Tư vấn tổ chức Đại hội cổ đông/ cuộc họp Hội đồng thành viên

Việc tuyệt đối tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều lệ sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi các hậu quả đáng tiếc. Chính vì vậy, khâu chuẩn bị và các khâu tiến hành cực kỳ quan trọng. Công ty có thể tiến hành cuộc họp “thường niên hoặc cuộc họp “bất thường”. Luật sư cần tư vấn cho doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng để tiến hành cuộc họp theo đúng yêu cầu của pháp luật, bảo đảm tính pháp lý cao đối với cuộc hợp, tránh gây tranh châp sau này trong quá trình thực hiện các nghị quyết của cuộc họp. Thông thường, để tư vấn cho doanh nghiệp chuẩn bị và tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên, Luật sư cần thực hiện các bước sau:

I- TỔ CHỨC CUỘC HỌP THƯỜNG NIÊN

1- Ban hành quyết định tổ chức Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần phải được triệu tập hợp ít nhất một lần/1 năm. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc nhóm thành viên có ít nhất 10% vốn điều lệ có thẩm quyền triệu tập cuộc họp ; đối với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị có thẩm quyền triệu tập cuộc họp hoặc nhóm cổ đông đại diện tối thiểu 10% vốn điều lệ có thẩm quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp. Để có thể triệu tập cuộc họp, Hội đồng quản trị và Hội đồng thành viên phải ban hành và công bố quyết định triệu tập cuộc họp. Trên cơ sở quyết định này, Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên thành lập Ban tổ chức cuộc họp và lập danh sách đại biểu có quyền dự họp.

2- Lập danh sách đại biểu có quyền dự họp

Ban tổ chức cuộc họp phải làm việc với Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên để chuẩn bị danh sách cổ đông/thành viên đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại đại hội trong vòng 30 ngày, trước ngày bắt đầu tiến hành cuộc họp, nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn ngắn hơn. Đối với công ty cổ phần lưu ý các cổ đông ưu đãi cổ tức, cổ đông ưu đãi hoàn lại không được tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp cổ phần được chuyển nhượng trong thời gian từ ngày lập xong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông thì người nhận chuyển nhượng có quyền dự họp Đạihội đồng cổ đông thay thế cho người chuyển nhượng đối với số cổ phần đã chuyển nhượng.

3- Mời họp

Phương thức mời hợp là việc quan trọng ảnh hưởng đến tính hợp pháp của cuộc họp. Ban tổ chức phải gửi thông báo mời họp bằng phươg thức bảo đảm (các phương thức quy định tại Điều lệ) đến các cổ đông/thành viên có quyền dự hợp. Ban tổ chức phải mời họp theo đúng địa chỉ các cổ đông/thành viên đã cung cấp và tự xác nhận là đĩa chỉ liên lạc của họ để công ty gửi thông báo các giấy tờ giao dịch. Trong trường hợp không có địa chỉ hoặc có nghi vấn về địa chỉ của các cổ đông/thành viên, Ban tổ chức phải xác nhận lại với họ địa chỉ gửi giấy mời.

 Trong trường hợp cổ đông chứng minh được rằng họ không nhận được giấy mời do gửi sai địa chỉ sẽ dẫn tới hậu quả là tính hợp pháp của cuộc họp sẽ bị xem xét, vì như vậy là doanh nghiệp có vi phạm đến quyền dự họp của các cổ đông/thành viên. Thông báo phải được gửi chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp (đối với công ty cổ phần) và 07 ngày làm việc (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn). Kèm theo thông báo phải có các tài liệu liên quan đến nội dung hợp và mẫu giấy uỷ quyền, phiếu biểu quyết, một số tài liệu khác như báo cáo kết quả kinh doanh trong năm tài chính, phương hướng hoạt động trong năm tới... 

Các Luật sư cần lưu ý về việc gửi thông báo mời họp đến các cổ đông có quyền biểu quyết tại danh sách cổ đông đã chốt khi triệu tập. Sau khi chương trình họp đã gửi đi thì chỉ có Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên mới có quyền thay đổi chương trình hợp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp. Ban tổ chức cân thể hiện rõ việc khuyến khích cổ đông đăng ký dự họp sớm để chủ động chuẩn bị địa điểm phù hợp trong thư mời.

Luật sư có thể tư vấn cho Ban tổ chức mời thêm khách mời đến tham dự cuộc họp. Khách mời có thể là cơ quan báo chí (nêu cần), lưu ý khách mời bắt buộc là cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát cuộc họp đối với trường hợp cổ đông/nhóm cổ đông hoặc nhóm thành viên triệu tập cuộc họp. Luật sư lưu ý, kinh nghiệm cho thấy, tại cuộc họp việc bố trí sắp xếp chỗ ngồi của khách mời và đại biểu cũng rât quan trọng. Việc bố trí các khách mời và đại biểu ngồi tách biệt nhau là rất hợp lý để thuận tiện cho việc tiến hành bầu, thu, phát phiếu..., các đại biểu là cổ đông/thành viên cũng nên được bố trí ngồi phân biệt với các đại biểu là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông/thành viên.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

(i) Địa điểm tổ chức cuộc họp: Trong thời gian từ khi gửi giấy mời đến khi khai mạc cuộc họp, Ban tổ chức phải tiếp tục tiến hành các công việc chuẩn bị như bảo đảm điều kiện ánh sáng, vệ sinh, chỗ ngồi, giải khát, thuận lợi cho việc ăn nghỉ của cổ đông dự hợp... tại nơi hợp, chuẩn bị thẻ biểu quyết cho từng vấn đề dự định biểu quyết...

(ii) Phương tiện khác: Chuẩn bị các phương tiện ghi âm, ghi hình (nếu cần) đế làm tư liệu (hoặc là bằng chứng khi cần) về cuộc họp.

5- Tiến hành cuộc họp

(i) Đăng ký tham dự cuộc họp và kiểm tra tư cách đại biểu.

Trước khi tiến hành cuộc họp, Luật sư cần tư vấn cho doanh nghiệp chuẩn bị các công việc sẽ được tiến hành vào ngày tổ chức cuộc họp như sau: Chuẩn bị công tác đăng ký thành viên tham dự cuộc họp, chuẩn bị thẻ biểu quyết để phục vụ công tác bỏ phiếu biểu quyết của các cổ đông/thành viên, chuẩn bị công tác ghi chép biên bản tại đại hội... Các đại biểu phải tiến hành đăng ký việc dự họp tại bàn đăng ký và người phụ trách việc đăng ký phải có một bản danh sách cổ đông có quyền dự họp để đối chiếu, theo dõi và điều chỉnh trong trường hợp có chuyển nhượng cổ phần, thừa kế. Người đăng ký dự họp hợp lệ sẽ được cấp thẻ biểu quyết tương ứng với số lượng vấn đề cần biểu quyết trong chương trình hợp.

Người đăng ký dự hợp phải xuất trình thông báo mời họp, chứng minh nhân dân/hộ chiếu, giấy tờ chứng minh việc nhận chuyển nhượng cổ phần của công ty, nhận thừa kế và giấy uỷ quyền (đối với người là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông/thành viên được quyền dự họp).

Khi đăng ký dự họp, người dự họp là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là cá nhân/tổ chức phải xuất trình giấy uỷ quyền (bằng văn bản) có chữ ký của người uỷ quyền (đối với cổ đông cá nhân) hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức (đối với cổ đông là tổ chức) và chữ ký của người được uỷ quyền.

Trường hợp cổ đông có nhiều hơn một người là đại diện theo ủy quyền tham dự cuộc họp thì trong giấy uỷ quyền phải ghi rõ số cổ phần được quyền biểu quyết của từng người đại diện theo uỷ quyền Cổ Đông hoặc người được uỷ quyền dự hợp đến sau khi cuộc hợp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ tọa không được dừng cuộc họp để những người đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng.

(ii) Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông chỉ được tiến hành khi có sổ cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp không có đủ số lượng cổ đông tham dự đạt tỷ lệ 51% ở trên, Đại hội đồng cổ đông được triệu tập lại trong vòng 30 ngày, kể từ ngày dự định tổ chức đại hội lần thứ nhất. Lúc này, Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại chỉ được tiến hành khi có thành viên tham dự là các cổ đông và những đại diện được uỷ quyền dự họp đại diện cho ít nhất 33% cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định hợp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp. Trong trường hợp hết 30 phút, kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Ban tổ chức được quyền tuyên bố đại hội không đủ điều kiện hợp khi không có đủ số lượng đại biểu cần thiết quy định ở trên. Trường hợp phải triệu tập lại lần hai, ba, Ban tổ chức phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo như lần đầu.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest 

(iii) Khai mạc và tiến hành cuộc họp như nội dung chương trình đã được thông qua

Tại cuộc họp, sự có mặt của Luật sư là hết sức cần thiết bởi rất nhiều tình huống không đoán trước được có thể xảy ra vào lúc hợp và cần có sự tư vấn về pháp luật, vì vậy Luật sư nên luôn tham gia vào cuộc hợp đê hô trợ cho Ban tổ chức trong trường hợp cần thiết. Để có thể xử lý được các tình huống có thể xảy ra, Luật sư cần nắm vững các điều luật của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ của chính doanh nghiệp để xử lý tình huống. Chủ tọa điều khiển phiên họp theo nội dung chương trình đã được thông qua, tuân thủ quy chế cuộc hợp và các quyền khác theo quy định của pháp luật. 

Việc thông qua chương trình và nội dung cuộc họp phải đạt tỷ lệ 51% tổng số phiếu biểu quyết có mặt tại cuộc họp thông qua. Việc bỏ phiếu biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp. Việc bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát theo phương thức bầu dồn phiếu. Luật sư cần lưu ý đối với các phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự cuộc họp gửi đến Ban tổ chức trước giờ khai mạc cũng được đưa vào kết quả và tổng hợp riêng để báo cáo Đại hội đồng cổ đông.

(iv) Thông qua biên bản cuộc họp và các nghị quyết

Một trong những công việc quan trọng cuối cùng cần được hoàn thành trước khi kết thúc cuộc hợp là thông qua biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp là một văn bản quan trọng ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp và là bằng chứng về tính hợp pháp của cuộc họp. Nói về tầm quan trọng của biên bản cuộc họp, một Luật sư đã nêu: “Tôi luôn coi biên bản của các cuộc họp là lá thư được gửi đến cho các Thẩm phán”. Vì vậy, Luật sư cần biết cách soạn thảo và phương thức thông qua biên bản tại cuộc họp. Nội dung của biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên cần phải có những nội dung cơ bản tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Biên bản phải được thông qua tại cuộc họp và lấy ý kiến thông qua của các đại biểu tham gia dự hợp. Sau khi thông qua biên bản, chủ tọa và thư ký phải ký vào biên bản.

Biên bản cuộc họp, phụ lục danh sách đại biểu đăng ký dự hôn toàn văn nghị quyết đà được thông qua và tài liệu có liên quan gửi’ kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Luật sư lưu ý các nội dung trên đây là theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, tuy nhiên khi áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể thì ưu tiên áp dụng Điều lệ của công ty trước.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest 

II - ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG/CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BẤT THƯỜNG

Thông thường ngoài cuộc họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên thường niên theo quy định được diễn ra mỗi năm một lần, những cuộc hợp còn lại là cuộc họp bất thường. Các cuộc họp bất thường được triệu tập để thông qua các quyết định phát sinh trong năm tài chính sau khi đã tổ chức cuộc họp thường niên để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên. Luật sư lưu ý đặc biệt trong trường hợp có xung đột về lợi ích, các cuộc họp bất thường trong trường hợp này phải tuân thủ đúng điều kiện triệu tập, quy trình thủ tục triệu tập và diễn biến nội dung cuộc họp. Trong những trường hợp có xung đột về lợi ích thông thường, một trong các bên sẽ không hài lòng với nội dung và nghị quyết cuộc họp và đơn khởi kiện về việc không chấp nhận nghị quyết cuộc họp là rất phổ biến. 

Vì vậy, các Luật sư cần đặc biệt tập trung tư vấn cho việc thực hiện quy trình triệu tập cuộc họp cũng như diễn biến nội dung cuộc họp đúng theo quy định của pháp luật, tránh trường hợp không công nhận nghị quyết, gây tổn kém cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư: Nguyễn Thị Bích Phượng - Trưởng chi nhánh Hà Nội của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Tư vấn Pháp luật cho Doanh nghiệp - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).