Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

20/08/2021
Luật sư Nguyễn Thị Mai
Luật sư Nguyễn Thị Mai
Cũng như tài chính - kế toán, nhân sự - đào tạo, kinh doanh - marketing, thông tin - truyền thông… kể cả trong trường hợp nhà quản trị doanh nghiệp không 'nhận ra' chức năng pháp chế, thì chức năng này vẫn tồn tại trong doanh nghiệp. Việc không 'nhận ra', ‘bỏ quên’ hoặc 'đầu tư' không đúng mức cho bộ phận pháp chế, sẽ ảnh hưởng tới hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1- Khái quát về khái niệm 'pháp chế doanh nghiệp'

Pháp chế là từ Hán Việt (Hán tự: 法制) có nghĩa là hệ thống pháp luật. Thuật ngữ này được ghép của hai (02) từ: pháp (Hán tự: 法) có nghĩa là phương pháp, pháp luật và chế (Hán tự: 制) có nghĩa là hệ thống. Doanh nghiệp luôn chịu sự điều chỉnh của hai hệ thống pháp luật:

Hệ thống pháp luật do nhà nước ban hành: để điều chỉnh mối hệ giữa doanh nghiệp với nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác. Doanh nghiệp có nghĩa vụ tuân thủ các quy tắc này, ví dụ nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, báo cáo và nộp thuế, tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động... Đồng thời, nhà nước quy định đảm bảo lợi ích giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ví dụ quyền tự do kinh doanh, quyền đảm bảo sở hữu đối với tài sản, thu nhập hợp pháp, được khuyến khích hưởng ưu đãi đầu tư... doanh nghiệp có hiểu rõ và sử dụng thông minh và linh hoạt các quyền này để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Hệ thống quy tắc nội bộ doanh nghiệp: đầu tiên đó các giá trị cốt lõi, triết lý, sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp (văn hóa doanh nghiêp), tiếp theo là điều lệ doanh nghiệp, tức là luật cơ bản, quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc và cơ bản nhất của một doanh nghiệp (hiến pháp của doanh nghiệp), tiếp theo là quy định, quy chế, quy trình, hướng dẫn áp dụng để điều chỉnh hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối. 

Ví dụ thứ nhất, Luật doanh nghiệp quy định và điều chỉnh về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân, nhóm công ty). Hoặc: Bộ luật Lao động quy định và điều chỉnh tiêu chuẩn lao động, quyền, nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động…, quản lý nhà nước về lao động. Pháp chế doanh nghiệp, trong trường hợp này, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, ứng xử phù hợp với quy định của pháp luật để tạo ra những lợi thế so sánh cho doanh nghiệp.

Ví dụ thứ hai, nhà quản trị phải xây dựng hệ thống các quy tắc ứng xử mà thông qua đó doanh nghiệp điều hành, kiểm soát, cân bằng lợi ích của các bên liên quan (như cổ đông, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, người xuất vốn, nhà nước và cộng đồng). Do đó, doanh nghiệp luôn có các hệ thống các quy tắc ứng xử nội bộ: (i) quy định nội bộ; (ii) tiêu chuẩn; (iii) giá trị; (iv) quy trình và (v) quy chế. Pháp chế doanh nghiệp trong trường hợp này là công cụ, phương tiện để quản trị doanh nghiệp. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Pháp chế doanh nghiệp ‘thiết yếu’ như thế nào

Pháp chế doanh nghiệp không phải hoạt động ‘đặc biệt’, cũng không ‘xa vời’. Ngay từ thời điểm thành lập, doanh nghiệp phải thực hiện các trách nhiệm, nghĩa vụ đối với nhà nước như đăng ký kinh doanh, thuế, bảo hiểm xã hội… Pháp luật (của nhà nước) luôn điều chỉnh trực tiếp và gián tiếp tới các hoạt động của doanh nghiệp. Thế nhưng, thực tế phần lớn nhà quản trị doanh nghiệp thể không hiểu biết đầy đủ các nội dung này. Do đó, nếu không có bộ phận pháp chế chuyên nghiệp giúp việc, hỗ trợ, doanh nghiệp luôn tiềm ẩn đối diện với rủi ro pháp lý. 

Doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đã đã hình thành quy tắc ứng xử nội bộ ('Luật' của doanh nghiệp). Ví dụ: các doanh nhân khi hợp tác để thành lập doanh nghiệp, đã quyết định lựa chọn ngành nghề kinh doanh, hình thức tổ chức kinh doanh, quy mô, hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn… Trong hoạt động, sản xuất, kinh doanh, hàng ngày mỗi doanh nghiệp thực hiện hàng ngàn giao dịch như: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, giao dịch với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp… Đương nhiên, để có những bộ quy tắc ứng xử phù hợp với pháp luật, cộng đồng, xã hội, nhà quản trị doanh nghiệp cần tới sự hỗ trợ của bộ phận pháp chế.

Câu hỏi đặt ra: Vì sao nhiều doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế, vẫn hoạt động bình thường, thậm chí kinh doanh hiệu quả. Câu trả lời: Chức năng pháp chế doanh nghiệp vẫn tồn tại, có điều nhà quản trị có  'nhận ra' chức năng này hay không. Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế chuyên trách, các công việc thuộc về chức năng pháp chế sẽ được thực hiện. Khi đó, người thực hiện công việc pháp chế có thể chính là Chủ tịch, Tổng giám đốc, hoặc sẽ được phân công cho bộ phận hành chính, kế toán, thậm chí là kinh doanh, kỹ thuật… Chúng tôi cho rằng, đây là thói quen (không tốt) của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua lại doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest

3- Pháp chế doanh nghiệp - nên chuyên nghiệp

“Khi hòn đá lăn xuống đồi, người chiến binh giỏi sẽ vận dụng được đà lấn, người yếu đuối sẽ trốn chạy và người không biết sẽ bị đè bẹp” (Binh pháp Tôn tử). Điều này hoàn toàn đúng trong lĩnh vực pháp chế doanh nghiệp. Pháp chế chuyên nghiệp giúp các lãnh đạo doanh nghiệp tăng cường năng lực pháp luật, sẽ nhận diện cơ hội và rủi ro pháp lý. Tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp duy trì sự an toàn và sự phát triển bền vững. Sử dụng pháp luật linh hoạt, thông minh, doanh nghiệp sẽ nhận lại giá trị và lợi thế vượt trội. Chúng tôi phân tích một số ví dụ để tham khảo:

- Ví dụ thứ nhất, kiến trúc sư có thể nhận thấy ngày thiếu sót của công trình không được thiết kế chuyên nghiệp. Trong khi, chủ sở hữu công trình vì thiếu những kiến thức kiến trúc đã không nhận ra, hoặc chỉ sau một thời gian sử dụng mới nhận ra bất cập của các công trình này. Chủ sở hữu, trong trường hợp này, rõ ràng đã bỏ ra nguồn lực không nhỏ nhưng nhận lại giá trị không tương xứng. Chúng ta thấy điều tương tự trong lĩnh vực y tế, người bệnh tìm hiểu, tự chữa được bệnh, nhiều trường hợp ‘tiền mất, tật mang’, thậm chí phải trả giá rất đắt.

- Ví dụ thứ hai, chúng ta không nghĩ đến việc tự sản xuất chiếc điện thông minh, tivi, hay ô tô, hay tự cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực viễn thông, ngân hàng… Bởi, chúng ta nhận thức rất rõ ràng, không thể hoặc rất khó để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ này, do đó chúng ta đã lựa chọn phương án mua, thuê các sản phẩm, dịch vụ đó. Thực tế chứng minh, sản phẩm, dịch vụ càng tiện ích, hiện đại, tinh sảo, chúng ta càng phải trả giá cao. Đổi lại, những sản phẩm, dịch vụ đó mang lại giá trị sử dụng cao cho người sở hữu, sử dụng chúng. Mặt khác, lý do doanh nghiệp tồn tại và phát triển xuất phát chính những giá trị mà doanh nghiệp mang lại cho khách hàng, cộng đồng, xã hội. Đó là, khách hàng được sở hữu, sử dụng nhưng sản phẩm, dịch vụ chất lượng, tiện ích, giá cạnh tranh.

Giá trị (khác biệt) mà khách hàng nhận được từ doanh nghiệp có nguyên do quan trọng từ chuyên môn hóa và phân công lao động xã hội. Càng chuyên môn hóa sâu, doanh nghiệp càng có cơ hội tạo được sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt, giá hợp lý. Lưu ý rằng, pháp chế doanh nghiệp là công việc của chuyên gia. Những người không qua đào tạo bài bản, không qua rèn luyện khắt khe và có tích lũy kinh nghiệm nhất định rất khó đáp ứng được công việc pháp chế chuyên nghiệp.

Câu hỏi đặt ra: Thêm bộ phận pháp chế, nghĩa là tăng nhân sự và tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp. Điều này, đôi khi lại là rào cản không nhỏ đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Câu trả lời: doanh nghiệp định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận bền vững, trước hết phải thực sự 'khỏe mạnh'. Khi doanh nghiệp thiếu hẳn một chức năng thì không thể 'khỏe mạnh' được. Tự nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của doanh nghiệp, đến một giai đoạn nhất định sẽ bộc phát, khi đó việc khắc phục hậu quả sẽ tốn kém hơn rất nhiều. Bởi vậy, doanh nghiệp nên nhìn nhận, tổ chức bộ phận pháp chế chuyên nghiệp là khoản đầu tư, không phải chi phí. Tóm lại, chức năng pháp chế doanh nghiệp không thể thiếu, đồng thời cần sự chuyên nghiệp. 'Khoản đầu tư' của doanh nghiệp vào bộ phận pháp chế doanh nghiệp trong dài hạn chắn chắn sẽ mang lại lợi ích vượt trội - giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh và hạn chế rủi ro pháp lý.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý đăng ký bản quyền tác giả của Công ty Luật TNHH Everest

4- Nên sử dụng pháp chế doanh nghiệp như thế nào

Pháp chế là chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp. Càng chuyên nghiệp, bộ phận pháp chế càng giúp doanh nghiệp có được lợi thế so sánh, tạo được sức cạnh tranh cao. Do đó, tùy thuộc vào quy mô, khả năng, và trong từng giai đoạn nhất định, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai bộ phận pháp chế ở các cấp độ khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể quyết định xây dựng bộ phận pháp chế nội bộ của doanh nghiệp hay sử dụng dịch vụ pháp lý thuê ngoài hoặc kết hợp cả hai hình thức này. 

(i) Sơ cấp: bộ phận pháp chế hỗ trợ nhà quản trị doanh nghiệp (Chủ tịch, Giám đốc): (i) rà soát và chuẩn hóa hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp; (ii) thu thập thông tin pháp lý, văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp; (iii) thực hiện thủ tục pháp lý đơn giản: đăng ký bản quyền, đăng ký kinh doanh, đăng ký nội quy lao động…; (iv) thực hiện phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp tới người lao động. Đây là những nhiệm vụ cơ bản nhất, nếu không thực hiện đầy đủ ảnh hưởng trực tiếp đến 'sức khỏe' của một doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp siêu nhỏ, mới thành lập ít nhất phải đảm bảo chức năng này. Nhà quản trị có thể cân nhắc kết hợp (gộp) bộ phận pháp chế với bộ phận hành chính doanh nghiệp: (i) soạn thảo văn bản, quản lý văn bản; (ii) lập hồ sơ, lưu hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng và các công tác văn thư khác; (iii) lập kế hoạch, sắp xếp lịch cuộc họp, hội nghị.

(ii) Trung cấp: đây là công việc thường xuyên, cơ bản của bộ phận pháp chế doanh nghiệp, đó là (i) soạn thảo (chủ trì hoặc tham gia) các loại mẫu hợp đồng; (ii) có ý kiến về mặt pháp lý và thẩm định dự thảo hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo; (iii) tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng; (iv) chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp; (v) tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của người lao động trong doanh nghiệp; (vi) tư vấn pháp luật hoặc tham mưu thuê tư vấn pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (vii) chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và của người lao động; (viii) tham gia tố tụng hoặc tham mưu thuê luật sư tham gia tố tụng với tư cách người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp hoặc người đại diện theo ủy quyền của Chủ tịch, Giám đốc doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

(iii) Cao cấp: trong trường hợp người phụ trách pháp chế doanh nghiệp này thực hiện nhiệm vụ của chuyên gia cao cấp hoặc tham gia vào hoạt động quản trị cấp doanh nghiệp (i) phân tích, tổng hợp đưa ra dự báo môi trường pháp lý; (ii) đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án đầu tư của doanh nghiệp; ý kiến (về mặt pháp lý) đối với các quyết định về tổ chức, quản lý của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý đăng ký nhãn hiệu của Công ty Luật TNHH Everest

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.

0 bình luận, đánh giá về Chức năng pháp chế trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
Tổng đài tư vấn: 024-66 527 527
Giờ làm việc: Thứ 2 - Thứ 7: 8h30 - 18h00
0.47620 sec| 994.656 kb