Về văn bản nội bộ doanh nghiệp

1- Các loại văn bản trong nội bộ doanh nghiệp

[a] Điều lệ doanh nghiệp

Do chủ sở hữu/cổ đông/thành viên thông qua. Điều lệ có bản điều lệ ban đầu khi thành lập và điều lệ sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

[b] Quyết định

Do ban lãnh đạo (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên) hoặc do người đại diện theo pháp luật của công ty ký ban hành (ví dụ: quyết định về đầu tư, hợp tác, triển khai dự án; Quyết định bổ nhiệm nhân sự, Quyết định ban hành quy chế nội bộ; Quyết định kỷ luật,…).

[c] Quy chế

Quy định chung cho hoạt động nội bộ (ví dụ: quy chế lương thưởng, quy chế làm việc, quy chế khen thưởng,…).

[d] Nội quy

Các quy tắc cụ thể áp dụng cho nhân viên (ví dụ: nội quy lao động, nội quy an toàn vệ sinh lao động, nội quy ra vào tòa nhà,…).

[e] Hợp đồng nội bộ

Thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên (ví dụ: Hợp đồng cổ đông, hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, thỏa thuận chống cạnh tranh, các hợp đồng vay tiền giữa công ty và chủ sở hữu hoặc ngược lại).

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Các bước xây dựng một văn bản nội bộ của doanh nghiệp

[a] Bước 1- Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Đầu tiên, để xây dựng một văn bản nội bộ trong doanh nghiệp cần: (i) Căn cứ và yêu cầu cụ thể để xác định loại văn bản (ví dụ: xác định mục đích, ý nghĩa của văn bản, giải quyết nhu cầu gì của công ty, do bộ phận nào yêu cầu hay để phục vụ hoạt động gì); (ii) Xác định vấn đề cần điều chỉnh để từ đó định hình nội dung cơ bản, nội dung chủ yếu sẽ là quy định về thời giờ làm thêm, quyền và nghĩa vụ của công ty và người lao động trong trường hợp làm thêm, quy trình thủ tục làm thêm, xác nhận thời gian làm thêm,…); (iii) Thu thập ý kiến từ các phòng ban liên quan (ví dụ: lấy ý kiến của đại diện tập thể người lao động hay các phòng ban liên quan về việc ban hành quy chế).

[b] Bước 2- Nghiên cứu, soạn văn bản trong doanh nghiệp

Tiếp theo, cần thực hiện hoạt động như: (i) Tra cứu quy định pháp luật liên quan (Luật Lao động, Luật Doanh nghiệp, Luật Dân sự…), một số văn bản bắt buộc phải thực hiện theo luật (ví dụ: Điều lệ công ty phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp và phải đầy đủ các nội dung theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp, hay nội quy lao động phải xây dựng phù hợp với Điều 118 Bộ luật Lao động; (ii) Xây dựng đề cương nếu là văn bản dài; hoặc viết bản nháp theo ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc với văn bản ngắn; (iii) Lưu ý cách thức trình bày văn bản theo kỹ thuật soạn thảo văn bản.

[c] Bước 3- Lấy ý kiến

Gửi dự thảo cho các phòng ban hoặc công đoàn để góp ý (với các quy định cần ý kiến của công đoàn).

[d] Bước 4- Chỉnh sửa và hoàn thiện

Điều chỉnh dựa trên phản hồi, đảm bảo tính hợp pháp và khả thi; tính toán đến các lợi ích hợp pháp của công ty.

[e] Bước 5- Trình duyệt

Trình lên ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty để phê duyệt.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý thành lập doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3- Thẩm định, xét duyệt và ban hành văn bản

[a] Thẩm định

Bộ phận pháp chế kiểm tra tính hợp pháp và phù hợp với chiến lược doanh nghiệp.

[b] Xét duyệt

Ban lãnh đạo xem xét, có thể yêu cầu chỉnh sửa trước khi ký.

[c] Ban hành

Công bố chính thức qua email nội bộ, bảng thông báo hoặc đăng ký với cơ quan lao động (nếu bắt buộc, như nội quy lao động).

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Về văn bản nội bộ doanh nghiệp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Về văn bản nội bộ doanh nghiệp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.