Lưu giữ hồ sơ, cung cấp thông tin và tài liệu

1 - Lưu giữ hồ sơ

[a] Bạn nên đảm bảo:

• Bạn duy trì hồ sơ chính xác, đầy đủ và cập nhật về mọi thông tin liên lạc với các bên nợ, bao gồm thời gian, ngày tháng và bản chất của các cuộc gọi về khoản nợ, hồ sơ về mọi cuộc viếng thăm trực tiếp và hồ sơ về mọi thư từ đã gửi;
• Tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đều được ghi lại chính xác (bao gồm thông tin chi tiết về ngày, số tiền và phương thức thanh toán);
• Bạn cung cấp các tài liệu mà bên nợ có quyền được hưởng theo yêu cầu của bên nợ.

[b] Việc lưu giữ hồ sơ chính xác của tất cả các bên là rất quan trọng để giải quyết kịp thời các tranh chấp và cho phép người thu nợ và người mắc nợ hạn chế hoặc tránh các hoạt động thu nợ tốn kém.

Ví dụ: Ghi lại các lần liên lạc đã thử và thực tế

Nếu bạn lưu giữ hồ sơ chính xác (ví dụ: nhật ký cuộc gọi hoặc ghi chú liên lạc và bản sao của tất cả thư từ trao đổi với bên nợ), bạn có thể dễ dàng xác định mọi vấn đề và giải quyết tranh chấp hơn.

[c] Việc lưu giữ hồ sơ chính xác cũng sẽ hỗ trợ xác định xem khoản nợ có bị cấm theo luật định hay không bằng cách giúp bạn dễ dàng xác định và tính toán các ngày có liên quan để xác định thời hạn hiệu lực. Xem phần 2, mục 20 của hướng dẫn này, Các tuyên bố về tình trạng pháp lý của khoản nợ - bao gồm cả khoản nợ bị cấm theo luật định.

Ví dụ: Hồ sơ thanh toán

Nếu bạn ghi lại chính xác tất cả các khoản thanh toán liên quan đến một khoản nợ, bạn sẽ dễ dàng xác định chính xác thời điểm con nợ thực hiện khoản thanh toán cuối cùng.

[d] Các chủ nợ phải đảm bảo:

• Người thu nợ được cung cấp thông tin chính xác, cập nhật về các khoản nợ đã chuyển nhượng hoặc đã ký hợp đồng;
• Thông tin và tài liệu được lưu giữ có thể được truy cập và chuyển tiếp cho người thu thập một cách nhanh chóng và hiệu quả;
• Các khoản nợ đã thanh toán không được chuyển nhượng hoặc giao cho bên ngoài để thu nợ.

Ghi chép các khoản thanh toán nợ

[e] Bạn phải đảm bảo rằng:

• Các giải quyết đạt được liên quan đến việc trả nợ được ghi chép đầy đủ trong các tập tin và hệ thống máy tính có liên quan
• Trước khi các đợt nợ được chuyển nhượng, bán hoặc ký hợp đồng để thu nợ, mọi bước hợp lý đều được thực hiện để đảm bảo không bao gồm các khoản nợ đã thanh toán.

[f] Sau khi khoản nợ được giải quyết, bất kỳ báo cáo nào của cơ quan báo cáo tín dụng về người nợ đều phải được cập nhật phù hợp. 

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

2 - Cung cấp thông tin và tài liệu

[a] Bạn nên giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin hoặc tài liệu từ bên nợ hoặc người đại diện được ủy quyền của họ càng sớm càng tốt.

[b] Trong một số trường hợp, việc không cung cấp thông tin có thể cấu thành hành vi gây hiểu lầm hoặc lừa dối hoặc hành vi vô lương tâm. Bản sao hợp đồng và các tài liệu liên quan phải được cung cấp mà không chậm trễ vô lý nếu được bên nợ yêu cầu hoặc thay mặt cho bên nợ yêu cầu. Điều này cũng có thể hỗ trợ nếu một khoản nợ đã phát sinh với một doanh nghiệp hoạt động dưới tên thương mại khác với tên chủ nợ được cung cấp cho bên nợ. Bạn chỉ có thể tính phí cung cấp tài liệu nếu hợp đồng phát sinh khoản nợ đó cho phép cụ thể.

[c] Nếu khoản nợ liên quan đến tín dụng tiêu dùng do NCC quản lý, các nghĩa vụ cụ thể được áp dụng cho các chủ nợ là cung cấp thông tin và tài liệu theo yêu cầu. Các nghĩa vụ này được nêu trong các phần sau của NCC:

• Điều 36 (báo cáo số tiền nợ và các vấn đề khác) 40

• Điều 38 (tài khoản tranh chấp) 41

• s. 83 (báo cáo số liệu thanh toán) 42

• Điều 185 (bản sao hợp đồng và các tài liệu khác).43

Những nghĩa vụ này cũng cung cấp hướng dẫn về những gì là hợp lý đối với các tài khoản không chịu sự quản lý của NCCP.

[d] Ngoài ra, những người đăng ký theo các quy tắc ứng xử của ngành có thể phải tuân theo các yêu cầu về tiết lộ thông tin và tài liệu. 44 Các bên nợ cũng có quyền truy cập vào thông tin cá nhân được lưu giữ về họ theo APP 12 (tùy thuộc vào một số giới hạn nhất định).

[e] Nếu một bên nợ hoặc người đại diện được ủy quyền của họ yêu cầu thông tin về số tiền được cho là nợ hoặc cách tính số tiền đó, bạn phải cung cấp cho bên yêu cầu một báo cáo chi tiết về tài khoản nêu rõ:

• Số tiền nợ và cách tính nợ

• Chi tiết về tất cả các khoản thanh toán đã thực hiện và tất cả các số tiền (bao gồm cả tiền gốc, lãi, phí và lệ phí) phải trả và ngày có liên quan cho các giao dịch này.

[f] Ngoại trừ các khoản tiền không tranh chấp, mọi hoạt động thu nợ phải bị đình chỉ cho đến khi thông tin tài khoản và/hoặc các tài liệu được yêu cầu đã được cung cấp cho bên nợ (xem phần 2, mục 13 của hướng dẫn này, Nếu có tranh chấp về nghĩa vụ).

Trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu

[g] Tùy thuộc vào thỏa thuận giữa chủ nợ ban đầu và đại lý hoặc người được chuyển nhượng đã mua khoản nợ (người được chuyển nhượng), thông tin đó có thể được cung cấp thông qua đại lý hoặc người được chuyển nhượng hoặc trực tiếp bởi chủ nợ ban đầu. 

Đại lý

[h] Các chủ nợ ban đầu nên ghi nhớ rằng các đại lý hành động thay mặt họ theo thẩm quyền rõ ràng hoặc ngụ ý. Điều này có nghĩa là chủ nợ ban đầu cuối cùng phải chịu trách nhiệm về hành động của đại lý.

[i] Các chủ nợ ban đầu và các đại lý của họ cần có các thỏa thuận hợp đồng và hoạt động phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin và tài liệu. Điều này bao gồm các quy trình nhanh chóng và hiệu quả để các đại lý chuyển tiếp yêu cầu đến các chủ nợ ban đầu và để các chủ nợ ban đầu phản hồi các yêu cầu đó. Khi đã sắp xếp để chủ nợ ban đầu phản hồi trực tiếp cho con nợ, cần có một cuộc thảo luận giữa chủ nợ ban đầu và đại lý để đảm bảo rằng hoạt động thu nợ bị đình chỉ cho đến khi thông tin tài khoản hoặc tài liệu được yêu cầu đã được cung cấp.

Người được chuyển nhượng

[j] Nếu bạn đã mua nợ từ chủ nợ ban đầu, bạn phải đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin và tài liệu có liên quan đến khoản nợ, hoặc có thể truy cập thông tin hoặc tài liệu này từ chủ nợ ban đầu trong khung thời gian hợp lý hoặc khoảng thời gian quy định theo NCC nếu hợp đồng tín dụng được NCCP quản lý. Bạn phải đảm bảo rằng con nợ không bị bất lợi do việc chuyển nhượng khoản nợ.

[k] Các chủ nợ và bên nhận chuyển nhượng ban đầu phải đảm bảo rằng các điều khoản chuyển nhượng bao gồm các quy trình đầy đủ để đảm bảo tuân thủ hướng dẫn này và luật pháp. Các quy trình này phải cho phép cung cấp thông tin kịp thời như các báo cáo tài khoản chi tiết cho bên nợ hoặc đại diện được ủy quyền của họ khi họ yêu cầu.

[1] Chủ nợ ban đầu phải thông báo cho người được chuyển nhượng nếu con nợ được đại diện hoặc nếu có thỏa thuận trả nợ.

[m] Trường hợp chủ nợ ban đầu bán hoặc chuyển nhượng khoản nợ, con nợ phải được thông báo về việc này thông qua thông báo rõ ràng bằng văn bản. Theo luật tài sản của tiểu bang, việc này có thể được thực hiện bởi chủ nợ ban đầu hoặc người mua nợ.47

[n] Việc giải thích rõ ràng lý do tại sao một bên khác ngoài chủ nợ ban đầu tham gia vào việc thu nợ là rất quan trọng để tránh gây nhầm lẫn cho con nợ và khuyến khích phản hồi hợp tác. Ngoài bất kỳ thông tin nào khác theo yêu cầu của luật tiểu bang hoặc luật Khối thịnh vượng chung, lần liên hệ đầu tiên của bạn với con nợ phải nêu rõ bằng tiếng Anh đơn giản rằng bạn đã mua khoản nợ từ nhà cung cấp tín dụng ban đầu và nêu rõ hậu quả của việc mua, bao gồm nhưng không giới hạn ở thông tin liên hệ có liên quan, lịch trình hoàn trả và bất kỳ thông tin hữu ích nào khác có thể giúp con nợ hiểu được nghĩa vụ và lựa chọn của họ.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

3 - Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Lưu giữ hồ sơ, cung cấp thông tin và tài liệu được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Lưu giữ hồ sơ, cung cấp thông tin và tài liệu có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.