Hợp đồng ủy quyền - Lưu ý khi soạn thảo

Hợp đồng ủy quyền là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó, bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền. Bên uỷ quyền phải trả thù lao nếu các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định (Điều 562 Bộ luật dân sự năm 2015).

Hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác; nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định, thì hợp đồng uỷ quyền phải có chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền.

Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thoả thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc uỷ quyền, Bên được uỷ quyền thì được uỷ quyền lại cho người khác, nếu được bên uỷ quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Việc uỷ quyền lại không được vượt quá phạm vi uỷ quyền ban đầu.

I. CÁC TRƯỜNG HỢP ỦY QUYỀN PHẢI LẬP THÀNH VĂN BẢN

Hiện nay, các trường hợp ủy quyền phải lập thành văn bản được quy định rải rác ở các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau tại Việt Nam.

1. Trường hợp: Ủy quyền đăng ký hộ tịch

Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP, người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký hộ tịch (khai sinh; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử…) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, trừ:

- Đăng ký kết hôn;

- Đăng ký lại việc kết hôn;

- Đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực.

Lưu ý: Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.

2. Trường hợp: Ủy quyền xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1

Căn cứ khoản 3 Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, cá nhân có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản.

Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền.

3.  Trường hợp: Thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân ủy quyền cho người đại diện cho hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia xác lập, thực hiện giao dịch (căn cứ khoản 1 Điều 101 Bộ luật Dân sự năm 2015).

4. Trường hợp: Vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau theo khoản 2 Điều 97 Luật Hôn nhân gia đình năm 2014.

5. Trường hợp: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020

- Cổ đông ủy quyền cho người khác tham gia Đại hội đồng cổ đông (khoản 1 Điều 148);

- Người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình (khoản 3 Điều 12);

- Chủ tịch doanh nghiệp Nhà nước vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty (khoản 7 Điều 99);

- Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị (khoản 4 Điều 156);

- Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình ủy quyền cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên (khoản 4 Điều 56).

6. Trường hợp: Đương sự ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng dân sự, trừ trường hợp ly hôn căn cứ vào Điều 86 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.

7. Trường hợp: Đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền tham gia tố tụng hành chính theo khoản 3 Điều 60, khoản 6 Điều 205 Luật Tố tụng hành chính năm 2015.

8. Trường hợp: Theo Luật Đất đai năm 2013

- Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế (khoản 4 Điều 186);

- Người nhận thừa kế là người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt nam ủy quyền cho người trông nom hoặc tạm sử dụng đất và thực hiện nghĩa vụ theo quy định (Khoản 5 Điều 186).

9. Trường hợp: Theo Luật Phá sản năm 2014

- Chủ nợ ủy quyền cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ (Khoản 1 Điều 77);

- Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán nếu không tham Hội nghị chủ nợ thì ủy quyền cho người khác tham gia (Khoản 1 Điều 78)

10. Trường hợp: Người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền để thực hiện điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở căn cứ theo Khoản 1 Điều 35 Luật An toàn vệ sinh lao động năm 2015.

II. CẤU TRÚC CỦA MỘT HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

Thực tế trên thị trường hiện nay có nhiều mẫu hợp đồng uỷ quyền sẽ không hoàn toàn giống nhau về mặt hình thức tùy theo sự điều chỉnh của Văn Phòng công chứng, nhưng chung quy thì đó vẫn là hợp đồng uỷ quyền và có giá trị pháp lý như nhau. Một hợp đồng ủy quyền cơ bản gồm các phần:

1. Thông tin của người 

Mục đầu tiên được thể hiện trên hợp đồng uỷ quyền là thông tin của người uỷ quyền và người được uỷ quyền. Trong mục này hợp đồng phải thể hiện rõ tất cả các thông tin của cả 2 bên, bao gồm:

- Tên;

- Năm sinh;

- Số CMND/CCCD và ngày cấp;

- Địa chỉ thường trú trong hộ khẩu.

2. Điều khoản về: Căn cứ uỷ quyền

Trong điều khoản về căn cứ uỷ quyền, hợp đồng sẽ ghi rõ thông tin chi tiết về giao dịch ủy quyền (Ví dụ nếu là hợp đồng ủy quyền liên quan tới bất động sản thì sẽ ghi rõ thông tin về bất động sản liên quan được quy định ở trong Sổ đỏ/Sổ hồng/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). Đây là phần sẽ giúp làm rõ ra được tài sản nào đang là tài sản được uỷ quyền. Các thông tin sẽ thường bao gồm

3. Điều khoản về: Nội dung uỷ quyền

Điều khoản về nội dung ủy quyền của hợp đồng uỷ quyền quy định rõ tất cả các nội dung mà Bên uỷ quyền muốn uỷ quyền cho Bên nhận uỷ quyền. Tuỳ thuộc vào sự trao đổi giữa 2 bên mà phần này sẽ có những nội dung khác nhau

4. Điều khoản về: Thời hạn uỷ quyền và thù lao của việc uỷ quyền

Với các mục tiếp theo của một hợp đồng uỷ quyền, Điều khoản về thời hạn sẽ là điều quy định về thời hạn uỷ quyền và thù lao của việc uỷ quyền. 

Thời hạn của việc uỷ quyền quy định mức thời gian mà hợp đồng uỷ quyền này sẽ có hiệu lực. Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Hoặc các bên có thể thỏa thuận theo khối lượng công việc: Thời hạn ủy quyền là từ khi xác lập việc ủy quyền cho đến khi thực hiện xong công việc.

Về thù lao của việc uỷ quyền, tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên sẽ quyết định được hợp đồng đó có thù lao hay không. Pháp luật quy định rằng nếu trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý. Còn nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có.

5. Điều khoản về: Cam kết của 2 bên

Mục này sẽ ghi rõ những nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên với hợp đồng uỷ quyền này. 

6. Điều khoản về: Phương thức giải quyết tranh chấp:

Tất cả mọi tranh chấp thường được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng thỏa thuận giữa hai bên. Nếu trong trường hợp hai bên không đi đến thỏa thuận thì sẽ giải quyết theo quy định của pháp luật

7. Điều khoản cuối cùng

Để kết thúc một hợp đồng, cần phải đưa ra mục cuối về các điều khoản cuối cùng và chữ ký của hai bên. Nội dung của mục này thể hiện rõ hai bên đã đọc và hiểu cũng như đồng ý hết tất cả những nội dung, quy định của hợp đồng uỷ quyền. Hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng uỷ quyền và công chứng. Sau khi hợp đồng được công chứng, sẽ có một bản kèm theo với chữ ký và dấu mộc đỏ của công chứng viên.