Kỹ năng của luật sư: Quy trình soạn thảo và tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng

I- CÁC QUY TRÌNH SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

1- Quy trình soạn thảo hợp đồng từ đầu

[a] Luật sư hợp đồng tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng

Yêu cầu soạn thảo của khách hàng có thể thể hiện một cách ngắn gọn khái quát trong hợp đồng dịch vụ pháp lý. Tuy nhiên, để hiểu được yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất luật sư có thể tham khảo những cách thức sau;

- Tiếp xúc với khách hàng: việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là điều kiện lý tưởng nhất để luật sư lắng nghe, nắm bắt các thông tin mong muốn yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp luật sư không được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thị việc trao đổi qua điện thoại hoặc các hình thức giao tiếp sử dụng sự hỗ trợ của công nghệ sẽ tốt hơn là việc chỉ đọc các yêu cầu của khách hàng đã được văn bản hóa.

Tiếp xúc với khách hàng không đơn thuần là trao đổi với người đại diện/người có thẩm quyền giao dịch với luật sư. Trong một số trường hợp, luật sư có thể đề xuất làm việc với các cá nhân trong tổ chức - người có hiểu biết về chuyên môn hay những thông tin hữu ích khác. Một số luật sư, vì một số lý do nhất định chưa được giao dịch với khách hàng nhưng lại thực hiện việc soạn thảo hợp đồng thì việc trao đổi với luật sư đồng nghiệp đã được tiếp xúc khách hàng là việc làm cần thiết.

Trong quá trình tiếp xúc khách hàng, luật sư cần hiểu mong muốn về mức độ chi tiết của khách hàng với hợp đồng. Có những khách hàng chỉ yêu cầu các hợp đồng có đủ những điều khoản tối thiểu nhưng chặt chẽ để đảm bảo cho giao dịch. Nhưng cũng có những khách hàng yêu cầu các hợp đồng dài, chặt chẽ, nhận diện và xử lý được nhiều tình huống và nhiều rủi ro.

- Đọc và hiểu yêu cầu soạn thảo của khách hàng: Trong một số trường hợp, mặc dù đã có những buổi tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp, luật sư vẫn nên đề nghị khách hàng gửi một yêu cầu soạn thảo hợp đồng cụ thể để luật sư có cơ sở tư vấn đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Nếu không có điều kiện tiếp xúc khách hàng cần đọc kỹ yêu cầu của khách hàng.

[b] Luật sư hợp đồng đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp

Trong một số giao dịch, khách hàng có thể mời luật sư tham gia từ những giai đoạn ban đầu - từ khi các bên bắt đầu đàm phán, ký kết một số tài liệu sau:

- Thư đề nghị giao dịch/thư ngỏ (Letter of intent);

- Biên bản ghi nhớ (Memorandum of Understanding);

- Điều khoản tham chiếu (Term of reference or Term sheet);

- Các biên bản cuộc họp, email, công văn, tài liệu giao dịch khác liên quan đến trao đổi, đàm phán hợp đồng.

Trong trường hợp luật sư không được tham gia vào các giai đoạn nêu trên, luật sư cần đề nghị khách hàng cung cấp các tài liệu đó để hiểu rõ về quá trình thương thảo giữa hai bên. Sau khi nghiên cứu các tài liệu được cung cấp, nếu có những điểm chưa rõ, còn mâu thuẫn luật sư cần trao đổi lại với khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua lại doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest

[c] Luật sư hợp đồng tham khảo các thông lệ hoặc tiền lệ mẫu

Việc tham khảo các thông lệ và tiền lệ mẫu sẽ giúp luật sư có thêm nhiều gợi ý cho việc soạn thảo hợp đồng, đặc biệt là việc hiểu thêm về giao dịch, đặc thù của giao dịch. Bên cạnh đó, luật sư sẽ có thể phát hiện ra những rủi ro điển hình thường xuất hiện trong giao dịch đó và cách xử lý, phân bổ rủi ro.

[d] Luật sư hợp đồng phác thảo cơ cấu của hợp đồng

Trên cơ sở kết quả các công việc nêu trên, luật sư dự thảo cơ cấu cơ bản của hợp đồng. Việc xây dựng bộ khung cho hợp đồng giúp cho luật sư hình dung về cấu trúc của giao dịch đã chặt chẽ hay chưa, thứ tự, kết cấu của các điều, khoản lớn, điều, khoản nhỏ có phản ánh được các mục đích của giao dịch hay không.

Ví dụ: Cấu trúc của Dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng Khách sạn

ĐIỀU 1. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH

1.1 Định nghĩa

1.2 Nguyên tắc giải thích

ĐIỀU 2. CHUYỂN NHƯỢNG TÀI SẢN

2.1 Thỏa thuận chuyển nhượng

2.2 Giá chuyển nhượng

ĐIỀU 3. BÀN GIAO TÀI SẢN VÀ THANH TOÁN

3.1 Bàn giao và thanh toán

3.2 Chuyển giao rủi ro

ĐIỀU 4. CAM ĐOAN VÀ BẢO ĐẢM

4.1. Tư cách pháp nhân

4.2. Thẩm quyền

4.3. Tính hợp pháp, hiệu lực và khả năng cưỡng chế thi hành

4.4. Không mâu thuẫn

4.5. Chấp thuận

4.6. Các cam đoan và bảo đảm bổ sung của bên chuyển nhượng

ĐIỀU 5. CAM KẾT

5.1. Cam kết của bên chuyển nhượng đối với tài sản chuyển nhượng                                            

5.2 Nghĩa vụ chung

5.3 Bảo mật

ĐIỀU 6. CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC

6.1 Chuyển nhượng

6.2 Thông báo

6.3 Chi phí

6.4 Sửa đổi

6.5 Bản gốc

6.6 Hiệu lực từng phần

6.7 Luật điều chỉnh

6.8 Giải quyết tranh chấp

6.9 Hiệu lực

PHỤ LỤC I DANH SÁCH TÀI SẢN CHUYỂN NHƯỢNG

PHỤ LỤC II PHƯƠNG ÁN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư: các hình thức soạn thảo hợp đồng

[đ] Luật sư hợp đồng nhận diện và xử lý các rủi ro:

Trong mỗi giao dịch đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định và khác nhau. Tuy nhiên, nếu khái quát lại thì các rủi ro sau:

- Rủi ro về giao dịch vô hiệu;

- Rủi ro về việc một bên không có khả năng thực hiện hợp đồng;

- Rủi ro về việc một hoặc các bên không thực hiện các cam kết của mình, hay tiến hành một số hành vi ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng của bên còn lại;

- Rủi ro về việc một bên vi phạm hợp đồng hay bị coi là vi phạm hợp đồng;

- Rủi ro về các trường hợp bất khả kháng.

Luật sư nhận diện các rủi ro và tìm cách phân bổ các rủi ro, xử lý rủi ro trong các nội dung cụ thể của hợp đồng.

[e] Luật sư hợp đồng soạn thảo chi tiết từng điều, khoản

Đây là giai đoạn luật sư soạn thảo từng điều, khoản cụ thể của hợp đồng dựa trên thông tin, tài liệu khách hàng cung cấp và luật sư thu thập được. Khung cơ cấu hợp đồng sẽ được lấp đầy ở giai đoạn này. Việc cẩn thận, cẩn trọng trong việc lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ trong giai đoạn này đòi hỏi sự tập trung cao độ của luật sư.

[f] Luật sư hợp đồng kiểm tra dự thảo hợp đồng

Việc kiểm tra dự thảo hợp đồng cần được thực hiện một cách cẩn trọng và nghiêm túc. Thông thường ngay sau khi soạn thảo xong, luật sư thường phát hiện được không nhiều những điểm bất cập trong hợp đồng. Do đó, điều kiện lý tưởng là nên để một khoảng thời gian giãn cách nhất định, một vài tiếng sau kiểm tra lại thì sẽ hiệu quả hơn. Việc đọc đi đọc lại nhiều lần với sự tập trung sẽ phát hiện được nhiều điểm bất cập hơn.

Khi tự kiểm tra việc soạn thảo hợp đồng, luật sư cần lưu ý kiểm tra những nội dung sau:

- Kiểm tra về cơ cấu các điều, khoản (sự logic, chặt chẽ, hợp lý);

- Kiểm tra về ngữ pháp;

- Kiểm tra về sự phù hợp giữa nội dung và tiêu đề;

- Kiểm tra sự phù hợp giữa nội dung và mục lục;

- Kiểm tra sự rõ ràng, súc tích và chính xác của từ ngữ, thông tin, dữ liệu;

Việc kiểm tra chéo giữa các luật sư thường giúp phát hiện thiếu sót, bất cập hơn.

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư - đàm phán hợp đồng

2- Quy trình soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ

Việc soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ về cơ bản cũng theo các bước tương tự như soạn thảo hợp đồng từ đâu, tuy nhiên có một số điều chỉnh với các bước sau:

- Tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng;

- Đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp;

- Tham khảo các thông lệ/tiền lệ mẫu;

- Rà soát và hiệu chỉnh lại cơ cấu của hợp đồng mẫu;

- Nhận diện và xác định xem hợp đồng mẫu đã nhận diện và xử lý được các rủi ro hay chưa. Nếu chưa thì bổ sung;

- Điều chỉnh chi tiết nội dung các điều, khoản cho phù hợp với giao dịch và thêm các điều, khoản (nếu thấy cần thiết);

- Kiểm tra dự thảo hợp đồng.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

II- TƯ VẤN HIỆU CHỈNH HỢP ĐỒNG

1- Quy trình tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng

Trong trường hợp luật sư được đề nghị tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng luật sư sẽ có những thách thức nhất định trong việc hình dung ra ý tưởng của người soạn thảo hợp đồng. Điều tất yếu là bên soạn thảo thường đưa ra những điều, khoản thuận lợi hơn cho mình. Do đó, nhiệm vụ của luật sư khi tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng là xác định được những điểm có lợi và bất lợi cho khách hàng của mình trong hợp đồng đã được dự thảo và tư vấn phương án hiệu chỉnh hợp đồng.

Tuy không ở vị thế là bên soạn thảo song luật sư vẫn cần thực hiện một số công việc tương tự như luật sư tư vấn soạn thảo hợp đồng, cụ thể là các công việc:

- Tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng;

- Đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp;

- Tham khảo các thông lệ/tiền lệ mầu;

- Đọc kỳ dự thảo hợp đồng;

- Đưa ra các ý kiến tư vấn hiệu chỉnh trực tiếp vào hợp đồng và soạn thảo thư tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng để giúp khách hàng hiểu rõ về cơ sở luật sư đưa ra các ý kiến hiệu chỉnh;

- Kiểm tra lại hợp đồng đã hiệu chỉnh và thư tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng.

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư - những vấn đề chung về soạn thảo hợp đồng

2- Luật sư hợp đồng lưu ý khi tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng

Để có thể tư vấn hiệu chỉnh hiệu quả, luật sư cần lưu ý những vấn đề sau:

- Không tiếp cận hợp đồng với tư thế của người phê phán hoặc phủ nhận kết quả soạn thảo.

- Cần đọc kỹ và hiểu rõ ý tưởng, cấu trúc, sự logic, các dẫn chiếu và ý tưởng của người soạn thảo.

- Cần đánh giá kỳ lưỡng từng câu, từ trong dự thảo hợp đồng, tinh thần, mục đích mà từng từ, câu, khoản, điều hướng đến.

- Việc nhận xét cần cụ thể, không được trừu tượng, chung chung.

- Việc nhận xét cần kèm với các đề xuất thay thế, bổ sung.

- Khi tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng luật sư cần sử dụng một số công cụ của máy tính như (Track Changes) hoặc (Compare) đê giúp khách hàng biết được những hiệu chỉnh cụ thể.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác)