Chuẩn bị cho không gian thuyết trình thế nào?

Thông thường, địa điểm thuyết trình, thậm chí vị trí ngồi của người hành nghề luật đã được xác định từ trước theo cách bố trí tại văn phòng hoặc cách bố trí phòng xét xử Tòa án. Việc chuẩn bị cho không gian thuyết trình giúp tăng khả năng tương tác với người nghe trong khi xếp chỗ ngồi theo nhóm sẽ thuận tiện nếu trong buổi thuyết trình có hoạt động thảo luận nhóm.

1- Không gian thuyết trình

Thông thường, địa điểm thuyết trình, thậm chí vị trí ngồi của người hành nghề luật đã được xác định từ trước theo cách bố trí tại văn phòng hoặc cách bố trí phòng xét xử Tòa án. Tuy nhiên, trong các trường hợp khác, nếu được tham khảo ý kiến về cách bài trí phòng (có thể phòng hội thảo, phòng học...), người thuyết trình có thể đưa ra những đề nghị về việc sắp xếp chỗ ngồi của người nghe phù hợp với nội dung, cách thức thuyết trình, số lượng người nghe.(quan tâm tới: tổng đài tư vấn giao thông đường bộ)

Ví dụ số 20: Việc xếp theo hình chữ U sẽ giúp tăng khả năng tương tác với người nghe trong khi xếp chỗ ngồi theo nhóm sẽ thuận tiện nếu trong buổi thuyết trình có hoạt động thảo luận nhóm.

2- Chuẩn bị tài liệu liên quan

Sau khi xây dựng bài thuyết trình, người hành nghề luật cần tập hợp, sắp xếp, chuẩn bị các tài liệu phục vụ việc thuyết trình.

Với sự phát triển của công nghệ, quá trình thuyết trình thường có sự hỗ trợ của các thiết bị và công cụ đi kèm. Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là máy chiếu (projector) dùng để trình chiếu các trang (slide) được chuẩn bị bằng phần mềm PowerPoint, các video clips hoặc các tập tin (file) sử dụng phần mềm khác.(xem thêm: tư vấn sở hữu trí tuệ)

Trong nghề luật, đối với thuyết trình chia sẻ hoặc thuyết trình thuyết phục trong không gian văn phòng, tổ chức hành nghề, người hành nghề có thể trình chiếu các slide thể hiện vắn tắt nội dung trình bảy, các thông tin đáng lưu ý, cần nhấn mạnh. Việc soạn các slide phần nhiều mang dấu ấn, sở thích cá nhân nhưng nhìn chung slide nên đơn giản, cỡ chữ vừa để người ngồi xa nhất có thể nhìn thấy, số lượng chữ có thể theo nguyên tắc 7x7 (mỗi slide có tối đa 07 dòng, mỗi dòng có tối đa 07 từ) để đảm bảo lượng thông tin trên slide ngắn gọn, súc tích, tránh việc người nghe chỉ chăm chăm nhìn và chép theo slide.

3- Một số lưu ý với slide thuyết trình

Nên: Sử dụng mẫu slide trang nhã, trung tính, có thể sử dụng mẫu chung của văn phòng, cơ quan; Giữ bảng màu thật đơn giản; Sử dụng màu nền và màu chữ tương phản để chữ thể hiện rõ ràng; Chi một ý trong mỗi slide; Hạn chế số từ trong mỗi ý, bảo đảm đó là từ “trọng tâm”; Dùng hình ảnh rõ ràng, phù hợp; Sử dụng video và âm thanh hợp lý

Không nên: Sử dụng mẫu slide màu mè, có hình nền không phù hợp với lĩnh vực pháp luật; Gây hoa mắt với quá nhiều màu; Sử dụng cùng màu chữ và màu nền khiến chữ bị nhờ, mờ; Chữ và số liệu đầy slide; Câu chữ dài và đầy đủ; Dùng hình ảnh mâu thuẫn với nhau, mâu thuẫn với nội dung; Sử dụng video và âm thanh thái quá, lạm dụng

Đối với thuyết trình tại phiên tòa, việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ hạn chế hơn, chủ yếu nhằm trình chiếu các chứng cứ (video clip, tập tin âm thanh, lời trình bày, hình ảnh vật chứng...) chứng minh cho luận điểm của Kiểm sát viên, Luật sư.

Ví dụ: Tại một số phiên tòa hình sự cần trình chiếu các sơ đồ hiện trường, bản ảnh hiện trường, bản ảnh vật chứng (trong trường hợp vật chứng đã bị hư hỏng, tiêu hủy), dấu vết trên thân thể bị hại, bị cáo nhằm chứng minh cho các quan điểm bảo chữa...

Với các trường hợp sử dụng công cụ trình chiếu, người hành nghề luật cần chuẩn bị kỹ file mềm trong máy tính, scan các biên bản, tài liệu, bản ảnh trong hồ sơ lưu sẵn vào một thư mục trên máy tính, sao chép ra thiết bị lưu trữ di động để thuận tiện khi sử dụng. Dù đã chuẩn bị và ghi nhớ nội dung thuyết trình, người hành nghề luật vẫn cần chuẩn bị các tài liệu mang theo để chủ động kiểm tra, sử dụng trước hoặc trong quá trình thuyết trình, đặc biệt đối với thuyết trình thuyết phục cần nếu chính xác các căn cứ, chứng cứ chứng minh. Tài liệu chuẩn bị thông thường bao gồm:

(i) Dự thảo bài thuyết trình đề cương bài thuyết trình;

(ii) Bản in các slide thuyết trình (trong trường hợp có sử dụng slide);

(iii) Các tài liệu liên quan được trích dẫn, sử dụng khi thuyết trình gồm cả các quy định pháp luật, các tài liệu trong hồ sơ vụ án, vụ việc, các tài liệu khác (có đánh dấu rõ các nội dung, các trang được sử dụng). Các tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự: Những tài liệu cần trích dẫn, viện dẫn nguyên văn trong bài thuyết trình (đánh số trang, đánh dấu những đoạn cần trích dẫn trong tài liệu, ghi rõ thứ tự trích dẫn để không bị lúng túng khi trích dẫn, viện dẫn nguyên văn (các bút lục trong hồ sơ vụ án); Những tài liệu sử dụng phục vụ việc xây dựng nội dung thuyết trình nhưng không được trích dẫn, viện dẫn nguyên hồ sơ vụ án...); Những tài liệu khác.(đọc về: dịch vụ tư vấn doanh nghiệp)

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

(i) Bài viết trong lĩnh vực pháp luật được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn