Cách đọc sơ bộ hồ sơ, phân loại và lập hồ sơ tài liệu

 

Đọc sơ bộ hồ sơ, phân loại và lập hồ sơ tài liệu là những bước quan trọng trong quy trình nghiên cứu hồ sơ mà bất cứ luật sư nào mới vào nghề hay đã có kinh nghiệm lâu năm đều phải thực hiện. Vậy cách luật sư đọc sơ bộ hồ sơ, phân loại và lập hồ sơ tài liệu như thế nào?

 

 

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

 

Đọc sơ bộ hồ sơ

 

 

Khách hàng thường không phân loại, thống kê hay đánh giá tam quan trọng của các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ việc, do đó khách hàng sẽ bàn giao cho luật sư tập hợp nhiều tài liệu để luật sư tự xử lý và đánh giá. Nhiều luật sư trẻ thường cảm thấy áp lực, quá tải hoặc bối rối khi tiếp cận với những bộ hồ sơ nhiều, phức tạp và đôi khi cảm giác là không biết bắt đầu từ đâu.

 

 

Việc đọc sơ bộ hồ sơ vụ việc sẽ giúp cho luật sư vượt qua phần nào đó những khó khăn nêu trên. Vậy đọc sơ bộ, đọc lướt là đọc như nào? Dưới lăng kính của luật sư, trong giai đoạn này, luật sư tiến hành việc đọc sơ bộ như sau:

 

 

(i) Đọc tên, tiêu đề của tài liệu:

(ii) Đọc mục lục (đối với những tài liệu như dự án, kế hoạch, hợp đồng có số lượng trang lớn thì việc đọc mục lục giúp luật sư nắm được bố cục của văn bản đó, sử dụng thông tin từ mục lục giống như việc sử dụng “bản đồ chỉ đường trước khi đi xa”]);

(iii) Đọc trích yếu của tài liệu hoặc phần dẫn nhập của tài liệu (phần này thường ghi lại khái quát, cô đọng nhất nội dung của văn bản. Luật tư có thể dễ dàng nắm bắt nội dung cơ bản của tài liệu mà không mất thời gian phải đọc toàn bộ);

(iv) Đọc thông tin về chủ thể (chủ thể gửi tài liệu, chủ thể nhận tài liệu, chủ thể tham gia vào hợp đồng, thỏa thuận, dự án, chủ thể đã biết đến tài liệu);

(v) Đọc thông tin về ngày, tháng phát hành văn bản (đây là thông tin không thể bỏ qua khi đọc bất kỳ tài liệu nào);

(vi) Đọc thông tin về ngày, tháng có hiệu lực của văn bản (một số luật sự hay chủ quan về thông tin này và mặc nhiên cho rằng ngày phát hành văn bản là ngày văn bản có hiệu lực. Trên thực tế có một số văn bản phát sinh hiệu lực vào ngày khác ngày phát hành hoặc khi xảy ra những điều kiện nhất định);

(vii) Đọc lướt qua những đề mục lớn, tên điều khoản:

(viii) Đọc tra thông tin về con dấu,

(ix) Đọc tra thông tin về người ký tài liệu;

(x) Đọc thông tin về tài liệu gửi kèm.

 

 

Khi đọc sơ bộ tài liệu, luật sư cần lưu ý những mục tiêu quan trọng sau:

 

 

(i) Xác định xem hồ sơ vụ việc có bao nhiêu đầu tài liệu:

(ii) Sự hoàn thiện của từng tài liệu;

(iii) Giá trị văn bản, tài liệu với việc giải quyết yêu cầu tư vấn của khách hàng;

(iv) Tính liên quan của tài liệu với việc giải quyết yêu cầu tư vấn khách hàng

 

 

Phân loại, lập hồ sơ tài liệu

 

 

Tại những hãng luật lớn, luật sư thường có đội ngũ trợ lý luận thực hiện công việc này. Luật sư mới vào nghề cũng có thể thực hiện việc phân loại, lập hồ sơ. Một số luật sư lại muốn tự mình sắp xếp hồ sơ để tiện cho việc sử dụng hồ sơ. Đối với những vụ việc đơn giản, có hồ sơ, tài liệu thì việc sắp xếp, lập hồ sơ vụ việc vẫn cần thiết để phục vụ cho việc quản lý hồ sơ vụ việc.

 

 

Công tác sắp xếp, tạo mục lục và đóng hồ sơ vụ việc rất cần thiết trong những vụ việc phức tạp, có nhiều đầu tài liệu, giấy tờ, văn bản. Luật sư không chỉ sử dụng những tài liệu đó một lần mà phải sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong quá trình xử lý vụ việc. Sẽ là rất bất tiện nếu mỗi lần cần đến tài liệu luật sư phải mất nhiều thời gian kiểm tra cà tập hồ sơ. Tập tài liệu với mục lục và các tài liệu được đánh số, phân nhóm cụ thể không những tạo thuận lợi cho quá trình hành nghề của luật sư mà còn thể hiện sự khoa học, chuyên nghiệp trong việc quản lý và sử dụng hồ sơ của luật sư.

 

 

Có một số phương thức luật sư sử dụng khi yêu cầu trợ lý sắp xếp tài liệu hoặc trực tiếp sắp xếp tài liệu như:

 

 

(i) Sắp xếp hồ sơ theo diễn biến vụ việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

(ii) Sắp xếp hồ sơ theo diễn biến ngược - tức từ hiện tại trở về trước.

(iii) Sắp xếp theo phân nhóm tài liệu (ví dụ, nhóm tài liệu liên quan đến quá trình trước khi ký kết hợp đồng, nhóm tài liệu về quá trình thực hiện, nhóm tài liệu liên quan đến những vấn đề tranh chấp giữa các bên).

(iv) Sắp xếp theo tầm quan trọng của tài liệu (qua quá trình tiếp xúc khách hàng và đọc sơ bộ tài liệu, luật sư sẽ sắp xếp những tài liệu quan trọng lên trước).

(v) Sắp xếp theo dự kiến về tần suất sử dụng từng loại hoặc phân nhóm tài liệu (ví dụ, trong một tranh chấp về thời gian giao hàng, luật sư có thể sắp xếp nhóm tài liệu liên quan đến hợp đồng lên trước và liền sau đó là tài liệu ghi nhận về quá trình giao nhận hàng giữa các bên, các tài liệu khác sẽ được đặt kế tiếp). .

 

 

Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu phải gắn liền với việc đánh số mục lục và/hoặc việc chia nhóm hồ sơ, tài liệu bằng những tờ giấy đánh dấu giúp việc sử dụng hồ sơ được nhanh chóng và thuận tiện.

 

 

Việc sắp xếp hồ sơ bản in - hồ sơ cứng là việc hầu hết các hãng luật tại Việt Nam đang thực hiện. Tuy nhiên, để phục vụ cho việc lưu trữ và sử dụng thuận tiện, các hãng luật chuyên nghiệp hiện nay còn lập hồ sơ điện tử vụ việc của khách hàng. Với sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ, việc lưu hồ sơ điện tử đang ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Hồ sơ điện tử giúp ích rất nhiều cho luật sư, đặc biệt trong khi luật sư phải di chuyển hoặc phải làm việc với nhiều đồng nghiệp khác nhau trên thế giới về cùng một vụ việc.

 

 

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

 

 

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

 

 

2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

 

 

3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.