Đào tạo hội nhập cho nhân viên (Employee onboarding)

1- Tổng quan về đào tạo hội nhập cho nhân viên

Đào tạo hội nhập cho nhân viên (Employee onboarding) là chìa khóa để đặt nền tảng cho mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một chương trình giới thiệu được thiết kế tốt sẽ tác động tích cực đến hiệu suất, sự hài lòng trong công việc và giữ chân nhân viên.

Nhân viên hội nhập là quá trình nhân viên mới làm quen với tổ chức, con người và văn hóa của công ty mà họ vừa gia nhập. Đó là một giai đoạn quan trọng trong vòng đời của nhân viên.

Những nhân viên mới được giới thiệu với tổ chức và được tích hợp vào vai trò và trách nhiệm mới của họ. Họ được giới thiệu không gian làm việc, được cung cấp thiết bị và nguồn lực họ cần, gặp gỡ đồng nghiệp và quản lý, tìm hiểu quy trình làm việc và làm quen với sứ mệnh và giá trị của công ty. Khi kết thúc quá trình giới thiệu, họ có thể thực hiện công việc của mình một cách độc lập và hiệu quả.

Giai đoạn làm quen nhằm 02 mục đích. Một là, mục tiêu truyền thống của việc giới thiệu nhân viên là giúp những người mới được tuyển dụng hoạt động càng nhanh càng tốt; Hai là, vai trò gần đây hơn của việc giới thiệu là hình thành những ấn tượng đầu tiên quan trọng mà nhân viên mới có về công ty.

- Sau khi giới thiệu thành công, nhân viên sẽ:

(i) Vui mừng về vai trò của họ và công ty,

(ii) Đã gặp đồng nghiệp của họ,

(iii) Có mối quan hệ với người quản lý trực tiếp của họ,

(iv) Có quyền truy cập vào tất cả các nguồn lực để thực hiện tốt công việc của họ,

(v) Đã nhận được sự đào tạo cần thiết,

(vi) Sẽ hiểu vai trò và công việc của họ và cảm thấy được trang bị để thành công,

(vii) Sẽ cảm thấy như ở nhà trong tổ chức,

(viii) Đã thực hiện một số kết nối có ý nghĩa,

(ix) Có mục tiêu rõ ràng để hướng tới và đã đạt được những mục tiêu này,

(x) Hiểu rõ tiêu chí đánh giá của họ

Tại 90% tổ chức, quá trình hội nhập của nhân viên diễn ra trong thời gian ngắn, kéo dài dưới 03 tháng. Tuy nhiên, việc đào tạo nhân viên thực sự hiệu quả là một quá trình liên tục có thể mất tới một năm cho đến khi nhân viên phát huy hết tiềm năng hoạt động của họ.

Cách đơn giản nhất để kiểm tra xem một nhân viên có hòa nhập tốt hay không là kiểm tra thường xuyên và hỏi xem họ có hiểu vai trò của mình và thành công trông như thế nào không, có công cụ và kiến thức để thực hiện cũng như cảm thấy được chào đón khi tham gia nhóm và gắn kết với công việc hay không. Nếu không đúng như vậy thì quá trình giới thiệu có thể đã thất bại.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Tầm quan trọng của việc đào tạo hội nhập nhân viên

Một nghiên cứu cho thấy, việc đào tạo nhân viên giỏi có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân lên trên 80%. Những nhân viên có trải nghiệm tích cực khi làm quen sẽ cam kết với chủ lao động của họ gấp hàng chục lần. 

Việc giới thiệu cũng giúp tăng tốc thời gian đạt được năng suất, tức là thời gian cho đến khi một nhân viên mới bắt đầu đóng góp đầy đủ cho tổ chức. Thời gian trung bình để có năng suất là 28 tuần. Nói cách khác, những nhân viên tận tâm và làm việc hiệu quả sẽ giúp các tổ chức tăng doanh thu và tăng sự hài lòng của nhân viên.

Những người mới tuyển dụng mong muốn gây ấn tượng, thể hiện và hòa nhập vào tổ chức mới của họ. Tuy nhiên, trải nghiệm làm quen kém (hoặc thiếu hoàn toàn) có thể khiến nhân viên không hiểu cách thành công và cảm thấy không vui trong công việc.

Trong trường hợp này, họ có khả năng rời tổ chức sớm và góp phần tăng tỷ lệ tuyển dụng mới, điều này gây tổn hại cho tổ chức về nhiều mặt. Tỷ lệ luân chuyển cao dẫn đến tăng chi phí nhân viên, gián đoạn và tinh thần đồng đội thấp. Trên thực tế, các tổ chức lớn mất tới 15% số nhân viên mới trong 06 tháng đầu tiên.

Đối với các công ty đang cố gắng tuyển dụng (và giữ chân) những nhân tài hàng đầu, một quy trình giới thiệu tuyệt vời là điều bắt buộc phải có chứ không phải là điều dễ chịu.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3- 05 giai đoạn hội nhập nhân viên

Giai đoạn giới thiệu bắt đầu ngay khi ứng viên ký vào thư mời làm việc và kết thúc khi nhân viên có thể tự chủ thực hiện công việc mà bạn thuê họ làm.

Khoảng thời gian từ khi ký thư mời làm việc đến ngày đầu tiên đến văn phòng được gọi là giai đoạn chuẩn bị lên tàu. Mặc dù việc chuẩn bị trước đôi khi được coi là một quy trình riêng biệt, nhưng chúng ta sẽ xem nó như một phần của quá trình làm quen với nhân viên rộng hơn trong bài viết này.

Năm giai đoạn chính của giới thiệu hội nhập: (i) Trước ngày đầu tiên (preboarding), (ii) Ngày đầu tiên (định hướng), (iii) Tuần đầu tiên, (iv) 90 ngày đầu tiên, (v) Cuối năm đầu tiên. Hãy khám phá từng giai đoạn chi tiết hơn.

[a] Trước ngày đầu tiên

Trước ngày đầu tiên (preboarding) là giai đoạn sau khi ứng viên ký vào thư mời làm việc, giai đoạn chuẩn bị bắt đầu. Dưới đây là những bước chuẩn bị quan trọng mà bạn phải hoàn thành trước ngày đầu tiên của họ. 

Gửi email thông tin thực tế và video chào mừng: Trong email này, hãy tóm tắt ngắn gọn cho các thành viên nhóm mới về ngày đầu tiên của họ và trả lời các câu hỏi như:

- Tôi nên bắt đầu lúc mấy giờ?

- Tôi cần phải đi đâu?/Tôi đăng nhập ở đâu?

- Tôi có nên mang bữa trưa đi làm không?

- Tôi phải liên hệ với ai nếu có thắc mắc?

Nếu đang đào tạo nhân viên của mình tại chỗ, hãy chuyển tiếp thông tin về cách đăng nhập vào mạng của công ty. Điều này loại bỏ nhu cầu nhân viên mới phải truy cập vào bộ phận công nghệ thông tin vào ngày đầu tiên để kích hoạt tài khoản của họ.

Công ty cũng có thể nhúng video về những người sáng lập công ty hoặc người quản lý hoặc nhóm của ứng viên chào mừng họ đến với công ty. Điều này làm cho trải nghiệm của nhân viên trở nên cá nhân hơn rất nhiều.

Mời tham gia các sự kiện xã hội: Chuyển tiếp lời mời tham dự sự kiện xã hội đầu tiên với nhóm để giúp họ kết nối với đồng nghiệp.

Soạn thảo kế hoạch 30-60-90 ngày: Kế hoạch 30-60-90 ngày là một tài liệu chứa đựng trách nhiệm của nhân viên và những kỳ vọng của tổ chức về hiệu quả hoạt động. Điều này bao gồm các nhiệm vụ đang diễn ra thuộc vai trò của họ và các dự án mới mà họ sẽ tự lãnh đạo. Mục tiêu SMART sẽ được đặt ra trong 30 ngày, 60 ngày và 90 ngày sau ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, cùng với những thước đo thành công rõ ràng. 

Kế hoạch 30-60-90 ngày cho nhân viên mới có thể là:

Thông báo cho nhóm về nhân viên mới: Ít nhất một ngày trước ngày bắt đầu của đồng nghiệp mới, hãy tóm tắt ngắn gọn cho nhóm về nhân viên mới, vai trò và trách nhiệm của họ. Điều này tạo ra sự rõ ràng về vai trò và giải thích những dự án mà đồng nghiệp mới sẽ tham gia. Nó cũng khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón trong ngày đầu tiên làm việc. 

E-mail: Trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, họ sẽ nhận được 05 e-mail giúp chia sẻ và thu thập thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Các e-mail như sau: (i) E-mail chào mừng, (ii) Thu thập thông tin cơ bản, (iii) Giới thiệu họ với người quản lý và đồng nghiệp, (iv) Trình bày các công cụ mà nhân viên mới sẽ sử dụng, (v) Đặt kỳ vọng cho ngày đầu tiên, (vi) Dự thảo chương trình hội nhập cho ngày đầu tiên và tuần đầu tiên.

Ngày đầu tiên của nhân viên tại một tổ chức mới luôn rất bận rộn. Nhân viên gặp nhóm, nhận bài thuyết trình về công ty từ ban quản lý, tham quan toàn bộ nơi làm việc và ngồi lại với người quản lý trực tiếp của họ. 

Điều này đòi hỏi sự tham gia tích cực của nhiều người trong công ty, vì vậy việc lập kế hoạch cho việc này là chìa khóa để tạo nên một ngày đầu tiên suôn sẻ. Nó cũng hình thành một chương trình làm việc rõ ràng cho nhân viên mới.

Thiết lập địa chỉ email và quyền truy cập mạng: Quá trình này khác nhau tùy theo tổ chức. Nếu có bộ phận công nghệ thông tin độc lập thì đây có thể là một quy trình làm việc riêng biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải sắp xếp và kiểm tra các vấn đề này trước khi nhân viên bắt đầu làm việc. Bằng cách đó, họ không bị mắc kẹt ngay lập tức và tránh lãng phí thời gian cũng như xích mích khi nói chuyện với bộ phận công nghệ thông tin. 

Giữ liên lạc: Đôi khi, khoảng thời gian từ khi người mới ký hợp đồng đến khi bắt đầu làm việc có thể kéo dài. Điều quan trọng là phải giữ cho những người mới tuyển luôn hào hứng trong thời gian này. Nhân sự hoặc người quản lý nên thường xuyên kiểm tra nhân viên mới, khuyến khích họ hỏi và trả lời những câu hỏi này.

Môi trường làm việc và trang thiết bị: Chỉ định (và dọn dẹp) khu vực bàn làm việc – Ngay cả khi tổ chức làm việc trên cơ sở bàn làm việc cố định, việc giao cho nhân viên mới một chỗ cố định trong vài ngày hoặc tuần đầu tiên vẫn có lợi. Có một nơi dành riêng gần gũi với nhóm và người quản lý của họ là chìa khóa để thu hút họ ngay từ ngày đầu và khiến họ cảm thấy được chào đón. Đảm bảo nơi làm việc của họ trống và sạch sẽ – đây là cách đơn giản để tạo ấn tượng đầu tiên vững chắc. Đối với những người làm việc ở xa, hãy gửi bộ hướng dẫn hoặc video giải thích cách sắp xếp bàn làm việc hoặc thiết bị tại nhà. 

Phần cứng: Chuẩn bị sẵn phần cứng trước khi người mới tham gia, ví dụ: máy tính xách tay, chuột, bàn phím và điện thoại di động. Thiết lập máy tính xách tay và cài đặt mọi bản cập nhật hệ thống một ngày trước khi ứng viên mới tham gia. Sau đó, họ không phải đợi vài giờ để quá trình cài đặt tự hoàn tất. 

Thỏa thuận người dùng đối với thiết bị: Chuẩn bị sẵn máy tính xách tay với thỏa thuận người dùng. Đây là một tài liệu pháp lý bắt buộc, vì vậy điều cần thiết là phải ký vào ngày đầu tiên trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu. 

Thẻ ra vào nơi làm việc: Với thẻ này, nhân viên có thể tự mình vào nơi làm việc vào ngày hôm sau.

Thẻ đi lại của doanh nghiệp: Ở một số quốc gia, bao gồm cả Hà Lan, người sử dụng lao động thường cung cấp thẻ giao thông công cộng cho người lao động của họ. Nếu nhân viên di chuyển bằng ô tô, hãy đảm bảo rằng họ có thể vào bãi đậu xe của văn phòng vào ngày đầu tiên làm việc và biết tình trạng còn trống của các bãi đậu xe. 

Bộ tài liệu chào mừng: Điều này sẽ khác nhau tùy theo công ty. Một số quà tặng chào mừng điển hình bao gồm sổ tay có thương hiệu, bút, chai nước, túi tote và bất cứ thứ gì khác mà công ty muốn tặng cho nhân viên mới của mình. 

[b] Ngày đầu tiên

Ngày đầu tiên hay Buổi định hướng công việc (Orientation). Các chủ đề có thể được giới thiệu như lịch sử hình thành phát triển, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm, giới thiệu các phòng ban, văn hoá con người… nhằm giảm bớt sự ngượng ngùng trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên. Đồng thời, giúp họ có cái nhìn tổng quan hơn về công ty. 

Người định hướng sẽ cung cấp cho ứng viên rất nhiều thông tin trong ngày đầu tiên. Tuy nhiên, họ sẽ không thể ghi nhớ và xử lý tất cả những điều đó. Điều họ sẽ nhớ trong suốt phần còn lại của sự nghiệp là cảm giác của ngày đầu tiên đó, vì vậy mục tiêu của ngày đầu tiên phải là tạo ra một trải nghiệm tích cực, đáng nhớ. Do đó, ngày đầu tiên nên thiên về trải nghiệm hơn là thông tin.

Chào mừng: Ứng viên sẽ chưa có thẻ ra vào nơi làm việc. Đảm bảo rằng họ biết phải đi đâu và có người đang đợi họ ở quầy lễ tân, sẽ cho họ vào và chào đón họ bằng sự chào đón nồng nhiệt. 

Thảo luận chương trình làm việc trong ngày: Cung cấp cho nhân viên mới một chương trình làm việc rõ ràng cho ngày làm việc đầu tiên của họ. Người định hướng nên tạo và nhập nội dung này trước ngày và gửi qua email để họ biết điều gì sẽ xảy ra. Sau đó, người mới thuê và người quản lý của họ có thể ngồi xuống và xem xét nó một cách ngắn gọn để có được cấu trúc ổn định trong ngày.

Tham quan nơi làm việc: Nếu nhân viên mới đến làm việc tại chỗ, hãy cho họ đi tham quan nơi làm việc để họ biết mọi thứ ở đâu. Điều này bao gồm nhà vệ sinh, bếp chung, cách hoạt động của máy pha trà và cà phê, máy in ở đâu và cách sử dụng chúng cũng như vị trí của các bộ phận khác nhau.

Giới thiệu với đồng nghiệp và nhóm: Một phần quan trọng trong việc định hướng nhân viên mới là giới thiệu những người mới tuyển dụng với đồng nghiệp của họ. Sẽ không thể giới thiệu nhân viên mới với mọi người trong các tổ chức lớn nhưng hãy đảm bảo rằng họ gặp gỡ mọi người trong nhóm của mình.

Thiết lập việc tuyển dụng mới với một người bạn đồng hành: Việc giới thiệu những người mới tuyển dụng với một người bạn giới thiệu sẽ cung cấp cho họ một hệ thống hỗ trợ và giúp họ làm quen với nơi làm việc, quy trình, văn hóa, lợi ích... Netflix đảm bảo tất cả những người mới tuyển dụng đều có một người bạn đồng hành và nhận được email từ người bạn đó vào ngày đầu tiên họ đóng vai trò cố vấn ngang hàng.

Kế hoạch 30-60-90 ngày: Sau đó trong ngày, hãy giới thiệu với người mới về kế hoạch 90 ngày của họ. Họ nhận được nó và nhận được lời giải thích sâu rộng về tất cả các yếu tố khác nhau từ người quản lý của họ để họ biết những gì được mong đợi ở họ, cũng như những gì họ có thể mong đợi.

Đồ ăn nhẹ và đồ uống chào mừng: Tại sao phải để dành đồ ăn nhẹ, đồ ngọt và đồ uống cho ngày sinh nhật của nhân viên? Hãy đưa ra điều gì đó đáng nhớ cho những nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ để khiến nó trở nên đặc biệt và để mọi người trong văn phòng cùng tham gia lễ hội. Nếu đang chào đón từ xa, hãy nhắc mọi người chuẩn bị đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống để họ có thể cùng nhau thưởng thức trong cuộc gọi nhóm với tư cách là một nhóm.

Bài thuyết trình về công ty: Trong các tổ chức lớn hơn, những người mới tuyển dụng thường sẽ ngồi xem bài thuyết trình của những người sáng lập cốt lõi hoặc lãnh đạo cấp cao của công ty, tập trung vào mục tiêu, sứ mệnh và giá trị của công ty, đồng thời phân tích cách thức hoạt động của tổ chức về các nhóm, vai trò và văn hóa. 

Google nổi tiếng với những giá trị mạnh mẽ và độc đáo, bao gồm cả phương châm “Đừng trở nên xấu xa”, nhắc nhở nhân viên luôn hành động một cách chính trực và tôn trọng. Những nhân viên mới được đào tạo về những khía cạnh cốt lõi này của công ty ngay từ ngày đầu tiên và được khuyến khích học hỏi sâu hơn trong suốt thời gian làm việc tại công ty. 

Ngoài ra, bản trình bày này có thể ở định dạng video. Grubhub có một đoạn video ngắn dài hai phút dành cho những ứng viên tiềm năng và những người được tuyển dụng mới trong quá trình giới thiệu. Điều này cung cấp cho họ tất cả thông tin họ cần để biến công việc mới thành một trải nghiệm bổ ích. 

Cấu trúc hàng tuần và hàng tháng: Người quản lý giới thiệu cho ứng viên cơ cấu hàng tuần và hàng tháng mà họ có thể mong đợi ở vai trò mới của mình. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp nhóm hàng ngày hoặc hàng tuần, cập nhật hoạt động kinh doanh hàng tháng và bữa trưa nhóm hàng tháng.

Mời tham gia lịch sự kiện nhóm & lịch nghỉ lễ: Đảm bảo rằng nhân viên mới được thêm vào lịch cho các hoạt động này, có quyền truy cập vào lịch nghỉ lễ và hiểu cách sử dụng lịch đó. 

Cung cấp quyền truy cập vào thư mục tài nguyên của nhân viên: Điều này bao gồm một bản sao của sổ tay nhân viên chung và các chính sách của công ty, sổ tay về sức khỏe và an toàn, cách sử dụng hệ thống chi phí, quyền truy cập vào mạng công ty và các đầu mối liên hệ quan trọng. 

Thực tiễn: Tính pháp lý - Chúng bao gồm các hình thức khấu trừ thuế tiền lương, bản quét hộ chiếu hoặc ID của người thuê mới và giấy phép lao động. Các hoạt động này sẽ khác nhau tùy theo quy định tại địa phương của bạn nhưng rất quan trọng để thực hiện càng sớm càng tốt.

Gửi thông tin để trả lương - Việc này có thể được thực hiện trực tuyến tại hầu hết các tổ chức lớn hiện nay, mặc dù trong một số trường hợp, họ có thể cần phải điền vào biểu mẫu. Thông thường, nếu cần phải có một biểu mẫu, biểu mẫu đó phải được gửi cho những người mới được tuyển dụng trước ngày làm việc đầu tiên của họ để họ có thể được thiết lập trước trên hệ thống trả lương. 

Chụp ảnh hồ sơ: có thể thực hiện việc này tại nơi làm việc hoặc yêu cầu nhân viên mới gửi ảnh chân dung trước ngày làm việc đầu tiên của họ. Ảnh này thường sẽ được in trên thẻ truy cập của họ và được sử dụng trên các ứng dụng giao tiếp công việc như Slack hoặc Microsoft Teams.

Đào tạo: (i) Phần mềm giao tiếp và cộng tá c để đào tạo nhân viên mới về phần mềm mà họ sẽ sử dụng trong công việc hàng ngày, cho dù đó là Zoom, Slack, Asana, Trello, MS Teams, Google Docs hay Basecamp. (ii)  Email - Cung cấp đào tạo về email cơ bản, bao gồm cách thiết lập chữ ký chuyên nghiệp và chính sách trả lời ngoài văn phòng.

Kết thúc ngày đầu tiên: những hoạt động này mất từ 04 đến 06 giờ. Nếu còn thời gian, nhân viên có thể làm quen với hệ thống, theo dõi đồng nghiệp hoặc bắt đầu thực hiện dự án đầu tiên của họ.

[c] Tuần đầu tiên

Trong tuần đầu tiên, nhân viên tiếp tục làm quen với nhóm, công ty và vai trò của họ.

Đội nhóm: Gặp gỡ cá nhân với các đồng nghiệp trực tiếp - Mặc dù người mới tuyển dụng rất có thể đã gặp đồng nghiệp của họ, nhưng họ cũng có các cuộc gặp riêng với họ để tìm hiểu thêm về những gì họ làm và cách họ sẽ cộng tác.
Gặp trực tiếp người quản lý tuyển dụng: trong tuần đầu tiên, người quản lý tuyển dụng phải gặp nhân viên mới hàng ngày. Tuy nhiên, cuộc họp này nhằm mục đích tóm tắt lại tuần đầu tiên, đánh giá những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì có thể tốt hơn, đồng thời xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Tìm hiểu sâu hơn về các công cụ và hệ thống: tùy thuộc vào tính chất và độ phức tạp của các công cụ và hệ thống mà nhân viên mới sẽ cần sử dụng, có thể mất hơn một ngày để làm quen với chúng. 

Thực hiện: Lập kế hoạch các cuộc họp kiểm tra kế hoạch 30-60-90 ngày - Lên lịch các cuộc họp 1-1 hàng tháng trong lịch để đánh giá tiến độ của nhân viên mới trong kế hoạch 30-60-90 ngày. Các cuộc họp này được lên kế hoạch trong tuần đầu tiên để tạo cơ cấu và kế hoạch rõ ràng cho ba tháng tiếp theo.

Thêm hồ sơ vào trang công ty: Nếu có trang “Giới thiệu về chúng tôi” trên website của công ty, công ty có thể thêm ảnh hồ sơ của nhân viên mới cùng với tên, vai trò của họ và tiểu sử ngắn gọn để cung cấp thêm thông tin về nhân viên và nhóm của công ty kết cấu. Đảm bảo rằng, công ty được nhân viên mới đồng ý chia sẻ thông tin này trước khi đăng công khai.  

Giới thiệu nhân viên mới trên LinkedIn - Hãy cân nhắc việc chia sẻ tin tức về các đồng nghiệp mới nhất trên trang LinkedIn của công ty. Điều này giúp đồng đội mới cảm thấy được chào đón và xây dựng mối liên kết chặt chẽ hơn với khách hàng và đối tác. 

[d] 90 ngày đầu tiên

90 ngày đầu tiên đối với bất kỳ nhân viên mới nào sẽ đặt nền tảng quan trọng cho thời gian còn lại của họ tại tổ chức. 

Khi mọi người gia nhập công ty, họ có thể là những chuyên gia đẳng cấp thế giới nhưng lại là người mới trong bối cảnh của công ty. Điều này có nghĩa là họ cần được hướng dẫn về cách hành vi của họ có thể đóng góp tốt nhất cho chiến lược của tổ chức và hành vi nào là khẩn cấp nhất và có khả năng tạo ra tác động lớn nhất. Dưới đây là mô hình lãnh đạo theo tình huống do Hersey và Blanchard phát triển. Mô hình này thể hiện hành vi hỗ trợ và chỉ dẫn mong muốn, tùy thuộc vào sự phát triển của cá nhân.

Mô hình lãnh đạo theo tình huống: Kế hoạch 30-60-90 ngày rất quan trọng để hướng dẫn nhân viên về hành vi của họ. Một cái nhìn tổng quan tốt về trách nhiệm của một người tại nơi làm việc cũng rất quan trọng và kế hoạch làm quen 30-60-90 ngày có cấu trúc chặt chẽ sẽ mang lại điều này.

Mặc dù nhắm đến vai trò lãnh đạo, cuốn sách 90 ngày đầu tiên của Michael Watkins đưa ra các chiến lược để thành công trong vai trò mới, bất kể ai đó đang ở giai đoạn nào trong sự nghiệp của họ.

Công ty Miro cũng nhận ra tầm quan trọng của khoảng thời gian ba tháng này và đã lập kế hoạch 30-60-90 ngày cho những nhân viên mới dựa trên cuốn sách này. Các nhà quản lý có mặt để hướng dẫn những người mới tuyển dụng và đặt ra những kỳ vọng ngay từ đầu, nhưng nhân viên được khuyến khích chủ động và làm việc độc lập trong các nhiệm vụ phù hợp để trao quyền học tập và thành công cũng như thúc đẩy quyền tự chủ.

Người quản lý của nhân viên mới và chuyên gia nhân sự nên hỗ trợ nhân viên bằng cách giúp họ đặt ra các mục tiêu SMART 30, 60 và 90 ngày phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức cũng như mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Ví dụ: mục tiêu SMART của nhà tiếp thị kỹ thuật số có thể là tăng lưu lượng truy cập thêm 2% trong 30 ngày đầu tiên.

Mục tiêu 30 ngày: Tháng đầu tiên là khoảng thời gian tìm hiểu tổ chức và giúp nhân viên mới ổn định vai trò của họ. Mục tiêu 30 ngày nên hướng nội bộ vào việc học cách thực hiện công việc. Nếu có những mục tiêu bên ngoài thì chúng phải nhỏ và có thể đạt được. 

Người quản lý của nhân viên mới và Bộ phận Nhân sự nên làm việc cùng nhau để khuyến khích nhân viên đặt ra 3 đến 5 mục tiêu cho giai đoạn này và học hỏi, đặt câu hỏi và kết nối với nhóm của họ càng nhiều càng tốt. 

Mỗi mục tiêu phải luôn có thước đo thành công để có thể biết rõ khi nào nhân viên đạt được mục tiêu đó.

Một ví dụ về mục tiêu 30 ngày có thể là tìm hiểu về sản phẩm của công ty. Thước đo thành công có thể là tạo một tài khoản, khám phá nền tảng này một giờ mỗi ngày trong một tuần và đọc 10 bài đánh giá của khách hàng. 

Mục tiêu 60 ngày: Tháng thứ hai sẽ giúp nhân viên bước vào các hoạt động có vai trò cụ thể hơn. Vào cuối 60 ngày, nhân viên phải có hiểu biết vững chắc hơn về các nguyên tắc cơ bản của tổ chức và những điểm yếu của tổ chức. Họ cũng nên trở thành một thành viên đóng góp của nhóm.

Các chuyên gia nhân sự nên làm việc với nhân viên và người quản lý của họ để đặt ra thêm ba đến năm mục tiêu liên quan chủ yếu đến các nhiệm vụ và trách nhiệm theo vai trò cụ thể. Ví dụ: mục tiêu có thể là tìm hiểu về quy trình bán hàng của công ty. Kết quả hoặc thước đo thành công sẽ là theo dõi năm cuộc gọi bán hàng, lập danh sách quan sát và thảo luận những điều này sau đó với người quản lý.

Mục tiêu 90 ngày: Kế hoạch 90 ngày nhằm mục đích đảm bảo nhân viên được làm quen và hòa nhập hiệu quả với nhóm và văn hóa, đồng thời tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, bạn nên điều chỉnh chặt chẽ các mục tiêu trong 90 ngày với những kỳ vọng về hiệu suất dài hạn hơn của vai trò đó. Đây là giai đoạn thực hiện nhằm thúc đẩy những kiến thức đã học được trong 60 ngày trước đó. Thành công của nó phụ thuộc vào mức độ nhân viên đạt được mục tiêu 30 ngày và 60 ngày.

Một ví dụ về mục tiêu 90 ngày có thể là dẫn dắt một cuộc họp bán hàng với khách hàng ở Vương quốc Anh. Kết quả có thể là thu hút phản hồi từ các thành viên trong nhóm trong cuộc họp và liệt kê ba lĩnh vực cần cải thiện trong tương lai. 

Trong tháng cuối cùng này, bộ phận nhân sự và người quản lý của nhân viên phải làm rõ rằng họ dự kiến sẽ chuyển đổi hoàn toàn vai trò của mình khi kết thúc thời hạn 90 ngày này. Điều này sẽ khác nhau đối với mỗi nhân viên dựa trên tốc độ hòa nhập của họ, mức độ họ có thể làm việc độc lập và mức độ thâm niên/năng lực của họ. Hỏi nhân viên những hỗ trợ nào họ cần để giúp họ thành công trong quá trình chuyển đổi này.

Đào tạo nhân viên mới: Đào tạo nhân viên mới là chìa khóa để nhân viên hòa nhập, đặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên. Nó tập trung vào việc dạy nhân viên cách hoàn thành nhiệm vụ cũng như vận hành thiết bị và phần mềm để họ có thể thành công trong công việc và đạt hiệu quả nhanh nhất có thể. 75% nhân viên mới coi đào tạo tại chỗ là hoạt động quan trọng nhất trong tuần đầu tiên của họ, trong khi nghiên cứu cho thấy rằng những nhân viên cảm thấy được đào tạo đầy đủ sẽ gắn kết hơn 25% so với những người không cảm thấy.

Các loại hình đào tạo bao gồm: (i) Học tập dưới sự hướng dẫn của giảng viên, (ii) Học trực tuyến, (iii) Vào đào tạo nghề, (iv) Theo dõi công việc, (v) Cố vấn.

[đ] Cuối năm thứ nhất

Tổ chức cuộc họp “làm quen” cuối cùng với nhân viên của công ty để kết thúc chương trình làm quen. Công ty có thể kết hợp điều này với đánh giá hiệu suất hàng năm đầu tiên của họ. Dưới đây là một số điều cần đề cập:

Thực tiễn: Kiểm tra với nhân viên và xem năm đầu tiên của họ diễn ra như thế nào.

Hiệu suất: Nhân viên mới hoạt động như thế nào và họ có đạt được mục tiêu dài hạn không.

Tương lai: Thảo luận về chương trình đào tạo và phát triển (Learning and development - L&D) của công ty, hỏi họ về sở thích và tham vọng nghề nghiệp của họ.

Một điều quan trọng khác là thu thập phản hồi. Google gửi biểu mẫu phản hồi ẩn danh cho tất cả nhân viên mới để họ có thể đưa ra đề xuất và phê bình mang tính xây dựng về quy trình mà không lo xúc phạm bất kỳ ai. Điều này sẽ cho phép công ty cải thiện quy trình giới thiệu của mình và cũng có thể giúp tăng tỷ lệ giữ chân vì nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có giá trị. 

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Bảy phương pháp hay nhất về đào tạo hội nhập nhân viên

Dưới đây là một số công ty thiết thực có thể thêm vào quy trình giới thiệu trong tổ chức:

[a] Điều chỉnh mô tả công việc và kế hoạch giới thiệu

Kế hoạch 30-60-90 ngày phải bao gồm lý do tại sao công việc được tạo ra ngay từ đầu và phản ánh chính xác mô tả và đăng tuyển công việc. Nếu không đúng như vậy, ứng viên đã nộp đơn xin việc khác. Nói cách khác, khi họ đến làm việc và nhận thấy công việc thực tế khác với công việc họ ứng tuyển, kết quả là họ không được tuyển dụng và nguy cơ họ rời đi sẽ tăng lên. 

Đây là lý do tại sao việc tích hợp các hoạt động nhân sự, tuyển dụng nhiều vị trí tuyển dụng và điều chỉnh mô tả công việc phù hợp với tin tuyển dụng và kế hoạch 30-60-90 ngày là điều cần thiết.

[b] Tạo quy trình làm việc tích hợp hiệu quả

Có thể tổ chức đã có quy trình làm việc tích hợp cũng như các hệ thống và quy trình khác nhau áp dụng cho quy mô tổ chức. Triển khai các cách làm việc mới, phù hợp vào các quy trình công việc hiện có đó. Ví dụ: quy trình của công ty bị thiếu những bước nào được đề cập ở trên? Làm thế nào có thể mang chúng vào?

Đảm bảo rằng, bất kỳ quy trình công việc nào được sử dụng, đều tận dụng quá trình giới thiệu để xây dựng kết nối cá nhân giữa người quản lý trực tiếp và nhân viên. Cá nhân hóa quy trình giới thiệu và thu hút sự chú ý của nhân viên mới là gốc rễ của trải nghiệm giới thiệu thành công mà nhân viên sẽ say mê. 

[c] Sử dụng danh sách kiểm tra giới thiệu

Danh sách kiểm tra giới thiệu giúp giữ cho quy trình giới thiệu nhân viên luôn nhất quán. Chuyên gia nhân sự hoặc người quản lý của nhân viên có thể kiểm tra các hộp bằng phương pháp vật lý hoặc kỹ thuật số khi họ tiếp nhận nhân viên mới. Nó cung cấp cấu trúc và đảm bảo rằng các bước cần thiết được hoàn thành một cách có phương pháp.

Công ty có thể sử dụng nhiều loại danh sách kiểm tra khác nhau cho các khía cạnh khác nhau của quá trình làm quen:

(i) Danh sách kiểm tra giới thiệu dành cho nhân sự,

(ii) Danh sách kiểm tra công nghệ thông tin triển khai,

(iii) Danh sách kiểm tra giới thiệu dành cho người quản lý,

(iv) Danh sách kiểm tra đào tạo nhân viên mới.

[d] Đảm bảo tính nhất quán

Nếu nhóm giới thiệu hoặc người quản lý có danh sách kiểm tra nhưng không sử dụng nó, các mục có thể sẽ bị lãng quên hoặc bỏ sót và quy trình giới thiệu sẽ thiếu cấu trúc và tính nhất quán. 

Triển khai mẫu danh sách kiểm tra quá trình đào tạo (hoặc một hệ thống kỹ thuật số khác dễ theo dõi) và đảm bảo tất cả những người chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới đều sử dụng mẫu đó.

[đ] Giao tiếp

Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên với nhân viên trong suốt quá trình giới thiệu. Điều này sẽ bắt đầu khi họ ký thư chấp nhận và tiếp tục trong suốt năm làm việc đầu tiên của họ.

Đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu, tiến hành kiểm tra tiến độ và đảm bảo có một đầu mối liên hệ để mỗi nhân viên mới có thể liên hệ khi có bất kỳ thắc mắc hoặc mối quan ngại nào. 

[e] Mang lại văn hóa và giá trị tổ chức

Như đã đề cập trước đó trong ví dụ về Google, điều quan trọng là phải đưa văn hóa và giá trị của công ty vào quá trình giới thiệu và hơn thế nữa. Cung cấp cho nhân viên mới sự hiểu biết sâu sắc và ví dụ về ý nghĩa của những giá trị này tại tổ chức để họ có thể áp dụng chúng và củng cố văn hóa tổ chức.

[f] Đánh giá

Khi nhận được phản hồi từ những người mới tuyển dụng, công ty có thể cải thiện và tối ưu hóa quy trình giới thiệu của mình và điều chỉnh nó để truyền tải văn hóa, giá trị và sứ mệnh độc đáo của công ty. 

Sử dụng các số liệu giới thiệu của nhân viên như tỷ lệ tuyển dụng mới, sự hài lòng khi giới thiệu và tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo để theo dõi hiệu quả của quá trình giới thiệu, phát hiện các vấn đề và ngăn chặn tình trạng thôi việc không mong muốn.

- Về phần mềm giới thiệu nhân viên:

Các phương pháp tiếp cận tương tự để triển khai thường chậm, làm tốn thời gian của nhân sự và dễ mắc lỗi. Bất kể quy mô tổ chức như thế nào, việc tận dụng công nghệ và sử dụng phần mềm giới thiệu nhân viên có thể giúp công ty tạo ra trải nghiệm giới thiệu hiệu quả hơn, tự động hóa các quy trình nhất định và tiết kiệm thời gian cho đội ngũ nhân sự và người quản lý bộ phận.

Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm tích hợp. Một quy trình giới thiệu có cấu trúc tốt là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Nó có thể giúp công ty thu hút các ứng viên hàng đầu, giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên mới, tăng cường sự gắn kết của nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng.

Điều quan trọng là phải quan tâm đến những vấn đề thực tế, chẳng hạn như đảm bảo nhân viên có tất cả phần cứng và phần mềm họ cần trong ngày làm việc đầu tiên và ký vào các giấy tờ thuê mới có liên quan. Nhưng điều quan trọng không kém là tập trung vào sự tương tác. Giao tiếp với những nhân viên mới ngay từ thời điểm họ chấp nhận lời đề nghị, đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, giúp họ làm quen với văn hóa và giá trị của công ty, đồng thời giúp họ kết nối với đồng nghiệp và hòa nhập vào nhóm.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Đào tạo hội nhập cho nhân viên (Employee onboarding) được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Đào tạo hội nhập cho nhân viên (Employee onboarding) có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.