Công việc trợ lý tài chính (finance assistant)

1- Trợ lý tài chính là gì

Trợ lý tài chính (finance assistant) là những người làm công việc hỗ trợ người lãnh đạo (chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng) xử lý những công việc liên quan tới tài chính. Họ là người sẽ làm việc trực tiếp với Ban giám đốc cũng như trưởng bộ phận các phòng ban. Trợ lý tài chính sẽ hỗ trợ cấp trên giải quyết những công việc liên quan đến tài chính ở nhiều mảng khác nhau.

Với tư cách là trợ lý tài chính, vai trò của bạn là hỗ trợ vì bạn xử lý các hoạt động hàng ngày cho người quản lý tài chính hoặc kế toán. Bạn phải hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả để đảm bảo các hoạt động của bộ phận được vận hành trơn tru. Điều đó có nghĩa là, bạn cần phải làm quen với các nguyên tắc kế toán và chính sách báo cáo tài chính của công ty.

Là một trợ lý tài chính, bạn phải có tính tổ chức cao để thực hiện nhiều nhiệm vụ và có kiến ​​thức tài chính, như ghi sổ kế toán và các nguyên tắc kế toán. Điều quan trọng tiếp theo, cần phải định hướng chi tiết vì hồ sơ kế toán phải chính xác.

Trợ lý tài chính là một công việc ở cấp độ đầu vào nên vai trò của bạn sẽ bao gồm các hoạt động: ghi sổ kế toán cơ bản và các nhiệm vụ hành chính, ví dụ: công việc của bạn liên quan đến việc quản lý các khoản đối chiếu và chi phí ngân hàng bằng cách sử dụng nền tảng nhập dữ liệu và phần mềm tài khoản để đảm bảo tài khoản của công ty được cập nhật.

Bạn cũng cập nhật dự báo hàng tháng và ngân sách công ty, đồng thời chuyển báo cáo cho những người quản lý có liên quan. Đôi khi, bạn làm việc với bộ phận nhân sự để chuẩn bị bảng lương hoặc bộ phận bán hàng và mua sắm để xuất hóa đơn hoặc thanh toán cho nhà cung cấp và lập tờ khai thuế hàng quý.

Môi trường làm việc: Trợ lý tài chính làm việc trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh khác nhau. Thông thường, bối cảnh làm việc là môi trường văn phòng trong nhà, trong những văn phòng được bảo trì tốt, có hệ thống kiểm soát nhiệt độ và ánh sáng tốt để mang lại môi trường làm việc thoải mái. Với tư cách là trợ lý tài chính, bạn có thể làm việc trong một căn phòng nhỏ hoặc nơi làm việc trong khi các vai trò tài chính cấp cao có văn phòng riêng.

Đồng nghiệp của trợ lý hành chính: Tùy thuộc vào ngành bạn làm việc, đồng nghiệp của bạn có thể bao gồm kế toán viên, trợ lý tài khoản,  giám đốc tài chính hoặc giám đốc chi nhánh. Bạn cũng có thể làm việc gần gũi với các nhà quản lý tín dụng và quản lý bán hàng cũng như các chuyên gia khác như kiểm toán viên , nhà phân tích tài chính , nhà môi giới thế chấp và nhà quản lý sản phẩm.

Lịch làm việc: Bạn có thể cam kết lịch làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian với tư cách là trợ lý tài chính. Lịch làm việc toàn thời gian thường từ 40 đến 48 giờ một tuần, trong khi các vị trí bán thời gian yêu cầu tối đa 30 giờ một tuần. Hầu hết các vai trò đều có quy trình làm việc tiêu chuẩn từ 08:00 đến 15:00, nhưng bạn có thể tìm thấy cách sắp xếp công việc linh hoạt. Làm việc ngoài giờ và cuối tuần rất hiếm, ngoại trừ những thời điểm bận rộn như mùa kiểm toán và thuế. Việc đi lại là tối thiểu trừ khi bạn làm việc cho một công ty cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng khác nhau.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

2- Trách nhiệm của trợ lý hành chính

Một số trách nhiệm điển hình của trợ lý tài chính bao gồm:

Hỗ trợ nhân viên cấp cao: công việc của bạn là hỗ trợ giám đốc tài chính và kế toán cấp cao thực hiện nhiệm vụ của họ. Bạn giúp họ chuẩn bị báo cáo kế toán và hỗ trợ lập ngân sách và lập kế hoạch chiến lược. Đôi khi, nhiệm vụ của bạn liên quan đến việc lên lịch gặp các nhà đầu tư thay mặt cho các nhà quản lý tài chính.

Chuẩn bị báo cáo tài chính: với tư cách là trợ lý tài chính, bạn sử dụng các nguyên tắc và kỹ thuật kế toán để lập báo cáo tài chính của công ty. Bạn chuẩn bị các báo cáo dưới sự giám sát của các nhà quản lý cấp cao và công việc của bạn bao gồm các nhiệm vụ kế toán cơ bản như chuẩn bị biên lai và chứng từ và ghi chúng vào phần mềm kế toán. Công việc của bạn là thực hiện các tính toán kế toán và xác định những khác biệt trước khi lập báo cáo tài chính. Bạn cũng kiểm tra tính chính xác của hồ sơ tài chính trong giai đoạn báo cáo.

Hỗ trợ kiểm toán: với tư cách là trợ lý tài chính, bạn tham gia kiểm toán thường xuyên và đảm bảo hệ thống kế toán của công ty tuân thủ các chính sách và quy định tài chính. Bạn xử lý các câu hỏi về chính sách và thủ tục tài chính của công ty. Nếu làm việc dưới sự chỉ đạo của kiểm toán viên nội bộ, bạn sẽ xem xét báo cáo tài chính về tính chính xác và minh bạch. 

Chuẩn bị ngân sách: vai trò của bạn liên quan đến việc giúp nhóm tài chính lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách. Ví dụ: bạn chuẩn bị danh sách các chi phí và nguồn doanh thu của công ty được thảo luận trong các cuộc họp và đưa ra các ước tính cần thiết.

Thực hiện các nhiệm vụ văn thư và hành chính: công việc này liên quan nhiều hơn vị trí của nhân viên văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, vai trò của trợ lý hành chính đều liên quan đến các nhiệm vụ hành chính và văn thư thông thường. Ví dụ: bạn sẽ nộp các tài liệu tài chính và sao chụp hoặc sắp xếp hồ sơ cho cấp trên. Bạn cũng thu thập và ghi lại dữ liệu tài chính vào bảng tính và phần mềm kế toán. Điều quan trọng là phải cập nhật tất cả thông tin để báo cáo tài chính phù hợp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

3- Công việc cụ thể của trợ lý tài chính

Tùy thuộc vào từng tô chức, doanh nghiệp, trợ lý tài chính có thể có công việc khác nhau. Sau đây là một số công việc phổ biến mà trợ lý tài chính có thể thực hiện:

(i) Tổng hợp, kiểm tra các báo cáo tài chính của các dự án trong công ty như: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dòng tiền, bản cân đối kế toán.

(ii) Đảm bảo tính chính xác của các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, năm) của dự án và phòng kế toán.

(iii) Lập các bảng biểu, form mẫu để kiểm soát tình hình tài chính của các dự án.

(iv) Lập các báo cáo tổng hợp về tình hình kinh doanh, tình hình tài chính chung của công ty theo định kỳ.

(v) Đưa ra đánh giá về tình hình, hiệu quả hoạt động của các dự án và của toàn công ty.

(vi) Tham mưu, tư vấn cho Giám Đốc về các quyết định tài chính trong công ty

(vii) Ghi lại các khoản phải trả và các khoản phải thu

(viii) Kiểm soát dòng tiền ra, vào công ty, đề xuất phương án giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

(ix) Tạo, gửi và theo dõi hóa đơn.

(x) Tính toán các chỉ số tài chính.

(xi) Thực hiện công tác lưu trữ các giấy tờ tài chính, các báo cáo các dự án.

(xii) Chuẩn bị tài liệu liên quan đến tài chính cho Ban Giám Đốc.

Trợ lý tài chính có thể được Ban giám đốc giao các công việc khác liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán của công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Bằng cấp và kỹ năng của trợ lý tài chính

Nhiều doah nghiệp tuyển dụng trợ lý tài chính là những ứng viên có ít kinh nghiệm. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm trình độ học vấn cụ thể:

[a] Bằng cấp, chứng chỉ

Bằng cấp: để trở thành trợ lý tài chính, bạn cần có bằng cử nhân về kế toán, tài chính hoặc khóa học kinh doanh liên quan như kinh tế hoặc thống kê. Mặc dù một số nhà tuyển dụng không yêu cầu bằng cấp cho vai trò trợ lý tài chính, nhưng những người có bằng cấp sẽ đạt được tiến bộ nhanh hơn lên các vai trò tài chính cao hơn. Hầu hết sinh viên mới tốt nghiệp đều trở thành trợ lý tài chính để có được kinh nghiệm thực tế và đảm bảo vị trí tốt hơn trong công ty.

Đào tạo chuyên ngành: tham gia vị trí trợ lý tài chính thông qua các khóa học của Hiệp hội Kỹ thuật viên Kế toán (AAT) tại Anh. Cơ quan chuyên môn cung cấp các bằng cấp về tài chính và kế toán cho các vai trò trợ lý tài chính được công nhận trên toàn cầu. Bạn có thể theo đuổi Chứng chỉ Dự bị về Kế toán và Kinh doanh (Cấp độ 2), Chứng chỉ Kế toán cấp độ 3 nâng cao hoặc Chứng chỉ Kế toán chuyên nghiệp (Cấp độ 4). Ngoài ra còn có chương trình thành viên dành cho kỹ thuật viên kế toán.

Chứng nhận: với tư cách là trợ lý tài chính, bạn có thể tham gia các tổ chức chứng nhận và thành viên dành cho kế toán viên như Viện Kế toán Công chứng ở Anh và xứ Wales. Chứng chỉ chuyên môn nâng cao khả năng cạnh tranh và thúc đẩy nhanh sự nghiệp của bạn.

[b] Kỹ năng và năng lực

Là một trợ lý tài chính, bạn cần có những kỹ năng và năng lực sau:

Kỹ năng toán học: một trợ lý tài chính cần có kỹ năng toán và tính toán tốt. Bạn phải thực hiện các phép tính nhanh chóng và đảm bảo tính toán chính xác dữ liệu tài chính. Kỹ năng toán học giúp bạn duy trì tính chính xác của các tài liệu tài chính.

Kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân: một trợ lý tài chính làm việc cùng với nhiều nhân viên khác nhau trong tổ chức. Điều quan trọng là phải có kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt để cộng tác với người khác và đảm bảo giao tiếp hiệu quả.

Quản lý thời gian: với tư cách là trợ lý tài chính, vai trò của bạn liên quan đến việc xử lý nhiều nhiệm vụ và giải quyết các thời hạn nghiêm ngặt. Không có kỹ năng quản lý thời gian, bạn không thể theo kịp nhiệm vụ.

Chú ý đến từng chi tiết: trợ lý tài chính phải đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính vì những lỗi nhỏ có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng. Kỹ năng định hướng chi tiết giúp bạn phát hiện lỗi trong báo cáo tài chính và bảng tính trong quá trình báo cáo.

Kỹ năng máy tính: nhiều công ty sử dụng phần mềm kế toán và hệ thống máy tính để ghi lại các giao dịch. Là một kế toán tài chính, kỹ năng tính toán của bạn sẽ giúp bạn điều hướng phần mềm một cách dễ dàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

5- Mức lương của trợ lý tài chính

Trợ lý tài chính kiếm được mức lương trung bình hàng tháng 08 đến 20 triệu đồng. Khi bắt đầu sự nghiệp với những kỹ năng cơ bản và kinh nghiệm tối thiểu, bạn có khả năng kiếm được 06 triệu đồng mỗi tháng. Khi bạn có nhiều năm kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn trong một số nhiệm vụ kế toán, thu nhập của bạn có thể tăng lên gấp đôi, khoảng 12 triệu đồng/tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, một số công ty còn có các phúc lợi bổ sung để tăng thu nhập của bạn. Ví dụ: bạn dược hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, có thể nhận được nhận thêm tiền thưởng hàng năm, nhiều khoản phụ cấp khác nhau.

- Các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của trợ lý tài chính:

Là trợ lý tài chính, gói thù lao của bạn rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, địa điểm và quy mô công ty. Nếu bạn làm việc trong ngành dịch vụ tài chính và ngân hàng, bạn có thể sẽ kiếm được nhiều tiền hơn một trợ lý tài chính làm việc trong khu vực công hoặc các tổ chức phi lợi nhuận. Các công ty đa quốc gia thường trả nhiều tiền hơn so với các doanh nghiệp cỡ trung bình.

Tuy nhiên, làm việc trong một công ty nhỏ cho phép bạn xây dựng các kỹ năng của mình vì bạn phải thực hiện các nhiệm vụ bổ sung. Trợ lý tài chính làm việc ở thành phố lớn có các gói lương thưởng tốt hơn những người làm việc ở thành phố nhỏ hoặc khu vực nông thôn do nhu cầu và chi phí sinh hoạt.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thuế - kế toán của Công ty Luật TNHH Everest

6- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Công việc trợ lý tài chính (finance assistant) được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Công việc trợ lý tài chính (finance assistant) có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest. org.vn.