nói sai một điều gì đó. Sự im lặng thường tạo ra ấn tượng bế tắc và phía đối phương sẽ cảm thấy muốn phá vỡ sự im lặng bằng việc trả lời câu hỏi của bạn hoặc nêu lên một đề nghị mới. Sau khi bạn đặt một câu hỏi, hãy dừng lại. Đừng bủa vây họ bằng các câu hỏi khác hoặc những nhận định của riêng bạn. Không nói gì cả đôi khi lại là cách đàm phán hiệu quả nhất.

Xem thêm: Quy trình đàm phán: Giai đoạn đàm phán

Luật sư Nguyễn Thị Yến - Phó giám đốc của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).