Những nguyên tắc viết văn bản pháp lý

1- Các yếu tố hình thành

- Đáp ứng được mục tiêu của khách hàng, tuân theo sự chỉ dẫn của khách hàng và chỉ ra được mối quan tâm, lo lắng của khách hàng.

- Tập trung vào những mối quan tâm của khách hàng nhằm giữ sự nhiệt tình và tin tưởng của khách hàng.

- Đưa ra được những giải pháp xử lý phù hợp đối với những mối từ: quan tâm của khách hàng và các vấn đề liên quan đến công việc.

- Xác định một cách chính xác tất cả các vấn đề liên quan tới luật pháp và thực tiễn.

- Nếu có thể, cần làm rõ các lựa chọn liên quan, bao gồm chi phí | lợi ích và rủi ro của những lựa chọn này.

- Nếu có thể, cần làm rõ lợi ích của việc áp dụng một 

- Được sắp xếp một cách logic. 

- Hình thành một tổng thể xuyên suốt, thống nhất. 

- Đúng ngữ pháp, chính tả. 

- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp. 

- Rõ ràng và chính xác.

- Tuân thủ mọi yêu cầu về tính trang trọng của ngôn ngữ pháp lý.

- Hình thức theo mẫu quy định (đối với các văn bản làm việc với cơ quan nhà nước) hoặc rõ ràng, thống nhất, dễ nhìn cho người đọc.

Như đã nói ở phần trên, để có thể soạn thảo những văn ứng được đầy đủ các yếu tố nêu trên, trong quá trình thực hành luật, luật sư cần nắm chắc những nguyên tắc cơ bản để từ đó phát triển cho mình những phương pháp viết riêng, xây dựng được cho mình khả năng viết pháp lý một cách hiệu quả, khéo léo, linh hoạt và chính xác.

2- Hiểu rõ người đọc

Một luật sư sẽ phải làm việc với các đối tượng khác nhau. Ví dụ, các khách hàng doanh nghiệp, các khách hàng cá nhân, các chuyên viên nhà nước, các chuyên gia độc lập, các thẩm phán, các kiểm sát viên, các cảnh sát và các luật sư đồng nghiệp... Với mỗi đối tượng, luật sư cần chọn lựa ngôn ngữ và phong cách trình bày của mình sao cho không chỉ phù hợp với người tiếp nhận thông tin, mà còn phải thể hiện việc hiểu rõ yêu cầu của người đó và trên hết, người đó hiểu một cách chính xác luật sư đang muốn họ hiểu điều gì và luật sự muốn gì từ họ.

Với giới luật sư, bởi chúng ta đã quá quen thuộc với việc liên tục sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành và từ ngữ chuyên môn đến mức chúng ta không cần nghĩ đến nghĩa mà các từ ngữ và thuật ngữ ấy diễn đạt nữa nên nhiều khi, việc diễn đạt ý nghĩa của các từ này theo ngôn ngữ hằng ngày, để một người bình thường không học về luật có thể hiểu được nội dung chúng ta muốn gửi gắm, là một trở ngại không nhỏ. Thông thường, bộ phận người đọc là khách hàng sẽ khăn trong việc theo dõi nội dung văn bản nếu sử dụng quá nhiều từ ngữ pháp lý chuyên ngành trong văn bản đó, nhất là nếu t ngữ pháp lý ây không được giải thích một cách cụ thể, hoặc  khái niệm hoặc từ ngữ trong nguyên tắc viết pháp lý ấy có nguồn gốc từ một hệ luật pháp nước ngoài (vốn thường gặp trong những tranh chấp có yếu tố nước ngoài).

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý

3- Xác định chính xác vấn đề trong nguyên tắc viết pháp lý

Muốn có được một bài phân tích pháp lý tốt, việc xác định rõ ràng vấn đề, mục tiêu cho bài viết là điều hết sức cần thiết. Từ vô số những thông tin, những dữ liệu mà luật sư có được, luật sư cần phải tỉnh lọc và tìm ra được chính xác vấn đề luật sư muốn nói đến, đồng thời cũng là vấn đề đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng. Khi luật sư hình dung được vấn đề một cách rõ ràng trong đầu nhưng luật sư lại quá dài dòng khi trình bày, sẽ khiến người đọc khó nắm bắt được vấn đề luật sư đang muốn đề cập. Luật sư cần phải giữ được sự tập trung cao độ của người viết cho nội dung mà luật sư muốn trình bày. Để có thể đạt được điều này, luật sư cần phải lược bỏ những “vật cản” gây xao nhãng khi luật sư đang cố gắng truyền đạt ý tưởng của mình. Hãy chỉ tập trung chính xác vào nội dung chính mà luật sư đang muốn truyền tải..

từ việc xác định được đúng trọng tâm điều mà luật sư muốn nói với khách hàng của mình, người đọc, người nghe sẽ tiếp cận văn bản luật sư soạn thảo một cách dễ dàng hơn. Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và tránh nói về những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, cũng cần chú ý, tránh quá lạm dụng sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến mức khách hàng không hiểu được đầy đủ những điều tình người luật sư muốn nói. Ví dụ, trong một văn bản tư vấn cho khách hàng, một người luật sư không thể nào chỉ viết cho khách hàng tăng theo pháp luật, hợp đồng đã vô hiệu vì vi phạm  Điều 117 BLDS năm 2015 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng bị xem là vô hiệu.

4- Xây dựng dàn ý và cấu trúc hợp lý cho bài viết

Các vấn đề cần được sắp xếp, triển khai theo một trật tự hợp lý, theo sau đó là thứ tự của các luận cứ và bằng chứng nhằm giúp làm rõ vấn đề. Khi đã xây dựng được một dàn ý gồm đầy đủ các vấn đề muốn truyền tải, người viết sẽ chỉ cần phát triển, bổ sung về chính để tạo nên một nội dung đầy đủ mà không sợ bị sót hay thiếu ý. Một dàn ý tốt đối với một bài viết có thể được ví như phần nào của một công trình. Các bài viết pháp lý đều có điểm chung biểu đạt bởi các cấu trúc với tính chặt chẽ cáo và đặc biệt đòi hỏi tính chính xác và tính logic. Vì lý do này, một dàn ý tốt có thể đóng quyết định đối với sự thành công của một bài viết pháp lý hay một bản pháp lý.

Ngoài ra, luật sư cần quyết định một cấu trúc logic và phù hợp nhất đối với nội dung của văn bản. Luật sư cần thực hiện tối thiểu một trong những điều sau cho bài viết của mình trong văn bản gửi tới khách hàng:

- Trả lời yêu cầu hay câu hỏi của người đọc; 

- Tư vấn hoặc cung cấp thông tin chi tiết; 

- Đưa ra các phương án; hoặc

- Tư vấn các hành động phù hợp.

Luật sư cần tùy theo những yêu cầu cụ thể của khách hàng mà lựa chọn một hoặc nhiều hơn các hành động ở trên để thực hiện cho bài viết của mình. Ngoài ra, một khi đã lên kế hoạch và sắp xếp ý, luật sư cần lưu ý liên kết một cách logic các suy nghĩ, các lập luận với từng câu, từng nội dung trong đoạn văn. Luật sư cũng phải liên kết các đoạn văn với nhau một các mạch lạc để tạo nên một văn bản có cấu trúc và nội dung nhất quán. Đối với các văn bản pháp lý, đây là điều vô cùng quan trọng. Nếu ở đoạn văn đầu tiên, luật sư tư vấn với khách hàng rằng điều A cần phải được hiểu là B, nhưng trong đoạn văn thứ ba luật sư lại Điều luật A cần phải được hiểu là C, khách hàng của luật sư sẽ nhận ra sự thiếu nhất quán và họ sẽ không hiểu, hoặc chỉ hiểu mập mờ nội dung mà luật sư đang muốn nói tới.

5- Ý thức và hình thức của văn bản trong nguyên tắc viết pháp lý

Chúng ta đều biết, nội dung của văn bản đóng vai trò quyết định hơn một nửa thành công của văn bản. Tuy nhiên, ấn tượng đầu tiên của người đọc đối với văn bản chính là hình thức văn bản. Vì vậy là người hành nghề luật, luật sư cần có ý thức về hình thức của văn bản, ngay cả những văn bản viết nháp, viết về tập luyện.

Đối với mỗi đối tượng nhận văn bản khác nhau, chúng ta sẽ phải trình bày văn bản theo một hình thức khác. Chẳng hạn, khi soạn thảo hồ sơ gửi cho cơ quan nhà nước, luật sư phải tuân thủ quy định về tiêu ngữ, mẫu sẵn có của văn bản hướng dẫn, đặc biệt là các văn bản thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước hoặc tại tòa án. Luật sư cần tìm hiểu mẫu chính xác, vì các văn bản luật thường được cập nhật thường xuyên nên các mẫu văn bản rất dễ thay đổi: hoặc khi là Bản tư vấn pháp luật viết dưới tư cách của công ty, văn phòng luật sư, Bản tư vấn này cần phải tuân theo hình thức chung được quy định trong nội bộ công ty, văn phòng luật sư.

6- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn...