Xử lý kỷ luật người lao động

I- KHÁI LƯỢC VỀ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Bộ luật lao động năm 2019 đưa ra khái niệm kỷ luật lao động, "Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định" (Điều 117). 

Trước đó, theo quy định tại Điều 118 Bộ luật lao động năm 2012 thì “Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động”.

Từ quy định trên, có thể hiểu nội dung cơ bản của kỷ luật lao động là những nghĩa vụ mà người lao động phải chấp hành, được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Đồng thời, nội hàm khái niệm kỷ luật lao động tại Bộ luật lao động năm 2019 rộng hơn Bộ luật lao động năm 2012, phải được quy định "trong nội quy lao động và do pháp luật quy định".

Kỷ luật lao động có ý nghĩa rất lớn đối với các bên của quan hệ lao động. Đối với người sử dụng lao động, kỷ luật lao động là một trong các biện pháp pháp lý quan trọng để người sử dụng lao động thực hiện quyền quản lý của mình trong doanh nghiệp và là cơ sở để tổ chức lao động có hiệu quả. Đối với người lao động, việc tuân thủ kỷ luật lao động chính là để họ góp phần hoàn thành nghĩa vụ lao động. Ngoài ra, việc chấp hành các yêu cầu về thời gian lao động, quy trình công nghệ... là điều kiện đảm bảo cho quá trình tăng năng suất, tăng chất lượng sản phẩm, từ đó thu nhập của người lao động cũng được tăng lên. Việc tuân thủ kỷ luật lao động còn giúp người lao động nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, trong việc bảo vệ, giữ gìn tài sản cũng như bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. 

Trong quá trình quản lý lao động, người sử dụng lao động có quyền áp dụng trách nhiệm kỷ luật đối với người lao động khi người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Tuy nhiên, khi xử lý kỷ luật người lao động, người sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định của pháp luật. Nếu quyết định xử lý kỷ luật người lao động không đúng pháp luật, người lao động khiếu nại đến chủ thể có thẩm quyền hoặc khởi kiện vụ tranh chấp đến Toà án thì người sử dụng lao động sẽ phải hủy bỏ hoặc ban hành quyết định thay thế quyết định đã ban hành và thông báo đến người lao động trong phạm vi doanh nghiệp biết khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết khiếu nại kết luận khác với nội dung quyết định xử lý kỷ luật, hoặc khi Tòa án nhân dân tuyên quyết định kỷ luật là trái pháp luật.

Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải khôi phục quyền và lợi ích của người lao động bị vi phạm do quyết định xử lý kỷ luật lao động không đúng pháp luật. Trường hợp kỷ luật lao động bằng hình thức sa thải trái pháp luật, người sử dụng lao động còn phải thực hiện các nghĩa vụ như trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật (trừ nghĩa vụ trả một khoản tiền tương ứng với tiền lương của người lao động trong những ngày không báo trước).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

II- NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG PHÁP LUẬT NỘI DUNG XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Áp dụng pháp luật nội dung là vấn đề đặc biệt quan trọng để giải quyết xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Luật sư cần lưu ý các vấn đề mang tính nguyên tắc theo quy định chung tại Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Bên cạnh đó, cần lưu ý các điều khoản về áp dụng pháp luật, điều khoản chuyển tiếp (nếu có) trong các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến nội dung vụ tranh chấp. Riêng đối với các tranh chấp lao động về xử lý vi phạm kỷ luật lao động, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề mang tính nguyên tắc sau đây trong việc áp dụng pháp luật nội dung:

Thứ nhất, áp dụng văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm kỷ luật lao động để giải quyết tranh chấp về xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Trong trường hợp quy định của văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trở về trước thì áp dụng quy định đó nhưng phải tuân thủ nguyên tắc có lợi cho người lao động (là đương sự trong vụ xử lý vi phạm kỷ luật lao động).

Thực hiện nguyên tắc này giúp Luật sư và các chủ thể có liên quan trong hoạt động tố tụng xác định được chính xác nguồn pháp luật nội dung để giải quyết nội dung vụ tranh chấp về xử lý vi phạm kỷ luật lao động trong trường họp tại thời điểm giải quyết tranh chấp pháp luật nội dung đã có sự thay đổi so với thời điểm xảy ra vi phạm kỷ luật.

Ví dụ thứ nhất: Ngày 15/01/2013, người lao động bị lập biên bán về hành vi đánh bạc tại nơi làm việc. Tháng 6/2013, người sử dụng lao động mới hoàn tất các thủ tục để ra quyết định kỷ luật người lao động. Kết quả, người sử dụng lao động đã căn cứ vào khoản l Điều 126 Bộ luật Lao động năm 2012 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2013) để sa thải người lao động. Người lao động đã khởi kiện ra Tòa án nhân dân vêu cầu giải quyết tranh chấp về xử lý vi phạm kỷ luật lao động. 

Khi tham gia giải quyết về xử lý vi phạm kỷ luật lao động trong ví dụ trên, dù là Luật sư bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động hay người sử dụng lao động đều phải nhận thức rằng: mặc dù Bộ luật Lao động năm 2012 có quy định một trong những trường hợp áp dụng hình thức kỷ luật sa thải là người lao động có hành vi đánh bạc trong phạm vi nơi làm việc (khoản 1 Điều 126), nhưng quy định này không thể được sử dụng là căn cứ pháp lý để xử lý kỳ luật lao động đối với người lao động như trong ví dụ thứ nhất. Bởi vì, vào thời điểm xảy ra hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động (ngày 15/01/2013), Bộ luật Lao động năm 2012 chưa có hiệu lực thi hành (Bộ luật Lao động nàm 2012 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2013). Trong khi đó, vào thời điểm người lao động có hành vi vi phạm nêu trên, khoản 1 Điều 85 Bộ luật Lao động năm 1994 (sửa đổi, bổ sung năm 2002, 2006 và 2007) không có quy định người lao động có hành vi đánh bạc trong phạm vi nơi làm việc là một trong các trường hợp áp dụng hình thức kỷ luật sa thải như Bộ luật Lao động năm 2012. Đây cũng là mấu chốt để Tòa án nhân dân nhận định và quyết định về tính hợp pháp của quyết định sa thải đối với người lao động khi giải quyết vụ tranh chấp này.

Một khía cạnh khác, Luật sư cũng cần lưu ý khi áp dụng nguyên tắc này là những quy định trong nội quy lao động của người sử dụng lao động về việc áp dụng các hình thức kỷ luật lao động. Trên thực tế, có trường hợp khi người lao động vi phạm kỷ luật, nếu căn cứ vào nội quy lao động tại thời điểm xảy ra vi phạm, người lao động có thể bị áp dụng hình thức kỷ luật cao hơn, nhưng khi người sử dụng lao động tiến hành các thủ tục xử lý kỷ luật người lao động đó thì doanh nghiệp đã có nội quy lao động mới và có quy định hình thức kỷ luật áp dụng đối với hành vi vi phạm kỷ luật mà người lao động đã mắc phải ở mức độ nhẹ hơn. Tuy nhiên, người sử dụng lao động đã căn cứ vào nội quy lao động cũ để xử lý người lao động nặng hơn so với quy định trong nội quy lao động mới và người lao động đã yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp về vấn đề này. Theo nguyên tắc có lợi cho đương sự, quy định trong nội quy lao động mới sẽ được áp dụng để xem xet tính hợp pháp của quyết định kỷ luật đối với người lao động.

Thứ hai, ưu tiên áp dụng văn bản pháp luật “chuyên ngành" trong việc xử lý vi phạm kỷ luật lao động.

Thông thường, Bộ luật Lao động và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành về kỷ luật lao động được sử dụng là nguồn luật nội dung để giải quyết tranh chấp về xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Tuy nhiên, ở một số ngành nghề, do tính chất đặc thù của nó mà cơ quan quản lý ngành có thể ban hành văn bản quy định riêng về việc xử lý vi phạm kỷ luật đối với người lao động. Những văn bản pháp luật loại này được coi là pháp luật “chuyên ngành” (so với quy định chung của Bộ luật Lao động và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành chung về kỷ luật lao động) sẽ được ưu tiên áp dụng, trừ trường hợp văn bản pháp luật “chuyên ngành” đó bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tuyên bố là vi hiến hoặc trái với Bộ luật Lao động. Luật sư cần đặc biệt lưu ý vấn đề này khi tham gia tố tụng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của khách hàng.

Chẳng hạn, ngày 25/11/2013, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đà ban hành Thông tư số 46/2013/TT-BGTVT hướng dẫn thực hiện chế độ kỷ luật lao động đặc thù đối với nhân viên hàng không. Đây có thể coi là văn bản pháp luật “chuyên ngành” của ngành Giao thông vận tải trong việc xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Theo đó, nhừng người lao động thuộc đối tượng áp dụng chế độ kỷ luật lao động đặc thù bao gồm: Thành viên tổ lái; Giáo viên huấn luyện bay; Tiếp viên hàng không; Nhân viên bảo dưỡng, sửa chữa tàu bay và thiết bị tàu bay; Nhân viên không lưu; Nhân viên thông báo tin tức hàng không; Nhân viên thông tin, dẫn đường, giám sát hàng không; Nhân viên khí tượng hàng không; Nhân viên điều độ, khai thác bay; Nhân viên thiết kế phương thức bay hàng không dân dụng; Nhân viên tìm kiếm, cứu nạn hàng không; Nhân viên điều khiển, vận hành thiết bị hàng không, phương tiện hoạt động tại khu vực hạn chế cùa cảng hàng không, sân bay; Nhân viên an ninh hàng không; Nhân viên khai thác mặt đât phục vụ chuyến bay. Như vậy, ngoài những quy định chung của Bộ luật Lao động và các vàn bản quy định chi tiết, hướng dân thi hành, khi áp dụng luật nội dung để giải quyết tranh chấp về xử lý vi phạm ký luật lao động đối với những người lao động có chức danh công việc nêu trên, Luật sư còn phải căn cứ vào văn bản pháp luật “chuyên ngành” này thì mới đủ cơ sở để giải quyết.

Thứ ba, nội quy lao động hợp pháp của người sử dụng lao động, hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để đánh giá tính hợp pháp của quyết định kỷ luật lao động.

Xét về vị trí và vai trò của nội quy lao động thì nội quy lao động được coi như “luật” của doanh nghiệp, về phương diện pháp lý, pháp luật lao động Việt Nam quy định theo tinh thần: nội quy lao động hợp pháp là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng của quyết định xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Theo quy định tại Điều 119, Điều 128 và một số điều khoản có liên quan của Bộ luật Lao động năm 2012, có 1 nội quy lao động hợp pháp được coi là một trong những điều kiện bắt buộc khi xử lý kỷ luật lao động, trừ trường họp đơn vị sứ dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động. Theo các điều luật trên, nếu không có nội quy lao động hợp pháp hoặc tuy có nội dung lao động hợp pháp nhưng trong nội quy lao động không quy định hành vi vi phạm kỷ luật mà người lao động mắc phải trên thực tế thì người sử dụng lao động đều không được phép xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, quy định này đã được thay đổi bởi Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019.

Theo quy định tại khoản 3 Điều này thì có nội quy lao động hợp pháp và hành vi vi phạm của người lao động đã được quy định trong nội quy lao động hợp pháp chỉ được coi là điều kiện bắt buộc khi xử lý kỷ luật người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không viện dẫn được họp đồng lao động hoặc văn bản pháp luật về lao động để xử lý kỷ luật người lao động. Song điều đáng lưu tâm ở đây là ngoại trừ hình thức kỷ luật sa thải, còn đối với các hình thức kỳ luật khác, dường như Bộ luật Lao động và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành đều không quy định cụ thể về các trường hợp áp dụng, mà trao quyền chủ động cho người sử dụng lao động. Đến lượt mình, các đơn vị sử dụng lao động thường không đưa các nội dung cụ thể về xử lý kỷ luật lao động vào hợp đồng lao động, vì nội dung này thể hiện quyền uy đơn phương của người sử dụng lao động, không phù hợp với hợp đồng lao động vốn là kết quả của sự thỏa thuận giữa cá nhân người lao động và người sử dụng lao động. Điều này càng cho thấy vai trò quan trọng của nội quy lao động trong việc xử lý kỷ luật lao động.

Trong nội quy lao động, người sử dụng lao động thường dành một chương để quy định về xử lý vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với người lao động. Trong đó, người sử dụng lao động quy định theo phương pháp liệt kê các hành vi vi phạm kỷ luật lao động có thể xảy ra trong đơn vị mình và chúng sẽ được sử dụng làm căn cứ quan trọng đế xử lý đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động.

Thứ tư, khuyến khích những thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật trong việc xử lý vi phạm kỷ luật lao động.

Khuyến khích những thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật vừa là chính sách, vừa là nguyên tắc có tính chất bao trùm, xuyên suốt trong hệ thống pháp luật lao động, được ghi nhận tại Điều 9 Bộ luật Lao động năm 1994 (sửa đổi, bố sung năm 2002, năm 2006 và năm 2007), khoản 1 Điều 4 Bộ luật Lao động năm 2012 và khoản 1 Điều 4 Bộ luật Lao động năm 2019. Vì vậy, nếu người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc xử lý vi phạm kỷ luật lao động có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật (trong thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động...) thì phải áp dụng thỏa thuận có lợi đó để giải quyết tranh chấp về xử lý vi phạm ký luật lao động.

Chẳng hạn, trong hợp đồng lao động của người lao động với người sử dụng lao động có thỏa thuận người sử dụng lao động có quyền sa thải người lao động có hành vi trộm cắp tài sản của người sử dụng lao động có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên. Đây được coi là một thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động so với quy định cùa pháp luật, cần được áp dụng trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động về xứ lý vi phạm kỷ luật lao động. Bởi vì, theo quy định tại Điều 126 Bộ luật Lao động năm 2012 và Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có quyền sa thải người lao động có hành vi trộm cắp tài sản cùa người sử dụng lao động mà không cần căn cứ vào giá trị của tài sản bị trộm căp. Khi áp dụng nguyên tắc này, nếu người lao động có hành vi trộm cắp tài sản của người sử dụng lao động có giá trị dưới 10 triệu đồng thì người sử dụng lao động không có quyền sa thải, mà chỉ có thể dùng một trong các hình thức kỷ luật khác để xử lý người lao động vi phạm theo quy định trong nội quy lao động hợp pháp của đơn vị hoặc đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Xem thêm: Giải quyết tranh chấp lao động - những vấn đề cơ bản

III- NGUYÊN TẮC, THỦ TỤC, TRÌNH TỰ XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Khi tư vấn cho doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động, Luật sư cần lưu ý: một quyết định kỷ luật người lao động được xác định là hợp pháp khi đảm đảm các yêu cầu sau:

Thứ nhất, quyết định kỷ luật phải có căn cứ. Người lao động phải có hành vi vi phạm kỷ luật lao động (được quy định trong nội quy lao động). Hình thức xử lý kỷ luật mà người sử dụng lao động áp dụng phải phù hợp với quy định của pháp luật lao động và nội quy lao động hợp pháp của doanh nghiệp. 

Thứ hai, quyết định kỷ luật phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Cụ thể, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng. Khi hết thời gian quy định tại Khoản 4 Điều 122 của Bộ luật lao động năm 2019 (người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm; lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi), nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn quy định tại Điều 123 Bộ luật lao động năm 2019.

Thứ ba, người sử dụng lao động phải tuân thủ đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật và không vi phạm quy định cấm khi xử lý kỷ luật người lao động. Cụ thể là, người sử dụng lao động không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động; khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất; người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang trong thời gian quy định tại Khoản 4 Điều 122 Bộ luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

Trước khi ban hành quyết định kỷ luật người lao động, người sử dụng lao động phải tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật để chứng minh lỗi, hành vi vi phạm của người lao động cũng như để người lao động thực hiện quyền tự bảo vệ cho mình/nhờ luật sư bảo vệ quyền lợi cho mình. Trình tự, thủ tục họp kỷ luật người lao động được quy định tại Điều 122 Bộ luật lao động năm 2019, Điều 70 Nghị định số 55/2020/NĐ-CP.

Người sử dụng lao động không vi phạm quy định cấm khi xử lý kỷ luật người lao động. Cụ thể: không được xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động; không được dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động; không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động .

Thứ tư, người ký quyết định kỷ luật lao động phải là người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Cụ thể, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối vớI người lao động.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

Nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng tư vấn pháp luật cho doanh nghiêp - Học viện tư pháp và một số nguồn khác.