Các giai đoạn và 1 số cần lưu ý khi đàm phán hợp đồng thương mại

I- Chuẩn bị đàm phán hợp đồng thương mại

Trong giao kết hợp đồng thương mại, chuẩn bị đàm phán là giai đoạn quan trọng, quyết định khả năng thành công của cuộc đàm phán và hạn chế rủi ro khi thực hiện hợp đồng. Các nội dung cân chuân bi ở giai doan này, bao gồm:

1- Tìm hiểu thông tin về hàng hóa, thị trường:

Bao gồm các thông tin vê luật pháp và tâp quán thương mại, đặc điểm của nhu câu thị trường, thuế và các chi phí, các yếu tố chính trị, xã hội, khí hậu, thời tiết, công dụng và đặc tính của hàng hóa, chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, xu hướng biến động giá cả, cung, cầu..

2- Tìm hiểu đối tác:

Bao gồm hai nội dung chính là tìm hiéu vé tu cách pháp lý, nǎng luc thuc hiēn hgp dōng ctúa dǒ tác và tìm hiéu vé nǎng lực chuyén món cùa các thành viên doàn dàm phán. Thóng qua hò so dǎng kǎ kính doanh cùn dǒi tác, có thé kiem tra các thong tin vé giáy phép thành láp, giáy chúng nhán đấu tư hoặc giáy chúng nhận dǎng ký kinh doanh.Thōng tin này cho phép khằng dịnh sự hiện diện hợp pháp cùa dôi tác trèn thi truờng. Thông tin về phạm vi hoạt dộng (ngành nghề dã dáng ký kinh doanh) và người đại diện hợp pháp của dôi tác cân thiét được xác nhận để loại trừ khả năng toàn bộ nội dung dãdàm phán và hợp đồng đã ký bị vô hiệu.

Kiểm tra năng lực thực hiện hợp đồng của dối tác là biện pháp dự phòng, tránh khả năng hợp đồng đã ký nhưng dối tác không có khả năng thục hiện. Thông tin cụ thể cần tìm hiểu bao gổm: khá năng về tài chính, kỹ thuật, nguồn nhân lục...của đối tác.

Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: bao gồm nhǔng thông tin về năng lực của từng chuyên gia, thành phần đoàn đàm phán: kiến thức, phẩm chất tâm lý, kỹ năng hiệu quả dàm phán, các phương tiện kỹ thuật hỗ trọ, có hay không thuê chuyên gia, thuê luật sư... Những thông tin này giúp các bên tìm kiếm, lựa chọn hình thức, phương pháp đàm phán phù hợp, hiệu quả.

Ngoài ra, các thông tin sau đây cũng hỗ trợ tốt cho quá trình đàm phán: đối tác biết gì về mình, trong bộ máy lãnh đạo của đối tác ai có quyền quyết định cao nhất, lịch làm việc của đối tác, nhu cầu, mong muốn của đối tác v.v.. Chuẩn bị thành phần nhân sự của đoàn đàm phán, thuê chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, luật sư nếu thấy cần thiết. Xác định mục tiêu cần đạt được: truóc khi dàm phán vói đối tác, đoàn đàm phán nên có sự thống nhất về phưong án muc tiêu của mình, trong đó xác định rõ mục tiêu chính, mục tiêu tối thiểu,mục tiêu tối đa (biên độ đàm phán). Xây dựng phương án đàm phán,bao gôm ca việc lựa chọn loại hợp đồng phù hợp, xác định được mục đích đàm phán về từng vấn để cụ thể (như đối tượng, giá, phương thức giao nhận, thanh toán..), xác định rõ điểu kiện tối thiểu và điêu kiện lý tưởng, tức là xác định rõ biên độ đàm phán hay giới han cua sự thoả thuận.

II- Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại

Thòi gian và dia diêm đàm phán: tùy thuộc vào sự thoa thuận cúa các bên, thòi gian đàm phán có thể trong hoǎc ngoài giờ làm việc và địa điểm đàm phán có thể là văn phòng cúa mỗi bên hay một địa điểm trung lập. Song, trong kịch bản đàm phán cân lưu ý bô trí thòi gian dể giai lao,thoi gian trong dể truong đoàn và chuyên gia tham mưu, hội ý, kể ca việc trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. Để bảo đảm tính hiêu qua, tâp quán làm việc của mỗi nơi, nhiệt độ, thời tiết... có thể cũng là yếu tố ảnh hưởng đến kết quả dàm phán.

1- Mở đầu đàm phán

Trừ trường hợp đàm phán bằng văn bán, việc tao không khí dàm phán hop tác, thiện chí và tin cây là khởi dâu thuận lợi cúa quá trình đàm phán. Các bên cân thong nhat chuong trình, lich làm việc, tạo chú động cho mình và đối tác.

Những đề nghị đầu tiên thường bộc lộ thái độ, nguyện vọng, mục tiêu, sự quan tâm cua môt bên (bên đề nghị truớc) và bên kia có thểsơ bộ xác định được những bất đồng. Những thông tin này có thể được các bên sử dụng để thiết lập “vùng đàm phán”. Do đó, nên mở đẩu cuộc đàm phán bằng những vấn đề“dễ truớc, khó sau” và nếu có cơ hội thì không nên là người đề nghị truớc.

Những đề nghị đâu tiên được đưa ra trong phiên đàm phán vói các kênh chuyên tai và tiếp nhận thông tin là: đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi, song ở giữa hai hành dộng này là quá trình tu duy, có sự im lặng, sự lắng nghe, sự quan sát, phân tích các lý lē, quan điêm trước khi có câu trả lời.

Trong đàm phán hop dòng thuòng mai, dǎt cáu hói yà trǎ lòi câu hoi là mot ký nǎng. Câu hoi dua ra cho doi tác có nhiêu chúc nǎng:dua ra thông tin,thu thapthông   tin, làm thay đổi,chuyên huong suy nghī cúa bên kia..Do vay,tùy tùng tình huong cu thê, nên sú dung các dang câu hói phù hop nhu câu hỏi đóng, câu hǒi mô,câu hoi mang tính khang dinh,thǎm dò hoǎc gia thiét. Viêc tra lòi câu hoi nên than trọng, không tra lời neu chua rõ câu hoi hay ý dô nguòi hoi,tra loi bang mot câu hoi khác dê kéo dài thòi gian suy nghĩ

Truoc khi tra lời câu hoi, nên su dung các ky nǎng tu duy, giao tiep,phân tích tình hình nhu: sự im lǎng (thể hiện mình đã nói đú, buộc bên kia nói tiếp), su láng nghe (cho phép nhận định mức độ hiểu vấn để của dôi tác,phát hien mâu thuan, thieu nhat quán trong quan điểm lâp luân cua dôi tác, phát hiên quyên lợi và nhu câu của đôi tác..),su quan sát diên mao, thái dô, cu chi dê tu dó phân tích tình huống và có phưong án tra lời cũng nhưphuong án dàm phán tiếp theo.

2- Thương lượng về nội dung đàm phán:

Quá trình thưong luong diễn ra vói các hành vi cơ bản là: truyền đạt thông tin, trao đổi thuyết phục và nhượng bộ chia se.

Truyên đat thông tin là phuong tien the hiên mong muốn cúa các bên đàm phán. Mục tiêu mong muốn của các bên sẽ duoc trình bày cùng với những phân tích lý giải ngắn gọn nhằm thuyết phuc dôi tác. Ví du như cá trao dổi thuyết phục sau dây sẽ hứa hẹn hiệu quả: nêu ra những lợi ích của bên kia nếu họ chấp nhan, hậu qua và thiệt hại nếu họ không chấp nhận, dẫn chứng từngười thứ ba, so sánh với mức giá trong quá khứ,mức giá ở noi khác, của nhà cung cấp khác, quan hệ giua giá ca và chất luợng...

Nhượng bộ trong quá trình dàm phán họp đồng thương mại thể hiện sự thay đổi, điêu chỉnh một quan diểm trưác dó mà một bên đã đưa ra và bảo vệ. Nhượng bộ thể hiện sự chia sẻ lợi ích,là hành vi và thái độ cẩn có và luôn được mong đợi trong các cuộc đàm phán để có được một cuộc đàm phán thành công.Loi ích của mỗi bên được coi là bảo đảm khi nhượng bộ nằm trong giói hạn của biên độ đàm phán. Tuy nhiên, lợi ích sau khi nhượng bộsát vói mục tiêu lọi ích tôi đa, cân cân nhắc các yếu tố:thòi diểm nhượng bộ (có nên nhượng bộ bây giờ hay không), mức độ nhượng bộ (nên nhưọng bộ bao nhiêu) và lợi ích được đền bù sau nhượng bộ (sẽ duoc tra lai cái gì).

3- Kết thúc đàm phán hợp đồng thương mại

Quá trình dàm phán có thể kết thúc khi đã đạt được những thoa thuận chu yeu. Ở giai doan kết thúc dđàm phán, các bên thực hiện hoàn tất các thỏa thuận đã được xác lập. Nếu kết quảcủa mỗi phiên đàm phán đã ghi nhận tai các bán ghi nhớ thì trước khi ngừng vòng đàm phán cuối cùng,nên có sự tông hop và khẳng đinh lai để tránh có ý kiến khác nhau khi soạn tháo vǎn ban hợp đông chính. Thông thường, nên lập dự thao hợp đồng và gửi cho các bên doc lai, góp ý,chinh sua, không nên ký trước.

Quá trình đàm phán hợp đông thương mại thành công khi ket thúc dàm phán,hop đông thương mại được ký kết. Trường hợp kết thúc đàm phán mà các bên không thể thỏa thuận và nhất trí vể một hoặc một số nội dung thì cuộc đàm phán that bai. Moi thoa thuân đạt dược trong các phiên đàm phán trước đó không phát sinh hiệu luc dôi vói các bên.

III- Một số điều nên tránh trong đàm phán hợp đồng thương mại

Ðể có được cuộc đàm phán thành công, cần có đú kỹ năng trong giao tiêp, trong quán trị kinh doanh và kỹ năng kiểm soát tính hợp pháp cúa nôi dung dàm phán dể phòng tránh rủi ro.

1- Về giao tiếp

Khi giao tiếp trong đàm phán bằng đối thoai trực tiếp, nên tránh:

• Tạo ra không khí cǎng thẳng, thiéu thiên chí và tin cây (do thiếu hoặc không rèn luyện kỹ năng và vǎn hóa giao tiếp);
• Nói quá nhiểu, không biết kết thúc đúng lúc;
• Bỏ qua, không quan sát thái dộ, củ chỉ, nét mặt của doàn đàm phán phía đối tác để dự liệu hành vì và thái dộ tiếp theo cho mình...

2- Về quản trị doanh nghiệp

Từ góc độ quản trị doanh nghiệp, trong đàm phán hợp đồng thuơng mại, nên tránh:

• Không chuẩn bị phương án đàm phán hoặc chuẩn bị không chu dáo;
• Chuẩn bị nhân sự đoàn đàm phán không hợp lý (do không tìm hiểu hoặc đánh giá không đúng về năng lực đoàn đàm phán của đối tác, hoặc biết nhưng tự tin, chủ quan);
• Buớc vào đàm phán với mục đích chung chung, hoặc đàm phán không bám sát mục tiêu, từ bỏ mục tiêu;
• Có cơ hội nhung không để cho bên kia đưa ra để nghị trước;
• Không kiểm soát được nội bộ và quá trình đàm phán;
• Từ bỏ khi đàm phán đi vào bế tắc mà không tìm cách tháo gỡ;
• Không tìm hiểu năng lực thực hiện hợp đồng của đối tác...

3- Về kiểm soát tính hợp pháp của nội dung đàm phán

Để bảo đảm tính hợp pháp của nội dung đàm phán, nên tránh:

• Không tìm hiểu hổ sơ pháp lý của đối tác (loại hình hoạt động, phạm vi, lĩnh vực hoạt động, vốn điểu lệ...);
• Không kiểm tra thông tin vể người đại diện hợp pháp của đối tác (người đại diện theo pháp luật, văn bản ủy quyên);
• Không chú trọng việc lập và ký xác nhận tại các bản ghi nhớ(trường hợp đàm phán nhiều phiên);
• Xác định không đúng bản chất của quan hệ thuong mại, lua chọn sai loại hợp đồng cẩn đàm phán, ký kết;
• Không hiểu biết hoặc bo qua các quy dinh cúa pháp luật hiện hành, dẫn đến thỏa thuận các điêu khoan trái pháp luật...

IV- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực pháp …. được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.