Kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong làm việc nhóm

1- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong làm việc nhóm

Giao tiếp của trưởng nhóm với các thành viên trong nhóm có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới không khí làm việc và động lực của nhóm. Tác giả Jon Gordon viết: “Giao tiếp thường là điều cuối cùng bạn muốn làm nhưng lại là việc quan trọng nhất mà bạn phải làm... Bạn phải dành thời gian cho việc đó và luôn giữ tâm thế sẵn sàng. Hãy tìm cách giao tiếp với cả nhóm và duy trì việc giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên với nhau”. Với áp lực của nghề luật, một trưởng nhóm giao tiếp tốt, ứng xử hài hòa sẽ giúp làm giảm áp lực công việc, khiến mọi người yên tâm và tập trung, nỗ lực để thực hiện công việc tốt hơn. Có thể nói, đây là “chia khóa” quan trọng để phát huy sức mạnh tập thể, để làm việc nhóm phát huy được những lợi ích vốn có của nó. Trưởng nhóm làm việc trong nghề luật cần lưu ý một số vấn đề về giao tiếp, ứng xử như sau:

Quan tâm và ứng xử đúng mực với các thành viên trong nhóm. Sự quan tâm của trường nhóm đối với các thành viên nhóm không chỉ ở khía cạnh công việc do thành viên đó đảm nhiệm mà còn có thể có những chia sẻ, quan tâm từ góc độ cuộc sống:

Ví dụ : Khi một thành viên tích cục đột nhiên có những biểu hiện như hay đến muộn, nộp báo cáo muộn, nội dung xử sai thì trước khi trách cử họ về những sai sót này, trưởng nhóm nên tìm hiểu qua những kênh khác nhau (thăm hỏi trực tiếp hoặc hỏi thông tin từ thành viên khác) xem họ cả gập khó khăn gì đột xuất hay không.

Ghi nhận những nỗ lực của các thành viên. Những nỗ lực, dù nhỏ, của các thành viên cho kết quả chung của nhóm cần được trưởng nhóm ghi nhận không chỉ trong nội bộ nhóm (đánh giá cao khi trao đổi qua thư điện tử chung, nhận xét tích cực tại cuộc họp nhóm, khích lệ trong giao tiếp hàng ngày...) mà còn cần khẳng định khi báo cáo cấp trên, trao đổi với khách hàng. Có thể sử dụng một câu nói quen thuộc khi báo cáo công việc trước cấp trên, trước khách hàng: "Kết quả đạt được là nỗ lực chung của các thành viên trong nhóm" thay vì “Tôi đã rất cố gắng để đạt được kết quả này. Ghi nhận công sức chung của nhóm

Ý kiến tư vấn hay giải pháp pháp lý của Luật sự thông thường là kết quả làm việc của cả nhóm nên mặc dù một cá nhân với các ý tưởng xuất sắc rất quan trọng; sự hỗ trợ của các Luật sư khác cũng góp phần vào việc tạo ra một sản phẩm tốt và cần được ghi nhận. Không nên vì cố tỏ ra mình thông minh hơn người khác hoặc ghi điểm với Luật sư hướng dẫn và khách hàng mà lại tự nhận hết phần tốt vê minh".!

2- Thận trọng khi đưa ra nhận xét, phản hồi tiêu cực.

Việc đưa ra những lời khen về cơ bản là dễ dàng vì nó thường khiến người được khen hài lòng và có những phản ứng tích cực. Trong khi đó, đưa ra nhận xét, phản hồi tiêu cực về thành viên nhóm làm việc cần sự tinh tế hơn rất nhiều. Nếu chỉ đơn thuần về chuyên môn, trưởng nhóm chỉ cần chỉ rõ thành viên đã sai ở đâu, quy định pháp luật mà họ áp dụng đã hết hiệu lực hay kết quả nghiên cứu hồ sơ mà họ báo cáo chưa đầy đủ. Tuy nhiên, cách thức góp ý, nhận xét rất quan trọng, ảnh hưởng tới thái độ của người tiếp nhận và các thành viên khác trong nhóm. Một số kinh nghiệm cần lưu ý khi đưa ra các nhận xét là: (i) có căn cứ vững chắc khi đưa ra nhận xét; (ii) tập trung vào kết quả công việc, không chỉ trích cá nhân; (iii) có thể chia sẻ ý tưởng, thông tin mới hướng tới kết quả tốt hơm; (iv) cân nhắc thời gian, địa điểm góp ý, hạn chế việc nhận xét tiêu cực tại nơi đông người hoặc không góp ý trực tiếp mà “đánh tiếng” qua các thành viên khác.

Tạo dựng tinh thần, văn hóa riêng của nhóm làm việc thông qua giao tiếp hàng ngày. Với những nhóm chính thức, tồn tại lâu dài, việc quan tâm tạo dựng tinh thần, văn hóa của nhóm thông qua giao tiếp là điều quan trọng. Bên cạnh công việc, có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa để thành viên nhóm có cơ hội giao tiếp, kết nối và hiểu nhau hơn, đó là nền tảng cho sự hợp tác hiệu quả trong công việc.

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.