Quy tắc bộ máy thương mại công ty

1- Những nguyên tắc cơ bản của bộ máy thương mại

Công ty phải cạnh tranh với các công ty khác về đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty phải xây dựng chiến lược trên cơ sở hiểu biết những điểm của quá trình thực hiện mua hàng. Công ty có thể sử dụng một nhiều quan điểm trong số năm quan điểm sau đây về tổ chức tiêu thụ:

Đại lý thương mại - người mua. Đại lý thương mại nói chuyện - tiếp hay qua điện thoại với từng khách hàng tiềm ẩn hay hiện có.

Đại lý thương mại - nhóm người mua. Đại lý thương mại thực hiện thiệu hàng với một nhóm người mua.

Nhóm tiêu thụ - nhóm người mua. Nhóm tiêu thụ (bao gồm những người có chức vụ của công ty, đại lý thương mại và kỹ sư tiêu thụ) tiến hành giới thiệu hàng hóa với các nhóm người mua.

Tiến hành các cuộc hội nghị thương mại. Đại lý thương mại tổ các buổi gặp gở của những người nắm các nguồn vốn của công ty với hay nhiều người mua để thảo luận những vấn đề và khả năng của hai bên.

Tiến hành các cuộc hội thảo thương mại.  công ty tiến hành những buổi tập huấn cho nhân viên kỹ thuật của ty, khách hàng về những thành tựu kỹ thuật mới nhất trong lĩnh vực động nào đó.

Như vậy là đại lý thương mại thường đóng vai trò người lãnh đạo nhóm làm việc với khách hàng, quy tụ các đại diện của tổ chức bán hàng và tổ chức mua hàng lại với nhau. Tổ chức tiêu thụ ngày càng đòi hỏi công tác tập thể, không thể thiếu sự ủng hộ từ phía các cán bộ khác của công ty muốn nói đến ban lãnh đạo tối cao ngày càng bị lôi cuốn vào quá trình bán hàng, đặc biệt là trong những tình huống gay cấn với các khách hàng quy mô toàn quốc hay những thương vụ lớn, và về những chuyên giai thuật cung cấp cho các khách hàng thông tin kỹ thuật trước, trong và sau khi mua hàng và về những người ở bộ phận làm dịch vụ cho khách hàn đảm bảo lắp ráp, bảo dưỡng dự phòng, sửa chữa và những dịch vụ ki cho khách hàng, về những nhân viên văn phòng, bao gồm cả các chuyên gia phân tích về các vấn đề tiêu thụ, những người điều độ thực hiện đạ hàng, thư ký.

2- Cơ cấu tổ chức của bộ máy thương mại của công ty

Những nguyên tắc làm việc cơ bản của bộ máy thương mại bao gồm những vấn đề cơ cấu của nó nhằm đảm bảo hiệu quả tối đa cho hoạt động trên thị trường. Cơ cấu đó rất rõ ràng trong những trường hợp công ty bán một nhóm chủng loại hàng cho một ngành hoạt động và khách hàng nằm rải rác về mặt địa lý. Trong trường hợp này công ty sẽ tổ chức bộ máy thương mại của mình theo nguyên tắc lãnh thổ. Nếu công ty bán nhiều mặt hàng khác nhau cho nhiều khách hàng khác nhau, thì công ty có thể xây dựng bộ máy thương mại theo nguyên tắc hàng hóa hay phân chia the khách hàng. Dưới đây là những đặc điểm của tất cả các cơ cấu tổ chức này.

Bộ máy thương mại xây dựng theo nguyên tắc lãnh thổ: Đây là hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất. Mỗi đại lý thương mại phụ trách. Một địa bàn tiêu thụ và độc quyền phục vụ tại đó. Trên địa bàn của mình nó có quyền kinh doanh toàn bộ danh mục hàng hóa của công ty. Cơ cấu nhu vậy có một số ưu điểm:

Thứ nhất là, xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng đại lý thương mại. Là người đại diện thương mại duy nhất của công trên địa bàn nó chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi thành công và thiếu sót trong tiêu thụ ở nơi này.

Thứ hai là, trách nhiệm như vậy sẽ kích thích ty đại lý thương mại phát triển và củng cố những mối liên hệ kinh doanh và cá nhân với các nhà hoạt động thị trường địa phương. Những mối liên hệ này sẽ góp phần làm tăng hiệu quả công tác của đại lý thương mại, cũng như sự thịnh vượng của cả nhân họ.

Thứ ba là, những chi phí đi lại không on, bởi vì nhân viên chào hàng chỉ đi lại trong một địa bàn tương đối nhỏ. Hệ thống quản lý tiêu thụ phân cấp tương ứng ủng hộ cách tổ chức Bộ máy thương mại theo lãnh thổ. Người quản lý tiêu thụ quận, huyện chỉ đạo công việc trên một số địa bàn, người quản lý tiêu thụ khu vực chỉ đạo công việc của một số quận huyện, còn người quản lý tiêu thụ toàn quốc hay phó chủ tịch về tiêu thụ sẽ chỉ đạo công việc của một số khu vực tiêu thụ

Bộ máy thương mại xây dựng theo nguyên tắc hàng hóa. Các đại lý thương mại phải biết rõ hàng hóa của mình, nhất là nếu những mặt màng này phức tạp về mặt kỹ thuật, hoàn toàn khác nhau hay rất nhiều. Tình hình này cùng với sự xuất hiện những ngành sản xuất hàng hóa riêng Liệt và sự hình thành các hệ thống quản lý sản xuất hàng hóa đã đưa đến bỏ nhiều công ty bắt đầu xây dựng bộ máy thương mại của mình theo xuyên tắc hàng hóa.

Nhưng cơ cấu tổ chức như vậy có thể dẫn đến sự trùng lặp nhau. Vì và công ty cung ứng cho các bệnh viện ở Mỹ có một số chi nhánh hàng hóa, mỗi chi nhánh có một bộ máy thương mại riêng. Và có thể xảy ra tình cung là trong cùng một ngày, ở cùng một bệnh viện xuất hiện đồng thời hiểu nhân viên chào hàng của công ty. Điều đó có nghĩa là nhiều đại diện hương mại của công ty đi cùng những hành trình như nhau và mỗi người ăn mất thời giờ chờ đợi để được những nhân viên mua hàng của các công
tiếp. Tính chất hợp lý của những chi phí thêm do tình trạng ủy cần được cân nhắc trên cơ sở lợi ích của việc giới thiệu hàng hóa một ách thông thạo hơn.

Bộ máy thương mại xây dựng theo cách phân chia khách hàng. Tưởng các công ty tổ chức bộ máy thương mại của mình theo sự phân hia khách hàng. Ở đây có thể là phân chia theo ngành hoạt động, theo những khách hàng lớn và bình thường, theo những khách hàng cũ và THAN xuất hiện. Ưu điểm rõ rệt nhất của việc chuyên môn hóa theo khách hàng là mỗi nhóm nhân viên thương mại riêng rẽ có thể nắm chắc bạn những nhu cầu đặc biệt của những khách hàng mà mình phụ trách. Có một thời các đại lý thương mại của công ty General Electrice" đã chuyên môn ha theo hàng hóa (động cơ cho quạt máy, công tắc...).

Về sau các đại lý thương mại đã được chuyên môn hóa theo thị trường, như thị trường thiện. bị điều hòa không khí và thị trường thiết bị ô tô, bởi vì những người tiêu dùng xem xét những vấn đề động cơ quạt máy, công tắc và các mặt hàng khác chính là dưới góc độ này.

Nhược điểm cơ bản của bộ máy thương mại xây dựng theo cách chia khách hàng bộc lộ trong những trường hợp khi bàn về những khách hàng các kiểu rất khác nhau, nằm rải rác khắp cả nước. Điều đó sẽ có nghĩa là mỗi nhóm nhân viên thương mai sẽ phải đi lại rất nhiều.

3. Quy mô bộ máy thương mại công ty

Sau khi xác định nhiệm vụ cho bộ máy thương mại của mình và thiết lập cơ cấu tổ chức của nó, công ty sẵn sàng bắt tay vào xác định quy mô của bộ máy đó. Các đại lý thương mại là một trong những tài sản có hiệu suất và đắt tiền nhất của công ty. Tăng số lượng đại lý sẽ làm tăng mức tiêu thụ và tăng chi phí.

Khi xác định quy mô bộ máy thương mại của mình, nhiều công ty xuất phát từ khối lượng công việc". Ví dụ họ có thể lập luận như sau:

Giả sử trong cả nước có 1.000 khách hàng kiểu A và 2.000 khách hàng kiểu B. Mỗi khách hàng kiểu A cần thăm viếng 36 lần một năm, mỗi khách hàng kiểu B cần thăm viếng 12 lần một năm. Như vậy có nghĩa,  ta cần một bộ máy thương mại có khả năng đảm bảo 60 ngàn cuộc viếng tham một năm. Giả sử một nhân viên chào hàng trung bình có khả năng thực hiện 1.000 cuộc viếng thăm một năm. Nghĩa là ta cần 60 nhân viên chào hàng trong biên chế.