Trang chủ » Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Lý thuyết và thực tế quản trị đã chứng minh, trong doanh nghiệp (tổ chức) chức năng pháp chế rất quan trọng và không thể thiếu. Nhưng thực tế, không ít nhà quản trị doanh nghiệp mơ hồ, thậm chí nhận thức sai lầm về vai trò quan trọng của pháp chế doanh nghiệp.

Cũng như tài chính – kế toán, nhân sự – đào tạo, kinh doanh – marketing, thông tin – truyền thông…, kể cả trong trường hợp nhà quản trị doanh nghiệp không ‘nhận ra’ chức năng pháp chế, thì chức năng này vẫn tồn tại trong doanh nghiệp. Việc không ‘nhận ra’, ‘bỏ quên’ hoặc ‘đầu tư’ không đúng mức cho bộ phận pháp chế, sẽ ảnh hưởng tới hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong phạm vi bài viết, chúng tôi phân tích một số vấn đề cơ bản về: (i) pháp chế doanh nghiệp; (ii) tại sao pháp chế doanh nghiệp lại quan trọng, (iii) ai thực hiện và thực hiện chức năng pháp chế doanh nghiệp như thế nào.

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

– Khái quát về khái niệm ‘pháp chế doanh nghiệp’:

Hiểu đơn giản, “pháp” là pháp luật, quy tắc, chuẩn mực, “chế” bao hàm hai nghĩa: “tạo ra” (sáng chế) và “điều tiết, kiểm soát” (cơ chế). ‘Pháp chế doanh nghiệp’ có vai trò tạo ra các quy tắc, chuẩn mực trong nội bộ doanh nghiệp, và: điều tiết, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ pháp luật (của nhà nước) và các quy tắc, chuẩn mực của (nội bộ) doanh nghiệp.

Ví dụ thứ nhất, Luật doanh nghiệp quy định và điều chỉnh về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân, nhóm công ty). Hoặc: Bộ luật Lao động quy định và điều chỉnh tiêu chuẩn lao động, quyền, nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động…, quản lý nhà nước về lao động. Pháp chế doanh nghiệp, trong trường hợp này, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, ứng xử phù hợp với quy định của pháp luật để tạo ra những lợi thế so sánh cho doanh nghiệp.

Ví dụ thứ hai, nhà quản trị phải xây dựng hệ thống các quy tắc ứng xử mà thông qua đó doanh nghiệp điều hành, kiểm soát, cân bằng lợi ích của các bên liên quan (như cổ đông, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, người xuất vốn, nhà nước và cộng đồng). Do đó, doanh nghiệp luôn có các hệ thống các quy tắc ứng xử nội bộ: (i) quy định nội bộ; (ii) tiêu chuẩn; (iii) giá trị; (iv) quy trình; (v) quy chế. Pháp chế doanh nghiệp trong trường hợp này là công cụ, phương tiện để quản trị doanh nghiệp.

– Pháp chế doanh nghiệp ‘thiết yếu’ như thế nào:

Pháp chế doanh nghiệp không phải hoạt động ‘đặc biệt’, cũng không ‘xa vời’. Ngay từ thời điểm thành lập, doanh nghiệp phải thực hiện các trách nhiệm, nghĩa vụ đối với nhà nước như đăng ký kinh doanh, thuế, bảo hiểm xã hội… Pháp luật (của nhà nước) luôn điều chỉnh trực tiếp và gián tiếp tới các hoạt động của doanh nghiệp. Thế nhưng, thực tế phần lớn nhà quản trị doanh nghiệp thể không hiểu biết đầy đủ các nội dung này. Do đó, nếu không có bộ phận pháp chế chuyên nghiệp giúp việc, hỗ trợ, doanh nghiệp luôn tiềm ẩn đối diện với rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đã đã hình thành quy tắc ứng xử nội bộ (‘Luật” của doanh nghiệp). Ví dụ: các doanh nhân khi hợp tác để thành lập doanh nghiệp, đã quyết định lựa chọn ngành nghề kinh doanh, hình thức tổ chức kinh doanh, quy mô, hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn… Trong hoạt động, sản xuất, kinh doanh, hàng ngày mỗi doanh nghiệp thực hiện hàng ngàn giao dịch như: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, giao dịch với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp… Đương nhiên, để có những bộ quy tắc ứng xử phù hợp với pháp luật, cộng đồng, xã hội, nhà quản trị doanh nghiệp cần tới sự hỗ trợ của bộ phận pháp chế.

Câu hỏi đặt ra: vì sao nhiều doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế, vẫn hoạt động bình thường, thậm chí kinh doanh hiệu quả [?]. Câu trả lời: chức năng pháp chế doanh nghiệp vẫn tồn tại, có điều nhà quản trị có  ‘nhận ra’ chức năng này hay không. Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế chuyên trách, các công việc thuộc về chức năng pháp chế sẽ được thực hiện. Khi đó, người thực hiện công việc pháp chế có thể chính là Chủ tịch, Tổng giám đốc, hoặc sẽ được phân công cho bộ phận hành chính, kế toán, thậm chí là kinh doanh, kỹ thuật… Chúng tôi cho rằng, đây là thói quen (không tốt) của doanh nghiệp.

– Pháp chế doanh nghiệp – nên chuyên nghiệp:

“Khi hòn đá lăn xuống đồi, người chiến binh giỏi sẽ vận dụng được đà lăn, người yếu đuối sẽ trốn chạy và người không biết sẽ bị đè bẹp” (Binh pháp Tôn tử). Điều này hoàn toàn đúng trong lĩnh vực pháp chế doanh nghiệp. Pháp chế chuyên nghiệp giúp các lãnh đạo doanh nghiệp tăng cường năng lực pháp luật, sẽ nhận diện cơ hội và rủi ro pháp lý. Tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp duy trì sự an toàn và sự phát triển bền vững. Sử dụng pháp luật linh hoạt, thông minh, doanh nghiệp sẽ nhận lại giá trị và lợi thế vượt trội. Chúng tôi phân tích một số ví dụ để tham khảo:

– Ví dụ thứ nhất, kiến trúc sư có thể nhận thấy ngay thiếu sót của công trình không được thiết kế chuyên nghiệp. Trong khi, chủ sở hữu công trình vì thiếu những kiến thức kiến trúc đã không nhận ra, hoặc chỉ sau một thời gian sử dụng mới nhận ra bất cập của các công trình này. Chủ sở hữu, trong trường hợp này, rõ ràng đã bỏ ra nguồn lực không nhỏ nhưng nhận lại giá trị không tương xứng. Chúng ta thấy điều tương tự trong lĩnh vực y tế, người bệnh tìm hiểu, tự chữa được bệnh, nhiều trường hợp ‘tiền mất, tật mang’, thậm chí phải trả giá rất đắt.

– Ví dụ thứ hai, chúng ta không nghĩ đến việc tự sản xuất chiếc điện thông minh, tivi, hay ô tô, hay tự cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực viễn thông, ngân hàng… Bởi, chúng ta nhận thức rất rõ ràng, không thể hoặc rất khó để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ này, do đó chúng ta đã lựa chọn phương án mua, thuê các sản phẩm, dịch vụ đó. Thực tế chứng minh, sản phẩm, dịch vụ càng tiện ích, hiện đại, tinh sảo, chúng ta càng phải trả giá cao. Đổi lại, những sản phẩm, dịch vụ đó mang lại giá trị sử dụng cao cho người sở hữu, sử dụng chúng. Mặt khác, lý do doanh nghiệp tồn tại và phát triển xuất phát chính những giá trị mà doanh nghiệp mang lại cho khách hàng, cộng đồng, xã hội. Đó là, khách hàng được sở hữu, sử dụng nhưng sản phẩm, dịch vụ chất lượng, tiện ích, giá cạnh tranh.

Giá trị (khác biệt) mà khách hàng nhận được từ doanh nghiệp có nguyên do quan trọng từ chuyên môn hóa và phân công lao động xã hội. Càng chuyên môn hóa sâu, doanh nghiệp càng có cơ hội tạo được sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt, giá hợp lý. Lưu ý rằng, pháp chế doanh nghiệp là công việc của chuyên gia. Những người không qua đào tạo bài bản, không qua rèn luyện khắt khe và có tích lũy kinh nghiệm nhất định rất khó đáp ứng được công việc pháp chế chuyên nghiệp.

Câu hỏi đặt ra: thêm bộ phận pháp chế, nghĩa là tăng nhân sự và tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp. Điều này, đôi khi lại là rào cản không nhỏ đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Câu trả lời: doanh nghiệp định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận bền vững, trước hết phải thực sự ‘khỏe mạnh’. Khi doanh nghiệp thiếu hẳn một chức năng thì không thể ‘khỏe mạnh’ được. Tự nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của doanh nghiệp, đến một giai đoạn nhất định sẽ bộc phát, khi đó việc khắc phục hậu quả sẽ tốn kém hơn rất nhiều. Bởi vậy, doanh nghiệp nên nhìn nhận, tổ chức bộ phận pháp chế chuyên nghiệp là khoản đầu tư, không phải chi phí. Tóm lại, chức năng pháp chế doanh nghiệp không thể thiếu, đồng thời cần sự chuyên nghiệp. ‘Khoản đầu tư’ của doanh nghiệp vào bộ phận pháp chế doanh nghiệp trong dài hạn chắn chắn sẽ mang lại lợi ích vượt trội – giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh và hạn chế rủi ro pháp lý.

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

– Nên sử dụng pháp chế doanh nghiệp như thế nào:

Pháp chế là chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp. Càng chuyên nghiệp, bộ phận pháp chế càng giúp doanh nghiệp có được lợi thế so sánh, tạo được sức cạnh tranh cao. Do đó, tùy thuộc vào quy mô, khả năng, và trong từng giai đoạn nhất định, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai bộ phận pháp chế ở các cấp độ khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể quyết định xây dựng bộ phận pháp chế nội bộ của doanh nghiệp hay sử dụng dịch vụ pháp lý thuê ngoài hoặc kết hợp cả hai hình thức này.

Sơ cấp: bộ phận pháp chế hỗ trợ nhà quản trị doanh nghiệp (Chủ tịch, Giám đốc): (i) rà soát và chuẩn hóa hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp; (ii) thu thập thông tin pháp lý, văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp; (iii) thực hiện thủ tục pháp lý đơn giản: đăng ký bản quyền, đăng ký kinh doanh, đăng ký nội quy lao động…; (iv) thực hiện phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp tới người lao động. Đây là những nhiệm vụ cơ bản nhất, nếu không thực hiện đầy đủ ảnh hưởng trực tiếp đến ‘sức khỏe’ của một doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp siêu nhỏ, mới thành lập ít nhất phải đảm bảo chức năng này. Nhà quản trị có thể cân nhắc kết hợp (gộp) bộ phận pháp chế với bộ phận hành chính doanh nghiệp: (i) soạn thảo văn bản, quản lý văn bản; (ii) lập hồ sơ, lưu hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng và các công tác văn thư khác; (iii) lập kế hoạch, sắp xếp lịch cuộc họp, hội nghị.

Trung cấp: đây là công việc thường xuyên, cơ bản của bộ phận pháp chế doanh nghiệp, đó là (i) soạn thảo (chủ trì hoặc tham gia) các loại mẫu hợp đồng; (ii) có ý kiến về mặt pháp lý và thẩm định dự thảo hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo; (iii) tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng; (iv) chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp; (v) tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của người lao động trong doanh nghiệp; (vi) tư vấn pháp luật hoặc tham mưu thuê tư vấn pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (vii) chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và của người lao động; (viii) tham gia tố tụng hoặc tham mưu thuê luật sư tham gia tố tụng với tư cách người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp hoặc người đại diện theo ủy quyền của Chủ tịch, Giám đốc doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Cao cấp: trong trường hợp người phụ trách pháp chế doanh nghiệp này thực hiện nhiệm vụ của chuyên gia cao cấp hoặc tham gia vào hoạt động quản trị cấp doanh nghiệp (i) phân tích, tổng hợp đưa ra dự báo môi trường pháp lý; (ii) đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án đầu tư của doanh nghiệp; ý kiến (về mặt pháp lý) đối với các quyết định về tổ chức, quản lý của doanh nghiệp.

Thực hiện bởi: Luật sư Phạm Ngọc Minh – Giám đốc điều hành (CEO) của Công ty Luật TNHH Everest

– Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

  1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi tư vấn
icons8-exercise-96