Quy trình đàm phán: Giai đoạn đàm phán

Tại các nước nói tiếng Anh, người ta tạo ra một quy trình đàm phán theo các bước bắt đầu bằng một chữ cái trong từ NEGOTIATE. Mỗi một chữ cái đại diện cho một giai đoạn của quy trình đàm phán:                  

I- TÊN VÀ CÁC CHI TIẾT NHỎ

Names and niceties (Tên và các chi tiết nhỏ): Đề cập đến màn giới thiệu, làm quen và thăm dò trước khi vào đàm phán. Tùy theo từng vùng, miền, quốc gia, lãnh thổ mà quyết định giai đoạn này diễn ra bao lâu và như thế nào. Có những nhà đàm phán ưa chuộng lối giao tiếp gián tiếp, tức là màn chào hỏi sẽ dài hơn so với những nhà đàm phán chịu ảnh hưởng của giao tiếp trực tiếp. Đối với những nền văn hoá là quá trình xây dựng mối quan hệ luôn rất quan trọng thì các bạn nên kiên nhẫn, hãy chờ cho đối tác ra hiệu cho bạn là đã đến lúc bắt đầu thảo luận công việc. Mặt khác, khi đàm phán ở một nền văn hoá giao tiếp trực tiếp hơn, thực dụng hơn, bạn cũng đừng ngạc nhiên nếu đối tác bắt đầu tháo luận vấn đề ngay tức thì.

II- THIẾT LẬP CÁC ĐIỀU KIỆN CHUNG

Establish general cónditions (Thiết lập các điều kiện chung): Đề cập phần chuẩn bị mang tính hình thức nhưng lại rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến nội dung mà bạn sẽ thảo luận trong đàm phán: hãy cùng đối tác đặt ra khuôn khổ và các quy tắc cơ bản cho cuộc thảo luận trước khi bắt đầu đàm phán về nội dung. Khuôn khổ đó có thể bao gồm về thời gian (đàm phán sẽ kéo dài bao lâu); kỳ vọng của các bên; mục tiêu cho hôm nay, ngày mai và cuối cùng; một thỏa thuận mang tính nguyên tắc; có cần người điều phối thảo luận không? Ai sẽ ghi biên bản; ai là người có quyền quyết định của cả hai bên; có cần thiết xem xét các vấn đề về uỷ quyền; nghỉ giải lao; có được sử dụng điện thoại?

III- TRAO ĐỔI QUAN ĐIỂM

Get standpoints exchange (Trao đổi quan điểm): Là lúc hai bên bắt đầu ngồi vào bàn đàm phán để bàn công việc. Bạn nên có tuyên bố mở đầu và lập trường mở màn. Tuyên bố mở đầu nên miêu tả nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm và kỳ vọng của bạn về các đàm phán hiện tại, về quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác. Ban muốn điều gì trong ngắn hạn và dài hạn? Mục tiêu cuối cùng là gì? Giai đoạn này hai bên sẽ đặt câu hỏi và lắng nghe nhau một cách chủ động. Để hai bên hiểu nhau thì mỗi bên nên phát biểu mở màn theo đó có trình bày rõ ràng quan điểm của mình. Chỉ khi hai bên nắm bắt được mục tiêu và quan điểm của nhau thì quá trình đàm phán mời diễn ra thuận lợi.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đất đai, bất động sản của Công ty Luật TNHH Everest

IV- QUAN SÁT VÀ XÁC ĐỊNH ĐIỂM CHUNG

Observe and identify common ground (Quan sát và xác định điểm chung): Khi hai bên trao đổi quan điểm mở màn, hai bên sẽ nhanh chóng biết được họ thực sự đang cách nhau bao xa, từ đó, mỗi bên tự biết mình phải làm gì để rút ngắn khoảng cách. Tốt nhất bạn nên tìm ra các điểm chung của cả hai bên, chia sẻ mối quan tâm chung, từ đó rút ngắn khoảng cách về lập trường. Các bạn hãy lưu ý câu chuyện về hai chị em và quả táo. Bạn sẽ thấy rằng, khi chúng ta chia sẻ những điểm chung khiến hai bên nhanh chóng tìm ra giải pháp và sẵn sàng nhượng bộ nhau một cách tự nhiên.

V- GHI NHẬN SỰ KHÁC BIỆT

Take note of differences (Ghi nhận các khác biệt): Khi bạn nhận ra sự khác biệt giữa hai bên, nếu có chuẩn bị tốt, bạn sẽ nhận ra mục tiêu thấp nhất, mục tiêu thực tế nhất và mục tiêu cao nhất mà ta đang theo đuổi là gì. Không nên tranh cãi xung quanh lập trường khác nhau giữa hai bên, bạn hãy yêu cầu bên kia xác nhận là bạn đã hiểu đúng ý của họ chưa, và ngược lại, bạn cũng kiểm tra xem họ có hiếu đúng lập trường của bạn không.

VI- BẮT ĐẦU ĐÀM PHÁN

Initiate negotiation (Bắt đầu đàm phán): Khi bắt đầu đàm phán thực sự, bạn hãy lựa chọn phương pháp đàm phán, hãy đặt ra chiến lược và chiến thuật cho mình trong trường hợp cụ thế này. Cũng có thể bạn sẽ có chút nhượng bộ, hợp tác hoặc, giải pháp sáng tạo có lợi cho cả hai bên Bạn luôn luôn nhớ là “Mọi thứ đều có thể thương lượng”. Có thể sẽ có ích nếu bạn tham khảo 12 quy tắc vàng của nghệ thuật gây ảnh hưởng của Kurt W. Mortensen Hoặc 92 thủ thuật giúp bạn trở thành bậc thầy trong giao tiếp của Leil Lowndes.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest

VII- THỎA THUẬN

Agreement (Thỏa thuận): Khi bạn đi đến thỏa thuận tức là quá trình đàm phán đang dần khép lại. Sự khác biệt đà được xoá nhoà. Việc cần làm là bạn nên nhắc lại (phác thảo lại) hiểu biết của mình về thỏa thuận và kiểm tra xem bên kia có hiểu giống như bạn không. Một số câu thường được nói trong giai đoạn này như sau: Để tôi tóm tắt lại các điểm chính mà chúng ta vừa thảo luận ở đây hôm nay, hay hãy cùng nhau xem lại những điều chúng ta đã nhất trí nhé. Bạn cũng nên cảnh giác vì có thể có một số nhà đàm phán sẽ cố gắng khiến bạn nhượng bộ thêm tại thời điểm này tuỳ vào tương quan sức mạnh cũng như BATNA của bạn, bạn có thể xem xét liệu bạn có nên nhượng bộ hay không.

VIII- PHÂN BỔ NHIỆM VỤ

Task distribution (Phân bổ nhiệm vụ): Mọi vấn đề khác biệt đã được giải quyết. Chúng ta đã có phương án. Vấn đề còn lại là phân bổ nhiệm vụ để những điều đã được thỏa thuận phải được thể hiện bằng văn bản. Đó là lúc các luật sư của hai bên ngồi lại với nhau để soạn thảo một bản hợp đồng phù hợp với pháp luật và ý chí của cả hai bên.

IX- KẾT THÚC - ĂN MỪNG VÀ CHIA TAY

End - celebrate and say farewell (Kết thúc - ăn mừng và chia tay): Nên kết thúc đàm phán dứt khoát, mau lẹ. Bạn nên nhớ rằng, trong nhiều trường họp kết thúc đàm phán là bắt đầu một giai đoạn hợp tác mới. Việc ăn mừng thành công của đàm phán (có thể cho cả hai bên) là một việc cần thiết, nhưng nên tính đến yếu tố văn hoá và thời điểm. Có điều các luật sư cần lưu ý là “không có cuộc đàm phán nào là cuối cùng”.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Nguyễn Thị Yến - Phó giám đốc của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).