Phân tích khoảng trống (Gap Analysis)

I- CÁCH THỨC PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG (GAP ANALYSIS)

"Khoảng trống" trong Phân tích khoảng trống là khoảng trống giữa vị trí hiện tại của một tổ chức và vị trí mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai.

Một số mô hình Phân tích khoảng trống chia các bước sau thành bốn (04) quy trình. Những người khác phức tạp hơn một chút và mở rộng phân tích thành một vài bước bổ sung. Trong cả hai trường hợp, Phân tích khoảng trống đòi hỏi phải hiểu vị trí hiện tại của bạn, xác định nơi bạn muốn kết thúc và lập kế hoạch về cách đạt được điểm cuối mong muốn.

Bước 1: Xác định tình trạng hiện tại của tổ chức

Phân tích khoảng trống bắt đầu bằng cách tập trung vào nơi tổ chức của bạn hiện đang hoạt động. Điều này bao gồm nghiên cứu các sản phẩm mà tổ chức cung cấp, khách hàng mà tổ chức phục vụ, vị trí địa lý mà tổ chức tiếp cận và lợi ích mà tổ chức mang lại cho nhân viên của mình. Thông tin này có thể là định lượng (nghĩa là hồ sơ tài chính là một phần của hồ sơ bắt buộc) hoặc định tính (tức là khảo sát hoặc phản hồi từ các bên liên quan chính). 

Thông thường, một tổ chức sẽ thực hiện Phân tích khoảng trống vì họ đã nhận thức được vấn đề. Ví dụ: các cuộc khảo sát phản hồi của khách hàng đã tạo ra kết quả kém và một tổ chức muốn điều tra lý do tại sao và thực hiện các biện pháp khắc phục. Trước khi có thể mơ về những gì nó muốn trở thành, nó phải hiểu tại sao những lỗi này lại xảy ra, khi nào các vấn đề phát sinh và ai phải là người lãnh đạo quản lý thay đổi.

Bước 2: Xác định trạng thái tương lai của tổ chức

Mấu chốt của Phân tích khoảng trống nằm ở bước này, trong đó một tổ chức phải xác định những gì họ muốn trở thành. Giai đoạn này phải được thực hiện hết sức cẩn thận vì bản sắc mà một tổ chức muốn có sẽ quyết định các bước chiến lược mà tổ chức phải thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Trong Phân tích khoảng trống, một tổ chức phải đưa ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được để mang lại thành công dài hạn lớn nhất. Ví dụ, trong tình huống trên, tổ chức sẽ không đạt được nhiều lợi ích nếu đặt mục tiêu “cải thiện dịch vụ khách hàng tốt hơn”. Thay vào đó, tổ chức phải xác định các số liệu dễ theo dõi hơn , chẳng hạn như “đạt được mức độ hài lòng của khách hàng là 90% trong vòng 12 tháng”.

Một cách khác để xác định kết quả mong muốn là phân tích những gì đối thủ cạnh tranh hoặc những người tham gia thị trường khác đang làm. Có thể dễ dàng xác định hơn khi một tổ chức khác đang làm tốt điều gì đó và cố gắng bắt chước điều đó.

Bước 3: Xác định các khoảng trống

Với trạng thái hiện tại và trạng thái tương lai đã được xác định, đã đến lúc kết nối cả hai và hiểu sự khác biệt quan trọng nhất nằm ở đâu. Trong ví dụ đang chạy của chúng tôi, trong giai đoạn này, một tổ chức nhận ra rằng họ có thể thiếu nhân viên một cách đáng tiếc, không đào tạo đủ nhân viên hoặc không có khả năng kỹ thuật để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Bước 4: Đánh giá giải pháp

Bây giờ một tổ chức đã xác định được những thiếu sót của mình, đã đến lúc đưa ra các kế hoạch về cách đạt được trạng thái mục tiêu. Đôi khi, có thể chỉ có một giải pháp; những lần khác, Phân tích khoảng trống có thể yêu cầu một số thay đổi đồng thời phải hoạt động song song.

Để đánh giá liệu một giải pháp có hiệu quả hay không, nó thường phải được định lượng bằng các cách đo lường sự thay đổi. Ví dụ của chúng tôi về việc cải thiện dịch vụ khách hàng có thể có một số liệu dễ dàng, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hài lòng của khách hàng. Các phát hiện Phân tích khoảng trống khác chẳng hạn như thiếu sót trong nhận diện thương hiệu có thể yêu cầu các giải pháp sáng tạo, chu đáo hơn mà vẫn có thể được đánh giá.

Bước 5: Thực hiện Thay đổi

Sau khi các ý tưởng tốt nhất từ ​​Bước 4 được chọn, đã đến lúc đưa chúng vào hành động. Trong giai đoạn này, tổ chức cố gắng thu hẹp khoảng trống được xác định trong phân tích. Bằng cách đưa ra các giải pháp, tổ chức cố gắng trở nên tốt hơn ở một lĩnh vực kinh doanh được nhắm mục tiêu hoặc khắc phục sự thiếu sót.

Giai đoạn triển khai này thường đòi hỏi phải tuân theo một tập hợp chi tiết các quy trình ở một nhịp độ cụ thể. Là một phần của Phân tích khoảng trống, tổ chức có một kết quả xác định và phải thực hiện các bước cẩn thận để đảm bảo không gây ra thêm thiệt hại thay vì chữa khỏi. Ví dụ, hãy xem xét việc nhân viên cảm thấy choáng ngợp và chán nản với quá trình đào tạo vất vả. Nỗ lực làm cho người lao động thành thạo hơn có thể dẫn đến mất mát hoặc giảm năng suất hoặc giảm tinh thần. 

Bước 6: Theo dõi các thay đổi

Vì lý do này, tổ chức cũng phải kết thúc Phân tích khoảng trống của mình bằng cách theo dõi bất kỳ thay đổi nào. Đôi khi, tổ chức đã thực hiện các bước chính xác. Những lần khác, khoảng trống có thể lớn hơn họ nghĩ hoặc họ không đánh giá đầy đủ vị trí hiện tại của tổ chức. Trong bất kỳ trường hợp nào, Phân tích khoảng trống có thể là một quy trình tuần hoàn, trong đó sau khi thực hiện các thay đổi, tổ chức có thể đánh giá lại vị trí hiện tại của mình và so sánh với các trạng thái khác trong tương lai.

 Một Phân tích khoảng trống thường chứa thông tin nhạy cảm; do đó, các tổ chức thường sẽ không tiết lộ mô hình Phân tích khoảng trống của họ. Ngoài ra, phân tích sẽ cho các đối thủ cạnh tranh biết về hướng đi của tổ chức.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

II- CÁC LOẠI PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

1- Phân tích khoảng trống thị trường

Còn được gọi là Phân tích khoảng trống sản phẩm, Phân tích khoảng trống thị trường đòi hỏi phải cân nhắc về thị trường và nhu cầu của khách hàng có thể không được đáp ứng như thế nào. Nếu tổ chức có thể xác định các khu vực mà nguồn cung sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, tổ chức có thể thực hiện các biện pháp để tự mình lấp đầy khoảng trống thị trường đó. Loại phân tích này có thể được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn bên ngoài, những người có chuyên môn hơn trong các lĩnh vực kinh doanh mà tổ chức hiện có thể không hoạt động.

2- Phân tích khoảng trống chiến lược

Còn được gọi là Phân tích khoảng trống hiệu suất, Phân tích khoảng trống chiến lược là một đánh giá nội bộ chính thức hơn về cách thức hoạt động của một tổ chức. Việc Phân tích thường đòi hỏi phải so sánh cách một tổ chức đã thực hiện so với các tiêu chuẩn dài hạn như kế hoạch 5 năm hoặc kế hoạch chiến lược.

Một Phân tích khoảng trống chiến lược cũng có thể được thực hiện để so sánh cách thức một tổ chức vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Loại phân tích này có thể khám phá ra cách các tổ chức khác đang sử dụng nhân sự hoặc vốn theo những cách tháo vát, chiến lược hơn. Loại thông tin này có thể khó có được, đặc biệt nếu nhân viên đã nghỉ việc đã ký thỏa thuận không tiết lộ và tổ chức không tiết lộ công khai nhiều thông tin về các quy trình. 

3- Phân tích khoảng trống Tài chính/Lợi nhuận

Một tổ chức có thể chọn phân tích trực tiếp những điểm mà tổ chức của họ có thể thiếu sót so với các đối thủ cạnh tranh khác, cụ thể là xem xét các số liệu tài chính. Điều này có thể bao gồm so sánh giá cả, tỷ lệ phần trăm lợi nhuận, chi phí chung, doanh thu trên mỗi lao động hoặc các thành phần cố định so với biến đổi . Mục tiêu cuối cùng của phân tích chênh lệch lợi nhuận là xác định các lĩnh vực mà đối thủ cạnh tranh đang hoạt động hiệu quả hơn về mặt tài chính. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng trong các loại Phân tích khoảng trống rộng hơn, xa hơn.

4- Phân tích khoảng trống kỹ năng

Thay vì nhìn vào các khía cạnh tài chính của một tổ chức có thể chọn nhìn vào yếu tố con người. Phân tích khoảng trống kỹ năng giúp xác định xem có sự thiếu hụt về kiến ​​thức và chuyên môn với nhân viên hiện tại hay không. Phân tích khoảng trống kỹ năng phải xác định rõ ràng các mục tiêu của tổ chức, sau đó vạch ra cách những người lao động hiện tại có thể phù hợp với thiết kế đó. Phân tích khoảng trống kỹ năng có thể dẫn đến khuyến nghị đơn giản là đào tạo nhân viên hiện có để học các kỹ năng mới hoặc tìm kiếm chuyên môn bên ngoài để đưa nhân viên mới vào. 

Loại Phân tích khoảng trống này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức đổi mới, những tổ chức phải dựa vào việc có một bộ kỹ năng trực tiếp để tiếp tục là đối thủ cạnh tranh (hoặc người dẫn đầu) trong ngành của họ. Ngoài ra, Phân tích khoảng trống kỹ năng là rất quan trọng đối với các tổ chức nhỏ phải dựa vào một đội ngũ nhân viên nhỏ hơn để vận hành tổ chức. Trong trường hợp này, các cá nhân thường phải có tài năng đa dạng, linh hoạt, có thể hữu ích trong nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức.

5- Phân tích khoảng trống tuân thủ

Thường tận dụng các chức năng kiểm toán nội bộ, Phân tích khoảng trống tuân thủ đánh giá mức độ một tổ chức chống lại một loạt các quy định bên ngoài quy định cách thức thực hiện một việc gì đó. Ví dụ, một tổ chứcy có thể đánh giá nội bộ các chức năng kế toán và báo cáo của mình trước khi tìm kiếm một kiểm toán viên bên ngoài để đưa ra ý kiến ​​về báo cáo tài chính của mình.

Trái ngược với các hình thức Phân tích khoảng trống khác, Phân tích khoảng trống tuân thủ có xu hướng phòng ngừa và phòng thủ, trái ngược với các hình thức phân tích khoảng trốngchiến lược hơn. Ví dụ: thay vì thực hiện Phân tích khoảng trống để cố gắng giành được phần trăm thị phần lớn hơn, phân tích khoảng trống tuân thủ thường có mục đích đáp ứng các quy định, tránh bị phạt, đáp ứng các yêu cầu báo cáo và đảm bảo có thể đáp ứng thành công các thời hạn bên ngoài.

6- Phân tích khoảng trống phát triển sản phẩm

Khi một tổ chức xây dựng sản phẩm mới, Phân tích khoảng trống cũng có thể được thực hiện để phân tích chức năng nào của sản phẩm sẽ đáp ứng nhu cầu thị trường và sản phẩm sẽ thiếu ở đâu. Loại phân tích khoảng trống này thường liên quan đến việc phát triển các sản phẩm hoặc mặt hàng phần mềm cần nhiều thời gian để phát triển (trong đó nhu cầu thị trường có thể đã thay đổi).

Trong quá trình Phân tích khoảng trống phát triển sản phẩm, một tổ chức cũng có thể đánh giá khía cạnh nào của sản phẩm hoặc dịch vụ đã được triển khai thành công, bị trì hoãn, bị loại bỏ có chủ ý hoặc vẫn đang được tiến hành. Với sự kết hợp của nhiều loại Phân tích khoảng trống ở trên, tổ chức sau đó có thể đánh giá liên tục kế hoạch sản phẩm của mình đang thay đổi như thế nào và liệu tổ chức có nguồn lực nội bộ để đáp ứng các khoảng trống nội bộ cần thiết để hoàn thành quá trình phát triển sản phẩm hay không. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest 

III- CÁC CÔNG CỤ PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG:

Để hỗ trợ quá trình Phân tích khoảng trống, các tổ chức có nhiều loại công cụ tùy ý sử dụng. Các công cụ được liệt kê dưới đây có mục đích sử dụng phù hợp nhất cho một khía cạnh cụ thể của Phân tích khoảng trống.

1- Mô hình 7S của Mckinsey (McKinsey 7S Model)

Mô hình 7S của Mckinsey xác định bảy yếu tố then chốt để xác định hiệu quả hoạt động của một tổ chức và những yếu tố tác động đến cách thức hoạt động của tổ chức. Mô hình bao gồm ba “yếu tố cứng” là chiến lược, cấu trúc và hệ thống cùng với bốn “yếu tố mềm” bao gồm giá trị chung, kỹ năng, phong cách và nhân viên.

Bằng cách sử dụng Mô hình 7S của McKinsey, một tổ chức có thể xác định cách mỗi khu vực phù hợp với những khoảng trống phổ biến và cách tổ chức có thể tác động đến từng khía cạnh để phù hợp hơn với các mục tiêu dài hạn. Khi điều chỉnh được thực hiện, bạn nên theo dõi và xem xét lại hiệu suất của tổ chức.

2- Phân tích SWOT (SWOT Analysis)

Một trong những công cụ phân tích dễ nhận biết hơn, Phân tích SWOT xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức. Là một công cụ Phân tích khoảng trống, một tổ chứccó thể đánh giá cả các yếu tố bên trong và bên ngoài mà tổ chức có thể cải thiện hoặc hiện thực hóa vị trí dẫn đầu của mình.

Trong Phân tích SWOT, một tổ chức đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mình như một phần của phân tích nội bộ. Trong quá trình Phân tích khoảng trống, một tổ chức có thể chọn chuyển hướng nguồn lực từ thế mạnh của mình, đặc biệt nếu tổ chức cảm thấy thoải mái với vị trí dẫn đầu thị trường hiện tại. Mặt khác, các tổ chức có thể quan tâm nhiều hơn đến điểm yếu của mình là gì và họ có thể tụt hậu bao xa so với các bên ngoài. Trong một số trường hợp, các tổ chức có thể quyết định không thể khắc phục điểm yếu của mình do rào cản gia nhập, yêu cầu đầu tư vốn lớn hoặc sở thích của người tiêu dùng.

Nửa còn lại của Phân tích SWOT liên quan đến các lực lượng bên ngoài thường nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức. Các cơ hội và mối đe dọa mà một tổ chứcy phải đối mặt thường là những lực lượng không thể kiểm soát được có nguy cơ khiến những phát hiện của Phân tích khoảng trống không thành hiện thực. Ví dụ, một tổ chức có thể vạch ra kế hoạch chiếm thị phần lớn hơn bằng cách phát hành một sản phẩm mới. Nếu mối đe dọa về thuế quan của chính phủ đối với sản phẩm làm tăng chi phí trên mỗi đơn vị, khoảng trống của tổ chức có thể khó thu hẹp hơn. 

3- Phân tích PEST (PEST Alnalysis)

Một Phân tích PEST đòi hỏi phải đánh giá các yếu tố bên ngoài và cách chúng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của một tổ chức. PEST là viết tắt của chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ. Một biến thể phổ biến của phân tích PEST là phân tích PESTLE cũng kết hợp các vấn đề pháp lý và môi trường.

Phân tích PEST có thể giúp Phân tích khoảng trống vì một tổ chức có thể không xem xét các yếu tố bên ngoài có thể gây ra, làm trầm trọng thêm hoặc giải quyết các khoảng trống hiện tại. Ví dụ, luật pháp của chính phủ có thể khiến sản phẩm của tổ chức trở nên đắt hơn nhiều khi xuất khẩu. Trong trường hợp này, một tổ chức có thể có một khoảng trống tiềm ẩn nếu các lực lượng bên ngoài thay đổi theo hướng tác động xấu đến tổ chức.

4- Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagrams)

Còn được gọi là biểu đồ nguyên nhân và kết quả hoặc biểu đồ Ishikawa, biểu đồ xương cá rất hữu ích để xác định những gì có thể gây ra vấn đề. Nó cũng hữu ích để khuyến khích tư duy sáng tạo khi điều tra thông qua một hạn chế kinh doanh.

Biểu đồ xương cá được tạo ra bằng cách xác định vấn đề hiện tại và viết vấn đề đó vào trung tâm của một khu vực. Sau đó, các danh mục chính được viết trên các nhánh mở rộng ra khỏi vấn đề chính. Cuối cùng, các nhánh bổ sung được thêm vào các nhánh này để xác định lý do tồn tại các vấn đề trong mỗi danh mục. Cuối cùng, sơ đồ xương cá cố gắng chia một vấn đề lớn, phức tạp thành nhiều khía cạnh khác nhau để có thể tiếp cận và giải quyết dễ dàng hơn.

5- Mô hình Nadler-Tushman

Mô hình Nadler-Tushman được sử dụng cụ thể để xác định các vấn đề, hiểu cách một tổ chức có thể hoạt động kém hiệu quả và xác định cách giải quyết hiệu suất đó. Cốt lõi của mô hình Nadler-Tushman dựa trên khái niệm rằng các khía cạnh trong một tổ chức nên được liên kết và làm việc cùng nhau; nếu không, tổ chức sẽ không thành công.

Mô hình tập trung vào các thành phần khác nhau bao gồm văn hóa, công việc, cấu trúc và con người. Bốn nguyên tắc cốt lõi này nhận dữ liệu đầu vào (chiến lược của tổ chức) cũng như đầu ra (hiệu quả hoạt động của tổ chức). Mục tiêu cuối cùng là xác định xem từng thành phần trong số bốn thành phần này hoạt động cùng nhau như thế nào.

IV- NHỮNG LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

Bởi vì phân tích chênh lệch có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau nên nó mang lại rất nhiều lợi ích. Mỗi lợi ích được liệt kê dưới đây có thể chỉ liên quan đến một loại Phân tích khoảng trống cụ thể. Tuy nhiên, các tổ chức có thể thực hiện Phân tích khoảng trống có thể gặp phải:

Khả năng sinh lời được cải thiện: Các tổ chức đánh giá các khoảng trống và xác định trước các khoản thiếu hụt có thể được chuẩn bị tốt hơn để chi tiêu vào thời điểm tối ưu, có sẵn các nguồn lực (thay vì phải trả thêm vốn để đảm bảo sau này) và hoạt động hiệu quả hơn.

Quy trình sản xuất tốt hơn: Nhận ra và ngăn chặn các khoảng trống hình thành trong quy trình sản xuất dẫn đến sản xuất mạnh mẽ hơn, hậu cần giao hàng hiệu quả hơn, nguyên liệu thô được cung cấp tại chỗ ở đúng vị trí khi cần thiết và tránh tắc nghẽn do bất kỳ sự thiếu hụt nào trong quy trình. 

Tăng thị phần: Bằng cách kết hợp hai lợi ích đầu tiên, một tổ chức có thể cải thiện sự hiện diện trên thị trường bằng cách tăng doanh số bán hàng, tăng doanh thu, nhiều khách hàng hơn và thị phần cao hơn. 

Nhân viên và khách hàng hạnh phúc hơn: Thay vì phản ứng lại nhu cầu của nhân viên hoặc khách hàng, các tổ chức thực hiện Phân tích khoảng trống có thể giải quyết những vấn đề tiềm ẩn này trước khi chúng làm căng thẳng mối quan hệ hoặc khiến các cá nhân quay sang đối thủ cạnh tranh. 

Hiệu quả hoạt động: Bằng cách hiểu rõ hơn nơi nó có thể không hoạt động tốt, một tổ chức có thể thực hiện các thay đổi để cải thiện các chức năng hàng ngày.  

Giảm rủi ro cho những nỗ lực lâu dài: Bằng cách xác định các nguồn lực cần thiết và những thiếu hụt tiềm năng, các tổ chức có thể lập kế hoạch cho những khoảng trống và xác định các vấn đề trước khi chúng xảy ra.

V- CÁC TRƯỜNG HỢP NÊN SỬ DỤNG PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

Các tổ chức nên thường xuyên đánh giá các sản phẩm mà nó cung cấp, khách hàng mà nó phục vụ, nhu cầu thị trường mà nó lấp đầy và hiệu quả hoạt động của nó. Tuy nhiên, có thể có những thời điểm nhất định khi Phân tích khoảng trống chính thức hơn được đảm bảo. Những thời điểm này bao gồm: 

Trong quá trình quản lý dự án: Khi một tổ chức chuyển từ giai đoạn bắt đầu sang giai đoạn kết thúc của một dự án, nó có thể liên tục đánh giá rằng mình có đủ nguồn lực, kiến ​​thức, tài năng và thông tin để hoàn thành thành công hay không. Bởi vì một số sản phẩm có chu kỳ phát triển nhiều năm phải đối mặt với rủi ro thay đổi hoàn cảnh bên ngoài, nên tổ chức rất phù hợp để thực hiện Phân tích khoảng trống trong quá trình thực hiện dự án dài hạn.

Lập kế hoạch cho các nỗ lực chiến lược: Cho dù hình thành ngân sách dài hạn, dự tính tái cơ cấu tổ chức hay xếp hàng mua lại tiềm năng, Phân tích khoảng trống là thông tin hữu ích khi cố gắng đưa ra quyết định chiến lược. Điều này đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp được phân bổ cho đúng khu vực để đảm bảo thành công lâu dài. Ví dụ: việc mở rộng sang một khu vực địa lý mới có thể gây ra rủi ro chính trị, rủi ro địa lý, rủi ro tiền tệ và rủi ro văn hóa. Tổ chức nên thực hiện Phân tích khoảng trống để hiểu mức độ nghiêm trọng của những rủi ro này và nguồn lực bổ sung nào (nếu có) là cần thiết để xử lý từng khu vực.

Muốn hiểu những thiếu sót về hiệu suất: Ngoài các lợi ích chiến lược, phân tích chênh lệch có thể phát hiện ra các lĩnh vực hoạt động mà các chức năng hàng ngày, ngắn hạn có thể cải thiện. Mặc dù kiểu sử dụng này mang tính phản động hơn, nhưng các tổ chức có thể chọn nỗ lực trước để hiểu rõ hơn về các lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: một trung tâm chi phí cụ thể có thể vượt ngân sách đáng kể; tổ chức có thể chỉ muốn hiểu rõ hơn những gì đã xảy ra và những bước cần thực hiện để trở nên thành công hơn. 

Tiếp thị cho các bên bên ngoài: Mặc dù phân tích chênh lệch mang lại nhiều lợi ích nhất cho các bên nội bộ, nhưng nó cũng có thể được sử dụng để truyền đạt kế hoạch cho các nhà đầu tư bên ngoài. Ví dụ, các tổ chức tư nhân có thể xác định nơi thiếu hụt xảy ra. Sau khi tạo ra một kế hoạch nội bộ, kế hoạch này sau đó có thể được tiết lộ cho các bên bên ngoài như một phần của yêu cầu đầu tư vốn hoặc vòng tài trợ hạt giống. Bằng cách cởi mở, minh bạch và có chiến lược về những thiếu sót của mình, một tổ chức có thể thấy các bên bên ngoài sẵn sàng hợp tác và đầu tư hơn vào sự phát triển của họ. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý đăng ký nhãn hiệu của Công ty Luật TNHH Everest

VI- PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN

Phân tích chênh lệch cũng là một phương pháp quản lý tài sản nợ có thể được sử dụng để đánh giá rủi ro lãi suất (IRR) hoặc rủi ro thanh khoản , không bao gồm rủi ro tín dụng . Đây là một phương pháp đo lường IRR đơn giản truyền đạt sự khác biệt giữa tài sản nhạy cảm với lãi suất và nợ phải trả nhạy cảm với lãi suất trong một khoảng thời gian nhất định. Loại phân tích này hoạt động tốt nếu tài sản và nợ bao gồm các dòng tiền cố định . Do đó, một thiếu sót đáng kể của phân tích chênh lệch là nó không thể xử lý các quyền chọn, vì các quyền chọn có dòng tiền không chắc chắn.

Hãy xem xét một tình huống mà một tổ chức muốn đầu tư nhưng muốn đảm bảo có đủ vốn trong tay để trang trải các tình huống bất ngờ. Tổ chức có thể xem xét dòng tiền, xác định rủi ro và đánh giá nơi có thể xảy ra thiếu hụt dòng tiền tiềm ẩn. Điều này đặc biệt phổ biến trong các dự án dài hạn, dự án có rủi ro cao hoặc dự án nhạy cảm với kinh tế vĩ mô hoặc các lực lượng bên ngoài.

VII- VÍ DỤ VỀ PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

Phân tích khoảng trống cũng có thể được sử dụng để Phân tích khoảng trống trong quy trình và khoảng trống giữa kết quả hiện tại và kết quả mong muốn. Quá trình bước này có thể được minh họa bằng ví dụ dưới đây:

- Xác định quy trình hiện có: câu cá bằng cần câu.
- Xác định kết quả hiện tại: chúng ta có thể bắt được 20 con cá mỗi ngày. 
- Xác định kết quả mong muốn: chúng tôi muốn bắt 100 con cá mỗi ngày.
- Xác định và ghi lại khoảng trống: đó là sự khác biệt của 80 con cá. 
- Xác định quy trình để đạt được kết quả mong muốn: chúng ta có thể sử dụng một phương pháp thay thế như sử dụng lưới đánh cá.
- Phát triển các phương tiện để lấp đầy khoảng trống: mua và sử dụng lưới đánh cá. 
- Phát triển và ưu tiên các yêu cầu để thu hẹp khoảng trống.

Phân tích khoảng trống cũng có thể được sử dụng để so sánh một quy trình với các quy trình khác được thực hiện ở nơi khác, thường được xác định thông qua điểm chuẩn. Trong cách sử dụng này, người ta so sánh từng quy trình song song và từng bước, sau đó ghi lại sự khác biệt. Sau đó, người ta phân tích từng sai lệch để xác định xem có bất kỳ lợi ích nào khi chuyển sang quy trình thay thế hay không. Kết quả của phân tích này (trong bối cảnh lợi ích và tác hại của việc thay đổi quy trình) có thể hỗ trợ việc duy trì quy trình hiện tại, áp dụng toàn bộ quy trình thay thế hoặc kết hợp các khía cạnh khác nhau của mỗi quy trình.

VIII- TẠI SAO MỘT PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG ĐƯỢC THỰC HIỆN

Phân tích khoảng trống được thực hiện để hiểu nơi một tổ chức có thể bị tụt hậu so với các mục tiêu hoặc mục tiêu của nó. Đó là một hình thức phân tích nhằm đánh giá những gì cần thiết để một tổ chức đạt được vị trí hiện tại đến trạng thái mơ ước trong tương lai.

IX- CÁC LOẠI PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

Phân tích khoảng trống có thể được thực hiện trong nhiều tình huống kinh doanh. Hầu hết thường mang tính chiến lược hơn, phân tích chênh lệch có thể được thực hiện để hiểu rõ hơn về định vị thị trường, thành công của sản phẩm, nhu cầu lao động hoặc định vị tài chính dài hạn. Phân tích khoảng trống cũng có thể được sử dụng để phân tích các khía cạnh hoạt động hơn như thiếu hụt ngân sách ngắn hạn hoặc sự hài lòng của nhân viên hiện tại. 

X- CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG

Phân tích khoảng trống phải luôn bắt đầu bằng phân tích vị trí hiện tại của tổ chức. Nếu không hiểu vị trí hiện tại của mình, một tổ chức không thể lập một kế hoạch đầy đủ để đạt được mục tiêu của mình. Ngoài việc xác định vị trí hiện tại và vị trí muốn đạt được trong tương lai, Phân tích khoảng trống đòi hỏi phải lập một kế hoạch với các bước thực hiện có thể được theo dõi và đo lường để quy trách nhiệm cho các nhà quản lý thay đổi.

XI- SỰ KHÁC BIỆT GIỮA PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG (GAP) VÀ PHÂN TÍCH SWOT

Phân tích SWOT là một công cụ thường được sử dụng như một phần của Phân tích khoảng trống. Là một phần của Phân tích SWOT, một tổ chức xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. Sau đó, tổ chứcy nên hiểu liệu những điểm mạnh và điểm yếu đó có phù hợp với vị trí mà tổ chức mong muốn hay không. Phân tích khoảng trống là kế hoạch cố gắng thay đổi điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Ngoài ra, các cơ hội và mối đe dọa được xác định như một phần của phân tích SWOT là những rủi ro mà kế hoạch được vạch ra như một phần của phân tích khoảng trống sẽ không được thực hiện thành công. 

XIII- PHÂN TÍCH KHOẢNG TRỐNG TĨNH VỚI KHOẢNG TRỐNG ĐỘNG

Hai thuật ngữ này thường đề cập đến việc phân tích hiệu suất và rủi ro liên quan đến ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Phân tích chênh lệch tĩnh xem xét mức độ nhạy cảm của tổ chức đối với những thay đổi về lãi suất. Phân tích chênh lệch động xem xét sự khác biệt của tổ chức giữa tài sản và nợ phải trả.

XIV- KẾT LUẬN

Phân tích khoảng trống là một kỹ thuật mà các tổ chức có thể sử dụng để đánh giá vị trí hiện tại của họ, quyết định vị trí mơ ước của họ và lập kế hoạch về cách thu hẹp "khoảng trống". Một tổ chức có thể chọn thực hiện Phân tích khoảng trống nếu nó đang gặp khó khăn trong hoạt động hoặc nếu nó chỉ muốn trở nên chiến lược hơn. Trong cả hai trường hợp, có một số công cụ như phân tích SWOT, Phân tích PEST(LE) hoặc biểu đồ xương cá có thể giúp tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest 

Phạm Nhật Thăng, điều phối viên Marketing online của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp