Phương pháp đọc chi tiết hồ sơ hiệu quả của luật sư

Giai đoạn đọc chi tiết là giai đoạn luật sự bắt đầu phải dành sự tập trung cao cho việc đọc, phân tích các tình tiết, dữ kiện có trong hồ sơ. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp hoặc định hướng luật sư sẽ tốn nhiều thời gian mà vẫn không thu được kết quả như mong muốn.

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527

1- Định hướng đọc chi tiết hồ sơ

Để đọc chi tiết được hiệu quả, tối thiểu luật sự cần đặt cho mình những câu hỏi như sau:

Tài liệu nào nên đọc trước? (trên thực tế có những tài liệu luật sư đọc trước sẽ giúp hình dung được khái quát bối cảnh vụ việc. Bên cạnh đó có những tài liệu, vụ việc quan trọng đang cần phải xử lý tình huống nhất định).

Ví dụ:

Nếu muốn nắm bắt toàn bộ bối cảnh vụ tranh chấp nội bộ công ty luật sư có thể lựa chọn biên bản những cuộc họp gần nhất của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên liên quan đến việc giải quyết tranh chấp hoặc cuộc họp giữa những cá nhân có liên quan hoặc luật sự có thể đọc những bản tóm lược sơ bộ mà khách hàng trình bày để nắm bắt được bối cảnh của tranh chấp.

Nếu một vụ tranh chấp về hợp đồng thầu giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ liên quan đến những vấn đề chính như thời hạn thi công. chất lượng thi công, tiến độ thanh toán, luật sư có thể tiếp cận từ hợp đồng để xác định nghĩa vụ của các bên sau đó tiếp tục đi đến những phân nhóm tài liệu về từng nội dung tranh chấp để đối chiếu với những nội dung đã quy định trong hợp đồng.

Luật sự mong muốn thu được những thông tin gì từ tài liệu? (Hay luật sự đặt ra những câu hỏi để thông qua việc đọc đó tìm được câu trả lời)

Dù tiếp cận theo phương thức nào, luật sư luôn phải đặt ra mục đích cụ thể cho quá trình đọc, mục đích đó sẽ hướng luật sư đến những tài liệu cung cấp nhiều nhất những thông tin trực tiếp hoặc có liên quan mật thiết đến vụ việc(xem thêm: hợp đồng tặng cho)

Đọc tài liệu hiệu quả là như thế nào? (luật sư cần đọc các tài liệu hướng dẫn về cách đọc hiệu quả để sử dụng lâu dài trong quá trình hành nghề).

2- Cách đọc chi tiết hồ sơ

Khi đã xác định được thứ tự tài liệu ưu tiên đọc, luật sư thực hiện việc đọc chi tiết tài liệu. Kỹ thuật đọc nhanh, đọc hiệu quả cần áp dụng trong giai đoạn này. Mục đích của giai đoạn này là đọc để nắm bắt những thông tin quan trọng trong vụ việc. Để đạt được mục đích này, trước hết luật sư cần phải biết đâu là thông tin quan trọng trong mỗi tài liệu. Thông tin quan trọng thường nằm ở những từ khóa. Thông thường, trong một tài liệu chỉ có 20% tổng số từ là chứa đựng những thông tin luật sư cần thu thập để nắm bắt được nội dung tài liệu. Một sự thật đáng kinh ngạc là 80% số từ còn lại là những từ không bao hàm thông tin hữu ích và thường là những từ nối, ví dụ như “là”, “của”, “những”, “có”, “với”.(đọc về: mẫu hợp đồng đặt cọc mua nhà)

Ý thức về tỷ lệ của những từ khóa, từ nối trong tài liệu sẽ giúp luật sư nắm bắt được vụ việc nhanh hơn. Bên cạnh mục đích là nắm bắt được thông tin về vụ việc, trong giai đoạn này, luật sư cần cố gắng nhở được hoặc hình dung và định hướng được thông tin chứa đựng trong mỗi tài liệu.

Việc đánh dấu thông tin là cách để một lần nữa luật sư tương tác với thông tin và ghi chú giá trị của thông tin để sử dụng cho các lần tiếp theo. Chiếc bút chì và các dụng cụ sử dụng để đánh dấu tài liệu khác luôn cần có khi tiến hành hoạt động đọc. Việc đánh dấu tài liệu sẽ tiết kiệm thời gian mỗi khi luật sư lật giở lại tài liệu.

Luật sư có thể sử dụng một số cách sau để đánh dấu

(i) Gạch dưới những từ quan trọng,

(ii) Những đường kẻ dọc ở bên ngoài lề (để nhấn mạnh một câu nối đã được gạch dưới hoặc để chỉ một đoạn văn quá dài cần gạch dưới)

(iii) Ngôi sao, hoa thị ở ngoài lề;

(iv) Những con số ngoài lề trang,

(v) Những con số của những trang khác ở ngoài lề (để chỉ khác trong hồ sơ có những điểm giống nhau hoặc những điểm quan hoặc trái ngược với những điểm được đánh dấu);

(vi) Khoanh tròn những từ hoặc cụm từ khó;

(vii) Viết ngoài lề hoặc đầu, cuối trang (để ghi nhận những ý tưởng, lưu ý mà luật sư vừa phát hiện ra khi vừa đọc xong trang tài liệu).

Luật sư chỉ đánh dấu vào những tài liệu sao chép, không đánh dấu vào những tài liệu gốc hoặc tài liệu có thể phải hoàn trả lại khách hàng hoặc gửi cho các bên có liên quan. Những ghi chú vào tài liệu còn có nghĩa quan trọng giúp luật sư ghi nhận lại những ý tưởng vừa lóe sáng những vấn đề cần tiếp tục khai thác, làm rõ, kết nối những mạch thông tin với nhau. Có những ý nghĩ thoáng qua trong đầu nếu chúng ta không nhanh chóng ghi nhận lại trong quá trình đọc tài liệu rất có thể không còn cơ hội thứ hai để nhớ về điều đó.(xem về: tư vấn pháp luật thừa kế)

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.