Quy chuẩn và Quy trình số hóa tài liệu

I- LỢI ÍCH CỦA THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU

Số hóa tài liệu mang lại các lợi ích:

[1] Tiết kiệm tới 80% chi phí dành cho việc mua sắm văn phòng phẩm, in ấn, diện tích kho lưu trữ cũng như vấn đề nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ.

[2] Giúp quá trình lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin tài liệu nhanh chóng và dễ dàng nhất tới nhân viên, khách hàng, đối tác.

[3] Tăng cường khả năng bảo mật thông tin: So với việc sử dụng tài liệu giấy dễ dàng bị thất lạc hay mất mát thông tin thì việc số hóa tài liệu giúp giảm tới 96% cho vấn đề này.

[4] Giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung: Sau khi quy trình số hóa tài liệu thành công, toàn bộ thông tin dữ liệu nếu như trước đây được lưu trên giấy rồi chuyển vào các kho chứa. Thì giờ đây nó sẽ được tải lên hệ thống máy chủ để quản lý tập trung. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tối đa số lượng tài liệu giấy cần lưu, đồng thời giúp quản lý thông tin được đồng bộ và bảo mật nhất. Cũng như người dùng có thể tiếp cận thông tin tài liệu mọi lúc mọi nơi ngay cả trên điện thoại di động.

[5] Tuổi thọ của tài liệu có thể là vĩnh viễn: Với phương pháp lưu trữ tài liệu giấy theo cách truyền thống trên giá kệ, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng là một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp Công ty không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu.

[6] Người dùng dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

II- CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

[1] Nhận bàn giao tài liệu

Là bước mà tiếp nhận tài liệu được bàn giao từ người yêu cầu hoặc tới các kho chứa mà người yêu cầu chỉ định để thu thập tài liệu. Quá trình này cả hai bên cần tiến hành làm Biên bản giao nhận tài liệu để xác định được số lượng, tên phông (khối) tài liệu mà người yêu cầu bàn giao cho nhà cung cấp.

[2] Chuẩn bị tài liệu

Kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông (khối) tài liệu rồi phân bổ đến các trạm quét tài liệu. Để chuẩn bị tốt cho bước này thì tài liệu cần được lấy ra khỏi các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu.

Khâu phân loại tài liệu cần phân loại riêng những tài liệu đã rách và hư hỏng để lên phương án phục hồi (nếu có thể).

[3] Quét (Scan) tài liệu

Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo dữ liệu metadata.

Lựa chọn máy quét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu giúp rút ngắn thời gian quét. Tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà việc scan tài liệu cũng khác nhau. Nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với dạng tài liệu đòng quyển.

- Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 - A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động.

- Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng.

- Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 - A0.

- Các tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện quét trên máy quét chuyên dụng.

[4] Kiểm tra File sau khi quét

Việc kiểm tra file đầu ra file tài liệu sau khi quét, có thể chia làm hai (02) lần để đảm bảo chất lượng và không bị sai sót. Trường hợp tài liệu sau khi quét không đáp ứng yêu cầu như bị mờ, mất góc… cần được tiến hành quét lại:

- Lần thứ nhất: Kiểm tra 100% file đầu ra.

- Lần thứ hai: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra.

Tiêu chí kiểm tra bao gồm:

- Kiểm tra ảnh đầu ra đảm bảo đúng chất lượng và số lượng theo yêu cầu của người yêu cầu.

- Nếu không đạt yêu cầu cần tiến hành quét lại.

- Đối với tài liệu là bản giấy thông thường thì ảnh đầu ra sẽ là file PDF hoặc JPG theo yêu cầu.

[5] Nhập liệu dữ liệu

Quá trình nhập liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:

- Nhập liệu tự động: Áp dụng đối với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới. với cách nhập liệu này nên sử dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập liệu tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
- Nhập liệu thủ công: Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được. Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu. 

Các trường thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong file cơ sở dữ liệu, được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước thứ ba. Vì vậy Cơ sở dữ liệu số hóa cơ bản sẽ bao gồm các file ảnh và các file chứa các trường thôn tin đã nhập liệu.

[6] Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu

Cũng giống như ở Bước thứ ba, quá trình này cần được kiểm tra hai (02) lần:

- Lần thứ nhất: Kiểm tra 100% file đầu ra,

- Lần thứ hai: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra.

Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nếu sai thì sửa lại và phần mềm có lưu vết các thông tin đã sửa.

[7] Hoàn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu

Thực hiện hết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của người yêu cầu như: máy chủ, thiết bị lưu trữ… Tích hợp với các cơ sở dữ liệu khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của người yêu cầu nếu có yêu cầu.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

III- YÊU CẦU CẦN ĐẠT ĐƯỢC SAU KHI QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU HOÀN THÀNH

[1] Ảnh màu: Tất cả các trang tài liệu phải được scan ở chế độ màu.

[2] Độ phân giải: Tối thiểu 200 dpi.

[3] Định dạng file: Cần được để PDF/A đồng thời dữ liệu của Công ty sau khi số hóa không được cho phép chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung trên các trang tài liệu.

[4] Hỗ trợ tính năng PDF Searchable: Để có thể dễ dàng trích xuất và tìm kiếm thông tin bên trong tài liệu thì cần có tính năng này để có thể đọc được thông tin trên các file PDF.

[5] Hỗ trợ nhận dạng ORC Tiếng Việt: Mặc dù là một yêu cầu cơ bản song lại là yêu cầu khá khó mà hiện nay rất ít nhà cung cấp đáp ứng được.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

IV- PHỤ LỤC: SÔ HÓA TÀI LIỆU VÀ CHUYỂN FILE WORD

[1] Nhận bàn giao tài liệu

- Tiếp nhận tài liệu bàn giao bao gồm: Sách, giáo trình, các văn bản tài liệu khác,

- Ký xác nhận biên bản bàn giao (số lượng, loại tài liệu, thời gian tiếp nhận, tình trạng tài liệu tiếp nhận …).

[2] Xử lý tài liệu bàn giao

Ở giai đoạn này, sau khi tài liệu được tiếp nhận sẽ tiến hành các hoạt động sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu chi tiết gồm:

- Kiểm tra tài liệu thu thập,

- Phân loại tài liệu theo yêu cầu số hóa,

- Lấy tài liệu ra khỏi các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu,

- Phân bổ nhân sự thực hiện,

- Chỉnh lý tài liệu (nếu cần).

[3] Quét (scan) tài liệu

- Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 - A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động,

- Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng,

- Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 - A0,

- Tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện trên máy quét chuyên dụng.

Phần mềm Scan Công ty Luật TNHH Everest sử dụng:

- App Camscaner,

- Tài khoản: 23a4060212@hvnh.edu.vn,

- Mật khẩu: hvnh1961.

- Hướng dẫn Scan tài liệu bằng App Camscaner: https://www.youtube.com/watch?v=RktyZ1awDp8.

[4] Kiểm tra chất lượng

Sau khi quét, các tài liệu sẽ được kiểm tra 100% chất lượng đầu ra lần 1 dựa trên các tiêu chí:

- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu,

- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng số lượng yêu cầu,

- Nếu không đạt yêu cầu thì thực hiện quét tài liệu lại,

[5] Nhập liệu dữ liệu (Chuyển từ File PDF, PNG sang File ảnh)

- Nhập liệu tự động - Áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: Sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu.

- Nhập liệu thủ công - Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu.

Phần mềm nhập liệu Công ty Luật TNHH Everest đang sử dụng:

- App Camscaner.

- Hướng dẫn từ file PDF sang file sang file Word bằng phần mềm Camscaner (lưu ý chỉ áp dụng cho các file dưới 30mb).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Phần mềm: ABBYY FineReader 15:

Hướng dẫn chuyển từ file PDF sang file sang file Word bằng phần mềm ABBYY FineReader 15.

6- Kiểm tra chất lượng

Đây là bước kiểm tra lần thứ hai đối với các tài liệu được số hóa. Tại bước này, các tài liệu đầu ra sẽ được kiểm tra xác suất ngẫu nhiên 30% với những tiêu chí tương tự như ở bước 4.

- Cách sửa lỗi chính tả đối với file word sau khi chuyển từ file PDF:

[7] Kết xuất và lưu trữ

Các thông tin sau khi được số hóa sẽ lưu trữ và khai thác theo các phương án riêng.

Ví dụ: Lưu trữ tài liệu giáo trình.

- Vào ổ Giáo trình tạo một Folder mới đặt tên theo giáo trình.

- Tải các bản PDF, Word vào Folder vừa lập đặt tên theo: Chương - [tên giáo trình], ví dụ: Chương 1 - Giao trình Luật Dân sự - Đại học Luật Hà Nội

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest