Một số kỹ năng mềm trong hành nghề Luật sư (Phần 2)

VIII- KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA KHÁCH HÀNG

Vào giai đoạn đầu mới thành lập công ty luật của bạn, kỹ năng quản lý dự án có thể chưa phải là yêu cầu cấp thiết đối với bạn do việc quản lý các công việc pháp lý của khách hàng trên cơ sở dự án chưa nhiều hoặc thậm chí là chưa có. Tuy nhiên, khi công ty luật của bạn đã phát triển đến giai đoạn 2 hay 3 và bắt đầu có những khách hàng lớn là các công ty đa quốc gia hay công ty đại chúng, công ty luật của bạn sẽ có cơ hội được khách hàng giao các công việc pháp lý có phạm vi và quy mô lớn hơn, thời gian hoàn thành công việc dài hơn, đòi hỏi sự tham gia và phối hợp cùng lúc của nhiều luật sư trong công ty luật của bạn ở các văn phòng khác nhau.

Ví dụ điển hình cho loại công việc này là công ty luật của bạn được khách hàng giao hỗ trợ pháp lý trong một vụ mua bán, sáp nhập doanh nghiệp đình đám nào đó. Trong những dự án như vậy, dịch vụ pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp sẽ bao gồm khá nhiều hạng mục công việc khác nhau ví dụ như kiểm tra tính pháp lý của bên bán (legal due diligence), tham gia thương lượng và ký kết hợp đồng mua bán, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, giấy tờ để xin chấp thuận của các cơ quan cấp phép địa phương, giải quyết lao động dôi dư, quyết toán thuế ,v.v.

Trong những tình huống như thế, với tư cách là người đứng đầu công ty luật của bạn hay được giao là luật sư chính đảm nhận dự án đó của khách hàng, bạn phải có kỹ năng quản lý dự án để đưa ra những chỉ đạo kịp thời cho nhóm của bạn, sắp xếp và điều tiết nhân lực trong nhóm của bạn sao cho hợp lý, đốc thúc tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm của bạn cũng như tạo sự hài hòa, thống nhất trong toàn bộ các hạng mục dịch vụ pháp lý do nhiều nhóm nhỏ trong nhóm của bạn đảm nhận thực hiện.

Nếu thực hiện được như vậy, dịch vụ pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp cho khách hàng mới bảo đảm được chất lượng, giảm bớt rủi ro cho cả hai là khách hàng và công ty luật của bạn, đúng thời hạn hoàn thành như đã cam kết, tuân thủ các thủ tục theo quy định của pháp luật trong khi công ty luật của bạn vẫn giảm được chi phí nhân sự của minh. Công việc này cũng giống như khi bạn xây nhà của bạn, bạn phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc có liên quan đến căn nhà từ khâu thiết kế phần xây dựng thô, thiết kế nội ngoại thất, xin giấy phép xây dựng, giám sát xây dựng, mua nguyên vật liệu, các đồ dùng nội thất, làm việc với nhà thầu xây dựng và công nhân của họ, v.v.

Có thể nói rằng với nghê' luật sư, kỹ năng quản lý dự án được xem là sự bao quát và tổng hợp của nhiều kỹ năng mềm khác nhau, đặc biệt là những kỹ năng mềm đã được trình bày trong chương này ví dụ như: (i) kỹ năng giao tiếp để trao đổi công việc hiệu quả với những người trong nhóm tư vấn pháp lý của bạn cũng như đại diện của các bên có liên quan đến dự án chẳng hạn như khách hàng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bên thứ ba có liên quan; (ii) kỹ năng lãnh đạo để dẫn dắt, điểu phối và thúc đẩy nhóm tư vấn pháp lý của bạn thực hiện và đạt được các mục tiêu đê' ra từ đẩu; (iii) kỹ năng đàm phán với các đối tác và các bên thứ ba để đi đến thỏa thuận giữa các bên trên cơ sở các bên cùng có lợi trong việc thực hiện và đạt được các mục tiêu dự án mà các bên đã dự định trước; và (iv) kỹ năng quản lý rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện dự án.

Bên cạnh đó, để quản lý dự án hiệu quả bạn cũng cần thực hiện các việc sau đây:

(i) Luôn ghi chú lại những kinh nghiệm mà bạn rút ra sau mỗi lần thực hiện công việc pháp lý của khách hàng hay khi bạn gặp phải sai lầm nào đó trong quá trình thực hiện công việc của khách hàng để tạo thuận lợi cho những công việc khác của bạn trong tương lai;

(ii) Hiểu được sở trường, sở đoản của từng thành viên trong nhóm của bạn để hoạch định và phân công công việc cho họ sao cho hợp lý và phù hợp nhất với khả năng của từng người;

(iii) Luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những thay đổi bất ngờ, không dự liệu trước, có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc pháp lý của khách hàng;

(iv) Khi có sự cố phát sinh ngoài dự liệu, cần phải bình tĩnh kiểm soát tình hình để trấn an các thành viên khác trong nhóm của bạn, khách hàng cũng như các đối tác khác trong dự án; và

(v) Thường xuyên liên lạc với các thành viên trong nhóm của bạn và các thành viên của khách hàng và đối tác để kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện dự án cũng như giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện và đưa ra quyết định, chỉ đạo kịp thời để bảo đảm tiến độ công việc theo kế hoạch.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest

IX- KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

Là người đứng đầu trong công ty luật của bạn, tất nhiên bạn cẩn phải có kỹ năng lãnh đạo để điều hành một cách hiệu quả công ty luật của bạn. Không những vậy, vì công ty luật của bạn không phải là một tổ chức bình thường mà là một tổ chức đặc thù do có nhiều luật sư làm việc trong tổ chức, những người luôn thích sự độc lập, đề cao quan điểm cá nhân của mình và không thích chịu sự chỉ đạo, chi phối của những người khác, kỹ năng lãnh đạo đối với người đứng đầu lại càng quan trọng so với điều hành những tổ chức khác.

Nếu bạn không được trang bị kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, điều này sẽ dễ dẫn đến tình trạng công ty luật của bạn bị chia rẽ thành từng nhóm nhỏ, không có sự hoạt động thống nhất và xuyên suốt trong tổ chức, đặc biệt nếu như cong ty luật của bạn có nhiều luật sư thành viên đảm nhận ở những lĩnh vực pháp luật khác nhau thì việc chia rẽ thành những nhóm nhỏ sẽ càng dễ xảy ra hơn. Do đó, với tư cách là người đứng đầu công ty luật của bạn, bạn phải trang bị cho mình kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, thể hiện được mình là người lãnh đạo giỏi, có uy tín, có kiến thức pháp luật, trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề sầu rộng, khi đó bạn mới có thể lèo lái đưa công ty luật của bạn tiến về phía trước.

Để làm được những điều đó, trước hết bạn phải làm sao để mọi người xem bạn là một người công bằng, chí công, vô tư trong mối quan hệ nội bộ trong công ty luật của bạn, không thiên vị vì lợi ích của bất kỳ nhóm nào kể cả đó là những lợi ích của chính bạn. Bạn phải tập trung vào một bức tranh lớn đó là lợi ích chung của tập thể thay vì cho những bức tranh nhỏ là lợi ích cá nhân của bạn hay của một nhóm lợi ích nào đó trong công ty luật của bạn. Câu chuyện này tương tự như cầu chuyện của người cha trong một gia đình nhỏ, người cha phải yêu thương và đối xử với những người con của ông ấy ngang bằng nhau và không thiên vị. Có làm được như vậy, những người con trong gia đình mới không nảy sinh ganh ghét, ghen tị mà ngược lại quay ra đùm bọc, chở che cho nhau. Chính sự công bằng, không thiên vị sẽ tạo sự tôn trọng của nhân viên đối với bạn, khiến họ cảm thấy nể phục bạn và luôn lắng nghe ý kiến, chỉ đạo, hướng dẫn của bạn.

Ngoài ra, để trở thành một người công bằng, chí công vô tư, bạn còn phải biết cách thể hiện rằng bạn cũng đối xử với bản thân bạn công bằng như đối với mọi người khác trong công ty luật của bạn. Bạn phải luôn gương mẫu chấp hành nội quy và các quy định nội bộ của công ty luật của bạn, dám chấp nhận bị phê bình và chịu trách nhiệm cho những gì bạn đã khởi xướng hoặc làm sai. Bạn cũng phải thành thật với những lời hứa của mình đối với nhân viên, luôn tôn trọng những người khác trong tập thể và tập tính kiên nhẫn.

Để trở thành một người lãnh đạo giỏi, bạn cũng cần phải biết cách truyền cảm hứng cho nhân viên, cho nhân viên thấy được những mục tiêu dài hạn và tham vọng của công ty luật của bạn nói chung và của bạn nói riêng. Có thể kể đến như việc bạn sẽ đặt ra mục tiêu đầy

tham vọng đó là công ty luật của bạn sẽ trở thành công ty luật đầu tiên của Việt Nam có số lượng luật sư chuyên về tranh tụng hình sự nhiễu nhất hay sẽ là công ty luật của Việt Nam tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật trong lĩnh vực môi trường để từ đó khuyến khích mọi người cùng nhau nỗ lực, phấn đấu để đạt được những mục tiêu chung đó. Dĩ nhiên, những mục tiêu mà bạn đề ra đó phải chính đáng, khôn khéo, có tính khả thi và đúng thời điểm. Bên cạnh việc đặt ra các mục tiêu như trên, bạn cũng cần phải cho nhân viên thấy được rằng bạn và các luật sư thành viên của công ty luật của bạn cũng đã nỗ lực và có những hành động thiết thực để đạt được những mục tiêu đó, giúp nhân viên vững tin rằng công ty luật của bạn sẽ đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn cũng cần hiểu rõ bản thân mình và khả năng của công ty luật của bạn để từ đó định hướng cho sự phát triển, vạch ra phương hướng hành động cho bản thần, cho mọi người và cho cả công ty luật của bạn. Bạn cũng cần quyết đoán khi đưa ra các quyết định trong công việc, có kỹ năng kiểm soát căng thẳng của bản thân và đặc biệt là bạn phải luôn thể hiện mình là người bình tĩnh trước mọi biến cố có thể xảy ra cho công ty luật của bạn. Vì khi nhân viên của công ty luật của bạn dành trọn niềm tin của họ cho người lãnh đạo là bạn thì họ sẽ cảm thấy an tâm trước bất kỳ thách thức nào mà công ty luật của bạn gặp phải. Ngoài ra, bạn cũng phải học cách giao việc cho nhân viên, biết cách giải quyết khi gặp vấn để, biết cách khen ngợi, khen thưởng cho những nhân viên làm tốt công việc được giao, luôn đứng phía sau trên con đường phát triển nghề nghiệp của họ, luôn cố gắng giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn trong công việc và cuộc sống.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực dân sự của Công ty Luật TNHH Everest

X- KỸ NĂNG XÂY DỰNG LÒNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG

Đối với nghề luật sư, việc xây dựng lòng tin với khách hàng là quan trọng, nó góp phần không nhỏ trong việc mang đến thành công cho nghề luật sư của bạn và cho sự phát triển chung của công ty luật của bạn. Trên thực tế, lòng tin của một người dành cho một người khác có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau cũng như bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, cả chủ quan lẫn khách quan. Các yếu tố và lý do đó cũng như mức độ ảnh hưởng, chi phối ở người này sẽ không giống với người kia bởi vì mỗi người có suy nghĩ, đánh giá, cảm nhận riêng.

Tuy nhiên, tựu trung lại, để xây dựng được lòng tin với khách hàng, bạn cẩn phải thực hiện một số nguyên tắc sau đầy:

(i) Thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng một cách tận tầm và chuyên nghiệp;

(ii) Nhất quán trong các tư vấn pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp cho khách hàng tại từng thời điểm;

(iii) Không nên hứa hẹn với khách hàng kết quả khả quan đối với bất kỳ công việc pháp lý nào của khách hàng mà ở vị trí luật sư của mình, bạn không thể chắc chắn về khả năng thành công và nếu buộc phải hứa hẹn kết quả thuận lợi với khách hàng thì bạn phải cố gắng đạt được kết quả như đã hứa;

(iv) Cần thông báo một cách chi tiết và rõ ràng cho khách hàng biết về những công việc pháp lý mà công ty luật của bạn sẽ làm;

(v)Thường xuyên cập nhật tình hình thực hiện các công việc pháp lý để khách hàng nắm được thông tin về tình hình thực hiện công việc pháp lý của họ;

■   Cẩn dự báo kịp thời các rủi ro pháp lý có thể xảy ra với khách hàng;

■   Không làm cho khách hàng bị bất ngờ về các vấn đề pháp lý mà đáng ra bạn phải biết trước và có dự báo cho họ;

■   Luôn đồng ý tiếp nhận tất cả các công việc pháp lý của khách hàng giao vào bất kỳ thời điểm nào và cho khách hàng thấy được sự nhiệt tình của bạn đối với các công việc pháp lý của họ; và

(vi) Cẩn có mức phí dịch vụ pháp lý hợp lý, phẩn nào có tính đến kết quả khả quan của vụ việc và tính kinh tế của công việc pháp lý của khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

XI- KỸ NĂNG CHINH PHỤC KHÁCH HÀNG

Vé bản chất, dịch vụ pháp lý cũng là một nghé cung cấp dịch vụ cho nên bạn hoàn toàn có thể áp dụng các nghệ thuật bán hàng nói chung vào việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Tuy nhiên, không phải nghệ thuật bán hàng nào cũng có thể áp dụng được cho dịch vụ pháp lý vì tính chất đặc thù của nghề luật sư là không được chèo kéo khách hàng hay cường điệu vé chất lượng dịch vụ pháp lý của mình. Dưới đây là một sổ nghệ thuật chào bán dịch vụ pháp lý bạn nên áp dụng cho công ty luật của bạn:

■  Luôn cân nhắc đến việc giảm phí dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn khi khách hàng có đề nghị- Bạn tuyệt đối không nên khăng khăng rằng nghé luật sư là một nghề cao quý, là ban phát ân huệ cho khách hàng cho nên không có chỗ để khách hàng trả giá, khách hàng đồng ý thì làm còn không thì thôi, hay bạn lại có suy nghĩ cho rằng luật sư sẽ không bao giờ báo giá hai lần cho một vụ việc pháp lý nào đó, tức là không đồng ý cò cưa giảm phí dịch vụ pháp lý với khách hàng. Bạn biết không, có một số khách hàng thích được trả giá, họ cảm thấy hạnh phúc khi thuyết phục được người bán hàng, người cung cấp dịch vụ chịu giảm giá cho họ cho dù đôi khi thời gian mà họ bỏ ra cho việc thương lượng giảm giá mang lại lợi ích kinh tế thấp hơn cho họ nếu họ dành thời gian đó đi làm một công việc khác tạo ra thu nhập và ngay cả đối với dịch vụ pháp lý của luật sư cũng không phải là ngoại lệ trong việc kích hoạt thói quen trả giá của họ;

■ Dù đang bận rộn cho các công việc pháp lý của khách hàng hay công việc gia đình vào cuối tuần hay kể cả khi bạn đang trong một kỳ nghỉ phép nào đó, bạn cũng đừng chậm trễ trong việc trả lời email của khách hàng cho dù đó chỉ là vài giờ chứ đừng nói gì đến vài ngày. Nếu bận, bạn nên phản hồi nhanh chóng cho khách hàng đơn giản là một lời cảm ơn ngắn gọn hay xác nhận đã nhận được email của khách hàng và báo cho họ biết là bạn hay đổng nghiệp của bạn đang xử lý chúng. Bạn biết không, khách hàng nào cũng muốn được luật sư của họ chăm sóc mọi lúc, mọi nơi theo yêu cầu của họ tại từng thời điểm và bạn là luật sư thì cũng như là bác sĩ pháp lý của họ. Bạn phải chứng tỏ cho họ thấy rằng bạn luôn quan tâm đến tình hình sức khỏe pháp lý của họ và luôn cố gắng làm cho sức khỏe pháp lý của họ mỗi ngày được tốt hơn. Có làm được như vậy thì khách hàng mới tin tưởng vào bạn và thường xuyên tìm đến công ty luật của bạn để nhờ giải quyết các vấn đề pháp lý của họ cho dù phí dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn có thể cao hơn các công ty luật khác;

■ Trước khi gặp gỡ một khách hàng mới nào đó để bàn về một công việc pháp lý của họ, bạn nên tìm hiểu trước một số thông tin quan trọng có liên quan đến họ chẳng hạn như hoạt động kinh doanh của họ là gì, trụ sở văn phòng của họ ở đâu, sự hiện diện pháp lý của họ ở Việt Nam như thế nào, các sản phẩm, dịch vụ nào của họ là có tiếng trên thị trường. Các thông tin như vậy sẽ không làm mất quá nhiều thời gian của bạn để tìm kiếm vì hầu hết chúng đều được đăng trên trang web của họ, các trang web thương mại hay trong các bài báo, tạp chí, kênh YouTube, Linkedln, Facebook, Instagram, Twitter, V.V.. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn khi trao đổi công việc với khách hàng, tạo niềm tin với họ về sự hiểu biết của bạn về doanh nghiệp của họ, ít nhiều biết được các vấn đê' pháp lý họ đang gặp phải để không làm mất thời gian của họ khi họ phải cung cấp các thông tin có liên quan cho bạn và quan trọng nhất chính là việc họ cảm thấy rằng mình đang được bạn quan tâm cho dù họ chưa phải là khách hàng của công ty luật của bạn tại thời điểm đó;

■ Thực hiện bất kỳ loại dịch vụ nào cũng vậy, đặc biệt là các dịch vụ mà yếu tố con người được xem là quan trọng chẳng hạn như dịch vụ pháp lý, thì sự sai sót trong quá trình cung cấp dịch vụ là điều không thể tránh khỏi, vấn đề chỉ là sai sót đó sẽ xảy ra khi nào và có nằm trong mức độ cho phép hay không. Nếu bạn tự phát hiện ra sai sót của mình khi cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng, bạn nên chân thành thừa nhận sai sót đó của bạn và xin lỗi khách hàng càng sớm càng tốt. Bạn có thể cho rằng điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thất vọng hoặc đánh giá không tốt về bạn và công ty luật của bạn. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy rằng, việc thừa nhận sai sót và xin lỗi chân thành sớm sẽ khiến cho mọi thứ trở nên tốt đẹp hơn. Bạn nên nhớ rằng, nếu sau việc sai sót đó mà công ty luật của bạn lại cung cấp dịch vụ pháp lý có chất lượng tốt hơn thì chắc rằng khách hàng sẽ không còn nhớ gì đến việc sai sót trước đây của bạn mà thay vào đó họ còn có ấn tượng tốt đối với những điều mà công ty luật của bạn làm được cho họ sau đó. Trong trường hợp ngược lại, nếu bạn cố tình giấu đi việc sai sót của mình cho đến khi khách hàng vô tình hay cố ý phát hiện ra việc sai sót đó thì nhiều khi sự việc đã quá muộn để bạn có thể sửa sai mà không làm phát sinh thiệt hại không đáng có cho khách hàng và sẽ có nguy cơ bị mất luôn khách hàng đó;

■  Luôn làm cho các cuộc họp giữa khách hàng và bạn được sôi động với một vài chủ đề nào đó có tính chất khôi hài hay thời sự xen lẫn với việc trao đổi các vấn đề pháp lý căng thẳng của họ. Điều này sẽ giúp cho các bên giảm được căng thẳng, phá băng bầu không khí nặng nề thường thấy đối với các cuộc họp về chủ đề pháp luật. Từ đó, không chỉ có bạn mà cả khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy thoải mái và tự nhiên hơn để chia sẻ các vấn đề pháp lý có liên quan của vụ việc pháp lý và khách hàng cũng sẽ cảm thấy hài lòng về cung cách phục vụ của công ty luật của bạn;

■  Luôn tạo ảnh hưởng tốt đến với những người có vị trí quan trọng trong tổ chức của khách hàng chẳng hạn như giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, trưởng các phòng, ban, bộ phận quan trọng để những người này điều phối, chỉ đạo, yêu câu các thuộc cấp của họ luôn thực hiện theo những gì mà bạn và công ty luật của bạn tư vấn cho họ;

■ Khi khách hàng đặt các mốc thời hạn hoàn thành công việc của họ và mong muốn công ty luật của bạn phải hoàn thành các công việc pháp lý của họ trong những thời hạn đó, bạn nên cố gắng thực hiện xong các công việc pháp lý của họ trước các thời điểm đến hạn đó để khách hàng cảm thấy được sự quan tâm và nhiệt tình của bạn đối với các vấn đề pháp lý của họ. Nếu không thể hoàn thành trong thời hạn mà khách hàng yêu cầu vì bất kỳ lý do gì, bạn cũng không nên chờ cho đến khi gần hết thời hạn mà khách hàng yêu cầu để báo cho họ mà nên thống báo sớm cho khách hàng biết, để họ có thời gian chuẩn bị nếu cần thiết. Ngay cả trong trường hợp khách hàng không có yêu cầu cụ thể gì về thời điểm hoàn thành công việc thì bạn cũng nên cố gắng hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian hợp lý nào đó theo suy nghĩ thông thường của khách hàng. Điều này không những giúp làm cho khách hàng hài lòng về' bạn, mà còn tránh được trường hợp khách hàng đổi ý hay muốn thay đổi phạm vi công việc pháp lý đã giao hay thậm chí là không muốn công ty luật của bạn tiếp tục thực hiện công việc pháp lý của họ nữa vì bất kỳ lý do gì và còn yêu cầu bạn phải giảm phí dịch vụ pháp lý cho các công việc pháp lý đó. Bên cạnh đó, việc chủ động hoàn thành sớm các công việc pháp lý của khách hàng được giao cũng giúp bạn có thêm thời gian hợp lý để thực hiện công việc pháp lý của các khách hàng khác, tránh trường hợp các khách hàng khác lại có yêu cầu công việc khẩn, cấp nào đó mà bạn lại không có đủ thời gian để thực hiện nhiều công việc pháp lý như vậy cùng một lúc; và

■ Khi giới thiệu dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn cho khách hàng, bạn nên tránh dùng những từ ngữ quá hoa mỹ, có tính chất cường điệu hay so sánh để nói về chúng. Bạn nên nói về' những gì mà bạn tin tưởng rằng công ty luật của bạn có thể làm được tốt nhất cho khách hàng, hãy tự đặt mình vào vị trí của khách hàng để nói về những gì mà khách hàng đang cần từ công ty luật của bạn và những gì công ty luật của bạn có thể cung cấp cho họ, những cái sẽ có lợi cho họ và những người khác mà họ kỳ vọng. Những lời chân thật có chừng mực của bạn sẽ tạo niềm tin cho khách hàng và có khả năng cao là công ty luật của bạn sẽ được khách hàng tin tưởng giao cho các công việc pháp lý quan trọng của họ.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực hành chính của Công ty Luật TNHH Everest

XII- KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ CHO CÔNG VIỆC PHÁP LÝ 

Công nghệ đã tạo nên một cuộc cách mạng thật sự cho nghề luật sư, nó giúp công việc của luật sư ngày càng hiệu quả và chính xác hơn, giảm bớt thời gian của luật sư và mang đến nhiều tiện ích khác nữa. Bạn có thể sử dụng công nghệ và tiện ích của nó vào công việc hằng ngày của mình thông qua các phần mềm, ứng dụng trên máy tính và điện thoại thông minh và nối kết các khách hàng với bạn một cách chuyên nghiệp. Là những công việc tưởng chừng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả vô cùng to lớn mà nhiều khi bạn không thể hình dung ra trước khi làm quen và sử dụng chúng một cách thành thạo. Dưới đây là một số tiện ích mà bạn nên tìm hiểu và sử dụng:

■ Dropbox là một dịch vụ lưu trữ tập tin miễn phí giúp bạn chia sẻ bất kỳ loại tập tin nào của bạn cho khách hàng mọi lúc mọi nơi. Bằng cách lưu trữ tập tin của bạn trên đám mây, tức các máy chủ hoạt động 24/24 của nhà cung ứng dịch vụ máy chủ, bạn sẽ có thể truy cập chúng thông qua internet vào mọi lúc mọi nơi và chia sẻ chúng cho các khách hàng của bạn;

■ Nếu bạn phải tổ chức các cuộc trao đổi qua điện thoại với khách hàng hay giữa các thành viên trong một nhóm nào đó trong công ty luật của bạn, bạn sẽ có thể sử dụng các phần mềm như Teams, Google Meet, Zoom. Các phần mềm này hoạt động rất hiệu quả gần như trên tất cả các loại điện thoại thông minh hiện nay. Nó sẽ có thể giúp bạn kiểm soát những gì mà mọi người có thể nghe thấy;

Nếu bạn đang ở ngoài văn phòng và cẩn sao chụp một tài liệu, các phần mềm sao chụp tài liệu chẳng hạn như Genius Scan hoặc Camscanner có chức năng như là một máy sao chụp bỏ túi nằm gọn trong chiếc điện thoại thông minh của bạn và hoàn toàn có thể giúp bạn chụp và gửi các tài liệu ở định dạng PDF một cách thuận tiện;

Nếu bạn cần một phần mềm chỉnh sửa tài liệu thì phẩn mém Evernote sẽ có thể hỗ trợ bạn làm việc này ngay cả khi bạn đang di chuyển. Nó đồng bộ hóa trực tiếp với đám mây, cho phép bạn truy cập các tập tin ở bất kỳ đâu và thậm chí là chỉnh sửa chúng trên đường bạn di chuyển;

■ Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng miễn phí chẳng hạn như Google Calendar trong Microsoft Outlook để ghi chú các công việc quan trọng bạn cần làm theo các mốc thời gian như ngày, tuần, tháng, năm. Đây được xem là ứng dụng hữu ích cho bạn vì nó có tính năng nhắc nhở qua SMS, email, đồng thời nó cũng tích hợp nhiều dịch vụ khác của Google cho nên bạn vừa có thể dùng chúng vào các việc cá nhân, vừa thích hợp làm việc theo đội, nhóm trong công ty luật của bạn một cách hiệu quả; và

■ Bạn cũng nên tìm hiểu cách sử dụng phẩn mềm Microsoft One Note. Đây là phần mềm được tích hợp trong bộ Microsoft Office 2010 trở đi. Chức năng chính của phần mềm này là giúp bạn tạo các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào mà bạn cần ghi nhớ.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

XIII- KỸ NĂNG CỦA LUẬT SƯ KHI LÀM VIỆC VỚI CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Trong quá trình hành nghề luật sư, việc bạn và các nhân viên của công ty luật của bạn có thể bị một số nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cố tình gây khó khăn không cần thiết trong khi thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng để đòi hỏi một điều gì đó là điều khó tránh khỏi.

Việc gây khó khăn như vậy thường xảy ra trong các trường hợp sau đây:

(i) Trong các văn bản quy phạm pháp luật có một số quy định không rõ ràng dẫn đến việc tồn tại những cách hiểu khác nhau trong việc áp dụng luật giữa nhân viên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và công dân;

(ii)  Có những quy định riêng ví dụ như công văn, hướng dẫn được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành trong nội bộ của họ hay trả lời trực tiếp cho một doanh nghiệp cụ thể nào đó nhưng không được quy định một cách cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước chẳng hạn như luật, nghị định, thông tư, V.V., mà bạn cũng không biết hay sơ ý không kiểm tra kỹ sự tồn tại của nó;

(iii)  Các văn bản quy phạm pháp luật nào đó lại không quy định khung thời gian cụ thể để các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải hoàn tất công việc theo yêu cầu của công dân, và từ đó dẫn đến tình huống thời gian xử lý hồ sơ của khách hàng của công ty luật của bạn vô tình hay hữu ý bị “ngâm” dài hơn mong đợi;

(iv) Có những thủ tục hành chính thật sự không rõ ràng cho nên bạn bị yêu cầu phải điều chỉnh hồ sơ hay cung cấp bổ sung các giấy tờ khác của khách hàng mà thật sự là không cần thiết;

(v) Khi nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật không rõ ràng, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thay vì linh động xử lý theo yêu cầu của công dân hay doanh nghiệp thì họ lại gửi công văn xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan Nhà nước cấp trên của họ, và trên thực tế thời gian để nhận được trả lời thỏa đáng và rõ ràng từ các cơ quan cấp trên của họ nhiều lúc rất lâu làm ảnh hưởng đến công việc của khách hàng của bạn;

(vi) Do sự chồng chéo trong việc phân định thẩm quyền quản lý, có những vấn đề được quy định là thuộc thẩm quyền quản lý của nhiều cơ quan Nhà nước khác nhau nhưng khi bạn yêu cầu các cơ quan Nhà nước đó giải quyết thì nhiều khi họ lại cố tình đùn đẩy trách nhiệm xử lý cho nhau và điều này làm cho bạn không biết đích xác cơ quan Nhà nước nào sẽ là cơ quan đảm nhận công việc pháp lý mà bạn đang làm cho khách hàng của bạn; và

(vii) Có sự thay đổi nhân sự trong các cơ quan Nhà nước tại địa phương trước và sau các dịp bầu cử tại trung ương và địa phương. Vấn đề này cũng ít nhiều làm chậm đi đáng kể việc xử lý các công việc pháp lý của khách hàng vì những người mới được bổ nhiệm cũng cần có một khoảng thời gian nào đó để làm quen với công việc mới.

Đứng trước những tình huống khó khăn như thế, bạn thường sẽ dễ nghĩ đến phương án nhanh nhất là dùng quà cáp hay tiền bạc gì đó để biếu, tặng nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhằm giúp cho công việc pháp lý của khách hàng của bạn được trôi chảy, nhanh chóng và không bị làm khó. Tuy nhiên, phương án này sẽ làm cho bạn và nhân viên của công ty luật của bạn có thể được cho là đã tiếp tay cho hành vi tham nhũng, hối lộ. Nếu bị phát hiện, bạn và nhân viên của công ty luật của bạn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với tội danh đưa hối lộ theo quy định của pháp luật về hình sự mà theo đó bạn và nhân viên của công ty luật của bạn sẽ bị truy tố và sự nghiệp luật sư cả đời của bạn và danh tiếng của công ty luật của bạn có thể bị tiêu tan.

Ngoài ra, một số khách hàng có yếu tố nước ngoài không muốn thỏa hiệp với tham nhũng cho nên họ thường yêu cầu công ty luật của bạn phải ký cam kết không đưa hối lộ cho nhân viên của các cơ quan Nhà nước sở tại dưới bất kỳ hình thức nào và trong bất kỳ trường hợp nào, và hành vi nêu trên của bạn và nhân viên của công ty luật của bạn sẽ có thể vi phạm thỏa thuận này và công ty luật của bạn phải chịu trách nhiệm bồi thường cho khách hàng. Mặc dù vậy, nếu bạn chọn phương án tiếp tục kiên trì đối thoại, làm việc, giải trình với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho đến khi công việc pháp lý của khách hàng được hoàn tất thì công ty luật của bạn lại có thể phải đối mặt với tình huống khách hàng không hài lòng vê tiến độ thực hiện công việc pháp lý của họ. Khi đó, công ty luật của bạn sẽ vừa mất thời gian, công sức, lại vừa có nguy cơ bị khách hàng từ chối trả phí dịch vụ pháp lý, không tiếp tục sử dụng dịch vụ pháp lý hay thậm chí là đòi công ty luật của bạn bồi thường thiệt hại vì họ cho rằng nhân viên của công ty luật của bạn đã thực hiện công việc “không chuyên nghiệp” để bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ngầm hồ sơ của họ quá lâu, hay họ bị phiền hà vì phải chuẩn bị quá nhiều tài liệu, giấy tờ không cần thiết. Đầy thật sự là một trong những khó khăn thử thách mà đòi hỏi quyết tâm cao của bạn khi muốn hành nghề luật sư chuyên nghiệp tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nếu bạn đã quyết định lựa chọn cho mình con đường hành nghề luật sư chân chính và chuyên nghiệp, việc đầu tiên bạn cần phải làm là phải thường xuyên nhắc nhở, khẳng định với nhân viên trong công ty luật của bạn về việc không bao giờ có bất kỳ hành vi “chung chi” nào khi bị nhân viên của các cơ quan Nhà nước làm khó và phải xóa tan trong đầu của họ ý nghĩ về việc công ty luật của bạn sẽ có hành vi không trong sạch nào đó để giải quyết êm thấm những tình huống đó. Công ty luật của bạn cũng cần khẳng định với nhân viên của mình rằng công ty luật của bạn sẽ không duyệt chi bất kỳ chi phí nào có tính chất như vậy cho dù khách hàng có yêu cầu công ty luật của bạn phải làm như vậy hay khách hàng đồng ý chi trả các khoản chi phí đó.

Để hạn chế tình trạng bị gầy khó khăn từ nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, công ty luật của bạn cần nâng cao tay nghề, năng lực chuyên môn, kỹ năng hành nghề cho nhân viên của mình, giao cho những nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận những công việc pháp lý có liên quan đến các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, đồng thời kiểm tra chéo nhiều lần giữa các nhân viên trong nhóm phụ trách về các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của khách hàng chuẩn bị nộp cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để giảm bớt các khe hở trong các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ đó mà dựa vào đó nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có thể làm khó.

Bên cạnh đó, những luật sư phụ trách hồ sơ pháp lý của khách hàng cũng phải kiểm tra thực tế các quy định riêng của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyến ở địa phương để bảo đảm rằng các yêu cầu bổ sung đó nằm ngoài các quy định của pháp luật, nếu có, đã được trù liệu và chuẩn bị đầy đủ trong hồ sơ của khách hàng chưa. Bạn cũng cẩn theo dõi hồ sơ khách hàng đang được xử lý như thế nào để tránh trường hợp hồ sơ bị ngâm quá lâu mà không có lý do chính đáng. Sau cùng, với những công việc pháp lý khó và phức tạp của khách hàng mà theo kinh nghiệm của bạn là sẽ gặp khó khăn khi nộp hồ sơ của khách hàng thì bạn phải dự báo cho khách hàng trước khi nhận công việc pháp lý của họ để khách hàng không bị động trong công việc kinh doanh của họ, không thất vọng về chất lượng cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn.

Chỉ có sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng, sự cắn trọng trong công việc, chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tiễn lầu năm của đội ngũ nhân viên lành nghề, tinh thần đồng đội cao, sự nhẫn nại và thái độ hết lòng vì khách hàng mới mang lại thành công khi phải giải quyết những tình huống khó như vậy. Nếu bạn đồng ý thỏa hiệp với nhân viên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì ngoài rủi ro về trách nhiệm hình sự như trên, bạn cũng vô tình tạo ra một tiền lệ xấu không thể thay đổi được trong công ty luật của bạn, làm hư hỏng đạo đức nghề' nghiệp không chỉ với bạn và nhân viên của công ty luật của bạn mà còn đối với các công chức, viên chức Nhà nước, gián tiếp khiến cho Việt Nam mãi tụt hậu trong công tác hành chính công và công tác phòng chống tham nhũng mà từ đó gián tiếp làm sụt giảm sự tin tưởng vào pháp luật của nhà đầu tư nước ngoài khi họ đầu tư tại Việt Nam.

Xem thêm: Một số kỹ năng mềm trong hành nghề luật sư (phần 1)

XIV- KỸ NĂNG CỦA LUẬT SƯ LÀM VIỆC VỚI ĐẠI DIỆN HOẶC NHÂN VIÊN CỦA KHÁCH HÀNG

Trong quá trình hành nghề luật sư, nhân viên của công ty luật của bạn cũng có thể bị một số nhân viên của chính khách hàng yêu cầu phải trả cho họ tiền hoa hồng phần trăm phí dịch vụ pháp lý để với tư cách là người có thẩm quyền của khách hàng, họ sẽ chấp nhận bảng chào phí dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn cũng như không gây khó khăn cho bạn trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý cho họ. Trong nhiều tình huống, số tiền mà họ đòi công ty luật của bạn phải trả thậm chí còn lớn hơn số tiền chào phí dịch vụ pháp lý của công ty luật của bạn.

Việc thỏa hiệp với nhân viên của khách hàng như vậy, dù mang lại hiệu quả tức thì cho công ty luật của bạn là có thêm các công việc pháp lý của khách hàng, có việc làm cho nhân viên và hơn thế nữa là có thêm doanh thu, nhưng lại để lại những hệ quả khó lường cho khách hàng của công ty luật của bạn. Những hệ quả từ những việc đó chính là chất lượng yếu kém của dịch vụ pháp lý mà công ty luật của bạn cung cấp do nhân viên của công ty luật của bạn bị chi phối phải tư vấn theo định hướng của nhân viên của khách hàng mà không quan tâm nhiều đến các quy định của pháp luật có liên quan, hay đơn giản đó là nhân viên của khách hàng chỉ muốn tạo ra một công việc pháp lý nào đó mà cần phải có luật sư bên ngoài hỗ trợ để họ nhận được tiền hoa hồng và vì thế họ sẽ không chú trọng nhiều đến chất lượng dịch vụ của công ty luật của bạn.

Bên cạnh đó, rủi ro có thể xảy đến đối với khách hàng là họ có thể bị thiệt hại nếu sau đó họ làm theo những tư vấn pháp lý không có chất lượng của công ty luật của bạn. Về phía công ty luật của bạn, do không bị đòi hỏi cao về chất lượng dịch vụ pháp lý cung cấp, nhân viên của công ty luật của bạn sẽ không chú trọng đào sâu nghiên cứu, tìm tòi để cung cấp những tư vấn pháp lý có chất lượng. Điều này vô hình trung làm cản trở sự phát triển, hoặc thậm chí làm cho trình độ chuyên môn của công ty luật của bạn bị thụt lùi. Ngoài ra, việc xuất hóa đơn

thuế giá trị gia tăng trên tổng giá trị của hợp đồng dịch vụ pháp lý ký với khách hàng trong khi trên thực tế bạn phai chi cho nhan vien cua khách hàng một số tiền hoa hồng lớn, lại không có hóa đơn, chứng từ thu chi theo quy định của pháp luật về thuế, sẽ làm cho các khoản chi này không được xem là chi phí được trừ của công ty luật của bạn. Một hệ quả tiêu cực khác là việc chi trả tiền hoa hồng như thế sẽ trở thành một tiền lệ xấu mà công ty luật của bạn phải thực hiện trong tương lai để chiều lòng nhân viên của khách hàng. Điều này sẽ làm mất đi tính minh bạch, sự chuyên nghiệp của công ty luật của bạn và tạo ảnh hưởng xấu và rất nghiêm trọng trong việc mở rộng và phát triển công ty luật của bạn trong tương lai.

Lời khuyên cho bạn trong việc giải quyết vấn đề này là không bao giờ thỏa hiệp với việc trả tiền hoa hồng cho dù trong bất kỳ tình huống nào. Công ty luật của bạn phải tổ chức các khóa huấn luyện nội bộ để huấn luyện cho các nhân viên của công ty luật của bạn biết cách tránh né các đòi hỏi quá đáng của nhân viên của khách hàng một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn có thể cho nhân viên của công ty luật của bạn mời họ dùng cơm thân mật để thay thế cho việc phải chi trả hoa hồng hay có thể tìm cách tặng quà cho họ nhân dịp các ngày kỷ niệm quan trọng của họ hay gia đình họ. Nhiều lúc sẵn sàng hy sinh một vài khách hàng như thế để giữ gìn kỷ cương, đạo đức hành nghề luật sư còn quan trọng hơn việc có thêm doanh thu từ họ.

Xem thêm: Một số kỹ năng mềm trong hành nghề luật sư (phần 3)

Phạm Nhật Thăng - điều phối viên online của Công ty Luật TNHH Everest tổng hợp ((Nguồn tham khảo: "Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề Luật sư" của Luật sư Nguyễn Hữu Phước)