Hướng dẫn về đàm phán và đàm phán hợp đồng

I- NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN

1- Thuật ngữ đàm phán

Đàm phán (Negotiation) một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong cuốc sống và cả trong pháp luật của các nước trên thế giới. Đàm phán được sử dụng với nội hàm rất rộng, mang tính bao quát khi đề cập đến việc cần phải đạt được một mục tiêu nhất định nào đó nhưng giữa hai hay nhiều bên còn có những bất đồng. Đàm phán là một công cụ và quá trình nhằm xóa nhòa các bất đồng để hai bên đều đạt được điều mình mong muốn.

Ví dụ: Người ta có thể nói đến “đàm phán quốc tế” giữa các quốc gia về một vấn đề quan trọng như giải trừ vũ khí hạt nhân. Bài viết trên mạng xã hội: “Bí quyết đàm phán tiền lương trước khi nhận việc”. Một bậc thầy về đàm phán quốc tế có thể nói về “Đàm phán với chính mình” như một sự nhắc nhở rằng trở ngại đầu tiên trong đàm phán chính là vượt qua bản thân mình.

Thuật ngữ đàm phán lại ít được sử dụng chính thức trong các văn bản pháp luật của Việt Nam. Bộ luật dân sự năm 2015 chỉ đề cập thuật ngữ “đàm phán” tại Điều 420: “đàm phán lại hợp đồng” (Khoản 2), “đàm phán sửa đổi, chấm dứt hợp đồng” (Khoản 4). Luật thương mại năm 2005 đề cập đến hình thức giải quyết tranh chấp tại Điều 315 bằng thuật ngữ: "thươ ng lượng giữa các bên”.

Trong khoa học pháp lý, các chuyên gia sử dụng “đàm phán” như là một thuật ngữ có tính bao quát, nhưng cũng có người sử dụng thuật ngữ kép “đàm phán, thương lượng” hoặc “thương thuyết” hay “thương lượng”. Các chuyên gia cũng có thể sử dụng những thuật ngữ đồng nghĩa khác như “thương thảo”, “thỏa thuận”.

Trong phạm vi hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng thuật ngữ “đàm phán” như là một quá trình (quy trình), theo đó, đàm phán gồm có các giai đoạn từ chuẩn bị, tiếp xúc, tham gia (thương lượng) và kết thúc.

Như vậy có thế hiểu, thương lượng (hay thương thảo, thương thuyết, thỏa thuận...) là nội dung quan trọng nhất, là giai đoạn cuối cùng của quá trình đàm phán mà kết thúc của nó hoặc là thống nhất được ý kiến (đàm phán thành công) hoặc là đàm phán đổ vỡ, không thống nhất được quan điểm, tuy nhiên, khi nói về thương lượng giải quyết tranh chấp về kinh doanh, thương mại chúng tôi Sử  dụng thuật ngữ thương lượng như là một quá trình để phù hợp với pháp luật Việt Nam.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Một số định nghĩa về đàm phán

Dean Gooderham Acheson, 1893 - 1971, chính trị gia và luật sư người Mỹ, định nghĩa: “Theo nghĩa ngoại giao truyền thống, đàm phán là giả định các bên mong muốn đồng ý hơn là không đồng ý”. Theo Dean Gooderham Acheson, mỗi một bên trong đàm phán (ngoại giao) đều theo đuổi một mong muốn (giả định) để đạt được. Vì giả định của hai bên muốn đạt được là khác nhau nên phải đàm phán. Do đó, muốn đạt được điều mình muốn, cả hai bên phải tiến hành thương lượng. Vì vậy, theo nghĩa thuần túy nhất, đàm phán là một quá trình, không phải một cuộc thi. Sẽ hiệu quả hơn nếu nghĩ đàm phán như là một tổ chức hợp tác mà trong đó các bên tham gia đều muốn được đáp ứng các nhu cầu, mục tiêu và mục đích.

Gerand I Nierenberg, Henry H Calero, các tác giả cuốn “Nghệ thuật đàm phán mới” nhấn mạnh đến yếu tố mục tiêu của các bên mà đàm phán mong muốn đạt được. Như vậy, đàm phán như là “một tổ chức hợp tác”. Nếu xem đàm phán là “một cuộc chơi” (một cuộc thi) thì các bên phải tham gia với một tinh thần cạnh tranh, thay vì có một thái độ hợp tác hoặc giải quyết vấn đề. Mục đích của tất cả trò chơi (hay một cuộc thi) là đặt các cá nhân chống lại nhau để tìm ra người chiến thắng và kẻ thua cuộc. 

Nhưng, mục tiêu và mục đích cuối cùng trong đàm phán là mọi người đều giành chiến thắng - để khi kết thúc, tất cả mọi người tham gia đều nhận được một điều gì đó, không chỉ điều họ muốn, mà cả điều họ cần. Cả hai bên đều phải cảm thấy rằng, họ đã đạt được một điều gì đó. Điều thú vị trong đàm phán là, những thách thức trong hợp tác, bởi vì giữa các bên có thể có những khoảng cách nhiều khi tưởng như không thể lấp đầy, nhưng trong trường hợp đó, những nhà đàm phán ở thế yếu mới thực sự có cơ hội để sử dụng tất cả các kỹ năng và khả năng của một nhà đàm phán chuyên nghiệp để đạt được mục tiêu.

Do đó, đàm phán như là một tổ chức hợp tác, nhưng thái độ cạnh tranh tiềm ẩn không bị loại bỏ, và nó hoạt động như một yếu tố tích hợp - một sự cạnh tranh kết hợp và không tách biệt các cá nhân. Có một ví dụ rất hay về sự hợp tác và sự cạnh tranh tích hợp trong đàm phán đó là: chỉ một bên lưỡi kéo thì không thể cắt được giấy, mà cần một bên lưỡi nữa phụ trợ. Cả hai bên lưỡi sẽ cùng tạo ra sự cọ xát cần thiết để kết hợp và cho kết quả.

Roger Fisher, William Ury và Bruce Patton, các tác giả Cuốn sách “Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving in” (tạm dịch: Đi đến đồng ý: Đàm phán thỏa thuận mà không nhượng bộ). Các tác giả đã định nghĩa: “Đàm phán là phương tiện để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình trao đổi qua lại nhằm đạt đến một thỏa thuận khi mà bạn và phía bên kia có một số quyền lợi có thể cùng chia sẻ và một số khác thì lại đối kháng nhau”. Điều khác biệt về đàm phán được các tác giả nêu trong cuốn sách kinh điển này đã giúp cho hàng triệu người thay đổi phương thức đàm phán của họ, thay đổi tư duy thường thấy trong việc xử lý những khác biệt từ suy nghĩ thắng - thua sang “cùng thắng" hay “cùng có lợi”.

Giáo sư Phan Văn Trường, một nhà đàm phán chuyên nghiệp, cho rằng: dù xét ở hình thức hay nội dung, đi thương thuyết mà cứ như đi thi cử là một sai lầm lớn. Thương thuyết là một nghệ thuật phải thấm nhuần như bản năng chứ không phải một kỹ thuật cần được học và hấp thụ trước khi trả bài. Giáo sư Phan Văn Trường coi thương thuyết (đàm phán) là một nghệ thuật thì phải đưa hai bên đến một trạng thái vui, thú vị, đáng nhớ. Nghệ thuật phải cho phép ta đoàn kết mọi người với nhau chứ không phải hai phe nhìn nhau như thù địch.

Thương thuyết là tìm sự đồng tình, thoà thuận có thể chấp nhận được cho cả đôi bên; là một sự nhìn nhận khách quan rằng giải pháp khách quan của đôi bên vừa công bằng, vừa thực tế; là giải tỏa được mọi khúc mắc để cùng nhau tiến lên. Điều đó, có nghĩa cả hai bên đều nhìn về một phía chứ không phải đối chọi nhau một cách gay gắt. Phan Văn Trường lại phát hiện ra rằng, thương thuyết nội bộ quan trọng không kém thương thuyết bên ngoài, vì nội bộ có đoàn kết và nhất quán thì đại biểu mình gửi đi mới làm được việc.

Stuart Diamond, nhà báo Mỹ đoạt giải Pulitzer, giáo sư giảng dạy về đàm phán, cho rằng: đàm phán là một quá trình có bốn (04) cấp độ: (i) buộc mọi người làm điều bạn muốn; (ii) khiến mọi người suy nghĩ như những gì bạn muốn; (iii) khiến mọi người hiểu điều mà bạn muốn họ hiểu; và (iv) khiến mọi người cảm thấy điều mà bạn muốn họ cảm thấy. Stuart Diamond cũng cho rằng, dù có sự khác nhau giữa các khái niệm về đàm phán, thuyết phục hay giao tiếp nhưng tất cả đều có chung một phương pháp, đó là bắt đầu bằng các mục tiêu, tập trung vào con người và tùy vào tình huống. Do đó, hãy bỏ qua những thuật ngữ đàm phán như tạo ra “một loạt các nhượng bộ chung hay tìm ra một phạm vi giải quyết tích cực”. Tư duy rằng, mọi người nếu không hợp tác thì sẽ cạnh tranh là không đúng. Họ cư xử tùy vào từng trường hợp. Không có một chiếc hộp chật hẹp nào có thể vừa cho tất cả mọi người và mọi tình huống. Do đó, hãy định nghĩa đàm phán theo cách giúp bạn tổ chức những điều bạn thực sự cần làm và cung cấp cho bạn cách tốt hơn để tiếp cận quá trình đàm phán.

Jutta Portner, tác giả của Chiến lược trong đàm phán - Better Negotiating, nhìn nhận quy trình đàm phán theo ba (03) cấp độ: (i) cấp độ nội dung - thứ được đưa ra đàm phán thật sự, cùng với kiến thức, dữ kiện, số liệu và thỏa thuận liên quan; (ii) cấp độ phương pháp - cách thực hiện đàm phán, bao gồm các kỹ thuật/cấu trúc được các bên sử dụng; và: (iii) cấp độ tâm lý - cảm xúc của bản thân bạn, cũng như cảm xúc của đối phương.

William Ury, một trong những đồng tác giả Cuốn sách “Getting to Yes”, người đã thai nghén 35 năm để cho ra đời “Getting to yes with yourself’, đã nhận ra rằng, đàm phán đầu tiên và quan trọng nhất là đàm phán với chính mình, từ đó mở đường cho đàm phán thành công với những người khác. William Ury cũng cho rằng, cần chuẩn bị cho mình những kiến thức về văn hóa, tập quán, ngôn ngữ của đối tác. Nhiều khi còn cần phải có sự hỗ trợ của ngân hàng, luật sư, nhà tư vấn. Điều đó cho thấy rằng, đàm phán không đơn thuần chỉ là sự trao đổi qua lại giữa 02 bên mà còn là một quá trình chuẩn bị công phu trước khi ngồi vào bàn cho đến khi có được thỏa thuận cho cả hai bên.

Thông thường, thay mặt cho mỗi bên trong đàm phán là người đứng đầu. cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp, người đại diện được uỷ quyền. Trong nhiều trường hợp, luật sư tư vấn với tư cách là người am hiểu pháp luật và kỹ năng đàm phán, đã tham gia vào vào đàm phán như là một chuyên gia tư vấn pháp luật hoặc với vai trò là luật sư hoặc người đại diện được uỷ quyền.

Khi tham gia với vai trò là chuyên gia, luật sư tư vấn có trách nhiệm trợ giúp về pháp lý cho trưởng đoàn đàm phán. Khi tham gia với tư cách là người đại diện được ủy quyền, luật sư có nghĩa vụ chủ trì đàm phán, chủ động xây dựng phương án, áp dụng các nguyên tắc, phương pháp, chiến lược và chiến thuật để đạt được mục tiêu đã đề ra, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

Những cuộc đàm phán mà luật sư tham gia với tư cách người đại diện cho một bên thường là các đàm phán pháp lý, theo đó, kết quả cuối cùng thường làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt một quan hệ pháp luật. Đàm phán giao kết hợp đồng (rulemaking negotiation) hay đàm phán (thương lượng) giải quyết tranh chấp (dispute negotiation) là những đàm phán pháp lý chủ yếu.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

3- Đặc điểm của đàm phán

Đàm phán nói chung có các đặc điểm cơ bản:

[a] Đàm phán là một quá trình từ chuẩn bị (cho bản thân, cho nội bộ...), đến trực tiếp trao đổi qua lại, cân nhắc và cân bằng các phương án về lợi ích, thương lượng để tìm ra đáp số chung và đi đến quyết định vấn đề;

[b] Đàm phán là một tổ chức hợp tác mà trong đó các bên đều muốn được đáp ứng các nhu cầu, mục tiêu và mục đích;

[c] Đàm phán là một quá trình hợp tác, đàm phán không phải là cạnh tranh;

[d] Đàm phán là việc xử lý những khác biệt từ suy nghĩ “thắng - thua” sang “cùng thắng” hay “cùng có lợi”;

[đ] Đàm phán là để đạt được mục tiêu của bản thân và làm hài lòng đối tác;

[e] Đàm phán kết thúc thành công là khởi đầu mới cho một sự hợp tác, hai bên cùng có lợi.

Như vậy, đàm phán là một quá trình từ chuẩn bị đến trực tiếp đàm thoại giữa người với người, trên tinh thần hợp tác, từ đó, cân nhắc và cân bằng các phương án về lợi ích, thương lượng để tìm ra đáp số chung cho cả hai bên, nhằm đi đến một quyết định, theo đó, cả hai đều thắng, đều hài lòng với cái mà mình có được và đều cho rằng đã đạt được mục tiêu, từ đó tiếp tục thực hiện những gì đã được thỏa thuận và mở ra một sự hợp tác bền vững trong tương lai.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua lại doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest

4- Phân loại đàm phán

Trong khoa học pháp lý tiếng Anh được biết đến hai loại đàm phán phổ biến: Đàm phán phân bổ (Distributive negotiation/bargaining) và Đàm phán tích hợp (Intergrative negotiation/bargaining). Người ta cũng có thể nói về một cuộc đàm phán có thể chứa các lợi ích tương thích và/hoặc không tương thích giữa các nhà đàm phán (compatible and/or incompatible interests).

Trong cuộc sống hàng ngày, có thể có cả lợi ích tương thích cũng như lợi ích không tương thích cho các nhà đàm phán trong một cuộc đàm phán đơn lẻ - nói cách khác, đàm phán có chứa động lực hỗn hợp của các yếu tố phân phối và tích hợp. Tuy nhiên, về mặt lý thuyết, nó là cần thiết để phân biệt sự khác biệt của phủ định tích phân và phân phối theo định nghĩa.

Đàm phán phân bổ là đàm phán mà theo đó, nhà đàm phán phải tiến hành tìm kiếm cách phân chia một lượng tài nguyên cố định trong một cuộc đàm phán cho hai bên. Phân phối thương lượng là một “trò chơi” tổng bằng không từ quan điểm của lý thuyết trò chơi, trong đó giá trị dọc theo một chiều duy nhất thay đổi theo một trong hai hướng - một bên là tốt hơn và người kia kém hơn. Diễn giải đơn giản hơn theo thuyết chiếc bánh cố định (The Fixed Pie).

Ngược lại, đàm phán tích hợp (integrative negotiation) là đàm phán win - win, cả hai bên đều thắng, cả hai bên đều đạt được một điều gì đó mà mình muốn. Vì vậy, đàm phán tích hợp có nghĩa là lợi ích không hoàn toàn trái ngược hoặc hoàn toàn không tương thích. Tiềm năng tích hợp này cho phép hai bên đàm phán tương hỗ nhằm đạt được thỏa thuận mà kết quả cao hơn thỏa hiệp 50 - 50.

Chuẩn bị là giai đoạn rất quan trọng trong toàn bộ quy trình đàm phán. Chuẩn bị là khởi đầu của quá trình để đi đến đạt được mục tiêu: “Bắt đầu với một ý tưởng và kết thúc với một thỏa thuận - Karl Albrecht”. Do đó, chuẩn bị tốt là đã thắng nửa trận đấu.

Chuẩn bị đàm phán không tốt được xem là sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải. Đây là lúc cần phải bắt tay ngay vào mọi thứ, mong đợi và xây dựng các kịch bán thực tế nhất có thể cho đàm phán tiềm năng.

Càng dành nhiều nỗ lực cho việc chuẩn bị đàm phán, bạn sẽ cảng thấy thoải mái khi đàm phán thực tế diễn ra. Tuy nhiên, chuẩn bị cái gì, chuẩn bị như thế nào luôn là câu hỏi lớn.

Có rất nhiều phương pháp đàm phán khác nhau. Mỗi người có một phương pháp đàm phán, họ học từ chính bản thân mình, họ học từ chính thất bại của họ để hy vọng thành công. Có bao nhiêu cách hiểu về đàm phán, thì có bấy nhiêu phương pháp đàm phán.

Brian Tracy phân loại đàm phán thành hai (02) kiểu đơn giản: [1] kiểu (phương pháp) đàm phán một lần, và: [2] kiểu đàm phán dài hạn. Brian Tracy cùng chỉ ra sáu (06) phương pháp đàm phán: (i) đàm phán được mất; (ii) đàm phán mất - được; (iii) đàm phán cùng bại; (iv) đàm phán thỏa hiệp; (v) đàm phán không thoả thuận và (vi) đàm phán đôi bên cùng có lợi.

Donald J. Trump không quan trọng là có bao nhiêu phương pháp đàm phán, đối với ông mục tiêu mới là quan trọng và muốn đạt được mục tiêu phải biết: Nghĩ đến những vấn đề lớn.

Như vậy, có nhiều cách, nhiều phương pháp đàm phán. Tuy nhiên, trước khi Dự án đàm phán Harvard ra đời và được công bố (năm 1981), các chuyên gia về đàm phán cho rằng cơ bản có hai phương pháp đàm phán chính: (i) phương pháp mềm mỏng và (ii) phương pháp cứng rắn.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về thừa kế (luật sư thừa kế) của Công ty Luật TNHH Everest

II - ĐÀM PHÁN THEO PHƯƠNG PHÁP HARVARD

Phương pháp đàm phán Harvard (Harvard Negotiation Method) đóng một vai trò quan trọng trong công tác nghiên cứu về kỹ năng đàm phán. Phương pháp Harvard phát triển trên nguyên tắc: ra quyết định về một vấn đề dựa trên bản chất của vấn đề đó, mà không phải dựa trên một quá trình mặc cả tập trung vào việc các bên sẽ nói đồng ý hay không đồng ý.

Phương pháp Harvard là phương pháp hợp tác, cả hai bên cùng thắng, thay vì cạnh tranh, không mặc cả theo lập trường. Các kỹ năng về đàm phán theo Phương pháp Harvard bao gồm: [1] Tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán; [2] Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường; [3] Tìm ra nhiều giải pháp có lợi; [4] Chú trọng sử dụng tiêu chuẩn khách quan.

Nhóm nghiên cứu Dự án Harvard đã nghiên cứu trong nhiều năm, đã thử nghiệm và kiểm tra nhiều lần, cho rằng, khi cần phải quyết định một vấn đề quan trọng trong quá trình đàm phán, con người có xu hướng lưỡng lự, “tiến thoái lưỡng nan” trước câu hỏi: nên mềm mỏng hay nên cứng rắn [?].

Những nhà đàm phán mềm mỏng muốn tránh các xung đột liên quan đến con người. Vì thế, anh ta sẵn sàng nhượng bộ để có thể đạt được thỏa thuận. Anh ta muốn có một giải pháp hữu nghị. Tuy nhiên cuối cùng anh ta lại cảm thấy bực bội và cay đắng.

Nhà đàm phán cứng rắn coi tất cả mọi tình  huống như một cuộc thi, trong đó phía nào theo đuổi và giữ vững quan điểm cực đoan lâu nhất sẽ thắng. Anh ta muốn thắng. Tuy nhiên, anh ta cuối cùng lại đưa ra những phản ứng rất khó chịu làm suy kiệt chính mình và nguồn tài nguyên mà mình có, đồng thời làm hỏng đi mối quan hệ với phía bên kia.

Các chiến lược đàm phán thông thường vẫn rơi vào khoảng giữa mềm mỏng và cứng rắn, nhưng tất cả chúng đều là những nỗ lực trao đổi giữa việc có được những gì bạn muốn và việc gìn giữ mối quan hệ với người khác. Chính vì thế, việc đàm phán có lý lẽ thường hiệu quả hơn đàm phán theo trực giác.

Đàm phán có lý lẽ và chắc chắn, có nghĩa là “nghĩ trước khi hành động - và nghĩ trước khi phản ứng”. Vì thế, phương pháp mà Dự án nghiên cứu về đàm phán của Đại học Harvard là phương pháp đàm phán không mềm mỏng cùng không cứng rắn, mà là vừa mềm mỏng vừa cứng rắn. Đó là phương pháp đàm phán theo nguyên tắc hay còn gọi là Phương pháp Harvard.

Phương pháp Harvard phát triển trên nguyên tắc: ra quyết định về một vấn đề dựa trên bản chất của vấn đề đó, mà không phải dựa trên một quá trình mặc cả tập trung vào việc các bên sẽ nói về những gì họ đồng ý và không đồng ý.

Như vậy, Phương pháp Harvard là phương pháp hợp tác, cả hai bên cùng thắng, thay vi cạnh tranh, không mặc cả theo lập trường. Do đó, phương pháp này: “Đề nghị chúng ta tìm ra những lợi ích cho cả hai phía bất cứ khi nào có thế, và khi mà lợi ích bị xung đột, chúng ta phải kiên định rằng kết quả sẽ được đưa ra dựa trên những tiêu chuẩn công bằng độc lập với thiện chí của cả hai bên. Phương pháp đàm phán theo nguyên tắc là: cứng rắn đối với bản chất của vấn đề và mềm mỏng đối với con người. Nó không bàn đến mẹo vặt hay điệu bộ. Đàm phán theo nguyên tắc hướng dẫn cho bạn cách có được điều bạn muốn một cách “quang minh chính đại”. Nó cho phép bạn có được sự công bằng đồng thời bảo vệ bạn khỏi những kẻ muốn lợi dụng sự công chính của bạn".

1- Kỹ năng tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán

Tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán (Separate the people the problem) được hiểu rằng: Những nhà đàm phán trước hết là con người. Họ có cảm xúc, có những giá trị sâu sắc bên trong, có những kiến thức và quan điểm khác nhau. Cho nên, bạn rất khó đoán được họ đang nghĩ gì và bạn cũng vậy. Vì vậy, hãy tách đối tượng con người ra khỏi vấn đề - hãy mềm mỏng với con người, nhưng cứng rắn trong các vấn đề.

Nếu kết hợp các vấn đề trong quan hệ người cá nhân với vấn đề thuộc nội dung đàm phán, thì bạn sẽ làm tổn hại quan hệ này cũng như cản trở tiến bộ đàm phán. Một mối quan hệ lành mạnh là điều kiện tiên quyết để giải quyết có hiệu quả các mọi vấn đề cơ bản.

Để tách con người ra khỏi vấn đề đang đàm phán, Jutta Portner đã đưa ra nhiều lời khuyên hữu ích: (i) nhận ra các vấn để về mối quan hệ và xử lý chúng một cách riêng rẽ, (i) tin tưởng và chấp nhận lẫn nhau; (ii) giải quyết dứt điểm các quan hệ trước khi ngồi vào bàn đàm phán. Để làm được điều đó, hãy đặt mình vào địa vị của đối tác, không giả định về ý định của đối tác dựa trên nỗi sợ hãi của bạn; đừng đổ lỗi; thảo luận để cùng tìm phương án tối ưu, giữ thể diện cho cả hai.

Trong đàm phán nếu không thoát ra khỏi bàn thân mình, chúng ta sẽ nhìn nhận vấn để theo quan điểm của mình, nhưng muốn thành công phải biết nhìn vấn đề từ góc độ đối thủ. Biết mình, biết người, “trăm trận trăm thắng”.

Nhưng làm thế nào để mềm mỏng với con người, cứng rắn trong vấn đề. Dù muốn hay không, đàm phán trước hết là một cuộc đàm thoại giữa người với người khi tách con người của bản thân ra khỏi cuộc đàm phán tức là bạn tập trung vào con người của đối tác, hãy đối xử với đối tác như họ là những cá nhân độc nhất Sự nhận thức của các cá nhân khác nhau thì khác nhau, vì vậy, nếu bạn nhìn nhận vấn đề dưới con mắt và sự hiểu biết của đối thủ sẽ giúp bạn thành công trong đàm phán. Đừng quên rằng, đối tác của bạn cũng phải đấu tranh với cảm xúc của chính họ vì cả bạn và họ đều là những con người.

Bạn phải có khả năng nhận biết và hiệu dùng cảm xúc của chính mình cũng như cảm xúc của đối tác. Hãy xử lý cảm xúc một cách chuyên nghiệp, tránh phản ứng một cách bùng phát, thả nổi cảm xúc của mình không kiểm soát nổi thể dẫn đến cái tôi của bạn lớn dần và tranh cãi có thể xảy ra. Hãy kiềm chế khi đối tác tấn công bạn, hãy bình tĩnh, lắng nghe, không bình luận gì mà thay vào đó hãy cứ để họ tiếp tục. Khi bạn lắng nghe, không ngắt lời đối tác, bình tĩnh và bình thản tiếp thu, tổng kết lại những gì bạn nghe được từ đối tác và xác nhận xem bạn đã hiểu đúng chưa. Đó là bạn đã giao tiếp một cách chuyên nghiệp.

Do đó, từ ngữ và nhận thức của đối tác quan trọng hơn của bạn. Những gì bạn nói ít quan trọng hơn những gì đối tác nói. Những gì bạn nghĩ rằng mình đã nói không quan trọng bằng những gì đối tác nghĩ rằng bạn đã nghe được. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, hiểu được quan điểm của người khác không đồng nghĩa với việc chấp nhận quan điểm đó.

Sự thật là khi hiểu được suy nghĩ của họ, bạn có thể điều chỉnh quan điểm của mình về những nội dung đang được quan tâm trong một tình huống cụ thể. Do đó, việc hiểu được suy nghĩ của đối phương sẽ chỉ có lợi hơn chứ không gây thiệt hại gì. Nó sẽ giúp bạn giảm được những xung đột và tăng thêm lợi ích của chính mình.

2- Kỹ năng đàm phán tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường

Kỹ năng tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường (Focus on interests, not positions) được hiểu là: Đằng sau lập trường luôn có một lợi ích, nhu cầu, hoặc động lực - thứ ý tưởng thực sự thúc đẩy các nhà đàm phán. Các lợi ích khác nhau sẽ được thỏa mãn theo các cách khác nhau. Vì vậy, phương pháp đàm phán tập trung vào lợi ích nhờ thể cởi mở hơn phương pháp đàm phán tập trung vào lập trường trong việc đưa ra các kết quả khả thi, bởi thế, cho phép phát triển thêm nhiều giải pháp mới hơn. Mặc dù giữ vững lập trường có thể làm nổi bật sức mạnh của một bên, nhưng nó cũng có thể tiết lộ những điểm yếu khi nhu cầu của bên đó không được đáp ứng bởi thế luôn có nguy cơ mất uy tín.

- Lưu ý đối với kỹ năng đàm phán tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường:

(i) Tìm ra giải pháp sáng suốt để dung hòa các lợi ích, chứ không phải là dung hòa lập trường. Bởi vì vấn đề mà các bên thường gặp là xung đột về lập trường, và bởi vì mục tiêu của họ là đạt được thỏa thuận trên lập trường đó, họ có khuynh hướng suy nghĩ và nói về lập trường của mình một cách tự nhiên. Trong những trường hợp như vậy quá trình đàm phán thường bị bế tắc.

(ii) Lợi ích này sinh ra vấn đề cơ bản trong đàm phán không nằm ở xung đột về lập trường mà là xung đột về các nhu cầu những điều mong muốn, quan tâm và sợ hãi của mỗi bên. Những mong muốn và sự quan tâm đó chính là lợi ích. Lợi ích sẽ là động cơ thúc đẩy con người, chúng là động lực âm thầm ẩn chứa phía sau những lập trường huyên náo, ồn ào. Lập trường là những gì mà bạn quyết định dựa theo nó còn lợi ích là nguyên nhân chính để bạn quyết định một vấn đề nào đó.

(iii) Phía sau các lập trường đối kháng luôn luôn xuất hiện các lợi ích chung có lợi cho các bên, cũng như các lợi ích xung đột nhau. Chúng ta thường có khuynh hướng cho rằng bởi vì lập trường của đối phương đối không với chúng ta nên lợi ích của họ cũng đối kháng với chúng ta. Nếu chúng ta đang tự bảo vệ mình, thì chắc hẳn họ muốn tấn công chúng ta. Tuy nhiên, trong nhiều cuộc đàm phán, việc xem xét kỹ lưỡng các lợi ích cơ bản sẽ giúp bạn khám phá ra rằng, thật ra, có nhiều lợi ích chung tương thích cho cả hai bên chứ không phải chỉ có những lợi ích đối kháng nhau.

(iv) Bạn nhận biết lợi ích như thế nào? Ích lợi của việc nhìn ra các lợi ích ẩn chứa sau những lập trường là rất rõ ràng, nhưng cách thực hiện như thế nào để đạt được các lợi ích đó thì lại khá mơ hồ. Lập trường thì gần như cụ thể và rõ ràng, trong khí lợi ích cơ bản có thể không được nêu rõ, khó nắm bắt, và có thể mâu thuẫn với nhau. Bạn sẽ cố gắng tìm hiểu các lợi ích liên quan trong một cuộc đàm phán như thế nào? Nên nhớ rằng tìm hiểu về lợi ích của họ cũng quan trọng như việc tìm hiểu các lợi ích của bạn.

(v) Hãy đặt câu hỏi “tại sao” Một phương pháp cơ bản trong đàm phán là tự đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương, xem xét từng lập trường của họ và tư hỏi “Tại sao họ lại làm như vậy! Bạn có thể tự tin ra câu trả lời. Bạn cũng có thể gặp chính đối tác để hết tại sao anh ta lại và một lập trường đặc biệt như thế. Nếu làm như vậy, hãy nên nó không phải bạn tìm hiểu để được nghe lời bào chữa cho lập trường đó mà là nhằm hiểu được sự chi phối của nó đến các nhu cầu kỳ vọng, sự sự hài hước hay mong ước của đối tác.

(vi) Hãy đặt câu hỏi “tại sao không, và suy nghĩ về sự lựa chọn của họ. Một trong những cách hiệu quả nhất để tìm ra những lợi ích là trước tiên hãy nhận biết các quyết định cơ bản mà đối phương có thể đưa ra trước các vấn đề bạn nêu, tiếp đó bạn hãy tự hỏi mình tại họ lại không ra những quyết định như thế. Vậy lợi ích của họ là gì khi họ đứng trên lập trường đó? Nếu bạn cố gắng thay đổi suy sao nghĩ của họ, điểm đầu tiên là bạn phải biết được hiện thời suy nghĩ của họ tập trung vào chuyện gì.

(vii) Nhận thức được rằng các bạn đều có rất nhiều lợi ích. Trong hầu hết các cuộc đàm phán, mỗi bên đều có rất nhiều lợi ích cùng lúc. Ví dụ như khi người thuê nhà thương lượng về tiền thuê, anh ta muốn có một thỏa thuận có lợi, thuê nhà nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt với chủ nhà. Bạn sẽ cần phải quan tâm mạnh mẽ tới việc tác động đến bất kỳ thỏa thuận nào cần phải đạt được, và bạn còn phải cân nhắc đến việc thực hiện từng thỏa thuận như thế nào. Do vậy, bạn sẽ phải theo đuổi vừa lợi ích cá nhân, vừa lợi ích chung cùng lúc. Lỗi thường gặp trong khi dự đoán tình huống đàm phán là chúng ta hay giả định rằng mọi thành viên ở bên đối phương đều có chung các lợi ích, trong khi trên thực tế thì trường hợp này hầu như không bao giờ xảy ra.

(viii) Lợi ích lớn nhất là các nhu cầu cơ bản của con người. Khi tìm hiểu những lợi ích cơ bản được ẩn giấu phía sau một lập trường công khai bạn nên đặc biệt quan tâm đến những lợi ích thật sự sẽ làm động cơ thúc đây mọi người. Nếu bạn quan tâm đến những nhu cầu cơ bản như thế bạn sẽ nâng cao cả cơ hội đạt được thỏa thuận lẫn khả năng đối phương giá thỏa thuận trong trường hợp hai bên đã tiến tới được người bao gồm: Sự an ổn định, cảm giác sở hữu; Được thừa nhận những nhu cầu cơ bản của con người; Có khả năng đảm bảo cuộc sống của người khác.

Với những nguyên tắc chủ yếu nêu trên, nhu cầu cơ bản của con người rất dễ bị bồi sát. Trong nhiều cuộc đàm phán, chúng ta có khuynh hướng chỉ nghĩ đến lợi ích duy nhất là tiền. Ngay cả khi đó là một cuộc đàm phán có liên quan đến tiền, chẳng hạn như đàm phán về vấn để tổng số tiến cấp thông trong một thỏa thuận ly hôn, thì vẫn có nhiều vấn đề khác cần được quan tâm những lợi ích liên quan.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

3- Kỹ năng đàm phán - tìm ra nhiều giải pháp cùng có lợi

Nguyên tắc: tìm ra nhiều giải pháp cùng có lợi (Invent option for mutual gain) sẽ giúp bạn giải quyết được khó khăn đối với việc tìm ra giải pháp tối ưu trong lúc đang đối mặt với nhiều áp lực. Bằng cách: dành thời gian để tìm ra một số giải pháp có thể đáp ứng được quyền lợi của các bên liên quan và dung hòa các lợi ích khác nhau của mỗi bên. Do đó, trước khi cố gắng đạt được thỏa thuận, hãy tìm ra nhiều giải pháp mà cả hai bên cùng có lợi. Nhà đàm phán hay các luật sư tư vấn trong việc giải quyết các tranh chấp, dường như luôn nhìn thấy chỉ có một phương án có lợi cho bạn hoặc thân chủ của bạn.

Phần Iớn các nhà đàm phán thường đem các vấn đề tiền bạc ra đàm phán. Do vậy, họ có thể sẽ không đạt được thỏa thuận đáng lẽ là rất khả quan hoặc thỏa thuận mà họ đạt được không có lợi cho cả đôi bên. Vì vậy nếu bạn thắng  đối tác của bạn sẽ thua. Cho dù bạn thắng mà đối tác của bạn thua thì bạn sẽ vẫn có cảm giác là đối thủ của bạn sẽ không bao giờ quên điều đó.

Để phát triển nguyên tắc này, Jutta Porther cho rằng, cùng với các bên khác, chúng ta cùng xây dựng càng nhiều giải pháp tiềm năng càng tốt. Tuy nhiên, sau đó nên đánh giá chúng để đi đến quyết định. Quá trình tìm ra giải pháp tối ưu phục vụ tốt nhất cho lợi ích của cả hai bên đòi hỏi phải “động não", sáng tạo, tránh phản đàn với vùng chỉ tìm một đáp án duy nhất; đưa ra giả định lợi ích là không thay đổi nghĩ rằng giải quyết vấn đề của người khác là chuyện không liên quan đến mình.

- Phương thức để vận dụng tối ưu kỹ năng tìm ra nhiều giải pháp cùng có lợi:

Vậy làm thế nào để tìm ra những phương án có tính sáng tạo. Một trong những ý tưởng cơ bản của việc đàm phán vì lợi ích chung hay lối tiếp cận hai bên cùng thắng là khái niệm "miếng bánh” có thể được mở rộng. Hãy dùng phương pháp “động não” để tìm kiếm giải pháp, nhiều bộ óc sẽ tạo ra nhiều ý tưởng hơn là một bộ óc". Đừng bao giờ dừng lại ở một quan điểm duy nhất rằng, nếu hai chị em tranh nhau một quả táo thì phương án công bằng nhất là chia đôi quả táo đó.

Theo cuốn "Getting to Yes: để thành công trong đàm phán - đạt đến thỏa thuận mà không phải đánh mất quan hệ hay nhượng bộ" của Fisher, William Ury, Bruce Tatton, theo nguyên tắc này cần triển khai cụ thể nhiều phương án giải quyết (tách riêng hành của Roger dựng tìm kiếm phương án ra khỏi hành động phán đoán phương án mở rộng nhiều phương án trên bàn đàm phán hơn là chỉ tìm kiếm một đáp án duy nhất; tìm kiếm lợi ích chung tìm ra phương phản thuyết phục đối phương dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở đây có thể tóm như sau:

(i) Hãy đặt số lượng trên chất lượng: có nghĩa là, bạn và đội của bạn, sáng tạo ra càng nhiều phương án càng tốt. Mục tiêu của giai đoạn này đơn giản là càng đưa ra nhiều “lựa chọn" càng tốt. Những phương án này chỉ là những giải pháp tiềm năng chứ không phải giải pháp thực tế.

(ii) Viết tất cả các phương án. Bất cứ phương án nào nếu chỉ nói cũng sẽ nhanh chóng bị lãng quên.

(iii) Không đánh giá các giải pháp tiềm năng khác nhau cho đến khi bước sang giai đoạn tiếp theo. Nhiệm vụ thực tế của giai đoạn này chỉ đơn giản là thu thập ý tưởng.

Một trong những phương pháp để tăng gấp bội các phương án là liên tục hoán đổi các vấn đề chung và riêng theo cách dùng Biểu đồ vòng tròn của Phương pháp Harvard. Biểu đồ vòng tròn được thiết kế theo bốn (04) bước suy nghĩ:

Bước thứ nhất: nghĩ về vấn đề cụ thể - tình trạng thực sự của vấn đề mà bạn không thích. Bước này sẽ trả lời câu hỏi: Sẽ xảy ra vấn đề gì [?]; Có những dấu hiệu hiện tại nào [?]; Có những sự kiện không gây thích thú nào tương phản với một tình huống được ưa thích hơn [?].

Bước thứ hai: phân tích sự việc theo cách mô tả vấn đề - bạn dự đoán một cách chung chung tình trạng đang tồn tại. Bạn hãy sắp xếp các vấn đề theo từng loại và các nguyên nhân mà bạn còn nghi ngờ. Bước này sẽ phân tích vấn đề, sắp xếp các dấu hiệu. Tìm hiểu những gì còn thiếu sót. Ghi chú các rào cản trong giải quyết vấn đề.

Bước thứ ba: Tiếp cần. Bạn nên xem xét  tổng quát những vấn đề gì bạn nên làm. Đối với những dự đoán mà bạn đưa ra, hãy tìm kiếm những phương pháp để giải quyết sự việc theo phương diện lý thuyết. Có các chiến lược hoặc các nhận định khả thi nào? Một số phương án lý thuyết? Đưa ra các ý tưởng khái quát vị những gì có thể thực hiện).

Bước thứ tư: đưa ra một đề xuất cụ thể và khả thi để hành động. Ai sẽ làm gì ngày mai để có thể biến những phương pháp chung này thành hiện thực [?]. Bước này là ý tưởng hành động. Có thể làm được gì [?]. Các bước cụ thể nào của được thực hiện để giải quyết vấn đề.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Kỹ năng đàm phán - chú trọng tiêu chuẩn khách quan trong đàm phán

Kỹ năng đàm phán - Chú trọng tiêu chuẩn khách quan (Insist on ussing objective criteria): Có một sự thật, các luật sư tư vấn cần lưu ý, đó là, trong đàm phán để đạt được một gì đó trong quá trình giải quyết tranh chấp, chúng ta luôn phải đối mặt với một thực tế: lợi ích của các bên khác nhau thì khác nhau. Dù bạn có tài giỏi đến đâu, có hiểu đối phương như thế nào, có áp dụng những phương pháp đàm phán tiên tiến nhất thì cũng không có chiến lược win - win nào có thể che giấu được thực tế này.

Vì vậy, Phương pháp Harvard chỉ ra một số tiêu chí để đạt được hiệu quả:

(i) Quyết định trên cơ sở ý muốn sẽ phải trả giá đắt;

(ii) Hãy sử dụng tiêu chuẩn khách quan thay vì ý muốn chủ quan;

(iii) Thương lượng dựa trên nguyên tắc sẽ đưa tới những thỏa thuận khôn ngoan một cách hữu nghị và hiệu quả;

(iv) Xây dựng các tiêu chuẩn khách quan;

(v) Tiêu chuẩn công bằng;

(vi) Phương pháp công bằng;

(vii) Thương lượng bằng tiêu chuẩn khách quan;

(viii) Xem mỗi vấn đề như là một cuộc tìm kiếm tiêu chuẩn khách quan chung của hai bên;

(ix) Lý luận và lý luận một cách cởi mở.

Do đó, bí quyết ở đây là hãy kiên quyết sử dụng các tiêu chuẩn và thủ tục công bằng, khách quan. Bạn sẽ đạt được kết quả hợp lý và công bằng từ các cuộc đàm phán nếu con đường hướng tới quyết định minh bạch. Nếu các tiêu chí ra quyết định, cũng như các thủ tục ra quyết định được cả hai bên chấp nhận thì sau đó sẽ không bên nào cảm thấy quyết định đó là tuỳ tiện.

- Các tiêu chí khách quan trong kỹ năng chú trọng tiêu chuẩn khách quan:

Theo Jutta Portner, tìm các quy tắc định mức, giá trị được chấp nhận chung, cùng với các nguyên tắc pháp lý có thể được áp dụng làm các tiêu chí khách quan để đưa ra quyết định. Các tiêu chuẩn khách quan này cần phải:

(i) Độc lập với lợi ích của bất cứ bên nào trong cuộc đàm phán;

(ii) Có thẩm quyền để có thể áp dụng cho tất cả các bên tham gia;

(iii) Mang tính chuẩn hoá cho các cuộc đàm phán trong tương lai;

(iv) Có khả năng được sử dụng trong các tình huống khác với các bên khác.

Khi nói đến các tiêu chuẩn khách quan, chúng ta thường dựa vào các quy tắc, nguyên tắc mang tính tiêu chuẩn trung lập đã được cả hai bên biết, hiểu và chấp nhận. Vì vậy nên ưu tiên sử dụng các tiêu chuẩn này. Ngoài ra, các tiêu chí khách quan như kiến thức chuyên môn đã được kiểm định (đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, ý kiến, phân tích của chuyên gia) các tiền lệ đã được áp dụng trước đây các liệu chỉ đạo đức, các quyết định của các cơ quan tới phân các huyền thông (thông lệ, phong tục, lịch sử, văn hóa).

Các tiêu chuẩn khách quan giúp luật sư của hai bên tìm ra giải pháp tối ưu, Hơn ai hết các luật sư tư vấn - những nhà đàm phán chuyên nghiệp hiểu và biết vận dụng những tiêu chuẩn khách quan, trong trường hợp này là các quy định của pháp luật được xem là các giải pháp khách quan làm cơ sở cho đàm phán, thương lượng giải quyết tranh chấp.

[a] Đàm phán với chính mình:

Đàm phán với chính mình được xem là sự chuẩn bị quan trọng. Socrates nói rằng: “Thay đổi bản thân trước khi thay đổi thế giới”. Điều đó hoàn toàn chính xác. Do đó, trước khi tham gia đàm phán với đối tác, theo William Ury phải vượt qua được sáu bước thử thách: (i) Đặt mình vào vị trí của chính mình, (ii) Phát triển BATNA của bạn; (iii) Thay đổi cách nhìn về bức tranh cuộc sống; (iv) Nắm bắt hiện tại; (v) Tôn trọng người khác trong mọi hoàn cảnh; (vi) Cho đi và nhận lại.

[b]  Đàm phán nội bộ:

Trong một số trường hợp, phái đoàn đàm phán có thể bao gồm nhiều người, vì vậy, những người này phải được chuẩn bị trước về tất cả các vấn đề có liên quan trướ