Đăng ký giấy phép kinh doanh online như thế nào

Đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng (hay còn gọi là online) đã được thông qua kể từ ngày 15/4/2013. Đây là hình thức đăng ký mới tiện lợi và có nhiều ưu điểm. Cùng Luật Everset tìm hiểu những thông tin và hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử nhanh chóng, đơn giản trong bài viết dưới đây.

1. Các hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 hình thức đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng điện tử là:

-  Sử dụng chữ ký số đăng ký công cộng.

-  Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Phương thức đầu tiên phức tạp hơn yêu cầu doanh nghiệp phải có chữ ký số công cộng. Với phương thức này, doanh nghiệp không cần tổng hợp và nộp hồ sơ bản giấy mà chỉ cần cầm biên lai đến cơ quan Đăng Ký Kinh Doanh để nhận kết quả.

Phương thức thứ 2 thực hiện tương đối dễ dàng, nhanh chóng nên khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, sau khi hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp cần mang toàn bộ hồ sơ đến cơ quan Đăng Ký Kinh Doanh  để có thể nộp và nhận kết quả

2. Cách đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng điện tử 

Tại khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có quy định về việc đăng ký giấy phép kinh doanh online như sau: "Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử."

Trình tự thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Để thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh bạn phải thực hiện theo đúng trình tự pháp luật quy định. Cụ thể như sau:

Bước 1: Dự thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thông tin cần thiết.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký thuộc tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bước 5: Khắc dấu tròn doanh nghiệp, công bố mẫu dấu lên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia
Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh
Bước 7: Mua chữ ký số, đăng ký khai thuế – nộp thuế điện tử với cơ quan thuế và xác nhận đăng ký nộp thuế điện tử tại ngân hàng
Bước 8: Khai lệ phí môn bài – đóng lệ phí môn bài sử dụng chữ ký điện tử
Bước 9: Khai thuế ban đầu, đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 10: Báo cáo thuế theo quy định của nhà nước theo định kỳ tới cơ quan quản lý thuế tại địa phương nơi công ty đặt trụ sở.

3. Trình tự thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng

Trước khi tiến hành đăng ký giấy phép kinh doanh thì doanh nghiệp phải có tài khoản đăng ký kinh doanh (TKĐKKD) trên http://dangkykinhdoanh.gov.vn/

3.1. Với hình thức chữ ký công cộng 

Bước 1: Gửi hồ sơ bằng văn bản điện tử có đầy đủ chữ ký số công cộng, thanh toán lệ phí trực tiếp qua mạng điện tử.

Bước 2: Nhận giấy biên nhận điện tử qua mạng

Bước 3: Nếu hồ sơ đủ điều kiện, phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tự động gửi thông tin sang cơ quan thế để tạo mã số doanh nghiệp tự động. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, thông tin sẽ được gửi qua mạng để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.

Bước 4: Khi đã có mã số thuế, phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ cấp giấy phép kinh doanh và thông báo đến doanh nghiệp.

3.2. Với hình thức dùng tài khoản đăng ký kinh doanh: 

Bước 1:  Doanh nghiệp tải văn bản điện tử cùng các giấy tờ cá nhân, chứng thực và kê khai thông tin.

Bước 2: Sử dụng tài khoản đó để tải văn bản điện tử, kê khai thông tin và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận giấy biên nhận điện tử qua mạng.

Bước 4:  Nếu hồ sơ đủ điều kiện, phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tự động gửi thông tin sang cơ quan thế để tạo mã số doanh nghiệp tự động. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, thông tin sẽ được gửi qua mạng để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.

Bước 5:  Khi đã có mã số thuế, phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ cấp giấy phép kinh doanh và thông báo đến doanh nghiệp.

Bước 6: Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng bản giấy kèm theo giấy biên nhận điện tử qua mạng đến phòng Đăng Ký Kinh Doanh.

Bước 7: Phòng Đăng ký Kinh Doanh tiến hành kiểm tra, đối chiếu dấu mục và gửi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất.

Lưu ý: Nếu bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy không thống nhất với bộ hồ sơ gửi qua mạng điện tử mà người nộp hồ sơ không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đó được quy là giả mạo và được giải quyết như sau:

- Trường hợp thành lập mới:  Phòng Đăng Ký Kinh Doanh thông báo về hành vi giả mạo của doanh nghiệp và tiến hành thu hồi giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Phòng Đăng Ký Kinh Doanh thông báo về hành vi giả mạo của doanh nghiệp và tiến hành hủy bỏ nội dung đăng ký doanh nghiệp được kiểm tra là giả mạo và tiến hành phục hồi giấy Đăng Ký Kinh Doanh của doanh nghiệp được cấp trên cơ sở hợp lệ gần nhất và thông báo với cơ quan có thẩm quyền để xử lý.

4. Điều kiện để được đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử 

Điều kiện để được đăng ký giấy phép kinh doanh online bao gồm:

 Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ dưới dạng văn bản điện tử đầy đủ theo quy định hồ sơ bằng bản giấy.

 Doanh nghiệp phải nhập đầy đủ và chính xác các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên văn bản điện tử.

 Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng phải đi kèm chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

5. Nhận kết quả đăng ký kinh doanh tại đâu?

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng, Cán bộ Phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Sau đó, trình lãnh đạo Phòng ĐKKD xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ gửi thông tin qua cơ quan thuế. Khi đó:

-  Trường hợp hồ sơ được nộp bằng TKĐKKD thì doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo hồ sơ hợp lệ.

-  Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng Ký Kinh Doanh thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Khi đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung theo đúng trình tự.

6. Ưu và nhược điểm khi đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng điện tử: 

6.1. Ưu điểm : 

  Doanh nghiệp chủ động sắp xếp thời gian đăng ký kinh doanh tiện lợi nhất, không phụ thuộc vào giờ hành chính của cơ quan đăng ký giấy phép kinh doanh online

  Tiết kiệm phí đăng ký kinh doanh, thời gian đáng kể hơn khi thực hiện đăng ký kinh doanh trực tiếp tại cơ quan đăng ký. Không phải xếp hàng chờ đợi, nhận lịch hẹn.

  Hạn chế việc di chuyển đối với những doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện ở những địa bàn khác tỉnh, thành phố.

  Hồ sơ cập nhật trực tuyến được lưu trữ trọn đời giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và quản lý.

  Phía cơ quan đăng ký kinh doanh có thể giảm áp lực giải quyết giấy tờ, hồ sơ, góp phần sử dụng tài nguyên và nhân sự hiệu quả; giảm tải tình trạng quá tải cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong những ngày đông khách.

6.2. Nhược điểm: 

Đăng ký giấy phép kinh doanh online vẫn còn là hình thức mới mẻ với nhiều doanh nghiệp gây nên những hạn chế, bất tiện khi sử dụng hình thức này.