Quy chế lương, thưởng, phúc lợi tại Công ty Luật TNHH Everest

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Quy chế lương, thưởng, phúc lợi độc lập nhưng nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với Quy chế tài chính chung nhằm chuẩn hóa công tác quản trị nhân sự, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và cạnh tranh.

2. Thiết lập cơ chế phân phối thu nhập dựa trên kết quả kinh doanh thực tế, gắn liền quyền lợi của luật sư, chuyên viên và người lao động với sự phát triển của Công ty.

3. Kích hoạt tính chủ động, phân quyền cho các nhóm luật sư và trưởng bộ phận trong việc tự cân đối Quỹ lương - thưởng của bộ phận mình.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi: quy chế này quy định về nguyên tắc hình thành quỹ tiền lương, cơ cấu thu nhập, tiêu chuẩn trích lập, quy trình duyệt lương cứng, phụ cấp phúc lợi và phương thức quyết toán thưởng.

2. Đối tượng áp dụng:

• Khối chuyên môn: luật sư thành viên, luật sư cộng sự, chuyên viên pháp lý, thư ký pháp lý.

• Khối phát triển kinh doanh: bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing, nghiên cứu và phát triển.

• Khối vận hành hành chính: lễ tân, văn thư - lưu trữ, kế toán, nhân sự.

• Các đối tượng khác: người học nghề, tập nghề, thực tập sinh (áp dụng quy định phụ cấp hỗ trợ).

Điều 3. Giải thích từ ngữ và nguyên tắc cốt lõi

1. Doanh thu phân bổ (doanh thu thuần): là doanh thu tổng (100%) của Công ty, Chi nhánh sau khi đã trừ các khoản giảm trừ và Chi phí đặc thù (nghĩa vụ tài chính bên thứ ba, công tác phí khách hàng trả, lệ phí công chứng, dịch thuật...) theo Quy chế tài chính.

2. Nguyên tắc tự cân đối và phân quyền: quỹ lương của từng khối chức năng được xác định theo tỷ lệ định biên cố định trên Doanh thu phân bổ. Trưởng nhóm, trưởng bộ phận chủ động đề xuất mức Lương cứng (P1 + P2) nằm trong hạn mức 40% của Quỹ lương khối mình để Giám đốc phê duyệt.

3. Nguyên tắc quản lý chi phí thuê ngoài

Công ty linh hoạt sử dụng dịch vụ thuê ngoài đối với các mảng marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, hành chính - vận hành và các hoạt động hỗ trợ pháp lý chuyên môn (dịch thuật, rà soát hồ sơ, cố vấn ngách, luật sư địa phương).

Chi phí thuê ngoài của khối hoặc hoạt động nào sẽ được khấu trừ trực tiếp vào quỹ thưởng (P3) tương ứng của khối đó trước khi phân bổ thưởng cho nhân sự nội bộ.

CHƯƠNG II: CẤU TRÚC VÀ TỶ LỆ TRÍCH LẬP QUỸ TIỀN LƯƠNG

Điều 4. Định biên Tổng quỹ hoạt động và thu nhập (tỷ lệ 70% doanh thu)

Căn cứ trên doanh thu phân bổ (100%), Công ty cố định 30% chi phí chung (10% thuế, phí, 10% lợi nhuận giữ lại, 10% quỹ hạ tầng, công nghệ, văn phòng). 70% doanh thu còn lại được trích lập thành Tổng quỹ hoạt động và thu nhập, phân bổ hạn mức cho 03 Khối chức năng như sau:

1. Khối chuyên môn luật sư (hạn mức 35% doanh thu)

Bao gồm: chi phí lương, phụ cấp, thưởng hiệu suất vụ việc của luật sư, chuyên viên nội bộ và chi phí thuê ngoài hỗ trợ pháp lý (dịch thuật, rà soát tài liệu, cố vấn ngách, luật sư ủy quyền địa phương).

2. Khối phát triển kinh doanh và marketing (hạn mức 22% doanh thu)

Bao gồm: chi phí lương, thưởng bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing nội bộ và chi phí thuê ngoài dịch vụ marketing, media, quảng cáo, sự kiện, đối tác khai thác ngoài.

3. Khối vận hành hành chính (hạn mức 13% doanh thu)

Bao gồm: chi phí lương, thưởng khối hành chính nội bộ và chi phí thuê ngoài vận hành (dịch vụ kế toán - thuế, bảo trì công nghệ, tư vấn nhân sự, pháp lý nội bộ ngoài).

Tổng cộng 70% doanh thu phân bổ = [35%] + [22%] + [13%]. Còn lại, 30% doanh thu thuộc Quy chế tài chính quản lý, bao gồm 10% thuế, 10% lợi nhuận giữ lại và 10% quỹ hạ tầng - công nghệ - thuê văn phòng.

Điều 5. Cơ chế tự cân đối và hạch toán chi phí thuê ngoài

Việc kết hợp giữa nhân sự tự thực hiện và thuê ngoài dịch vụ được quản lý theo nguyên tắc tối ưu chi phí và tự chịu trách nhiệm:

1. Quy trình đề xuất thuê ngoài

• Trưởng khối, trưởng nhóm có quyền đề xuất sử dụng dịch vụ thuê ngoài (toàn bộ hoặc một phần) đối với các hạng mục công việc thuộc phạm vi quản lý của khối mình.

• Đề xuất phải nêu rõ giá trị hợp đồng thuê ngoài và trình Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Nguyên tắc trừ chi phí thuê ngoài

Chi phí thuê ngoài được nghiệm thực tế sẽ khấu trừ trực tiếp vào Hạn mức Quỹ của Khối tương ứng trong kỳ quyết toán, trước khi xác định Quỹ Thưởng Biến đổi (P3) cho nhân sự nội bộ.

3. Công thức tính quỹ thưởng biến đổi (P3) cho từng Khối:

​​​Trường hợp khối có phát sinh chi phí thuê ngoài dịch vụ, chi phí này phải nằm trong ngân sách thuê ngoài được Giám đốc phê duyệt đầu kỳ. Công thức:

[Quỹ thưởng P3 (khối)] = [Hạn mức quỹ khối] - [Chi phí lương cố định (P1+P2) đã chi] - [Chi phí thuê ngoài trong hạn mức].

Phần chi phí thuê ngoài phát sinh vượt hạn mức nếu không có lý do chính đáng được Giám đốc phê duyệt, sẽ trừ vào đánh giá hiệu suất (KPI) của trưởng nhóm đề xuất, không trừ trực tiếp vào quỹ thưởng (P3) chung của toàn thể nhân sự trong khối.

4. Cụ thể phân bổ chi phí thuê ngoài

• Trường hợp 01 (nhân sự tự làm 100%): không phát sinh chi phí thuê ngoài, nhân sự nội bộ hưởng tối đa Quỹ thưởng P3 còn lại.

• Trường hợp 02 (kết hợp tự làm và thuê ngoài): chi phí thuê ngoài càng cao thì Quỹ thưởng P3 còn lại chia cho nhân sự nội bộ sẽ giảm tương ứng.

• Trường hợp 03 (thuê ngoài 100% hạng mục): chi phí thuê ngoài trừ vào Quỹ Khối. Nhân sự nội bộ chỉ nhận lương quản lý, phối hợp (nếu có) và không được tính thưởng thi công trên phần việc đã thuê ngoài.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU THU NHẬP CÁ NHÂN VÀ CƠ CHẾ PHÂN BỔ (40/60)

Thu nhập của mọi nhân sự trong Công ty bao gồm 02 phần chính: Cố định - 40% quỹ lương khối) và Biến đổi (thưởng) - 60% quỹ lương khối.

[Cơ cấu thu nhập cá nhân] = [Lương cố định, phụ cấp (P1)] + [Phúc lợi (P2)] + [Thưởng hiệu suất (P3)]

Điều 6. Phần cố định: lương cơ bản, phụ cấp và phúc lợi (khoảng 40% quỹ lương)

1. Lương cơ bản (P1): là khoản tiền lương, phụ cấp chi trả định kỳ hàng tháng theo ngạch, bậc lương ghi trong hợp đồng lao động, dùng làm căn cứ trích đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo quy định pháp luật.

2. Phúc lợi cố định (P2): bao gồm 03 khoản hỗ trợ hàng tháng:

• Tiền đi lại, xăng xe.

• Tiền ăn trưa.

• Tiền điện thoại và liên lạc.

3. Quy trình đề xuất và phê duyệt lương cố định:

• Đầu năm tài chính hoặc khi thành lập nhóm hoặc bộ phận mới, trưởng nhóm luật sư hoặc trưởng phòng ban lập bảng đề xuất định biên lương cố định và phúc lợi cho các thành viên trong nhóm.

• Tổng mức chi [lương cố định] + [phúc lợi] của nhóm không vượt quá 40% Quỹ lương dự kiến được hưởng theo doanh thu tiêu chuẩn.

• Bảng đề xuất gửi tới Phòng hành chính tổng hợp kiểm tra và trình Giám đốc Công ty phê duyệt để làm căn cứ chi trả hàng tháng.

4. Trong mọi trường hợp, lương cơ bản (P1) của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do nhà nước quy định và không thấp hơn mức lương ghi trong hợp đồng lao động đã ký kết.

Điều 7. Phần biến đổi - quỹ thưởng hiệu suất và kết quả

Phần quỹ lương còn lại (khoảng 60%) sau khi trừ đi chi phí lương cố định và phụ cấp, phúc lợi đã chi trả trong kỳ sẽ được quyết toán để chuyển thành Quỹ thưởng (P3).

1. Đối với khối chuyên môn luật sư (quỹ thưởng chuyên môn):

• Thưởng thực hiện vụ việc: phân bổ dựa trên hệ số đóng góp giờ làm việc, độ phức tạp và mức độ hoàn thành hồ sơ vụ việc.

• Thưởng phí thành công: phân chia khi Công ty thu được khoản phí thưởng thành công từ khách hàng.

2. Đối với khối phát triển kinh doanh (quỹ thưởng phát triển kinh doanh, bán hàng):

• Thưởng khai thác hợp đồng: chi trả cho nhân sự trực tiếp chốt hợp đồng dịch vụ pháp lý mới.

• Thưởng KPI chăm sóc khách hàng và marketing: đánh giá trên tỷ lệ chuyển đổi, chỉ số hài lòng khách hàng và số lượng dữ liệu khách hàng chất lượng mang về.

3. Đối với khối vận hành hành chính (quỹ thưởng hỗ trợ):

o  Thưởng KPI hành chính: đánh giá theo mức độ hoàn thành công việc định kỳ, quản trị công nợ tốt (kế toán), tối ưu chi phí vận hành, tuyển dụng, đào tạo đúng tiến độ và đảm bảo hậu cần thông suốt (văn thư, lễ tân).

CHƯƠNG IV: QUY TRÌNH QUYẾT TOÁN VÀ CHI TRẢ

Điều 8. Tạm ứng lương và Kỳ thanh toán

1. Thanh toán lương cố định và phúc lợi: được chi trả định kỳ vào ngày 05 hàng tháng cho tháng làm việc trước đó.

2. Tạm ứng lương theo vụ việc dài hạn: đối với các vụ việc kéo dài nhiều tháng, nếu quỹ chuyên môn của nhóm luật sư chưa phát sinh thưởng ngay, trưởng nhóm đề nghị Giám đốc cho phép nhân sự tạm ứng thu nhập theo khối lượng công việc đã nghiệm thu trong tháng. Khoản tạm ứng này sẽ được khấu trừ khi quyết toán thưởng vụ việc.

Điều 9. Quy trình quyết toán Quỹ thưởng

Bước 1: Xác định doanh thu và ngân sách khối

Định kỳ hàng tháng/hàng quý, bộ phận kế toán tổng hợp doanh thu phân bổ và xác định hạn mức quỹ của từng khối: chuyên môn (35%), phát triển kinh doanh và marketing (22%), hành chính (13%).

Bước 2: Tổng hợp chi phí và trừ thuê ngoài

Kế toán hạch toán các khoản đã chi trong kỳ của từng Khối:

• (A) Tổng lương cố định và phụ cấp (P1 + P2).

• (B) Tổng chi phí thuê ngoài dịch vụ đã nghiệm thu thuộc Khối.

Bước 3: Xác định quỹ thưởng P3 khả dụng

[Quỹ thưởng P3 Khả dụng] = [Hạn mức Quỹ Khối] - [(A + B)]

Bước 4 (phân bổ thưởng)

Trưởng bộ phận căn cứ trên Quỹ thưởng P3 khả dụng và Bảng đánh giá KPI/mức độ đóng góp thực tế để lập Bảng phân bổ tiền thưởng cho nhân sự trong nhóm, trình Giám đốc phê duyệt.

CHƯƠNG V: CHẾ ĐỘ BHXH, THUẾ TNCN VÀ PHÚC LỢI TẬP THỂ

Điều 10. Trách nhiệm bảo hiểm xã hội và công đoàn

1. Công ty thực hiện trích đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn cho toàn thể người lao động, bao gồm cả luật sư, chuyên viên, nhân viên khối vận hành, giao kết hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên theo quy định của pháp luật và phù hợp với quỹ lương của khối tương ứng.

2. Căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là lương cơ bản (P1) ghi trên hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp lương thuộc diện chịu bảo hiểm xã hội theo quy định. Nguồn chi đóng đóng bảo hiểm xã hôi (phần do người sử dụng lao động chịu) được hạch toán vào chi phí nhân sự (P1) của từng khối tương ứng.

Điều 11. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn theo quy định pháp luật đối với mọi khoản thu nhập (bao gồm lương cố định, phụ cấp thuộc diện chịu thuế và tiền thưởng) trước khi chi trả cho nhân sự và thực hiện quyết toán thuế thay (nếu có ủy quyền) vào cuối năm tài chính.

Điều 12. Phúc lợi tập thể

Ngoài phụ cấp phúc lợi cá nhân hàng tháng (ăn trưa, đi lại, điện thoại), nhân sự được hưởng các chế độ phúc lợi tập thể: nghỉ mát hàng năm, khám sức khỏe định kỳ, quà lễ, tết, do Công ty trích từ Quỹ lợi nhuận giữ lại hoặc Quỹ hạ tầng và thương hiệu chi trả theo Nghị quyết của Hội đồng thành viên.

CHƯƠNG VI: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Phòng hành chính tổng hợp: chủ trì hướng dẫn các Nhóm/Bộ phận xây dựng định biên lương cố định, tiêu chuẩn đánh giá KPI và lập mẫu biểu quyết toán thưởng.

2. Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm hạch toán chính xác các quỹ lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm xã hội và thực hiện chi trả đúng hạn.

3. Trưởng các nhóm luật sư và trưởng bộ phận: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính công bằng, minh bạch khi phân bổ Quỹ thưởng cho nhân sự thuộc quyền quản lý.

Điều 14. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế toàn bộ các quy định về lương, thưởng, phụ cấp trước đây nằm trong Quy chế tài chính chung của Công ty.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Giám đốc đề xuất và trình Hội đồng thành viên thông qua.

(Quy chế đã ban hành theo Nghị quyết số 98/2022/NQ-HĐVT của Công ty Luật TNHH Everest ngày 31/12/2022, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc điều hành)