Thư ký (secretary)

I- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ

Thư ký (secretary) thường được gọi là trợ lý cá nhân (tiếng Anh: personal assistant, viết tắt: PA) hoặc  trợ lý hành chính (administrative assistant), có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính.

Ở cấp độ cơ bản nhất, thư ký thường là người đánh máy hoặc người viết tốc ký với một số ít vai trò hành chính. Cần phải thông thạo ngôn ngữ văn phòng phổ biến và khả năng đánh máy. Ở cấp lớp cao hơn và có nhiều kinh nghiệm hơn, họ bắt đầu đảm nhận những vai trò bổ sung và dành nhiều thời gian hơn để duy trì các tập tin vật lý và điện tử, xử lý bưu điện, photocopy, gửi email cho khách hàng, đặt văn phòng phẩm và trả lời điện thoại.

Ở cấp độ cao hơn, thư ký có thể được yêu cầu gõ ở tốc độ cao bằng ngoại ngữ hoặc kỹ thuật, tổ chức nhật ký, hành trình và các cuộc họp cũng như thực hiện các nhiệm vụ hành chính có thể bao gồm kế toán hoặc kế toán tài chính. Thư ký/trợ lý điều hành cũng có thể kiểm soát việc tiếp cận người quản lý, do đó trở thành một trợ lý có ảnh hưởng và đáng tin cậy. Trợ lý điều hành luôn sẵn sàng liên hệ trong giờ làm việc bằng các phương thức liên lạc điện tử mới để tư vấn.

Ở cấp độ cao cấp, thư ký thực hiện nhiệm vụ như một trợ lý điều hành bắt buộc phải có khả năng tương tác rộng rãi với công chúng, nhà cung cấp, khách hàng và bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào khác mà giám đốc điều hành chịu trách nhiệm tương tác. Khi cấp độ mà người điều hành tương tác tăng lên thì mức độ kỹ năng cần có ở trợ lý điều hành làm việc với người điều hành cũng tăng theo.

Những trợ lý điều hành làm việc với các quan chức công ty phải có khả năng mô phỏng phong cách, triết lý công ty và tính cách công ty của người điều hành mà họ làm việc. Ở nơi làm việc hiện đại, sự thăng tiến của các trợ lý điều hành phụ thuộc vào sự thành công của người điều hành và khả năng của cả hai trong việc giúp nhóm thực hiện công việc một cách liền mạch trong khi việc đánh giá vị trí công việc hiện nay phản ánh hiệu suất của thư ký điều hành của nhau.

Điều này cần được phân biệt với thư ký công ty, một vai trò cấp cao trong công ty chịu trách nhiệm tuân thủ các yêu cầu luật định và quy định.

Nhiệm vụ của thư ký ngày càng đa dạng và có xu hướng đòi hỏi kiến thức và kỹ năng để đáp ứng với thời đại công nghệ, khả năng sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng văn phòng, ví dụ như Microsoft Office. 

Nhiệm vụ của thư ký cũng tùy thuộc vào tính chất và quy mô của công ty hoặc tổ chức. Thư ký có thể thực hiện quản lý ngân sách, ghi sổ, trả lời các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách truy cập, duy trì trang web, sắp xếp chuyến đi, lập kế hoạch sự kiện và chuẩn bị báo cáo chi phí.

Thư ký cũng có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính trong việc điều hành một hội nghị hoặc cuộc họp cấp cao và chịu trách nhiệm sắp xếp việc phục vụ ăn uống cho cuộc họp ăn trưa. Thông thường các giám đốc điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của họ ghi biên bản các cuộc họp và chuẩn bị tài liệu cuộc họp để xem xét. Ngoài biên bản, thư ký có thể chịu trách nhiệm lưu giữ tất cả các hồ sơ chính thức của một công ty hoặc tổ chức. Thư ký cũng được coi là “người quản lý văn phòng” (office manager).

Thư ký tại nhiều công ty hoặc tổ chức được giao thực hiện nghiên cứu, giao ban, viết biên bản, viết nội dung, quản lý dự án, đánh giá chương trình, quản lý các bên liên quan, nhiệm vụ dịch vụ khách hàng, thiết lập và duy trì hệ thống văn phòng, bao gồm: quản lý và lưu trữ dữ liệu, thực hiện nghiên cứu cơ bản và trình bày các phát hiện, đưa ra các tài liệu như sách trắng và tài liệu xám, thực hiện các dự án cụ thể, đảm nhận một số trách nhiệm của người quản lý, tham gia vào quá trình ra quyết định, xử lý các nhiệm vụ quan hệ công chúng và/hoặc hậu cần và mua sắm cùng với nhiều nhiệm vụ khác liên quan đến ngành cụ thể của họ.

Trong một doanh nghiệp, có nhiều mô tả công việc chồng chéo lên nhau. Tuy nhiên, trong khi trợ lý hành chính là một thuật ngữ chung, không nhất thiết hàm ý trực tiếp làm việc cho cấp trên thì thư ký thường là người chủ chốt trong mọi công việc hành chính và thường được gọi là “người gác cổng” (gate keeper).

Các chức danh khác mô tả các công việc tương tự hoặc chồng chéo với công việc của thư ký truyền thống là Điều phối viên Văn phòng (Office Coordinator), Trợ lý Điều hành (Executive Assistant), Giám đốc Văn phòng (Office Manager) và Chuyên viên Hành chính (Administrative Professional).

Danh sách các chức danh tương tự với thư ký: chuyên môn hành chính (administrative professional), trợ lý hành chính (administrative assistant), trợ lý điều hành (executive assistant), nhân viên hành chính (administrative officer), chuyên viên hỗ trợ hành chính (administrative support specialist), thư ký (clerk), trợ lý quản lý (management assistant), thư ký văn phòng (office secretary), trợ lý chương trình (program assistant), trợ lý dự án (project assistant), trợ lý cá nhân (personal aid), thư ký riêng hoặc trợ lý cá nhân (personal secretary, or personal assistant).

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

II- TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH

Công việc của trợ lý điều hành (đôi khi được gọi là trợ lý quản lý) khác rất nhiều so với công việc của trợ lý hành chính. Trong nhiều tổ chức, trợ lý điều hành là một vị trí cấp cao trong hệ thống phân cấp hành chính. Trợ lý điều hành làm việc cho một cán bộ hoặc giám đốc điều hành của công ty (ở cả tổ chức công ty tư nhân và công cộng) và có quyền đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến định hướng của các tổ chức đó. Như vậy, trợ lý điều hành đóng một vai trò trong việc ra quyết định và thiết lập chính sách. Trợ lý điều hành thực hiện các vai trò thông thường là quản lý thư từ, chuẩn bị nghiên cứu và liên lạc, thường là với một hoặc nhiều trợ lý hành chính hoặc trợ lý lập kế hoạch báo cáo cho họ. Trợ lý điều hành cũng đóng vai trò là "người gác cổng", hiểu ở các mức độ khác nhau các yêu cầu của giám đốc điều hành và với khả năng thông qua sự hiểu biết này để quyết định những sự kiện, cuộc họp, hội nghị từ xa hoặc e-mail nào được lên lịch phù hợp nhất để phân bổ công việc của giám đốc điều hành. thời gian.

Đôi khi, trợ lý điều hành có thể đóng vai trò là người đại diện cho các giám đốc điều hành, đại diện cho họ trong các cuộc họp hoặc liên lạc và quản lý dự án trong việc sản xuất các báo cáo hoặc các sản phẩm khác khi người điều hành vắng mặt. Trợ lý điều hành khác với trợ lý hành chính (một công việc thường là một phần trong con đường sự nghiệp của trợ lý điều hành) ở chỗ họ được yêu cầu phải có mức độ nhạy bén trong kinh doanh cao hơn, có khả năng quản lý dự án cũng như có khả năng để gây ảnh hưởng đến người khác thay mặt cho người điều hành. Trước đây, trợ lý điều hành chỉ được yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp trung học, nhưng ngày càng có nhiều công việc yêu cầu bằng cử nhân của bất kỳ lĩnh vực nghiên cứu nào hoặc khi tuân thủ các yêu cầu về giáo dục trong ngành nhất định của họ, có thể yêu cầu kiến thức chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể. lĩnh vực nghiên cứu thông qua bằng cử nhân phù hợp với ngành hoặc vai trò của bộ phận trong tổ chức của người sử dụng lao động.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest

III- TRỢ LÝ QUÂN SỰ

Tại Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, chức danh trợ lý quân sự (MA) hoặc trợ lý điều hành (EA) thường được nắm giữ bởi các đại tá Lục quân, Không quân và Thủy quân lục chiến, trung tá và các chuyên ngành cấp cao cũng như các thuyền trưởng, chỉ huy và trung úy hải quân. những người trực tiếp hỗ trợ Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Thứ trưởng Bộ Quốc phòng và các quan chức quốc phòng dân sự khác từ cấp Phó Trợ lý Bộ trưởng Quốc phòng, cũng như các tướng lĩnh hoặc sĩ quan cầm cờ.

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng còn có một trung tướng hoặc phó đô đốc làm trợ lý quân sự cấp cao.

Giống như các đối tác dân sự của họ, EA cũng là một nguồn lực trong việc ra quyết định, thiết lập chính sách và sẽ có sự giám sát của lãnh đạo đối với toàn bộ nhân viên quân sự và dân sự hỗ trợ quan chức dân sự, tướng lĩnh hoặc sĩ quan treo cờ. EA thường có thể hoán đổi với các sĩ quan quân đội cấp cao khác có cấp bậc tương đương giữ chức vụ tham mưu trưởng trong các tổ chức quân sự khác do sĩ quan cấp cờ hoặc tướng lĩnh đứng đầu. Trong trường hợp thống nhất các chỉ huy tác chiến và các chỉ huy lớn phục vụ, Tham mưu trưởng thường là một cấp tướng hoặc sĩ quan cầm cờ, thường ở cấp 1 sao hoặc 2 sao, nhưng không nên nhầm lẫn với Sĩ quan 4 sao giữ chức vụ Tham mưu trưởng Quân đội hoặc Tham mưu trưởng Không quân. 

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

IV- ĐÀO TẠO VÀ KHỞI NGHIỆP  NGHỀ THƯ KÝ

Trong những năm trưởng thành của thế hệ baby boomers ' và một số thế hệ Xers lớn tuổi hơn, thông thường các thư ký chỉ bước vào nghề này khi có bằng tốt nghiệp trung học kèm theo đào tạo tại chỗ mà không có trình độ học vấn sau trung học chính quy, bằng cấp giáo dục đại học. hoặc kinh nghiệm phục vụ chuyên môn trước đây, không giống như các thế hệ kế nhiệm trong thế kỷ 21.

Các nhà tuyển dụng từ lâu đã ưa thích phụ nữ chưa kết hôn, một quan điểm gây được tiếng vang với các chính phủ và công đoàn khi việc làm khan hiếm trong thời kỳ kinh tế khó khăn. Trong những năm 1930 ở Hoa Kỳ, cả một số bang và chính phủ liên bang đã cố gắng đưa phụ nữ đã kết hôn ra khỏi thị trường lao động, tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công đoàn nhằm thúc đẩy "lương gia đình" - mức lương tương đương với mức lương mà người phụ nữ đã lập gia đình có đủ thu nhập để chi trả. vừa nuôi vợ vừa nuôi con.  

Tất cả các sáng kiến lập pháp nhằm tạo cơ sở pháp lý cho sự phân biệt đối xử như vậy cuối cùng đều thất bại. Nhưng ngay cả khi không có cơ sở pháp lý, người sử dụng lao động vẫn cố gắng loại bỏ phụ nữ đã kết hôn khỏi việc làm. Trong một cuộc khảo sát năm 1940, 40% trong số 485 công ty Mỹ được khảo sát cho biết họ có chính sách rõ ràng cấm phụ nữ đã lập gia đình làm việc cho họ. Lý do được đưa ra là phụ nữ đã lập gia đình dù sao cũng sẽ sớm rời bỏ vị trí của mình, và nếu họ ở lại vị trí của mình vì trách nhiệm đối nội và gia đình, họ sẽ không dành sự quan tâm cho công việc được trả lương của mình như phụ nữ chưa lập gia đình. Vì vậy, nhiều phụ nữ làm việc ở văn phòng đã nói dối về tình trạng hôn nhân của mình. 

Cho đến giữa những năm 1970, khi cơ hội nghề nghiệp của phụ nữ bắt đầu mở rộng, kỹ năng tốc ký và đánh máy đã mang đến cho họ cơ hội tìm được việc làm với những kỹ năng đó, ngay cả khi họ đã hoàn thành chương trình giáo dục mà lẽ ra sẽ cho họ những công việc khác nếu không có. cho sự phân biệt giới tính. 

So với làm y tá hoặc giáo viên, yêu cầu đầu vào của nghề thư ký rất thấp: kỹ năng tốc ký và đánh máy là những kỹ năng duy nhất cần thiết cho vị trí này. Sau khi học xong trung học hoặc sau khi đến độ tuổi được phép tham gia lực lượng lao động, nếu cần, có thể tham gia các khóa học kéo dài vài tuần, để học cách viết tốc ký và đánh máy, từ đó nâng cao khả năng vào vị trí tốc ký hoặc thư ký nhóm viết; Ví dụ, những trường học hoặc trường tư thục này cung cấp các khóa học về đánh máy đã tồn tại ngay từ những năm 1880. 

Rất nhanh chóng, các khóa học này chủ yếu có sự tham gia của phụ nữ. 25% sinh viên tại trường Cao đẳng Kinh doanh Metropolitan ở Chicago trong năm học 1892/1893 là nữ - tuy nhiên, trong các khóa học tốc ký và đánh máy, 90% sinh viên là nữ. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest 

V- NGUỒN GỐC NGHỀ THƯ KÝ 

Vai trò thư ký nổi lên từ các cơ quan nhà nước và nhà thờ châu Âu khi các khía cạnh của vai trò thủ tướng trở nên khác biệt và bao gồm việc quản lý công việc của một số thư ký tập trung tại thủ tướng. Từ thời Phục hưng cho đến cuối thế kỷ 19, những người đàn ông tham gia vào công việc trao đổi thư từ hàng ngày và các hoạt động của giới quyền lực đều đảm nhận chức danh thư ký.

Theo thời gian, giống như nhiều chức danh khác, thuật ngữ này được áp dụng cho nhiều chức năng hơn và đa dạng hơn, dẫn đến các chức danh phức hợp để chỉ rõ các công việc thư ký khác nhau tốt hơn, như tổng thư ký hoặc thư ký tài chính. Chỉ "thư ký" vẫn được sử dụng dưới dạng viết tắt khi rõ ràng trong ngữ cảnh hoặc cho các vị trí tương đối khiêm tốn như trợ lý hành chính của (các) viên chức phụ trách, với tư cách cá nhân hoặc với tư cách là thành viên của ban thư ký. Khi những vị trí ít ảnh hưởng hơn như vậy trở nên nữ tính hơn và phổ biến hơn cùng với sự gia tăng của các bộ máy quan liêu trong khu vực công và tư nhân, những từ mới cũng được đặt ra để mô tả chúng, chẳng hạn như trợ lý cá nhân.

Trong những năm 1840 và 1850, các trường thương mại nổi lên để đào tạo sinh viên nam và nữ những kỹ năng cần thiết để làm việc ở vị trí văn thư. 
Năm 1870, Ngài Isaac Pitman thành lập một trường học nơi học sinh có thể đủ tiêu chuẩn trở thành người viết tốc ký cho "những người chuyên nghiệp và thương mại". Ban đầu, ngôi trường này chỉ dành cho nam sinh. Năm 1871, có hơn 150 trường như vậy hoạt động ở Hoa Kỳ, con số này tăng lên tới 500 vào những năm 1890. 

Vào những năm 1880, với việc phát minh ra máy đánh chữ, nhiều phụ nữ bắt đầu tham gia vào lĩnh vực này và trong những năm sắp tới, đặc biệt là kể từ Thế chiến thứ nhất, vai trò thư ký chủ yếu gắn liền với phụ nữ. Đến những năm 1930, ngày càng có ít nam giới tham gia vào lĩnh vực thư ký.

Trong nỗ lực thúc đẩy tính chuyên nghiệp của các thư ký Hoa Kỳ, Hiệp hội Thư ký Quốc gia được thành lập vào năm 1942. Ngày nay, tổ chức này được gọi là Hiệp hội các Chuyên gia Hành chính Quốc tế (IAAP). Tổ chức này đã phát triển bài kiểm tra tiêu chuẩn hóa đầu tiên dành cho nhân viên văn phòng được gọi là Kỳ thi Thư ký Chuyên nghiệp được Chứng nhận (CPS). Nó được quản lý lần đầu tiên vào năm 1951.

Vào giữa thế kỷ 20, nhu cầu về thư ký rất lớn và các văn phòng, tổ chức đều có đội ngũ thư ký lớn. Trong một số trường hợp, nhu cầu đủ lớn để thúc đẩy việc tuyển dụng thư ký từ nước ngoài; Đặc biệt, thường có nhu cầu ổn định về phụ nữ trẻ người Anh đến Mỹ và đảm nhận các vị trí thư ký tạm thời hoặc lâu dài. Một số tổ chức được thành lập để hỗ trợ các thư ký từ nước ngoài, bao gồm Hiệp hội Thư ký Quốc tế và Hiệp hội Thư ký Anh ở Mỹ. 

Năm 1952, Mary Barrett, chủ tịch Hiệp hội Thư ký Quốc gia, C. King Woodbridge, chủ tịch Tập đoàn Dictaphone, và doanh nhân người Mỹ Harry F. Klemfuss đã tạo ra một ngày lễ đặc biệt cho Ngày Thư ký, để ghi nhận sự chăm chỉ của các nhân viên trong văn phòng. Kỳ nghỉ lễ đã bắt đầu và trong tuần thứ tư của tháng 4 hiện được tổ chức tại các văn phòng trên toàn thế giới. Nó đã được đổi tên thành " Tuần lễ hành chính chuyên nghiệp " để nêu bật trách nhiệm ngày càng tăng của thư ký ngày nay và các nhân viên hành chính khác, đồng thời tránh bối rối cho những người tin rằng "thư ký" chỉ đề cập đến phụ nữ hoặc những người lao động phổ thông.

Vào thế kỷ 20, với sự phổ biến của máy đánh chữ, tốc ký đã chứng kiến sự cạnh tranh từ việc đánh máy chậm. Do đó, việc đánh máy đã trở thành đặc quyền của phụ nữ, góa phụ hoặc những cô gái trẻ có trình độ học vấn tương đối tốt, ban đầu thuộc tầng lớp trung lưu hoặc tiểu tư sản, sau đó xuất thân từ tầng lớp lao động với sự trỗi dậy của nghề nghiệp giữa hai cuộc chiến tranh thế giới, chứng kiến phụ nữ chiếm giữ. những đổi mới này. 

Cho đến những năm gần đây, nghề thư ký theo đúng nghĩa ban đầu thường là đối tượng của những khuôn mẫu và hàm ý miệt thị. Thật vậy, công việc thư ký dễ bị gắn với những công việc có giá trị thấp, vô ơn và được trả lương thấp, chẳng hạn như phục vụ cà phê cho cấp trên, sao chụp hoặc lưu trữ các tài liệu tầm thường. Ngoài ra, nghề này từng hầu như chỉ được thực hiện bởi phụ nữ và được coi là công việc cổ hồng trong những thập kỷ trước, nhưng trong thế kỷ 21, nhiều nhà tuyển dụng bắt đầu phân loại lại nhiều vị trí cấp đầu vào, bao gồm cả những công việc cổ trắng trước đây do nam giới đảm nhiệm. nhiều thập kỷ trước, với vai trò thư ký, trợ lý hành chính hoặc trợ lý chương trình. 

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

Phạm Nhật Thăng, điều phối marketing online của Công ty Luật TNHH Everest