Tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài

I- TRƯỚC PHIÊN HỌP GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP THEO THỦ TỤC TỐ TỤNG TRỌNG TÀI

Trong trọng tài quốc tế, đặc biệt là các trọng tài viên đến từ các nước theo hệ thống luật án lệ (common law), Hội đồng trọng tài sẽ yêu cầu các bên cung cấp trước phiên xử những văn bản như một lập luận khung (skeleton) như là một tóm tắt vụ kiện của từng bên, một chuỗi các sự kiện chủ chốt và một danh sách những người giữ vai trò chính yếu trong tranh chấp và một bảng chú giải.

Những vấn đề mà luật sư cần lưu ý:

- Chuẩn bị kỹ các hồ sơ, tài liệu cần thiết và mang theo tất cả hồ sơ, tài liệu gốc để đối chiếu nếu được yêu cầu.

- Nắm chắc các cơ sở pháp lý và lập luận sẽ nêu ra. Có thể chuẩn bị các lập luận này dưới hình thức bản trình chiếu có hình ảnh hoặc sơ đồ, bản vẽ minh họa.

- Phỏng vấn người làm chứng trước để chuẩn bị nếu thấy cần thiết.

- Chuẩn bị giấy tờ cá nhân và ủy quyền hợp lệ cho những thành viên tham dự phiên xử. Đối với trọng tài tại VIAC, nếu không có ủy quyền hợp lệ và thẻ luật sư thì có thể không được tham dự phiên họp nếu không có sự đồng ý của bên kia. Đây là điều bất lợi đối với các trợ lý của luật sư là những người chưa được cấp thẻ hành nghề luật sư chính thức.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

II- TRONG PHIÊN HỌP GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP THEO THỦ TỤC TỐ TỤNG TRỌNG TÀI

Trình tự tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp thông thường tại VIAC như sau:

- Thư ký kiểm tra giấy tờ cá nhân, giấy ủy quyền và thẻ luật sư của các bên tranh chấp để báo cáo Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

- Chủ tịch Hội đồng trọng tài giới thiệu thành phần Hội đồng trọng tài và thư ký phiên họp.

- Các bên giới thiệu thành phần tham dự và cho biết ý kiến về thành phần tham dự của đối phương.

- Các bên tranh chấp trình bày yêu cầu khởi kiện, khiếu nại và ý kiến bào chữa.

- Hội đồng trọng tài đặt câu hỏi cho các bên tranh chấp.

- Luật sư các bên tranh luận.

- Hội đồng trọng tài họp kín để ra phán quyết sau phiên họp.

Luật sư lưu ý:

- Tuân theo đúng quy trình tố tụng mà Hội đồng trọng tài ban hành.

- Trình bày các ý một cách rõ ràng, mạch lạc và phân bổ thời gian hợp lý cho từng luận cứ.

- Khi nhận thấy có sai sót về tố tụng, cần nêu ra ý kiến ngay

- Thể hiện được kiến thức pháp lý.

- Lý giải vấn đề một cách logic và thống nhất.

- Sử dụng kỹ năng thẩm vấn và trả lời.

- Cách diễn đạt phải có tính thuyết phục cao.

- Kết thúc vấn đề một cách cô đọng.

Cần chú trọng lập luận vào chứng cứ chứ không thuần túy về lý lẽ: Xét xử trong trọng tài quốc tế thông thường tập trung vào chứng cứ của người làm chứng và chuyên gia ngược lại với lập luận trực tiếp. Hầu hết các trọng tài viên quốc tế có rất ít ấn tượng với những lập luận mở đầu và kết thúc dài dòng do luật sư trình bày như là truyền thống của tòa án Anh. Trên thực tế, nhiều Hội đồng trọng tài sẽ cô gắng thu xếp những lập luận trực tiếp cùng với nhau để bảo đảm với các bên rằng không cần có những lập luận như vậy, bởi vì các trọng tài viên đã đọc cẩn thận tất cả những bản đệ trình và tài liệu mà các bên đã nộp trước đó và mục đích của phiên xử nên thay vào đó là kiểm tra các chứng cứ của những người làm chứng và chuyên gia.

Thu xếp phổ biến trong thực tiễn trọng tài quốc tế hiện nay dường như là cho Hội đồng trọng tài bắt đầu phiên xử bằng cách xem xét lại cùng với các bên xem làm thế nào để thực hiện việc thẩm tra, theo trật tự nào và còn những vấn đề về thủ tục tố tụng nào chưa được giải quyết. Luật sư sau đó sẽ đưa ra một lời mở đầu ngắn gọn (mỗi bên chỉ kéo dài khoảng 01 giờ), sau đó là việc thẩm tra người làm chứng và chứng cứ, kết thúc bằng những đệ trình ngắn gọn mặc dù có xu hướng cho các trọng tài viên yêu cầu lập luận kết thúc bằng văn bản bằng tóm tắt sau phiên xử (hoặc đôi khi bổ sung thêm) thay thế cho kết thúc bằng trình bày trực tiếp. Hội đồng trọng tài cũng có thể tổ chức một phiên họp hỏi đáp với luật sư ở cuối phiên xử cũng như là việc đưa ra các câu hỏi tại các thời điểm khác nhau trong phiên xử.

Những lập luận mở đầu (opening statements): Đây thường là quan điểm tổng thể của một bên về vụ kiện và giới thiệu những người làm chứng mà bên đó sẽ trình bày về các chứng cứ của họ. Luật sư thường nhằm tới 03 mục đích trong phần lập luận mở đầu: (i) cung cấp một sơ đồ của vụ kiện để Hội đồng trọng tài có thể hiểu được các vấn đề và những chứng cứ, người làm chứng nào sẽ đưa ra; (ii) cung cấp thông tin nền tảng quan trọng để hiểu vụ kiện (ví dụ như định nghĩa các thuật ngữ kỹ thuật, thảo luận về các điều khoản chu chốt của hợp đồng thích hợp); và (iii) thuyết phục Hội đồng trọng tài rằng bên đó có một vụ kiện xứng đáng bằng cách kể một câu chuyện có tính thuyết phục, đưa chứng cứ vào một bức tranh tổng thể và bằng cách chỉ ra được những chứng cứ tốt nhất. Việc sử dụng phương pháp trình chiếu những chứng cứ chủ chốt có thể là công cụ hiệu quả để ủng hộ cho lập luận mở đầu.

Một lập luận mở đầu có thể đặc biệt quan trọng nếu như nó đem đến cho các trọng tài viên một ấn tượng có tính quyết định đầu tiên về bên đó, luật sư của bên đó và vụ kiện của họ. Trên thực tế, ngày càng có xu hướng bỏ qua phần này để tiết kiệm thời gian. Trong một số vụ kiện, việc này mất cả một ngày đầu, trong khi không mang lại hiệu quả cao.

Những đệ trình kết thúc phiên xử (closing statements): Lập luận kết thúc thường ngắn gọn hơn lập luận mở đầu. Lập luận sẽ chú trọng vào các chứng cứ chủ chốt phát triển lên từ những người làm chứng trong phiên xử và sẽ yêu cầu Hội đồng trọng tài đưa ra những kết luận nhất định từ chứng cứ đó. Trừ khi có những tóm tắt bằng văn bản sau phiên xử (điều ngày càng trở nên phổ biến và sẽ được xem xét dưới đây) những trình bày trực tiếp ở phần kết thúc có thể đưa ra cơ hội cuối cùng cho một bên giải thích quan điểm của bên đó cho các trọng tài viên. Phần này thường quan trọng hơn phần lập luận mở đầu (opening statement) nhiều vì đây là cơ hội để cả luật sư và Hội đồng trọng tài xem xét lại toàn bộ quá trình xét xử, giải đáp những khúc mắc trong cả quá trình xét xử. Luật sư nên thật chú trọng khâu này.

Thẩm tra người làm chứng: Tầm quan trọng của lời khai của người làm chứng và độ dài thời gian cho việc xét xử có thể rất khác nhau dựa trên kinh nghiệm của các trọng tài viên và luật sư. Việc thẩm tra người làm chứng và chuyên gia có thể, tùy theo số lượng, kéo dài vài ngày trong các vụ kiện lờn hoặc hàng tuần lễ. Luật trọng tài và quy tắc trọng tài không quy định về việc tiến hành thẩm tra mà tùy theo thỏa thuận của các bèn và quyết định của Hội đồng trọng tài. Tuy nhiên, Quy    tắc chứng cứ của IBA có quy định về việc trình bày chứng cứ tại phiên xử và những quy định này phản ánh thực tiễn hiện nay trong trọng tài quốc tế. Những quy định này rất đáng chú ý cho việc trao vai trò kiểm soát cho Hội đồng trọng tài.

Lập luận của các bên về thủ tục thấm tra: Các bên sẽ cô gắng đạt được thỏa thuận về bản chất, trình tự và thời gian thẩm tra người làm chứng. Nếu các bên không thỏa thuận được thì đây là một chủ đề chính để thảo luận trong phiên họp chuẩn bị xét xử với Hội đồng trọng tài và Hội đồng trọng tài sẽ đưa ra những chỉ thị cần thiết. Hội đồng trọng tài sẽ cần phải hài hòa quan tâm của họ là mỗi bên sẽ hưởng lợi từ việc đối xử công bằng và có cơ hội ngang nhau để trình bày vụ kiện của mình (theo yêu cầu của luật và quy tắc trọng tài áp dụng) với mong muốn tiến hành trọng tài theo một thể thức hiệu quả nhất có thể được.

Thời gian phân bổ cho việc thẩm tra người làm chứng: Một điểm thường xuyên gây tranh luận là mỗi bên nên có bao nhiêu thời gian để thẩm tra người làm chứng. Cách tiếp cận đơn giản nhất có thể là cho mỗi bên một khoản thời gian như nhau, ví dụ tổng số là 12 giờ cho mỗi bên đưa ra tất cả các câu hỏi cho người làm chứng và họ được tự do sử dụng khoảng thời gian đó theo cách mà họ thấy phù hợp nhất. Tuy nhiên, hệ thống này không phù hợp nếu một bên đưa ra nhiều người làm chứng hơn bên kia. Nếu nguyên đơn đưa ra 05 người làm chứng và bị đơn thì chỉ có một thì bị đơn sẽ muốn có nhiều hơn 12 giờ để tham vấn 05 người làm chứng của nguyên đơn, trong khi 12 giờ thấm vấn chỉ một người làm chứng của bị đơn sẽ có thể là quá nhiều. Giải pháp là sự linh hoạt của từng bên và Hội đông trọng tài tùy theo số lượng người làm chứng mà mỗi bên đưa ra và sự thích hợp trong lời khai của họ.

Thu xếp đồng hồ tính giờ (Chess-clock): Các Hội đồng trọng tài có thái độ rất khác nhau trong việc bảo đảm các bên tuân thủ đúng thời gian được phân bổ trong phiên xử. Một số Hội đồng thì tương đối linh hoạt và thoải mái trong khi nhiều Hội đồng khác thì nghiêng về một hệ thống tính giờ với sự thực hiện nghiêm ngặt của mỗi bên khi sử dụng đồng hồ đo thời gian. Các bên và luật sư của họ sẽ được tư vấn kỹ lường để tương thích với cách tiếp cận mà Hội đồng trọng tài của họ có thể thực hiện vì một số trọng tài viên có tên tuổi nổi tiếng trong việc khắt khe và cắt ngang luật sư giữa buổi thẩm vấn và đệ trình của họ.

Sự kiên nhẫn của trọng tài viên đối với việc kiểm tra chéo (cross examination): Trong khi các luật sư thuộc thẩm quyền tài phán theo hệ thống luật án lệ rất quan tâm đến việc kiểm tra chứng cứ của người làm chứng thông qua kiểm tra chéo (cross examination) thì luật sư thuộc các nước theo hệ thống luật thành văn (civil law) nhìn chung ít tương thích hơn với kiểm tra chéo. Cũng tương tự như vậy thì các trọng tài viên theo hệ thống luật án lệ nhìn chung thường kiên nhẫn với độ dài của những buổi kiểm tra chéo hơn là các đồng nghiệp của họ thuộc hệ thống luật thành văn.

Hồ sơ tại phiên xử (hearing bundles): Mặc dù mục đích chính của phiên họp giải quyết tranh chấp là để trực tiếp xem và nghe người làm chứng, ghi chép bằng văn bản cũng nhận được những sự rà soát (scrutiny) đáng kể tại phiên xử, cả trong khi trình bày của luật sư và trong quá trình thẩm tra người làm chứng. Vì lý do này, các bên sẽ chuẩn bị một tập hợp những nguồn văn bản khác nhau có trong hồ sơ đôi khi được gọi là hồ sơ phiên xử. Ví dụ, các bên có thể chuẩn bị một bộ hồ sơ cùng nhau (thực ra là một loạt những tài liệu đóng quyển lại với nhau) mà họ sẽ viện dẫn đến trong phiên xử. Nếu điều này là không thể thì mỗi bên có thể chuẩn bị hồ sơ của riêng mình mà họ sẽ trích dẫn đến. Trong những vụ kiện xét xử phần lớn tại hồ sơ có thể có mỗi hồ sơ cho từng người làm chứng. Nếu được tập hợp lại, trích lục và đánh số mục lục một cách thích hợp thì những hồ sơ này sẽ làm cho công việc của Hội đồng trọng tài dễ dàng hơn tại phiên xử và trong quá trình tranh luận và cũng thuận tiện cho các bên và người làm chứng.

Đưa ra tài liệu mới tại phiên xử: Một câu hỏi được đặt ra là các bên có nên được phép giới thiệu những tài liệu mới trong các phiên xử hay không. Ví dụ, các bên nỗ lực làm cho người làm chứng ngạc nhiên bằng cách đặt trước mặt họ những tài liệu mà không phải là một phần trong hồ sơ phiên xử và kết quả là người làm chứng có thể không thảo luận trước với đại diện của bên mời họ làm chứng. Hội đồng trọng tài có thể đưa ra trước những chỉ thị về vấn đề này hoặc có thể quyết định tùy theo từng trường hợp cụ thể có chấp nhận những tài liệu mà một bên phản đối hay không. Nói chung, những tài liệu thực tế đặc biệt là nếu không được công chúng biết đến hoặc không phải người làm chứng là tác giả sẽ ít có khả năng được chấp nhận nếu một bên phản đối trừ khi có một lý do chính đáng để giới thiệu tài liệu ở giai đoạn đó.

Giới thiệu những chứng cứ pháp lý mới tại phiên xử: Về những chứng cứ pháp lý (legal authorities) mà một bên muốn dựa vào như văn bản pháp luật, quyết định tư pháp, phán quyết trọng tài, những bình luận v.v. có một quan điểm cho rằng chúng có thể được giới thiệu bất kể thời điểm nào, thậm chí tại phiên xử hoặc sau đó nếu như Hội đồng trọng tài và các bên dường như phải có nhận thức về mặt pháp lý. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng được bảo đảm và có những trường hợp mà Hội đồng trọng tài bác bỏ một cách đúng đắn những chứng cứ pháp lý được đưa ra quá muộn. Chắc chắn là ít nhất thì cũng có một số bên tranh chấp và trọng tài viên đến từ các nước khác với nước có luật điều chỉnh thì có ít lý do để biện minh cho hiểu biết về luật điều chỉnh đối với các bên và trọng tài viên đó và do đó ít lý do để cho phép xuất trình muộn những chứng cứ pháp lý đó. Mặt khác, những vấn đề về pháp lý có thể phát sinh chậm trễ trong vụ kiện khi chứng cứ được xem xét và do dó có thể cần được đánh giá tại giai đoạn đó với sự ủng hộ của những chứng cứ mới được đưa ra.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

III- SAU PHIÊN HỌP GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP BẰNG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI

Sau phiên họp giải quyết tranh chấp các luật sư cần lưu ý:

- Cần xem xét kỹ biên bản phiên họp để có thể đính chính kịp thời.

- Chú ý các sai sót về tố tụng trong phiên họp (nếu có).

- Đệ trình về chi phí: như giải thích trên đây thì thực tiễn hiện nay trong trọng tài quốc tế là nếu không có thỏa thuận nào khác giữa các bên thì Hội đồng trọng tài sẽ buộc bên thua kiện phải trả một phần hay toàn bộ chi phí phát sinh bởi bên thắng kiện trong trọng tài. Những chi phí này sẽ bao gồm thù lao và chi phí của trọng tài viên cũng như là phí của tổ chức trọng tài và quan trọng hơn là chi phí của luật sư, người làm chứng và chuyên gia của bên đó.

- Quyết định của Hội đồng trọng tài về chi phí: Hội đồng trọng tài thường sẽ muốn giải quyết vấn đề chi phí trong phán quyết mặc dù một số Hội đồng trọng tài có thể theo truyền thống của tòa án Anh đưa ra phán quyết trọng tài trước và sau đó quyết định về chi phí thông qua một quá trình được gọi là đánh thuế lên chi phí (taxation of costs). Để giải quyết vấn đề chi phí trong phán quyết của mình, Hội đồng trọng tài sẽ yêu cầu các bên cung cấp bản kê chi phí đã phát sinh và giải trình có hay không và tại sao bên kia phải trả chi phí đó. Hình thức và nội dung của bản kê chi phí tùy theo quyết định của Hội đồng trọng tài, bảng kê rất khác nhau từ một trang giấy với rất ít chi tiết và không có chứng cứ kèm theo cho đến một bảng kê chi tiết tất cả các chi phí đã phát sinh kèm theo bản sao của tất cả hóa đơn, chứng từ và hoặc bảng ghi nhớ những công việc đã thực hiện bởi luật sư.

Hội đồng trọng tài sẽ yêu cầu bảng kê chi phí được trao đổi từ 01 đến 02 tuần sau phiên xử (nếu như không có lịch trình cho tóm tắt sau phiên xử) hoặc sau khi đệ trình tóm tắt sau phiên xử. Mỗi bên sẽ có cơ hội để có ý kiến về bảng kê chi phí của bên kia. Hội đồng trọng tài ở VIAC thường yêu cầu cung cấp ngay tại phiên họp giải quyết tranh chấp cuối cùng trước khi đưa ra phán quyết hợp đồng dịch vụ pháp lý của bên tranh chấp với luật sư, hóa đơn thanh toán và chứng từ thanh toán cho hóa đơn dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi luật sư để quyết định về chi phí. Điều này thường gây khó khăn cho các bên tranh chấp vì nhiều khi không lường trước khối lượng công việc diễn ra tại phiên họp giải quyết tranh chấp và ngay sau đó nếu tính tiền dịch vụ theo giờ hoặc phải thanh toán trước phí cho luật sư mới có đủ chứng từ cần thiết để chứng minh chi phí của mình.

- Tóm tắt sau phiên xử (post hearing briefs) và tầm quan trọng: Hội đồng trọng tài cũng có thể chỉ thị cho các bên đệ trình thêm những bản giải trình sau phiên xử. Hình thức và nội dung của những tóm tắt sau phiên xử này tùy theo quyết định của Hội đồng trọng tài. Mục đích của những bản giải trình này thường là để thay thế hoặc làm rõ hơn những trình bày trực tiếp khi kết thúc với việc rà soát lại những chứng cứ phát sinh tại phiên xử và các kết luận mà mỗi bên rút ra từ chứng cứ đó. Trong một số trường hợp, Hội đồng trọng tài có thể chỉ thị cho các bên giải thích một số vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể nhất định và cũng có thể quy định giới hạn về dung lượng nội dung và các giới hạn khác để bảo đảm những tóm tắt cung cấp cho Hội đồng trọng tài sự trợ giúp mà mình yêu cầu mà không trì hoãn vụ kiện. Các tóm tắt sau phiên xử thường được đệ trình đồng thời bởi các bên trong thời gian từ 4 đến 8 tuần sau phiên xử mà không còn cơ hội để giải quyết những lập luận đưa ra bởi tóm tắt sau phiên xử của bên kia.

- Yêu cầu của Hội đồng trọng tài cung cấp thêm chứng cứ và thông tin: Hội đồng trọng tài cũng có thể yêu cầu các bên cung cấp chứng cứ bổ sung sau phiên xử, ví dụ lời khai hoặc lập luận tập trung vào một tài liệu không có trong biên bản và do đó Hội đồng trọng tài không có. Hội đồng trọng tài cũng có thể đưa ra những câu hỏi cụ thể cho các bên (thường bằng văn bản) ngoài phạm vi tóm tắt sau phiên xử.

- Kết thúc tố tụng: Một khi các bên đã hoàn tất những bước được yêu cầu sau phiên xử, Hội đồng trọng tài có thể tuyên bố kết thúc tố tụng. Điều này có nghĩa là các bên đã hoàn tất việc trình bày vụ kiện của họ và không có quyền đệ trình thêm các lập luận và chứng cứ mà không được sự ủy quyền của Hội đồng trọng tài. Đây là bước cơ bản trong trọng tài SIAC, ICC và ICSID, ví dụ trong vụ kiện tại ICSID thì việc kết thúc tố tụng bắt đầu thời hạn cho việc ban hành phán quyết.

Xem thêm: Vấn đề chung về phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài

IV- GIAI ĐOẠN HẬU PHÁN QUYẾT (SAU KHI PHÁN QUYẾT TRỌNG TÀI ĐƯỢC BAN HÀNH)

Đính chính, sữa chữa và giải thích phán quyết trọng tài: Hầu hết các quy tắc trọng tài đều cho phép phán quyết trọng tài được đính chính và giải thích theo quyết định của chính Hội đồng trọng tài hoặc theo đơn đề nghị cùa một bên trong một thời hạn nhất định thường là trong vòng 30 ngày kể từ ngày ban hành phán quyết.

Hủy phản quyết trọng tài: Hầu hết các thẩm quyền tài phán theo Luật mẫu UNCITRAL về trọng tài thương mại quốc tế đều cho phép tòa án quốc gia nơi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài (place of arbitration) có quyền xem xét hủy bỏ phán quyết trọng tài trong những trường hợp giới hạn như quy định tại Điều 34 của Luật mẫu gần tương tự như Điều 68 Luật trọng tài thương mại năm 2010 của Việt Nam. Trong trường hợp này vụ việc đã thuộc thẩm quyền giải quyết của tòa án nên luật sư sẽ phải sử dụng những kỹ năng tranh tụng tại tòa. Ngoài những kỹ năng tranh tụng ra thì những kiến thức chuyên sâu về luật trọng tài thương mại cũng rất quan trọng do những căn cứ để tòa án xem xét hủy một phán quyết trọng tài đều thuộc về các vấn đề thủ tục tố tụng trọng tài, tòa án không xét xử lại nội dung tranh chấp. Có 06 căn cứ để tòa án quốc gia có thể hủy phán quyết trọng tài, 05 trong số đó có thể được coi là những căn cứ về thầm quyền và thủ tục tố tụng, trong khi đó căn cứ thứ 6 về chính sách công có thể “đụng chạm" đến nội dung tranh chấp. Những căn cứ này về cơ bản tương đồng với 6 căn cứ quy định tại Điều V Công ước New York 1958 về việc công nhận và thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài. 06 căn cứ này được liệt kê cụ thể như sau:

- Không có thoả thuận trọng tài (theo Luật mẫu của UNCITRAL thì là một bên không có năng lực ký kết thỏa thuận trọng tài) hoặc thỏa thuận trọng tài vô hiệu;

- Thành phần Hội đồng trọng tài (Luật mẫu của UNCITRAL quy định việc thành lập Hội đồng trọng tài chứ không chỉ về thành phần) không phù hợp với thoả thuận của các bên hoặc trái với các quy định của Luật trọng tài thương mại năm 2010;