Giai đoạn đàm phán và những điều cần biết

Đàm phán là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ giai đoạn đàm phán. Đây có thể là một nửa chiến thắng còn lại sau khi đã chuẩn bị tốt cho đàm phán. Nhiều khi, “20% thời gian cuối cùng của cuộc đàm phán thường được sử dụng để giải quyết 80% những vấn đề quan trọng nhất đang được thảo luận".

1- Các cấp độ của quá trình đàm phán

Đàm phán là một việc phức tạp, người tiền hành đàm phán liên tục làm việc ở nhiều cấp độ khác nhau vào cùng một thương điểm Jutta Partner chia đàm phân ra làm ba cấp độ:

• Cấp độ nội dung (những gì được đưa ra bàn, đàm phán, thảo luận một cách thực sự, cùng với sự hiểu biết, dữ kiện, số liệu, bằng thoả thuận liên quan);
• Cấp độ phương pháp (cách thực hiện đàm phán, bao gồm các kỹ thuật, cấu trúc được các bên sử dụng;
• Cấp độ tâm lý (cảm xúc của bản thân bạn, cũng như cảm xúc của đối phương);

2- Các giai đoạn của quy trình đàm phán

Tất nhiên một nhà đàm phán bậc thầy có thể sử dụng linh hoạt và điều phối nhịp nhàng và tự tin giữa các cấp độ đàm phán. Trong các nước nói tiếng Anh, người ta tạo ra một quy trình đàm phán theo các bước bắt đầu bằng một chữ cái trong từ NEGOTIATE (đàm phán). Mỗi một chữ cái đại diện cho một giai đoạn của quy trình đàm phán:

• Names and niceties (Tên và các chi tiết nhỏ);
• Establish general conditions (Thiết lập các điều kiện chung);
• Get standpoints exchanged (Trao đổi quan điểm);
• Observe and identify common ground (Quan sát và xác định điểm chung);
• Take note of differences (Ghi nhận các khác biệt);
• Initiate negotiation (Bắt đầu đàm phán);
• Agreement (Thoả thuận);
• Task distribution (Phân bổ nhiệm vụ);
• End - celebrate and say farewell (Kết thúc – ăn mừng và chia tay).

(i) Tên và các chi tiết nhỏ:

Thực ra đây là màn giới thiệu, làm quen và thăm dò trước khi vào đàm phán. Tuỳ theo từng vùng miền quốc gia, lãnh thổi mà quyết định giai đoạn này diễn ra bao lâu và như thế nào. Có những nhà đàm phán ưa chuộng lối giao tiếp gián tiếp, tức là màn chào hỏi, với những nhà đàm phán chịu ảnh hưởng của giao tiếp trực tiếp. Đối với những nền văn hoá mà quá trình xây dựng mỗi sẽ dài hơn so quan hệ luôn rất quan trọng thì các bạn nên kiên nhẫn, hãy chở cho đối tác ra hiệu cho bạn là đã đến lúc bắt đầu thảo luận công việc. Mặt khác, khi đàm phán ở một nền văn hóa giao tiếp trực tiếp hơn, thực dụng hơn, bạn cũng đừng ngạc nhiên nếu đối tác luận vấn đề ngay tức thì.(tìm hiểu thêm: hợp đồng hôn nhân)

(ii) Thiết lập các điều kiện chung

Đây là phần chuẩn bị mang tính hình thức nhưng lại rất vì nó ảnh hưởng đến nội dung mà bạn sẽ thảo luận trong đàm phản hãy cùng đối tác đặt ra khuôn khô và các quy tắc cơ bản cho trọng cuộc thảo luận trước khi bắt đầu đàm phán về nội dung. Khuôn khổ đó có thể bao gồm về thời gian (đàm phán sẽ kéo dài bao lâu); kỳ vọng của các bên; mục tiêu cho hôm nay, ngày mai và cuối cùng một thoả thuận mang tính nguyên tắc; cỏ cần người điều phối thảo luận không? Ai sẽ ghi biên bản, ai là người có quyền quyết định của cả hai bên; có cần thiết xem xét các vấn đề về uỷ quyền; nghị giải lao; có được sử dụng điện thoại...

(iii) Trao đổi quan điểm

Đây là lúc hai bên bắt đầu ngồi vào bàn đàm phán để bàn công việc. Bạn nên có tuyên bố mở đầu và lập trường mở mắn. Tuyên bố mở đầu nên miêu tả nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm và kỳ vọng của bạn về các đàm phán hiện tại, về quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác. Bạn muốn điều gì trong ngắn hạn và dài hạn? Mục tiêu cuối là gì? Giai đoạn này hai bên sẽ đặt câu hỏi và lăng nghe nhau mìn cách chủ động. Để hai bên hiểu nhau thì mỗi bên viên phát biểu mục mún theo đó có trình bày rõ ràng quan điểm của mình. Chỉ khi hai bên năm bắt được mục tiêu và quan điểm của nhau thì quá trình đảm nhân mới diễn ra thuận lợi.(nghe thêm về: tư vấn pháp luật đất đai)

(iv) Quan sát và xác định điểm chung

Khi hai bên trao đổi quan điểm mở màn, hai bên sẽ nhanh chóng biết được họ thực sự đang cách nhau bao xa, từ đó, mỗi bên tự biết mình phải làm gì để rút ngắn khoảng cách. Tốt nhất bạn nên tìm ra các điểm chung của cả hai bên, chia sẻ mối quan tâm chung, từ đó rút ngăn khoảng cách về lập trường. Các bạn hãy lưu ý câu chuyện về hai chị em và quả táo. Bạn sẽ thấy rằng khi chúng ta chia sẻ những điểm khiến hai bên nhanh chóng tìm ra giải pháp và sẵn sàng nhượng bộ nhau một cách tự nhiên.

(v) Ghi nhận các khác biệt

Khi bạn nhận ra sự khác biệt giữa hai bên, nếu có chuẩn bị tốt, bạn sẽ nhận ra mục tiêu thấp nhất, mục tiêu thực tế nhất và mục tiêu cao nhất mà ta đang theo đuổi là gì. Không nên tranh cãi xung quanh lập trường khác nhau giữa hai bên, bạn hãy yêu cầu bên kia xác nhận là bạn đã hiểu đúng ý của họ chưa, và ngược lại, bạn cũng kiểm tra xem họ có hiểu đúng lập trường của bạn không

(vi) Bắt đầu đàm phán

Khi bắt đầu đàm phán thực sự, bạn hãy lựa chọn phương pháp đàm phán, hãy đặt ra chiến lược và chiến thuật cho mình trong trường hợp cụ thể này. Cũng có thể bạn sẽ có chút nhượng bộ, hợp tác hoặc xây dựng các giải pháp sáng tạo có lợi cho cả hai bên. Bạn luôn luôn nhớ là “Mọi thứ đều có thể thương lượng”!

(vii) Thỏa thuận

Khi bạn đi đến thỏa  thuận từ là quá trình đàm phán đang dần khép lại. Sự khác biệt đã được xóa nhòa. Việc cần làm là bạn nên nhắc lại hiểu biết của mình về thỏa thuận và kiểm tra xem bên kia có hiểu giống như bạn không. Một số câu được nói trong giai đoạn này như sau: Để tôi tóm tắt lại các điểm chính mà chúng ta thỏa thuận hôm nay; hy vọng chúng ta cùng nhau xem lại nhũng điều chúng ta đã nhất trí nhé. Bạn cũng nên cảnh giác vì có thể có một số nhà đàm phán sẽ có gắng khiến bạn nhượng bộ thêm tại thời điểm này một số điều nữa tùy vào tương quan sức mạnh của bạn. Bạn có thể xem xét liệu bạn có nên nhượng bộ huy không.(giành chút thời gian quan tâm tới: tư vấn luật lao dong miễn phí)

(viii) Phân bổ nhiệm vụ

Mọi vấn đề khác biệt đã được giải quyết. Chúng ta đã có phương án. Vấn đề còn lại là phân bố nhiệm vụ để những điều đã được tho thuận phải được thể hiện bằng văn bản. Đó là lúc các luật sư của hai bên ngồi lại với nhau để soạn thảo một bản hợp đồng phù hợp với pháp luật và ý chí của cả hai bên,

(ix) Kết thúc – ăn mừng và chia tay

Nên kết thúc đàm phán dứt khoát, mau lẹ. Bạn nên nhớ rằng, trong nhiều trường hợp kết thúc đàm phán là bắt đầu một giai đoạn hợp tác mới. Việc ăn mừng thành công của đàm phán (có cho cả ai bên) là một việc cần thiết, nhưng nên tính đến yếu tố văn hoá và lời điểm. Có điều các luật sư cần lưu ý là “không có cuộc đàm phán nào là cuối cùng".

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực pháp …. được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.