Xây dựng quy trình và công cụ tuyển dụng đối tác nhận quyền

Ở giai đoạn này, khi các nền tảng đã được chuẩn bị sẵn sàng, doanh nghiệp nhượng quyền có thể bắt đầu quy trình tuyển dụng và lựa chọn đối tác nhận quyền. Quy trình này bao gồm việc xây dựng và triển khai các bước như sau:

1- Xây dựng hồ sơ đối tác

Trước khi bắt đầu tuyển dụng, doanh nghiệp nhượng quyền cần xác định hai yếu tố sau:

Ở thời điểm hiện tại, mô hình nhượng quyền của doanh nghiệp có những thuận lợi và thử thách gì? Hiểu rõ sản phẩm mình đang bán và chuẩn bị giải pháp cho những khó khăn có thể đương đầu là điều hết sức cần thiết để có thể tuyển dụng thành công.

Đối tác nhận quyền tiềm năng là ai? Doanh nghiệp yêu cầu họ phải có hồ sơ năng lực như thế nào? Doanh nghiệp sẽ sử dụng những điều kiện lựa chọn đối tác ra sao?

[a] Hiểu rõ thuận lợi và thủ thách

Khi tìm hiểu và lựa chọn thương hiệu để kinh doanh nhượng quyền, bất kỳ đối tác nào cũng tìm hiểu thật cặn kẽ các lợi ích và rủi ro liên quan, trong đó các lợi ích về kết quả tài chính đóng vai trò hết sức quan trọng. Do đó, nếu doanh nghiệp không thể trình bày rỏ hoặc đưa ra các câu trả lời thỏa đáng cho những câu hỏi trên, việc tuyển dụng chắc chấn sè gặp nhiéu khó khăn. Đứng từ góc độ nhà đầu tư, những câu hỏi thường gặp bao gồm:

Các khoản chi phí nhượng quyền liên quan?

Thời gian cấp phép nhượng quyền?

Tổng chi phí đầu tư một chi nhánh và chi tiết khoản đầu tư?

Doanh thu và tỷ lệ lợi nhuận trung bình hàng tháng?

Các khoản chi phí chính liên quan đến việc vận hành chi nhánh?

Thời gian hoàn vốn đầu tư trung bình?

Hỗ trợ của doanh nghiệp nhượng quyền?

Yêu cầu đối với đối tác nhận quyền?

Tùy thuộc vào kinh nghiệm và hiểu biết của đối tác nhận quyền mà câu hỏi có thể nhiều hoặc phức tạp hơn. Tuy nhiên, nền tảng của tất cả các câu hỏi đều quy về lợi ích và trách nhiệm của đối tác nhận quyền khi tham gia vào hệ thống. Nhân sự chuyên trách về tuyển dụng đối tác, do đó, phải là nhân sự có hiểu biết và kinh nghiệm về kinh doanh hoặc quản lý, vận hành chi nhánh.

[b] Hồ sơ năng lực đối tác chi nhánh

Xây dựng được một hệ thống nhượng quyền đã khó, việc duy trì chất lượng và phát triển hệ thống nhượng quyền còn khó hơn. Do đó, doanh nghiệp nhượng quyền không nên căn cứ chỉ vào năng lực tài chính để tuyển dụng đối tác nhận quyền. Việc tuyển dụng phải dựa trên ba yếu tố sau:

i) Cơ cấu tổ chức của đối tác nhận quyền: Đối tác đăng ký mua nhượng quyền là cá nhân hay doanh nghiệp?

Nếu là cá nhân, doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện cá nhân như: độ tuổi, tình trạng hôn nhân, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, giá trị cá nhân, sở thích..., các điều kiện về năng lực như hiểu biết về kinh doanh, kỹ năng hiện có, tính cách, thái độ....

Nếu là doanh nghiệp, cần xem xét vấn đề cấu trúc như doanh nghiệp đăng ký theo hình thức gì, gồm bao nhiêu cổ đông, hồ sơ các cổ đông như thế nào, ai là người chịu trách nhiệm quản lý và vận hành doanh nghiệp, ai là người chịu trách nhiệm quản lý và vận hành chi nhánh sau khi ký kết và người đó có hồ sơ năng lực thế nào, v.v...

Việc xác định rõ cơ cấu của đơn vị mua nhượng quyền sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được cơ hội và rủi ro khi hợp tác nhượng quyền.

ii) Đội ngũ quản lý vận hành chi nhánh: Như đã bàn trên đây và có nhắc đến trong chương 8 - sẵn sàng để cất cánh, người chịu trách nhiệm quản lý và vận hành chi nhánh đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với thành công của chi nhánh đó. Nếu đối tác nhận quyền là người trực tiếp quản lý và vận hành chi nhánh, việc đánh giá hồ sơ năng lực trên đây có thể đủ để doanh nghiệp nhượng quyền đưa ra quyết định tương ứng. Tuy nhiên, nếu người trực tiếp quản lý và vận hành chi nhánh là người được đối tác nhận quyền tuyển dụng và giao trách nhiệm quản lý, doanh nghiệp nhượng quyền nên ràng buộc đối tác bằng điều khoản phỏng vấn và chấp thuận vị trí quản lý trong hợp đổng nhượng quyền. Giải pháp khi vị trí quản lý không được chấp thuận là việc ký kết hợp đồng quản lý và giao quyền quản lý chi nhánh lại cho doanh nghiệp nhượng quyền. Việc quy định chặt chẽ và minh bạch với đối tác ngay từ giai đoạn tuyển dụng sẽ giúp cho doanh nghiệp tuyển dụng được những đối tác phù hợp nhất, đảm bảo sự phát triển bền vững của toàn hệ thống.

iii) Năng lực tài chính: Một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của chi nhánh nhượng quyền là vấn đề chuẩn bị và quản lý tài chính chi nhánh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đối tác về nguồn vốn đầu tư và vốn lưu động để đầu tư và vận hành chi nhánh trong thời gian đầu, nhất là trong thời gian chi nhánh còn báo cáo lỗ về hoạt động. Ngoài ra, nêu đối tác nhận quyền vay vốn đầu tư, doanh nghiệp cần xem xét vấn đề hiệu quả kinh doanh khi đối tác phải trả vốn và/hoặc lâi vay hàng tháng. Nếu đối tác bị áp lực rất lớn về tài chính khi đầu tư, đôi khi là áp lực liên quan không những đến cá nhân mà còn đến phúc lợi của cả gia đình, doanh nghiệp nhượng quyền cần cân nhắc thật kỹ trước khi chấp thuận. Mục tiêu của việc kinh doanh nhượng quyền là để chia sẻ sự thịnh vượng. NẾU kinh doanh nhượng quyền chỉ mang lại lợi ích một chiều cho doanh nghiệp nhượng quyền, mô hình nhượng quyền đó chắc chắn sè không bền vững. Vì vậy, doanh nghiệp nhượng quyền cần tư vấn rõ ràng, cụ thể, và có trách nhiệm đối với đối tác trước khi tiến hành ký kết.

Tất cả những yếu tố trên cẩn được tìm hiểu và thể hiên thành các yêu cầu bắt buộc/quy định, và các yêu cầu mong muốn nhưng không bất buộc đối với đối tác nhận quyền. Các yêu cầu này nên được doanh nghiệp nhượng quyền thông tin cụ thể và rõ ràng đến cho đối tác tiềm năng, qua đó giúp doanh nghiệp thu hút được đối tác nhận quyền phù hợp nhất.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Tổ chức hoặc tham gia các chương trình sự kiện, hội nghị chuyên ngành nhượng quyền.

Cung cấp thông tin trên website hoặc các mạng xâ hội của doanh nghiệp.

Dù sử dụng kênh thông tin và quảng cáo nào, doanh nghiệp nhượng quyền cũng nên đo lường hiệu quả quảng cáo để có thể xây dựng kế hoạch quảng cáo tuyển dụng ngày càng hiệu quả hơn.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

4- Sàng lọc ứng viên

Mục tiêu của giai đoạn này là đánh giá các ứng viên đủ điều kiện theo yêu cầu hồ sơ đối tác. Thông thường, doanh nghiệp nhượng quyền đính kèm mẫu thông tin ứng viên cùng với đơn đăng ký mua nhượng quyền như một bản câu hỏi nghiên cứu về hồ sơ ứng viên có quan tâm đến việc kinh doanh
nhượng quyển. Mẫu thông tin này sè hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sàng lọc được các ứng viên thích hợp theo điều kiện tuyển dụng đà đề ra cho đối tác. Mẫu thông tin thường yêu cầu ứng viên trình bày những thông tin sau:

Thông tin cá nhân;

Thông tin tài chính để tìm hiểu nguồn vốn đầu tư chi nhánh nhượng quyền;

Lịch sử kinh doanh và nghề nghiệp;

Thông tin bằng cấp, chứng chỉ liên quan;

Lý do mong muốn mua nhượng quyền.

Doanh nghiệp nhượng quyền cần lưu ý cam kết giữ bí mật thông tin cá nhân cho đối tác.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

5- Lựa chọn đối tác

Việc lựa chọn đối tác nhận quyền, dù là đối tác chi nhánh mới hay đối tác mua lại chi nhánh cũ, đều dựa trên yêu cầu hồ sơ đối tác như nhau. Tuy nhiên, quy trình triển khai và một số tài liệu liên quan có thể khác nhau.
Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô và chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp nhượng quyền mà doanh nghiệp có thể đơn giản hóa hoặc phức tạp hóa quy trình và tài liệu nhượng quyền. Nhìn chung, những thương hiệu nhượng quyền lớn, uy tín hơn, thường có quy trình và yêu cẩu về tài liệu nghiêm khắc hơn, nhằm sàng lọc tốt nhất đối tác nhận quyền tiềm năng. Các thương hiệu nhượng quyền quy mô nhỏ, cần tạo điều kiên dễ dàng hơn để phát triển đối tác, có thể giản lược quy trình và tài liệu liên quan. Tuy nhiên, như đã bàn trong những chương trước, tác già khuyên doanh nghiệp nên hết sức nhẫn nại trong vấn đề phát triển nhượng quyền, đừng vì cái lợi trước mắt mà thỏa hiệp với quy trình tuyển dụng và lựa chọn. Một đối tác nhận quyền không phù hợp sẽ mang lại nhiều rủi ro và thách thức cho doanh nghiệp hơn là bất kỳ cơ hội phát triển nào.

Sau đây là một quy ttình lựa chọn đối tác chuẩn để doanh nghiệp tham khảo:

Chỉ có những ứng viên nào được đánh giá thích hợp tại từng giai đoạn phỏng vấn mới được hướng dẫn và mời tham gia vòng phỏng vấn tiếp theo. Đối với ứng viên không thích hợp, doanh nghiệp có thể gởi thư từ chối, cám ơn ứng viên đã quan tâm, và chuyển trả tiền ký quỹ trong trường hợp đối tác đã ký quỹ. Về vấn đề tài liệu cần soạn thảo cho từng giai đoạn, tùy thuộc vào nhu cầu đánh giá và lựa chọn ứng viên của từng doanh nghiệp mà tài liệu có thể khác nhau. Một số tài liệu mà doanh nghiệp cần tham khảo:

Đơn đăng ký thông tin nhượng quyền: Đây là đơn đăng ký và'kết hợp mẫu thông tin cá nhân của ứng viên như đã trình bày trong phần sàng lọc ứng viên.

Thỏa thuận bào mật: Tẳt cà doanh nghiệp nhượng quyển đều yêu cầu ứng viên ký kêt thỏa thuận bào mật nhằm nhắc nhà ứng viên về quy định bào mật của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cùng cỏ trách nhiệm bào mật cảc thông tin cá nhân của ứng viên theo đơn đăng ký nhượng quyền.

Ký quỹ: Một số doanh nghiệp nhượng quyền yêu cầu ứng viên phải ký quỷ trước khi công khai các dữ liệu hoặc thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Ký quỹ cũng là một hình thức giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ cam kêt của ứng viên đối với thương hiệu. Tiền ký quỷ sè được hoàn lại trong trường hợp ứng viên bị từ chối và sè được cấn trừ vào phí cấp phép nhượng quyền khi ứng viên ký kết hợp đồng nhượng quyền và trò thành đối tác.

Kế hoạch kinh doanh: Một số doanh nghiệp nhượng quyền yêu cầu ứng viên phải hoàn thành kế hoạch kinh doanh chi nhánh trước khi chấp thuận với ba mục tiêu sau:

Hướng dần ứng viên tìm hiểu và đánh giá thực tế vận hành và quản lý một chi nhánh. Nhiều ứng viên có thể rất thích tự kinh doanh nhưng không hiểu hết mức độ phức tạp hoặc yêu cầu công việc. Quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh giúp ứng viên phần nào nhìn thấy tồng thể bức tranh kinh doanh của chi nhánh, hiểu rõ vai trò và cam kết của cá nhân, qua đó có thể đưa ra quyết định hợp lý khi tham gia nhượng quyền.

Đối với các ứng viên cần hỗ trợ tài chính, kế hoạch kinh doanh là một tài liệu không thể thiếu được theo yêu cầu của đơn vị cho vay.

Cách thực hiện và chất lượng của kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp nhượng quyền đánh giá được khả năng lên kế hoạch và năng lực quản lý, vận hành chi nhánh của ứng viên.

Bản ghi nhớ (MOU hoặc agreement to franchise): Một vài doanh nghiệp nhượng quyền yêu cầu ứng viên ký kết bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận ký kết hợp đồng nhượng quyền. Khi ký kết bản ghi nhớ, ứng viên đồng ý sẽ ký kết hợp đồng nhượng quyền trong một khoảng thời gian quy định. Nếu vượt quá thời gian này mà ứng viên không ký kết hợp đồng nhượng quyền, số tiền ký quỹ xem như không được hoàn lại và hợp đồng nhượng quyền xem như không được ký kết.

Hợp đồng nhượng quyền: Đây là hợp đồng chính thức được ký kêt giữa doanh nghiệp nhượng quyền và đối tác nhận quyền. Hợp đông quy định rõ tất cả những điều khoản liên quan và ràng buộc giữa hai bên trong quan hệ nhượng quyền.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

6- Ký kết

Đây là giai đoạn hoàn tất các trách nhiệm liên quan của hai bên đối tác như ký kết hợp đồng, thanh toán các khoản chi phí, triển khai ký kết hợp đồng thuê, kế hoạch phát triển chi nhánh, và kế hoạch đào tạo đối tác.

Đối với hợp đồng thuê địa điểm chi nhánh, tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, hợp đồng có thể được ký kết dưới hai hình thức sau:

i) Hợp đồng trực tiếp giữa đối tác nhận quyền và đơn vịcho thuê mặt bằng chi nhánh;

ii) Hợp đồng thuê lại mặt bằng được ký kết giữa đối tác nhận quyền với doanh nghiệp nhượng quyền là đơn vị chính thức thuê mặt băng chi nhánh từ đơn vị cho thuê. Đây là một trong những cách tiep cận được sử dụng bởi doanh nghiệp nhượng quyền nhằm đảm bảo duy trì được các vị trí mặt bằng chiến lược khi xảy ra tranh chấp với đối tác nhận quyền.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

7- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Xây dựng quy trình và công cụ tuyển dụng đối tác nhận quyền được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Xây dựng quy trình và công cụ tuyển dụng đối tác nhận quyền có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.