Mô tả công việc của nhân viên nhân sự (HR)

1- Vai trò của nhân viên nhân sự

[a] Vai trò hậu cần của nhân viên nhân sự

Trong doanh nghiệp, phòng nhân sự hay đóng vai trò là “bộ phận hậu cần”, có nhiệm vụ: (1) tìm nguồn cung ứng, sàng lọc, tuyển dụng, (2) đào tạo nhân sự, (3) các hoạt động khác liên quan đến nhân viên như khen thưởng, chính sách phúc lợi, đại diện công ty xử lý các tranh chấp xảy ra tại công sở. Có thể nói, nhân viên nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

[b] Các nhiệm vu chung của nghề nhân sự

Các nhân viên làm nhân sự thường có trách nhiệm làm các công việc sau:

(i) Lập kế hoạch đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm và cung ứng nhân viên cho các vị trí của doanh nghiệp.

(ii) Giám sát tuyển dụng và đánh giá hồ sơ ứng viên.

(iii) Thông báo với các ứng viên khi ứng tuyển các quyền lợi cá nhân, quy định chung của công ty, cơ hội thăng tiến... trong buổi phỏng vấn.

(iv) Thực hiện công tác đào tạo và hoàn thiện hồ sơ cho nhân viên mới.

(v) Xây dựng, quản lý các chính sách phúc lợi cho nhân sự trong công ty.

(vi) Giải quyết các chính sách, thủ tục, luật pháp và tiêu chuẩn về nhân sự cho nhân viên trong công ty.

(vii) Xử lý các vấn đề ở nơi làm việc liên quan đến khiếu nại, tố cáo của nhân viên.

Ngoài các công việc chung, nhân viên nhân sự còn phụ trách một số đầu việc liên quan khác theo yêu cầu từ cấp trên.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

2- Công việc cụ thể của nhân viên nhân sự

[a] Nhóm công việc tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, lựa chọn ứng viên phù hợp củng cố lực lượng lao động của công ty. Thành công của hoạt động này được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và trong thời gian đã đặt ra

Những công việc của nhân viên tuyển dụng phòng nhân sự cần thực hiện:

(i) Theo dõi nhân sự các phòng, ban để sắp xếp kịp thời đối nếu thiếu.

(ii) Đề xuất và trao đổi với cấp trên các phương án tuyển dụng để đưa ra tiêu chí phù hợp cho vị trí cần tuyển.

(iii) Soạn, đăng và theo dõi tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng.

(iv) Đánh giá, sàng lọc hồ sơ ứng viên để lựa chọn người phù hợp.

(v) Gửi lịch hẹn phỏng vấn qua email cho ứng viên.

(vi) Tham gia phỏng vấn ứng viên.

(vii) Gửi mail thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển và thư cảm ơn cho ứng viên không đạt.

(viii) Quản lý, lưu trữ dữ liệu ứng viên, đặc biệt là các ứng viên tiềm năng.

(ix) Đo lường hiệu quả tuyển dụng thông qua số lượng CV ứng tuyển, chất lượng ứng viên,...

(x) Lập báo cáo về kế hoạch và chiến lược tuyển dụng.

[b] Nhóm công việc liên quan đến đào tạo

Nhân sự làm công việc liên quan đến đào tạo là người chịu trách nhiệm hoạt động bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng cho nhân viên trong công ty, đảm bảo bắt kịp xu hướng kinh doanh trong thời đại mới.

Nhân viên đào tạo trong doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện tốt những công việc sau:

(i) Xác định nhu cầu đào tạo của công ty.

(ii) Lên tiến trình, chuẩn bị tài liệu cho các chương trình đào tạo nhân viên cũ và mới của công ty.

(iii) Thường xuyên cập nhật, đổi mới chương trình đào tạo phù hợp.

(iv) Theo dõi, đánh giá chất lượng chương trình đào tạo đã thực hiện.

(v) Theo dõi sát sao sự tiến bộ của từng người, khen thưởng hoặc phê bình khi cần thiết.

(vi) Lưu trữ, quản lý hồ sơ đào tạo.

[c] Nhóm công việc về lương thưởng và phúc lợi

Lương và phúc lợi (tiếng Anh: Compensation and Benefit, viết tắt: C&B). Nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm về mảng tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi được gọi là nhân viên C&B, trong đó: (1) lương là khoản tiền mà người lao động được nhận sau khi hoàn thành công việc của mình; (2) phúc lợi bao gồm bảo hiểm, chính sách hỗ trợ... được doanh nghiệp đưa ra vừa để hỗ trợ vừa gián tiếp giữ chân nhân viên.

Nhiệm vụ của các nhân viên C&B bao gồm:

(i) Kiểm tra, giám sát việc chấm công và quản lý các chế độ như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ bù, tăng ca.

(ii) Xây dựng bảng lương theo vị trí, công việc và năng lực.

(iii) Lưu trữ, cập nhật và bảo quản hồ sơ lương, các hồ sơ đề bạt thăng tiến, đề xuất tăng lương, kỷ luật hạ lương, bàn giao thôi việc.

(iv) Xây dựng, quan lý hệ thống chính sách phúc lợi dành cho nhân viên của doanh nghiệp.

(v) Theo dõi, cập nhật chế độ bảo hiểm.

(vi) Lập danh sách nhân viên phải đóng thuế, viết hóa đơn thu nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có).

(vii) Đề xuất xây dựng chính sách về lương, khen thưởng và chế độ phúc lợi.

(viii) Cập nhật các quy định của pháp luật về chế độ, chính sách, lương để bổ sung kịp thời cho doanh nghiệp của mình.

(ix) Giải quyết thôi việc cho nhân viên.

(ix) Tính lương thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và giải quyết các thắc mắc của họ về các khoản này.

[d] Nhóm công việc hành chính có liên quan

Công việc hành chính liên quan đến nhân sự có làm rất nhiều công việc, cụ thể:

(i) Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, biên chế nhân sự.

(ii) Hướng dẫn, giải đáp cho các nhân viên mới về hợp đồng lao động, mức lương, chính sách phúc lợi.

(iii) Quản lý, thực hiện các thủ tục giấy tờ liên quan đến dừng hợp đồng, nghỉ việc, khen thưởng.

(iv) Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty như du lịch, teambuilding, liên hoan...

(v) Một số công việc không thuộc nhiệm vụ chính của nhân viên nhân sự, nhưng người quản lý có thể giao cho nhân viên nhân sự kiêm nhiệm: (1) chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn; (2) Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, lên kế hoạch bảo trì với máy móc định kỳ. (3) Lên danh sách, mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

3- Mức lương của nhân viên nhân sự

Khảo sát năm 2023 cho thấy, đối với vị trí nhân viên nhân sự, mức lương trung bình dành cho những người có kinh nghiệm làm việc từ 01 đến 03 năm là sẽ có mức lương hàng tháng 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Tuy nhiên, mức lương này sẽ dần tăng theo thâm niên làm việc, kinh nghiệm và  vị trí. Khi được lên vị trí quản lý nhân sự, chức vụ và cấp bậc cao hơn, bạn sẽ có mức thu nhập trung bình hàng tháng sẻ cao hơn thường là từ 15.000.000 đồng. Cụ thể thu nhập của một số vị trí:

[a] Trợ lý nhân sự

Trợ lý nhân sự (Human resources assistant): có mức lương trung bình vào khoảng 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng/tháng. Vị trí này phù hợp với các bạn sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến trong nghề.

[b] Trưởng nhóm nhân sự

Trưởng nhóm nhân sự (Human resources team leader): tại các doanh nghiệp quy mô lớn, bộ phận nhân sự thường được chia thành các nhóm nhỏ, đứng đầu là trưởng nhóm nhân sự với mức lương trung bình khoảng 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng/tháng.

[c] Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự (Human resource manager - HRM): tại vị trí này mức thu nhập hàng tháng của bạn sẽ vào khoảng 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng/tháng, thậm chí có thể cao hơn, trên 30.000.000 đồng/tháng.

[d] Giám đốc nhân sự

Giám đốc nhân sự (Human resource director): vị trí này có thể coi là có quyền lực nhất chính là Giám đốc nhân sự. Mức thu nhập trung bình hàng tháng của vị trí này vào khoảng 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Đối với  những doanh nghiệp có quy mô hàng nghìn người, Giám đốc nhân sự có thể đạt đến mức thu nhập 100.000.000 đồng/tháng.

Thông thường cứ khoảng 06 tháng đến 12 tháng, doanh nghiệp sẽ có đợt xét tăng lương cho nhân sự công ty. Đối với vị trí nhân viên nhân sự, mức lương sẽ tăng khoảng 10% mỗi năm.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

5- Những kỹ năng thiết đối với nhân viên nhân sự

Ngoài kỹ năng chuyên môn, một nhân viên nhân sự giỏi cần phải có kỹ năng mềm xuất sắc để giao tiếp với nhiều phòng ban liên quan.

[a] Kỹ năng chuyên môn

Để trở thành một quản lý nhân sự, đầu tiên bạn cần nắm chắc kiến thức chuyên môn bao gồm:

(i) Khả năng dự đoán được nhu cầu về nhân sự của công ty.

(i) Hoạch định và cơ cấu lại tổ chức các bộ phận nhân sự của công ty.

(i) Lên kế hoạch tổ chức các buổi phỏng vấn ứng viên.

(i) Có kỹ năng xây dựng câu hỏi dành cho các ứng viên khi tham gia phỏng vấn.

(i) Tổ chức và lên kế hoạch các chương trình hội nhập và đào tạo giúp nhân viên mới hiểu hơn về văn hóa công ty, dễ dàng hòa nhập.

(i) Phát triển hệ thống liên lạc, cung cấp thông tin nội bộ nhân sự giữa quản lý và nhân viên.

[b] Kỹ năng quản lý nhân sự

Có rất nhiều thế hệ nhân viên cùng làm việc trong một công ty, doanh nghiệp khiến cho việc quản lý nhân sự trở nên khó khăn bởi cách biệt về lối sống, suy nghĩ. Để quản lý nhân sự hiệu quả, người là ở vị trí nhân viên nhân sự cần phải có các khả năng sau:

(i) Lên các kế hoạch, phương án đào tạo và các buổi giao lưu để các nhân sự gắn kết với nhau, rút ngắn khoảng cách về thế hệ.

(i) Xây dựng các chính sách lương thưởng, phụ cấp cho nhân viên.

(ii) Lên kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả.

(iii) Nhân viên nhân sự cần có kỹ năng quản lý nhân sự

(iv)Nhân viên nhân sự cần có kỹ năng quản lý nhân sự

[c] Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên nhân sự chính còn có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc của các thành viên trong công ty về lương, thưởng, chế độ phúc lợi.

Thêm vào đó, sự nhạy bén và khéo léo trong lời nói của họ góp phần lớn vào việc thu hút, tạo thiện cảm đối với ứng viên đến ứng tuyển. Một người làm ở vị trí nhân sự rất cần có kỹ năng giao tiếp, trong đó bao gồm:

(i) Giọng nói dễ nghe, diễn đạt dễ hiểu, không nói ngọng, nói lắp.

(ii) Hòa đồng, cư xử nhẹ nhàng, lịch sự với nhân viên trong công ty.

(iii) Kiềm chế cảm xúc của bản thân khi xảy ra mâu thuẫn.

(iv) Nhạy bén, khéo léo xử lý các tình huống phát sinh hay mâu thuẫn giữa các nhân viên trong công ty.

(iv) Lắng nghe những đóng góp của đồng nghiệp trong công ty.

[d] Kỹ năng thuyết phục, đàm phán

Giữ vai trò quan trọng là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và nhân viên, nhân viên nhân sự cần phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục để dễ dàng đạt được thỏa thuận vừa làm hài lòng cấp trên vừa để thỏa mãn mong muốn của nhân sự trong công ty. Cụ thể, họ cần phải có:

(i) Khả năng thương lượng với cán bộ, công nhân viên trong công ty về lương thưởng, chế độ phúc lợi.

(ii) Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn giữa doanh nghiệp và nhân viên.

(iii) Có khả năng thuyết phục ứng viên tham gia vào vị trí còn thiếu của công ty hay luân chuyển, bổ sung vào các vị trí trống.

[đ] Chịu được áp lực công việc

Khối lượng công việc mỗi nhân viên nhân sự phải đảm nhận tương đối lớn nên ngoài những kỹ năng đã đề cập ở trên, họ cần có khả năng chịu được áp lực công việc để không bị chán nản, căng thẳng.

Nếu suôn sẻ đạt được KPI thì không có gì đáng lo nghĩ nhưng nếu không đạt được, chắc chắn bạn sẽ rất áp lực. Nào là giải trình với cấp trên ra sao? Tại sao ứng viên của mình dù báo trúng tuyển nhưng không đi làm? Điều gì khiến bài đăng tin tuyển dụng không thu hút ứng viên?

Đối với những vị trí cấp cao như trưởng phòng nhân sự và giám đốc nhân sự, áp lực của họ nặng hơn. Họ cũng có KPI, thậm chí, KPI cao hơn rất nhiều so với cấp dưới.

[e] Kỹ năng làm việc nhóm

Với doanh nghiệp lớn, phòng nhân sự thường được chia thành các bộ phận chức năng, xử lý chuyên một mảng. Trong quá trình làm việc, nhân viên bộ phận này sẽ cần đến sự giúp đỡ của bộ phận khác để hoàn thành công việc chỉn chu nhất.

Chính vì vậy, bạn cần hoà đồng với mọi người và phối hợp thật tốt với đồng nghiệp để công việc được tiến hành thuận lợi.

[f] Khả năng đọc vị người đối diện

Đây là một trong những khả năng vô cùng quan trọng mà mỗi người làm ở vị trí nhân sự nhất định phải có.

Nắm chính xác được tâm lý của ứng viên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công tác tuyển dụng. Bạn sẽ dễ dàng đánh giá chính xác được tiềm năng của ứng viên ngay trong buổi phỏng vấn. Nắm được tâm lý của ứng viên sẽ giúp ích cho công tác tuyển dụng

Xem thêm: Thỏa thuận về tiền lương trong hợp đồng lao động

6- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Mô tả công việc của nhân viên nhân sự (HR) được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Mô tả công việc của nhân viên nhân sự (HR) có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.