Quản trị tổ chức hành nghề luật sư

I- ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT SƯ

Quản trị tổ chức hành nghề luật sư có đặc điểm giống như quản trị doanh nghiệp bởi lẽ khuôn khổ pháp lý hiện hành điều chỉnh đối với các tổ chức hành nghề luật sư có nhiều đặc điểm giống như đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có sự khác biệt giữa quản trị tổ chức hành nghề luật sư với quản trị kinh doanh ở các điểm cơ bản.

Điểm thứ nhất, là đảm bảo sự tuân thủ quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư đối với tổ chức hành nghề luật sư của mình, đối với từng cá nhân luật sư và người lao động trong tổ chức hành nghề luật sư.

Điểm thứ hai, quản trị tổ chức hành nghề luật sư không chỉ hướng tới mục tiêu kinh tế tức là tìm kiếm lợi nhuận đơn thuần mà còn hướng đến mục tiêu để thực hiện chức năng xã hội - nghề nghiệp của luật sư. Đây cũng là các đặc điểm đặc trưng của hoạt động quản trị tổ chức hành nghề luật sư phân biệt với quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Khuôn khổ pháp lý hiện hành chưa coi tổ chức hành nghề luật sư là các doanh nghiệp, mặc dù tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư giống như doanh nghiệp tương ứng theo Luật Doanh nghiệp.

Tổ chức hành nghề luật sư không đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cũng không hoạt động với mục tiêu lợi nhuận đơn thuần mà là đăng ký hoạt động tại cơ quan quản lý nhà nước về Tư pháp, ngoài mục tiêu hiệu quả kinh tế, tổ chức hành nghề luật sư còn phải đảm nhiệm các chức danh xã hội - nghề nghiệp, góp phần bảo vệ công lý, công bằng xã hội. Trong một số phương diện, pháp luật đòi hỏi nhà quản trị tổ chức hành nghề luật sư phải thực hiện các mục tiêu xã hội - nghề nghiệp, hoạt động trợ giúp pháp lý, bảo chữa theo chỉ định là yêu cầu bắt buộc trong quản trị hoạt động tổ chức hành nghề phải thực hiện.

Điểm thứ ba, là tổ chức hành nghề luật sư phải thực hiện trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp của mình, trách nhiệm trợ giúp pháp lý cho người được trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật. Đồng thời, thực hiện trách nhiệm bào chữa theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng. Theo Luật Luật sư, tổ chức hành nghề luật sư phải cử luật sư để bào chữa theo chỉ định và thực hiện trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật. Trong các hoạt động bào chữa theo chỉ định và trợ giúp pháp lý, tổ chức hành nghề luật sư chỉ được Nhà nước trả khoản thù lao cố định và không được nhận thêm bất cứ khoản tiền nào từ người được trợ giúp hay được bào chữa theo chỉ định.

Điểm thứ tư, là tổ chức hành nghề luật sư phải tuân thủ giá trần dịch vụ pháp lý theo quy định của Chính phủ trong vụ án hình sự. Để đảm bảo quyền được bào chữa trong vụ án hình sự cho công dân, có khả năng mời được luật sư bào chữa cho mình, pháp luật quy định mức giá trần về thù lao của luật sư trong vụ án hình sự. Mặc dù tổ chức hành nghề luật sư ký hợp đồng với khách hàng trong lĩnh vực hình sự theo thỏa thuận nhưng không được thỏa thuận về giá vượt mức cao nhất do pháp luật quy định.

Xem thêm: Thù lao Luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest

II- YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ TỐ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT SƯ

Đối với luật sư và hành nghề luật sư, Luật Luật sư quy định theo hướng phân định rõ giữa trách nhiệm quản lý của nhà nước đối với luật sư, hành nghề luật sư và trách nhiệm của luật sư, tổ chức hành nghề luật sư, tổ chức xã hội - nghề nghiệp luật sư thực hiện nguyên tắc tự quản. Đồng thời, kết hợp giữa quản lý của nhà nước và tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của luật sư.

Tuy nhiên, đối với hoạt động quản trị tổ chức hành nghề luật sư, Luật Luật sư không quy định các yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý nội bộ mà trao quyền các tổ chức hành nghề luật sư thực hiện theo nguyên tắc hoạt động quản trị nội bộ được chủ động thực hiện theo cách thức của mỗi tổ chức nhưng phải phù hợp với quy định pháp luật và không trái với quy tắc đạo đức nghề nghiệp luật sư.

Quản tổ chức hành nghề luật sư là một khoa học và nghệ thuật, đòi hỏi người quản lý phải biết áp dụng các công cụ, điều kiện, tuân theo những nguyên tắc, phương pháp quản lý nhất định. Để quản trị tổ chức hành nghề luật sư đạt hiệu quả, phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây:

1- Yêu cầu khuôn khổ pháp lý quản trị tổ chức hành nghề luật sư

Để quản trị tổ chức hành nghề luật sư, trước hết chủ thể quản lý tạo ra và phải có được một khuôn khổ pháp lý. Khuôn khổ pháp lý quản trị tổ chức hành nghề luật sư là hệ thống các quy định có tính pháp lý, quy định,ràng buộc trách nhiệm và xác định các quyền, nghĩa vụ của các chủ thể trong tổ chức hành nghề luật sư. Yêu cầu này đặt ra sự cần thiết xây dựng một hệ thống quy định pháp lý quản lý nội bộ phù hợp và thông thoáng nhưng rõ ràng và chặt chẽ để các thành viên của tổ chức hành nghề luật sư tham gia thị trường dịch vụ pháp lý có thể phát huy được tối đa thế mạnh của từng cá nhân đưa lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho tổ chức hành nghề luật sư và phát triển động lực của cá nhân mỗi thành viên.

Dựa vào khuôn khổ này, tổ chức hành nghề luật sư thiết lập các quan hệ hợp đồng, hợp tác và phát triển nghề nghiệp bền vững của mỗi cá nhân luật sư thành viên dù là luật sư chủ đầu tư, luật sư cộng sự hay luật sư làm việc theo hợp đồng lao động hay người lao động cho tổ chức hành nghề luật sư.

Khuôn khổ quản trị tổ chức hành nghề luật sư thường bao gồm các văn bản như Điều lệ, Nội quy, Quy chế, Thỏa ước tự điều tiết, Cam kết tự nguyện và các Hợp đồng cộng sự, Hợp đồng cộng tác, Hợp đồng lao động, Hợp đồng dịch vụ pháp lý, là kết quả của tình hình cụ thể, quá trình lịch sử và theo truyền thống của mỗi văn phòng, công ty luật. Yêu cầu chung đặt ra của các quy định pháp lý quản trị là phải được xây dựng theo đúng quy định pháp luật, trong đó có các văn bản cần thiết phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nội dung không trái quy định pháp luật có liên quan, phù hợp với quy tắc đạo đức ứng xử của luật sư.

Mặt khác, khuôn khổ pháp lý quản trị phải thông thoáng, không cản trở sự năng động, sáng tạo trong hoạt động của từng luật sư, đồng thời phải chặt chẽ để ngăn ngừa sự tùy tiện, lạm dụng, vi phạm. Khuôn khổ pháp lý quản trị nội bộ phải rõ ràng trong trách nhiệm đối với từng cá nhân luật sư, người lao động trong tổ chức, đối với từng loại vụ, việc trong từng công việc cụ thể. Đòi hỏi nhà quản trị phải có đầu tư và có tư duy hệ thống trong xây dựng từ Điều lệ chung xác định chiến lược đến Nội quy, Quy chế làm việc, Thỏa ước tự điều tiết và các hợp đồng, quy chế phân phối thù lao, thành quả hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư và mỗi cá nhân luật sư trong tổ chức hành nghề luật sư.

Trong các văn bản nội bộ tạo ra khuôn khổ pháp lý của tổ chức hành nghề luật sư thì Quy định hoặc Quy chế về đàm phán, ký kết và thực hiện Hợp đồng dịch vụ pháp lý có vai trò rất quan trọng bởi đây là khâu then chốt quyết định và chi phối nhiều khâu khác trong tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư. Hợp đồng dịch vụ pháp lý là loại hợp đồng dân sự chuyên biệt trong lĩnh vực pháp luật và tư pháp. Theo Luật Luật sư, khi cung cấp dịch vụ pháp lý, luật sư phải ký kết và thực hiện dịch vụ pháp lý theo hợp đồng dịch vụ pháp lý, trừ trường hợp luật sư tham gia tố tụng theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng và luật sư hành nghề với tư cách cá nhân làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức.

Hợp đồng dịch vụ pháp lý phải được làm thành văn bản và có những nội dung chính sau đây: "(a) Tên, địa chỉ của khách hàng hoặc người đại diện của khách hàng, đại diện của tổ chức hành nghề luật sư hoặc luật sư hành nghề với tư cách cá nhân; (b) Nội dung dịch vụ; thời hạn thực hiện hợp đồng; (c) Quyền, nghĩa vụ của các bên; (d) Phương thức tính và mức thù lao cụ thể; các khoản chi phí (nếu có); (đ) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; (e) Phương thức giải quyết tranh chấp”'.

Tổ chức hành nghề luật sư phải xây dựng được Quy chế về đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý với sự tham gia đông dǎo các luật sư và trong tổ chức hành nghề, thậm chí cần tham khảo kinh nghiệm của các tổ chức hành nghề luật sư đã có kinh nghiệm thành công đi trước về Quy chế này. Quy chế về đàm phán, ký kết và thực hiện Hợp đồng dịch vụ pháp lý phải ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ và dễ thực hiện. Các luật sư có thể lấy đó làm tiêu chí để quảng bá dịch vụ, thu hút khách hàng, trực tiếp hoặc tham gia đàm phán để ký kết và xác định đúng trách nhiệm của mình khi thực hiện dịch vụ pháp lý. Phụ lục Quy chế này ban hành kèm theo các Dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý trên các lĩnh vực hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.Nội dung dự thảo Hợp đồng dịch vụ pháp lý dùng để đàm phán phải đảm bảo các điều khoản chính theo quy định của Luật Luật sư, tuy nhiên, để tránh sự hiểu lầm,tranh chấp với khách hàng, dự thảo Hợp đồng dịch vụ pháp lý cần đáp ứng các tiêu chí sau đây:

- Về mặt pháp lý: Dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý phải đảm bảo tính hợp pháp, dựa trên và không trái với các quy định của pháp luật. Có đủ cơ sở đánh giá khi được ký kết nó sẽ có hiệu lực pháp lý.

- Về kỹ thuật soạn thảo, Dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý cần được soạn thảo theo hướng cụ thể hóa, chi tiết hóa, rõ ràng, đầy đủ, minh bạch thậm chí có các điều khoản giải thích từ ngữ pháp lý và các nội dung có cách hiểu khác nhau về các nội dung chính trong Hợp đồng đảm bảo sự dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ nhưng chặt chẽ với ngôn ngữ để tránh hiểu lầm. Có đủ cơ sở đánh giá khi được ký kết nó sẽ làm cho hai bên biết rõ quyền và nghĩa vụ của mình để thực hiện và để thực hiện đúng những điều khoản mà hai bên đã ký kết trong hợp đồng đã có hiệu lực pháp lý.

- Về đạo đức nghề nghiệp, Dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý đảm bảo tuân theo đúng các quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư. Có dù cơ sở đánh giá khi được ký kết, nó sẽ không có vân dè gì về đạo đức hay ứng xử nghề nghiệp luật sư, cån trở việc thực hiện hợp đồng.

-Về hiệu quả pháp lý - kinh tế, sau khi đã xem xét tất cả các tiêu chí trên,hieu qua kinh te là yêu cầu cốt yếu đặt ra đối với hợp đồng dịch vụ pháp lý. Bởi Dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý không dành cho lĩnh vực trợ giúp pháp lý,không dành cho án chỉ định theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng mà phải dành cho việc kinh doanh dịch vụ pháp lý, do vậy, phải đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất có thể.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Quản lý tài chính tổ chức hành nghề luật sư

Quản lý tài chính là hoạt động rất quan trọng của tổ chức hành nghề luật sư nhằm biết được thu chỉ của Văn phòng luật sư, Công ty luật để hoạch định chiến lược phát triển, chiến lược khách hàng, mở rộng thị trường dịch vụ, nhân lực, thực hiện chính sách thù lao, chi phí, thực hiện các nghĩa vụ tài chính với ngân sách, không để xảy ra những sai phạm đối với khách hàng, đối với Nhà nước.

- Tổ chức hành nghề luật sư cần có kế hoạch tài chính cụ thể hàng tháng, hàng năm và dài hạn để tạo nguồn mua sắm, phân bổ chi phí trong tháng, năm và dài hạn.

- Tổ chức việc hạch toán kế toán chuyên nghiệp để phân bổ đúng các doanh thu, các khoản chi phí để tính đúng và khấu trừ thuế, đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ ngân sách với nhà nước nhưng có lợi nhất cho tổ chức hành nghề luật sư.

- Tổ chức hành nghề luật sư xây dựng Quy chế khuyến khích phát triển khách hàng, định mức, tiêu chuẩn phù hợp với tình hình của tổ chức hành nghề, phát triển, nuôi dưỡng nguồn thu của tổ chức hành nghề;

- Xây dựng định mức các khoản chi. Định mức này phải hợp lý, tiết kiệm nhưng đảm bảo hiệu quả;

- Tổ chức tốt hoạt động hạch toán kế toán, để phân tích được hiệu quả hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư theo các chỉ tiêu báo cáo tháng, quý, năm.

- Chỉ đạo bộ phận, cá nhân chức năng trong tổ chức hành nghề luật sư thực hiện đúng các quy định pháp luật thuế: báo cáo thuế, thực hiện nộp đúng thời hạn các khoản thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân...

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest

3- Yêu cầu quản trị nguồn nhân lực của tổ chức hành nghề luật sư

Nguồn nhân lực của tổ chức hành nghề luật sư bao gồm đội ngũ luật sư; bộ phận trợ giúp luật sư, có thể có thêm người tập sự hành nghề luật sư. Đội ngũ luật sư là nguồn nhân lực chính và chủ yếu, mang yếu tố quyết định đến sự phát triển của tổ chức hành nghề luật sư. Đội ngũ hỗ trợ luật sư giữ vai trò quan trọng trong tổ chức hành nghề luật sư, người tập sự hành nghề có thể đóng vai trò nhất định mang ý nghĩa là đội ngũ kế cận.

Quản trị nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt các dịch vụ pháp lý phát sinh hàng ngày, hàng giờ của tổ chức hành nghề luật sư, đồng thời, có chiến lược phát triển nguồn nhân lực về trung hạn và lâu dài; kế hoạch nhân sự; tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí, sắp xếp nhân sự chủ chốt, phát huy khả năng của mỗi thành viên trong tổ chức hành nghề luật sư.

Quản trị nhân lực tổ chức hành nghề luật sư là quá trình thực hiện các hoạt động thu hút, sử dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ luật sư, đội ngũ phục vụ luật sư nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu của tổ chức hành nghề luật sư, đồng thời góp phần đạt được các mục tiêu, thỏa mãn các nhu cầu của cá nhân từng luật sư và người lao động, đạt được mục đích của người tập sự hành nghề, đưa tổ chức hành nghề luật sư ngày càng phát triển số lượng luật sư, số lượng và chất lượng dịch vụ pháp lý và tăng trưởng bền vững.

Về nội dung, quản trị nhân sự tổ chức hành nghề luật sư gồm các hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt và phát triển đội ngũ luật sư và đội ngũ phục vụ luật sư.

Về mục tiêu, quản trị nhân sự tổ chức hành nghề luật sư phải làm cho mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của tổ chức được kết hợp hài hòa và hỗ trợ lẫn nhau.

Quản trị nhân lực đội ngũ luật sư và người lao động trong tổ chức hành nghề luật sư đòi hỏi luật sư quản trị cần xác định đúng mục tiêu của luật sư và người lao động trong tổ chức mình và mục tiêu của tổ chức hành nghề luật sư để hài hòa hai mục tiêu này với nhau.

Mục tiêu của các luật sư thành viên và người lao động trong tổ chức hành nghề luật sư thông thường bao gồm:

- Có thu nhập thỏa đáng so với công sức đóng góp;

- Được thừa nhận trọng công việc và nghề nghiệp;

- Có điều kiện để thể hiện và phát triển tài năng;

- Có môi trường làm việc tốt;

- Có người lãnh đạo là luật sư giỏi, có kỹ năng và hành nghề có hiệu quả.

Mục tiêu của tổ chức hành nghề luật sư khi sử dụng luật sư và người lao động:

- Có hiệu suất hoạt động hành nghề cao, chi phí hợp lý;

- Trung thành và hợp tác có hiệu quả với tổ chức hành nghề luật sư;

- Có kế hoạch hoạt động ổn định và sẵn sàng cam kết lâu dài;

- Có tinh thần, kỹ năng làm việc nhóm và cộng sự chặt chế;

- Có nhiều sáng kiến đóng góp cho tổ chức hành nghề luật sư.

Để quản trị nhân sự tổ chức hành nghề luật sư có hiệu quả, đòi hỏi phải tuân thủ những yêu cầu có tính nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tổ chức hành nghề luật sư phải có một triết lý rõ ràng về hoạt động của mình. Triết lý đó thể hiện được ý đồ, phương hướng, chủ trương xuyên suốt mọi hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư trong đó có hoạt động quản trị nhân sự.

Thứ hai, quản trị nhân sự tổ chức hành nghề luật sư phải thực sự tôn trọng sự công bằng và luôn luôn đảm bảo sự công bằng. Công bằng trong tuyển dụng, trong đánh giá, trong phân phối, trong thưởng phạt, trong đào tạo và phát triển.

Thứ ba, phải cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cho luật sư thành viên, luật sư cộng sự và người lao động, người tập sự hành nghề về những vấn đề mà tổ chức hành nghề luật sư, các luật sư và người lao động đều quan tâm.

Thứ tư, phải làm cho luật sư, người lao động hiểu rằng những quyền lợi mà họ nhận được là kết quả hành nghề của chính họ chứ không phải họ được ban ơn. Quyền lợi người tập sự hành nghề luật sư nhận được (nếu có) là đóng góp của họ vào kết quả hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

Thứ năm, phải làm cho luật sư thành viên, luật sư cộng sự và người lao động, người tập sự hành nghề cảm thấy họ xứng đáng và có vai trò quan trọng trong tổ chức hành nghề luật sư.

Thứ sáu, luật sư Trưởng Văn phòng, Giám đốc Công ty Luật phải luôn luôn quan tâm đến yếu tố tâm lý, tình cảm và thái độ của luật sư, người lao động. Luật sư quản trị phải là người luôn quan tâm và thấu hiểu các khó khăn, vướng mắc trong công việc của từng cá nhân trong tổ chức để có giải pháp tháo gỡ, hỗ trợ để cùng nhau phát triển.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng hôn nhân chi tiết

4- Quản lý khách hàng và chǎm sóc khách hàng

Không một tổ chức hành nghề luật sư nào có thể phủ nhận được nhân tố hàng đầu và quyết định sự tồn tại, phát triển của tổ chức hành nghề luật sư -đó là khách hàng và chất lượng của dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Xuyên suốt chặng đường xây dựng và phát triển lấy khách hàng làm trọng tâm, không ngừng nâng cao chất lượng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu dịch vụ pháp lý của khách hàng luôn là những vấn đề thời sự và chiến lược của tổ chức hành nghề luật sư. Tổ chức hành nghề luật sư cần:

-Trong quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý, tổ chức hành nghề luật sư phải đảm bảo chất lượng dịch vụ pháp lý của tổ chức mình cung cấp cho khách hàng là cách tốt nhất chăm sóc và phát triển khách hàng. Chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng không chỉ là các dịch vụ chính trong hợp đồng đảm bảo thực hiện tốt nhất có thể mà còn kèm theo các gói giá trị gia tăng không tính thêm thù lao. Ví dụ, dịch vụ pháp lý trong tranh tụng có thể kèm theo tư vấn cho khách hàng về lĩnh vực thi hành án, đăng ký tài sản...

- Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, chi tiết và có hệ thống: tất cả các thông tin cần thiết về khách hàng đều được lưu trữ, chẳng hạn như: họ tên khách hàng, địa chỉ, email, điện thoại, ngày tháng nǎm sinh của khách hàng... có các danh sách khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức và danh sách những người cần liên hệ: họ tên, tuổi, chức vụ, điện thoại, ngày sinh nhật của chủ doanh nghiệp, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức của khách hàng.

- Người đứng đầu tổ chức hành nghề luật sư phải ghi nhận mọi khiếu nại, thắc mắc, phản hồi của khách hàng, liên hệ trực tiếp với khách hàng, sau đó trực tiếp phối hợp giải quyết giữa các bộ phận có liên quan trong thời gian sớm nhất để phản hồi lại cho khách hàng, trên tinh thần đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Người đứng đầu tổ chức hành nghề luật sư phải luôn lắng nghe, đứng về phía khách hàng trong khiếu nại của họ để xem xét và kiểm tra chéo dịch vụ của luật sư, nhân viên của mình, từ đó nếu có lỗi thì phải xin lỗi, bồi thường cho khách hàng, giải quyết thỏa đáng khiếu nại của khách hàng; nếu chưa có lỗi cũng phải xem xét, giải quyết thỏa đáng để khách hàng hiểu và rút kinh nghiệm với cá nhân, bộ phận liên quan để làm tốt lần sau nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ của tổ chức hành nghề.

Xem thêm: Đăng ký bản quyền tác giả

5- Quản lý hồ sơ tổ chức hành nghề luật sư

Quản lý hồ sơ là một trong những yêu cầu quan trọng của mỗi tổ chức hành nghề luật sư. Trong quá trình hoạt động Văn phòng luật sư, Công ty luật đều phải tự đặt ra cho mình những phương pháp, cách thức quản lý hồ sơ để đảm bảo cho việc quản lý, sắp xếp hồ sơ và sử dụng hồ sơ được hợp lý và có khoa học.

Quản lý chặt chẽ, hợp lý hồ sơ để hồ sơ không bị mất, bị thất lạc. Điều này cũng đồng nghĩa với nguyên tắc bảo đảm bí mật thông tin cho khách hàng.

Tổ chức hành nghề luật sư cần xây dựng Quy chế quản lý hồ sơ trong đó quy định về phạm vi trách nhiệm của người quản lý, phạm vi số người được tiếp cận tra cứu các tài liệu, hồ sơ, danh sách khách hàng,thông tin khách hàng và các trang thiết bị để bảo quản gồm hệ thống tủ đựng hồ sơ, két sắt, mã bảo mật các phần mềm quản lý hồ sơ của tổ chức hành nghề luật sư.

Người đứng đầu tổ chức hành nghề luật sư cũng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế quản lý hồ sơ để đảm bảo hồ sơ, tài liệu thông tin về khách hàng và vụ việc của khách hàng, thông tin của tổ chức mình được bảo quản, bảo vệ trong tình trạng an toàn và tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

6- Yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng

Trang thiết bị là một trong các yếu tố quan trọng của Văn phòng luật sư, Công ty luật, là tài nguyên không thể thiếu đảm bảo cho hoạt động bình thường của tổ chức hành nghề luật sư. Thông thường, khi đến văn phòng khách hàng nhìn vào trang thiết bị sẽ có đánh giá, nhận xét về quy mô, tầm cỡ hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư và từ đó cũng tạo thêm lòng tin vào hoạt động của Văn phòng luật sư, của Công ty luật và dịch vụ pháp lý của các tổ chức hành nghề luật sư.

Tùy theo quy mô hoạt động và sự đầu tư của từng tổ chức hành nghề luật sư mà có trang bị tối thiểu, trang bị đủ và trang bị tối đa. Trang bi cho hoạt động nghiệp vụ phù hợp với quy mô tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư:

- Phòng tiếp khách, phòng họp, phòng làm việc chung có ngăn ô riêng hoặc phòng làm việc riêng của từng luật sư, phòng làm việc riêng của Trường Văn phòng, Giám đốc công ty luật.

- Bàn ghế, tủ đựng tài liệu ở các phòng làm việc, phòng tiếp khách; phòng họp, tủ két, dụng cụ chống cháy nổ, mối mọt... các điều kiện về ánh sáng, an toàn vệ sinh phòng làm việc, phòng tiếp khách, phòng họp giao ban.

- Máy tính, máy in, điện thoại, fax, projector, máy scan, máy photocopy.

- Mạng internet, mạng nội bộ, điện thoại nội - ngoại mạng, hệ thống thiết bị ghi âm, ghi hình, mạng camera quan sát hoạt động của mọi bộ phận (nhằm tạo cho người quản lý có không gian mở khi các bộ phận ở những phòng làm việc khác nhau và độc lập khép kín);

- Phần mềm ứng dụng để tra cứu văn bản và cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới thường xuyên. Tủ sách sách pháp luật, tủ sách truyền thống của tổ chức hành nghề luật sư.

- Đối với tổ chức hành nghề có quy mô lớn, cần có Phòng Hành chính -văn phòng, Phòng Kế toán - tài chính thực hiện công việc liên quan đến hạch toán kế toán, thực hiện việc quản trị tài chính, mua sắm, quản lý, sử dụng công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm...

- Thông tin nội bộ: Lịch trực của luật sư, quy tắc xử lý công việc hàng ngày, hệ thống form mẫu của tổ chức hành nghề luật sư dành cho khách hàng (Nội quy tổ chức hành nghề luật sư, mẫu Hợp đồng hợp tác, Hợp đồng lao động, Hợp đồng dịch vụ pháp lý của từng lĩnh vực tranh tụng/tư vấn, bản đăng ký luật sư, mẫu uỷ quyền, đơn xin nghỉ phép, xác nhận làm thêm giờ, form mua sắm văn phòng phẩm...).

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Luật sư và Nghề Luật sư - Học viện tư pháp)