Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn tìm hiểu thông tin

I- NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ GIAI ĐOẠN TÌM HIỂU

Giai đoạn tìm hiểu thông tin sẽ bắt đầu khi phiên họp khai mạc kết thúc, và hòa giải viên thông thường sẽ đưa ra một lịch trình làm việc cho ngày hôm đó. bao gồm một số quy tắc nền tảng, những vấn đề chính trong tranh chấp đang cần giải quyết, và những nội dung phải được bàn luận để đi đến kết quả được các bên đồng thuận. Dù vậy, ngay cả khi các bên đã làm việc cùng nhau và cùng với hòa giải viên trong cuộc hòa giải, một bên vẫn có thể muốn thảo luận những khía cạnh bí mật với hòa giải viên trong phiên làm việc riêng.

Giai đoạn tìm hiểu thông tin có lẽ là giai đoạn then chốt của bất kỳ cuộc hòa giải nào. Đó là lúc hòa giải viên xác định vấn đề thực sự là gì, mối quan tâm ẩn giấu của các bên là gì (có thể rất khác với những vấn đề mà họ đưa ra) và giúp các bên bắt đầu định hình cách giải quyết. Khi bắt đầu tìm hiểu, hòa giải viên nên quyết định phương pháp thu thập dữ liệu thích hợp, như cuộc phỏng vấn cá nhân hoặc phỏng vấn nhóm, xem xét các văn bản, tài liệu chính và phụ, quan sát trực tiếp các tương tác của các bên trong các cuộc họp.

Cách thức cơ bản nhất trong hòa giải để tìm hiểu là nói chuyện trực tiếp. Trong cuộc đối thoại với mỗi bên, hòa giải viên cần tìm hiểu về diễn biến tranh chấp dưới góc nhìn của họ và cảm xúc của họ, những người hoặc các bên quan trọng liên quan đến tranh chấp, lịch sử và sự tương tác trong các mối quan hệ của họ. Từ đó, xác định những vấn đề quan trọng. Các bên thường bị đánh lạc hướng khỏi vấn đề cốt lõi khi tranh chấp đã trở nên phức tạp; hòa giải viên nên hiểu điều này và điều mà các bên thực sự quan làm để đưa chúng ra bàn luận, giải quyết đi đến thống nhất.

Để làm được điều này, hòa giải viên nên tách biệt nhu cầu của mỗi bên khỏi quyền mà họ nghĩ là mình có; hòa giải viên nên khuyến khích mỗi bên xem xét lại nhu cầu và lợi ích của mình. Sau đó, hòa giải viên tiến tới cải thiện chất lượng của những lần giao tiếp trước đây của các bên, giúp các bên cung cấp thông tin cho nhau và có được một bức tranh rõ ràng hơn về cách mỗi bên nhìn nhận tình thế hiện tại như thế nào. Để cuộc trao đổi diễn ra hiệu quả hơn, hòa giải viên nên chuẩn bị một bộ câu hỏi sơ bộ để hỏi trong các cuộc phỏng vấn thu thập dữ liệu với các câu hỏi mở có khả năng gợi ra thông tin cần thiết từ các tranh chấp.

Thu thập thông tin đầy đủ để phát triển sự hiểu biết chắc chắn về tranh chấp và những người liên quan. Làm việc với một cơ sở thông tin chính xác sẽ ngăn chặn xung đột không cần thiết do thông tin sai lệch, nhận thức sai hoặc gây hiểu nhầm. Hòa giải viên khi tìm hiểu nên cố gắng thu thập những thông tin sau:

- Thông tin liên quan cần thiết để thảo luận và giải quyết tranh mà các bên có hoặc không có, có thể hoặc không chia sẻ với nhau, hoặc cần phải thu thập để thúc đẩy các cuộc thảo luận hữu ích và để các bên tranh chấp đi đến thỏa thuận dựa trên thông tin đầy đủ.

- Niềm tin. giá trị hoặc thái độ của các bên có thể đặt ra rào cản đối với việc đi đến thỏa thuận có thể chấp nhận được hoặc sự hợp lạc hơn nữa.

- Bối cảnh chung của tranh chấp. mức độ sẵn sàng nói chuyện của các bên. bất kỳ điều kiện tiên quyết nào họ có thể có.

Để thu thập được thông tin, hòa giải viên cần sử dụng các kỹ năng giao tiếp phù hợp để gợi ra thông tin chính xác hơn, như nhắc lại. tóm tắt. lắng nghe và phản hồi cảm xúc của một bên, diễn đặt lại và đặt ra các câu hỏi thích hợp (những câu hỏi mở không thể trả lời bằng “có" hoặc “không") để làm rô thông tin được chia sẻ và xác nhận rằng họ đã được hòa giải viên nghe và hiểu chính xác.

Trong quá trình tìm hiểu, hòa giải viên cần, ghi lại thông tin thu thập được từ các cuộc phỏng vấn, từ việc đánh giá các nguồn tài liệu chính hoặc phụ, quan sát cuộc trao đổi giữa các bên và bắt đầu tiến hành phân tích xung đột sơ bộ để xác định các nguồn chính của tranh chấp và cơ hội hợp tác; nguyên nhân chính đáng và không chính đáng của cuộc xung đột; các vấn đề và lợi ích quan trọng cần được giải quyết và đáp ứng; những thứ gây rạn nứt, chia rẽ và kết nối mối quan hệ, nhu cầu và sở thích của các bên. Sau đó, hòa giải viên tổ chức thông tin cho phép mình dễ dàng truy cập sau này khi xem xét xây dựng kế hoạch hòa giải sơ bộ hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp hoặc trao đói trong tương lai giữa các bạn tranh chấp.

Sau khi đã có những thông tin cần thiết, hòa giải viên nghiên cứu những chiến lược khả thi để giải quyết tranh chấp, hòa giải viên có thể bắt đầu làm việc với các bên để phác thảo nên phương án giải quyết tranh chấp khả thi và vẫn mở rộng cửa cho các con đường giải quyết khác. Lúc này, hòa giải viên cần xác định xem thông tin đã được thu thập và nghiên cứu có cần phải được trình bày lại cho các bên như là phương tiện để giúp họ quyết định cách tiến hành hòa giải hay không, hoặc có tiến đến lập kế hoạch hòa giải hay không. Nếu cần có các cuộc họp thêm với các bên, hòa giải viên cần xác định cấu trúc, quy trình và nội dung họp phù hợp, các vấn đề sẽ được thảo luận. Nói chung, hòa giải viên không cung cấp bất kỳ giải pháp nào cho các vấn đề tranh chấp mà các bạn có thể đã nêu ra.

Xem thêm: Điều kiện, nguyên tắc giải quyết tranh chấp bằng hòa giải

II. PHIÊN HỌP CHUNG 

Những cuộc họp chung cho phép mọi người nhìn và nghe những gì đang xảy ra và quyết định tham gia, đóng góp ý kiến như thế nào. Tính trung lập của hòa giải viên cũng dễ dàng được thể hiện và chấp nhận bởi các bên. Đối với hòa giải viên, những cuộc họp chung có thể chứa đựng nhiều rủi ro. Những tình huống căng thẳng khó lường trước sẽ xảy ra, và sẽ rất cần đến vai trò điều hành hợp lý của hòa giải viên trong quá trình hòa giải. 

Các bên cũng ít khả năng để lộ điểm yếu trên bàn hợp. các cuộc thảo luận có thể dễ dàng đi đến ngõ cụt hoặc chấm dứt. sự mệt mỏi và khó chịu sẽ tăng lên. Cuộc họp chung thường là cách tận dụng tốt thời gian và là cách hiệu quả để truyền tải thông tin giữa các bên, tìm ra những điểm tranh chấp mấu chốt cần làm rõ thông qua sự tranh cãi giữa các bên.

Hòa giải viên có thể khuyến khích các bên tham gia một buổi họp chung vì một số mục đích sau: Mọi người làm việc với nhau và thể hiện mức độ cam kết của mình; Xây dựng mối quan hệ giữa các bên; Xem xét làm động của một ý tưởng hay một vấn đề nhất định đến bên kia cùng như quan điểm của các bên về những vấn đề tranh chấp; Giải quyết những yếu tố, khía cạnh về pháp luật, kỹ thuật và thực tiễn; Làm rõ những gì đã được thống nhất và những gì còn phải giải quyết.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

III-  PHIÊN HỌP RIÊNG

Mỗi bên thường không muốn để lộ thông tin nhạy cảm trước mặt bên kia vì các thông tin đó có thể làm yếu đi lợi thế đàm phán của họ. Vì vậy, các cuộc họp giữa một bên và hòa giải viên trong phòng riêng của mình là rất cần thiết vì hòa giải viên phải biết được “phần chìm của tảng băng trong quan điểm đàm phán của mỗi bên.

Những cuộc họp riêng ban đầu luôn dài hơn những cuộc họp sau đó vì chúng tập hợp rất nhiều thông tin. Đây là lúc mà những câu hỏi của hòa giải viên thu được nhiều kết quả.

Hòa giải là một quá trình linh hoạt và hòa giải viên có thể tổ chức nhiều phiên họp riêng trong một ngày và sự tham gia của từng hoặc nhiều đối tượng khác nhau, ví dụ luật sư gặp luật sư, chuyên gia gặp luật sư, tham gia hoặc loại trừ một số người của từng bên trong các cuộc gặp). Tuy nhiên, hòa giải viên cần có sự lý giải phù hợp cho mỗi quyết định hay đề xuất của mình với các bên.

Về cách thức tổ chức, tốt nhất là hòa giải viên tiến hành những phiên làm việc riêng ở nơi kín đáo và từ ngoài không thể nhìn hoặc nghe thấy. Khi tổ chức một cuộc họp riêng, hòa giải viên cần thông báo cho các bên, xin phép họ và cho họ thời gian để chuẩn bị. Một khi một nhóm nhỏ được tập hợp, hòa giải viên nên nhắc lại mục đích của cuộc họp và cho dừng cuộc họp nếu bất kỳ ai không hài lòng hoặc cần sự tư vấn của các thành viên khác trong nhóm. Khi hòa giải viên chỉ làm việc với một bên và nếu không có hoạt động nào cho bên còn lại, hòa giải viên có thể khuyến khích bên còn lại đi dạo hoặc tạo một số hoạt động khiến bên do không cảm thấy chán nản việc hòa giải.

Trong cuộc họp riêng, hòa giải viên có thể sử dụng các kỹ năng sau đề tìm hiểu một bên:

- Sử dụng các câu hỏi mở đơn giản và dành đủ thời gian để lắng nghe câu trả lời;

- Cố gắng ngồi gần bên chủ sự hơn là người cố vấn và khuyến khích họ nói chuyện tự do, bằng cách để họ thoải mái tự nhiên;

- Mời các luật sư tham gia, tuy nhiên cố gắng ngăn họ áp đảo trong việc trao đổi thông tin;

- Lắng nghe chăm chú. quan sát nội dung và cách biểu đạt, lời nói và ngôn ngữ cơ thể;

- Đảm bảo rằng thời gian hop cho phép bê chủ sự nói nhiều hơn hòa giải viên;

- Thăm dò một vài chủ đề, nhưng hãy sẵn sàng gác lại một số vấn đề để sau này giải quyết. Hòa giải viên đôi khi thành công trong việc gác lại toàn bộ vấn đề trách nhiệm mà không bao giờ quay trở lại, cho phép các bên đạt được thỏa thuận cuối cùng bằng cách chỉ thảo luận về vấn đề tiền tệ và các kết quả khác;

- Xem thời gian và nhớ tới bên kia - hòa giải viên cũng có trách nhiệm với họ và có thể giải thích rằng mọi người cần cảm thấy là một phần của quy trình để đạt được phương án giải quyết:

- Tóm tắt vào cuối phiên và sử dụng bản tóm tắt để tăng cường tính bảo mật và kiểm tra xem có thể chuyển thông tin gì cho bên kia không, nêu có;

- Nếu có một nhiệm vụ hữu ích và cụ thể mà bên đó có thể làm, hãy yêu cầu họ làm điều đó. nhưng không chỉ đơn thuần là muốn họ nghĩ về vụ việc của họ thêm một chút nữa, vì lời yêu cầu độ sẽ không đem lại tiến triển gì;

- Đặt câu hỏi mở cuối cùng “Có điều gì khác ở giai đoạn này mà tôi nên biết không” hoặc tương tự. Nếu điều đó là khẩn cấp và quan trọng, hãy nán lại với nó thêm một chút nữa, nhưng hãy sẵn sàng đồng ý gác chuyện đó lại và chuyển sang phòng còn lại, nơi một cuộc trò chuyện quan trọng không kém đáng cho hòa giải viên;

- Ước tính thời gian cho lần trở lại tiếp theo.

Khi đi từ phòng này sang phòng khách. hòa giải viên cần giữ kín đáo những ghi chép của mình, tránh để một bên nhìn thấy những thông tin mà bên kia đã cung cấp cho hòa giải viên và luôn đảm bảo mình đã cẩn trọng nhất trong việc bảo mật thông tin hai tầng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

IV- TÌM HIỂU VÀ XÂY DỰNG LÒNG TIN

Đằng sau phần lớn các vụ tranh chấp là một mối quan hệ bị sứt mẻ và những niềm tin bị tổn thương của hai bên. Dành thời gian nhiều hơn cho việc tìm hiểu các mối quan hệ thường làm cho nhu cầu của một bên trở nên rô ràng hơn và các động thái tiến tới thỏa thuận trở nên trơn tru và mang tính hợp tác hơn. Nếu một bên được lắng nghe và những tổn thương của họ được nhìn nhận, có nhiều khả năng là họ sẽ tiếp tục với quá trình hòa giải.

Điều này không có nghĩa là các bên không dành thời gian để giải quyết vấn đề, mà là các bên cần xử lý mối quan hệ trước khi tìm ra giải pháp. Nó một cách khác, nhiệm vụ của hòa giải viên là tạo nên sự khác biệt của việc đàm phán có sự hỗ trợ của hòa giải viên, và việc đàm phán trực tiếp mà họ đã thất bại trước đó, sự khác biệt chính nằm ở việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ mang tính hợp tác xây dựng, việc này chỉ có thể thực hiện được trong giai đoạn tìm hiểu.

Khi nhu cầu, lợi ích cũng như các vấn đề quan tâm và lo lắng của các bên đã được xác định rô ràng, thì các bên đã sẵn sàng cho việc định hình các phương án giải quyết tranh chấp. Hòa giải viên cần khuyến khích tinh thần hợp tác, cởi mở giữa các bên và luôn khẳng định rằng sẽ không có thỏa thuận nào cho đến khi các bên đều nói “đồng ý“. Việc kiên nhẫn, dành thời gian cho việc xác định nhu cầu và lợi ích của các bên là rất cần thiết, đừng vội vàng đi tới giải pháp khi hòa giải viên chưa hoàn toàn an tâm rằng các bên đã hiểu rõ và sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo.

Những hòa giải viên mới hành nghề thường khó xác định khi nào nên kết thúc việc tìm hiểu và bắt đầu giai đoạn đàm phán. Thời điểm này là khi một hoặc các bên có vẻ như đã (hoặc mong muốn) đưa ra lời đề nghị chắc chắn, hoặc các bên đều thể hiện rằng họ đã thảo luận đủ nhiều các chi tiết hoặc các quan điểm đã trở nên rõ ràng.

Xem thêm: Vai trò của luật sư trong hòa giải

V- VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN TRONG GIAI ĐOẠN TÌM HIỂU HÒA GIẢI

Vai trò của luật sư tư vấn trong giai đoạn tìm hiểu thường thể hiện ở mức độ hạn chế ở các vấn đề pháp lý của tranh chấp. Trong phần lớn trường hợp. hòa giải viên sẽ có xu hướng muốn trao đổi nhiều hơn và chi tiết hơn với người đại diện của các bên để tìm hiểu các lớp băng chìm sâu hơn của tranh chấp về lợi ích kinh tế, về văn hóa, về mối quan hệ của người đại diện mỗi bên với tổ chức của họ. Vai trò lớn nhất của luật sư tư vấn trong giai đoạn này là theo dõi, đảm bảo các vấn đề bảo mật hai tầng cho khách hàng, đảm bảo trình tự hòa giải công bằng đối với các bên trong quá trình trao đổi tại phiên họp riêng cũng như các phiên họp chung.

Trong giai đoạn tìm hiểu, phần lớn thời gian các bên sẽ làm việc riêng rẽ với hòa giải viên nhưng cũng có thể có những phiên họp chung. Luật sư tư vấn cũng cần theo sát, can thiệp kịp thời như đưa ra các ý kiến, đề xuất hoặc yêu cầu đối với hòa giải viên và các bên tranh chấp khác nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng, khi có những biểu hiện sau:

(i) Khách hàng bị dồn ép. yếu thế hoặc bị áp đặt quan điểm hoặc thậm chí đe dọa về những hậu quả pháp lý;

(ii) Khách hàng chưa có đủ cơ hội hợp lý để trình bày ý kiến, quan điểm của mình;

(iii) Trong phiên họp chung, hòa giải viên có những biểu hiện áp đặt hoặc không độc lập vô tư khách quán;

(iv) Một trong các bên vi phạm nghĩa vụ bảo mật, hoặc hoàn cảnh tạo ra khả năng các trao đổi trong phiên họp chung hoặc riêng không đảm bảo sự bảo mật. Ví dụ như: phòng họp riêng có cửa sổ kính và người từ bên ngoài có thể nhìn vào hoặc nghe thấy những trao đổi. chia sẻ thông tin bên trong.

Tuy nhiên, luật sư tư vấn cần tránh lấn sân hoặc áp đảo khách hàng. Chính giai đoạn này sẽ tạo nên sự khác biệt giữa quá trình hòa giải với đàm phán trực tiếp đã thất bại trước đó, ở chỗ các bên cởi bỏ rào cản tâm lý, nhờ đó có thêm cơ hội để hiểu hơn về quan ngại, lợi ích và các khó khăn cùng như mong muốn của nhau thông qua sự hỗ trợ của hòa giải viên. Vì vậy. luật sư tư vấn cần tạo điều kiện tối đa cho khách hàng cơ hội trao đổi cởi mở với hòa giải viên, cũng như các nên tranh chấp khác trong chừng mực hợp lý mà không bó hẹp trong những vấn đề pháp lý hay kỹ thuật.

Xem thêm: Quy trình hòa giải: Giai đoạn khai mạc

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (Nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp)