Những vấn đề cơ bản về soạn thảo hợp đồng thương mại

I- Khái quát về văn bản hợp đồng thương mại và yêu cầu đối với việc soạn thảo văn bản hợp đồng thương mại

1- Khái quát về văn bản hợp đồng thương mại

 Theo quy dinh cúa pháp luật,đối với những hợp dồng duợc ký bang vǎn ban, hình thức của hop đông thương mại có thể bằng vǎn bán hay hình thức khác có giá trị tương đương văn bản nhu telex,fax,thông diêp dữ liệu... Tuy nhiên, vǎn bản hợp đồng thương mại được nghiên cứu trong phân này được hiểu là hình thức văn bản ghi nhận toàn bộ các nội dung điểu khoản đã được các bên thoa thuan và thông nhất trong quá trình dàm phán.Do vây,có thể đinh nghĩa:“Văn ban hợp đồng thưong mai là hình thúc pháp lý ghi nhận nội dung thỏa thuận vể quan hệ thương mại được thiết lập giữa các bên, trong đó quy định cụ thể quyên và nghĩa vụ của mỗi bên bằng các diêu khoan hop dông”. Vǎn ban hop dong thuong mai có các dǎc diêm pháp lý sau dây:

(i) Về bản chất:

Vǎn ban hợp đông thương mại là hình thức ghi nhận toàn bộ sự thỏa thuận, thống nhất ý chí cúa các bên vê một quan hê thưong mai;

(ii) Về nội dung:

Văn ban hợp đồng thương mại bao gồm các điêu khoản ghi nhận nội dung cam kết thực hiện quan hệ thưong mai duoc thiet lap theo thoa thuan cúa các bên;

(iii) Về hình thức

Văn ban hợp đồng thương mại dù ở dạng văn bản viết hay thông điệp dữ liệu, cũng bao gồm một sô thông tin co ban duợc trình bày theo môt trật tu hop lý,dó là các thông tin: quôc hiêu (dôi vói hop dông thuong mai nôi dịa), ngày, tháng, năm ký kết, tên họp đồng,số của hợp dồng. cǎn cứ ký kết hợp đồng, thông tin về chủ thể(các bên)ký kết hợp đông, các diêu khoản ghi nhận sự thỏa     thuận, bao gồm cả diêu khoan vê thi hành hop dồng, dai diên hop pháp của các bên(ký dóng dấu)

(iv) Về hiệu lực (hay giá trị pháp lý)

Vān bản hợp dồng thuơng mai hop pháp có giá tri bắt buoc thuc hiên do vói các bên, tri khi hop dong do bi huy bỏ,dinh chi hay sua dổi theo thỏa thuan của các bên hoǎc theo quy dinh của pháp luật.

2- Yêu cầu đối với việc soạn thảo văn bản hợp đồng thương mại:

Khi soan thao vǎn ban hop dong thuong mai, vê nôi dung vǎn bản,cân bao dam các yêu câu:

• Noi dung cua hop dong phai phù hop vói tên goi cua hop dong
• Nôi dung vǎn ban phai thê hiện dây du các nội dung dã dược các bên thỏa thuận và thong nhat trong các phiên dàm phán; Thoa thuan cua các bên trong họp đồng phai họp pháp (không trái pháp luật);
• Nôi dung họp dông phai du liêu duoc các van dê có thể phát sinh trong quá trình thuc hiên hop dông để tu dó dua ra các biên pháp phòng chống rúi ro...
• Cân có nội dung thỏa thuận vê giá tri pháp lý cua các vǎn ban thoa thuan truóc họp dông, sau khi họp đông chính thức đuợc ký kết (Bản ghi nhớ, thỏa thuận trung gian).

Các yêu câu vê hình thức của hợp đong thuong mai:

• Cần có đầy đủ các thông tin về quốc hiệu (đối với hợp đồng thương mại nội địa), ngày, tháng, năm ký kết, tên họp dông,sốcúa hợp đông,cǎn cú ký ket họp dông,thông tin vê chu thể (các bên) ký ket hop dông,các diêu khoan ghi nhân sự thóa thuận, bao gồm cả điêu khoản vê thi hành hop dông, dai diên hop pháp cua các bên (ký,đóng dấu);
• Sáp xep,trình bày các diêu khoan hop dông theo một trình tự hợp lý, lôgíc;
• Các điểu khoân của hợp đồng và ngôn ngữ hop dong phái rōràng, cụ thể dễ hiểu và đơn nghĩa.

II- Một số vấn đề về mẫu hợp đồng và hợp đồng mẫu

Mẫu hợp đồng là hợp đồng do các chuyên gia lập ra,mang tính giả định, dự liệu, hướng dẫn, có ý nghĩa tham khao cho các bên trong đàm phán và soạn thảo hợp đong.Tuy nhiên, hop dong duoc ký ket trên nguyên tác tự do thỏa thuận và thống nhát ý chí,do đó, nội dung của mỗi hợp đổng cụ thể trong thực tế luôn có sự khác nhau. Sự cá biệt hóa này phụ thuộc vào ý chí cúa các bên và đòi hỏi thực tiễn của viêc mua bán mỗi loại hàng hóa, dịch vụkhác nhau,trong các diêu kiên, hoàn canh,thòi diểm khác nhau. Dặc biêt là phai xác đinh (dự liệu) nhung rúi ro kinh doanh nào có thê xuất hiên trong các giao dich cúa doanh nghiêp dể loại bo hay giam thiểu nhũng rúi ro đó bằng việc sử dung các diêu khoán hợp đồng. Điêu này các hợp đồng mẫu thường ít khi để cập và không thể để cập. Ví dụ: khi mua hàng hóa, phải du liêu dến cả những tình huống hiếm khi xảy ra: hàng giá, hàng nhái;tình huống bất kha kháng trong quá trình vân chuyên,giao,nhận hàng hóa; sự thay đổi chính sách, pháp luật trong quá trình thực hiên hop dông,kha nǎng thay đổi chu thê hop dông và chuyên giao nghĩa vụ... Do vậy, không thể có một mẫu hợp đổng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặc thiếu đối vói một thuong vu cu thể.Doanh nghiệp phai hiệu chính cho phù họp theo ý muon cúa hai bên, không nên lạm dụng mẫu hợp đổng, chỉ điển một vài thông số và hoàn tất ban dự thao hợp đồng.

Hợp đồng mẫu hoặc hợp đồng theo mẫu là những hợp đồng được soạn sẵn, với nhiểu điểu khoan có tính chât là diêu kiên giao dich chung, thậm chí một bên ký sẵn, bên kia chỉ cần đọc, ký là hình thành hợp đồng. Hợp đồng mẫu thường được sử dụng trong truòng hop cung cǎp sàn phám, dich vu hàng loạt với cùng một điều kiện như nhau,như hợp đồng dịch vụ sử dụng điện hay dich vu diên thoai...

III- Cách thức soạn thảo văn bản hợp đồng thương mại

1- Soạn thảo phần mở đầu của văn bản hợp đồng thương mại

Phân mở dâu của vǎn bân họp dòng thuòng mai là phàn nōi dung dâu tiên cúa vǎn ban hop dông, tính dén truóc khi bát dâu Ðiêu 1. Thông thuòng,phân này bao gôm thông tin vê quốc hiêu, ký ket hop dông,thông tin vê chu thê(các bên) ký ket hop dong.

(i) Quốc hiệu:

Đối với hợp dông ký giua các tô chúc,cá nhân trong nuoc,vǎn ban hop dông thuong bát dâu bang dòng ghi quốc hiệu: “Cộng hòa xa hoi chu nghīa Viêt Nam - Ðôc lap- Tựdo-Hanh phúc”.Diêu này thê hien tính nghiêm túc,tôn trong nhà nuoc và pháp luât, dông thoi thê hien su thua nhân và bao ho cúa Nhà nuoc dôi vói thoa thuan hop pháp cua các bên, cho dù thoa thuân dó không phai là quy dinh pháp luat do nhà nuớc ban hành. Nhũng giá tri này khó thê hiên khi hop dông dưọc ký ket giũa thưong nhân trong nước và thương nhân nuoc ngoài, boi khi đó có sự hiện diện của nhiêu quốc gia khác nhau. Do dó, nêu là hợp đồng thương mại ký kết với thương nhân nuớc ngoài thì thường không ghi quốc hiệu trong phân mở đẩu của hợp đồng.

(ii) Tên của hợp đồng:

Tên họp đông thường được đặt phù hop với bản chất của quan hệ thương mại và thường được viết sau phân quốc hiệu, ví du: hợp đông mua bán hàng hóa, hop dông dại lý thương mại, hợp đồng nhượng quyên thương mại, hợp đồng uy thác mua bán hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa... Ngoài ra,có thể lựa chọn cách đặt một tên chung, như hợp đông thương mai,hop đông cung ứng dịch vụ. Tên gọi này có thể dùng chung cho tất ca hop dông thuong mai hay tất ca quan hệ cung ứng dịch vụ khác nhau.

Cần lưu ý rằng, một thời gian dài trước đây,khi Pháp lênh Hợp đổng kinh tế năm 1989 còn hiệu lực (1989 - 2005), các hợp đổng trong hoạt động kinh doanh, thương mại thuòng duge goi chung và đặt tên chung là “hợp đồng kinh tế”. Thói quen này vẫn tiếp tục tổn tại ở một bộ phận doanh nghiệp, ngay cả khi Pháp lệnh Hợp đổng kinh tế hết hiệu lực đã nhiểu năm và thay vào dó là sự thay đổi căn bản trong điểu chỉnh pháp luật đối với quan hệhọp đồng ở Việt Nam. Xét vể hậu quả, tên gọi của hợp đổng không trực tiếp hàm chứa nguy cơ nào, song có thể gây nhẩm lẫn trong việc áp dụng pháp luật trong ký kết và thục hiện hợpđồng. Do vậy, giải pháp hợp lý nhất là sử dụng tên gọi của hợp đồng phù hợp với pháp luât Viêt Nam hiện hành.

(iii) Số/ ký hiệu của hợp đồng:

Việc đánh số cho hợp đồng thuơng mại là cần thiết để cá biệt hóa quan hệ hợp đổng, thuận tiện trong thực hiện hợp đổng và các giao dịch khác có liên quan, khi mà giao dịch hợp đồng là công việc thường xuyên của thương nhân. Kèm theo số thứ tự, ký hiệu của hợp đổng cũng được sủdụng để nhận diện nhanh loại quan hệ hợp đổng, năm ký kết hợp đồng, ví dụ số: 01/2008/HĐMBHH (hợp đồng mua bán hàng hóa số 01, năm 2008) hoặc số: 01/HĐGV- DA.A (hợp đổng góp vốn dựán A)...

Số của hợp đồng thường được đánh theo thú tu theo dõi cua một trong các bên và được thực hiện theo hoạt động hành chính, văn thư lưu trữ của thương nhân, ít khi do đoàn đàm phán quyết định trục tiếp.

Vị trí lý tưởng nhất để đặt số/ký hiệu hợp đồng là ở giữa và dưới tên của hợp đổng. Một số thương nhân chọn cách để tên thương nhân soạn thảo ở góc trái văn bản, cùng hàng với quốc hiệu và viết số/ký hiệu hợp đồng ở góc trái, dưới tên thương nhân. Cách soạn thảo này đúng và đẹp đối với một văn bản do một thương nhân ban hành, song sẽ gây ý kiến tranh luận nếu sử Dụng cho vǎn bản hop dòng và có thě làm dǒi tác khóng hài lòng do toàn vǎn bàn họp dồng dược thiết lập bởi y chí cúa các bén và đā do đại diên cùa hai bèn xác nhán ở cuối vǎn bản hop dồng thương mại.

(iv) Căn cứ ký kết hợp đồng:

Cǎn cứ ky két hop dồng là cơ sở hợp pháp cho những thòa thuân cùa các bên, đó là: vǎn bàn pháp luật hiên hành, phạm vi hoạt dông của các bên.Trong thuc té, do các bên có thói quen soạn thảo cả cǎn cú ký kết và cǎn cú thuc hiện hợp đồng nên đã bổ sung căn cứ về nhu cầu và khà nǎng của các bên.

Cǎn cu pháp ly dê các bên ky két hop dong thuong mai hiên nay có thể bao gồm các văn bản pháp luật về hợp đồng: Bộ luât Dân sự năm 2015, Luật Thương mại năm 2005, sửa đổi, bổô sung năm 2017, 2019, các luật chuyên ngành khác nhu Luật Kinh doanh bảo hiểm năm 2000, sửa đổi, bổ sung năm 2010, 2019, Luật Xây dựng năm 2014, sửa đổi, bổ sung năm 2016,2018,2019, Luật Chuyên giao công nghệ năm 2017, Luật Doanh nghiệp năm 2014... Việc sử dụng một, một số văn bản trên đây phụ thuộc vào bản chất, chủ thể của quan hệ thương mại.

Truờng hợp hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, một bên không phải là thương nhân thì Luật Thương mại năm 2005 là căn cứ ký kết hợp đồng nếu được bên không phải là thương nhân lựa chọn.

Trường hợp các bên của hợp đồng đều là thương nhân, thiết lập quan hệ thuộc phạm vi điểu chỉnh của Luật Thương mại thì đương nhiên phải căn cứ vào Luật Thương mại. Ngoài Luật Thương mại năm 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2019 nếu các bên có hay không bổ sung Bộ luật Dân sự năm 2015 vào căn cứ ký kết cũng đểu được, vì thực tế với cả hai giả thiết, cơ quan tài phán vẫn sử dụng Bộ luật Dân sự năm 2015 nếu tranh chấp xảy ra liên quan đến một nội dung mà Luật Thương mại năm 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2019 không quy dinh.

Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng: đây là thông tin có ý nghĩa xác định thời điểm hợp đồng thuong mai duoc xác lap chính thức. Trong trường hợp không có thoa thuận khác,ngāy. tháng, năm ký kết hợp đồng cho phép xác dịnh thời diếm hiệu lực của họp đông. Về vị trí, ngày, tháng, năm ký kết họp dồng có thể đặt ở một trong ba vi trí:

• Ở bên phai của vǎn ban và phía dưới phần ghi quốc hiệu
• Ở sau phân cǎn cứ ký két và truớc phân thông tin vê chủ thể cua hop dông
• Ở bên phai cúa vǎn ban,sau diêu khoan cuối cùng và trước phân dai diên các bên ký, đóng dáu.

(v) Thông tin vê các bên:

phân này ghi nhận thông tin cân thiết vê các bên ký kết hop dông,có ý nghia xác dinh: chú thể có trách nhiệm thực hiện các cam kết tại văn bản hop dông, dia chỉ giao dịch và liên lạc cúa các bên, nguoi dai diên ký ket hop dông, dia chi thanh toán thông qua tài khoan và một số nôi dung khác có liên quan. Do dó,các muc cu thể cân soan thao bao gôm:

• Tên công ty (hoǎc cá nhân, tổ chức khác);
• Tru so, số diên thoai,số fax;
• Số tài khoan (ghi rõ ngân hàng nơi mở tài khoản);
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (số, nơi cấp - mục này không cần nếu không phai là thuong nhân);
• Nguời đại diện (tên, chức vu, giấy uy quyên sô);

2- Soạn thảo phần nội dung của hợp đồng thương mại

Nội dung của hợp đồng thương mại bao gồm các điều khoản ghi nhận sự thỏa thuận của các bên về quan hệ thương mại được thiết lập từ điều 1 đến điều cuối cùng.

Một số thao tác cơ bản để soạn thảo phần nội dung của hợp đồng:

• Đánh số thứ tự cho từng khoản: ví dụ Điều 1, Điều 2, Điều 3, Điều 4

Trong mỗi điều khoản, nên đánh thứ tự cho mỗi thỏa thuận thuộc điều khoản, ví dụ: Điều 1 có 1.1. 1.2, 1.3..., Điều 2 có 2.1, 2.2, 2.3 ... 

• Đặt tên cho mỗi điều khoản theo vấn đề thỏa thuận, ví dụ: đối tượng, giá cả, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, quyền và nghĩa vụ của bên mua, giải quyết tranh chấp..
• Nên có một điều khoản định nghĩa hay điều khoản hay thích từ ngữ (đối với những hợp đồng phức tạp, nhiều thuật ngữ kỹ thuật, chuyên ngành)
• sắp xếp các điều khoản theo một trật tự lôgics

Về nguyên tắc, giá trị của các điều khoản trong cùng một hợp đồng đều như nhau, không phụ thuộc vào vị trí, thứ tự của điều khoản đó. Tuy nhiên, việc sắp xếp theo một thứ tự hợp lý giúp các bên kiểm soát một cách tốt nhất các nội dung đã thỏa thuận để đưa vào hợp đồng cũng như kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng sau này, Để lựa chọn được một trật tự hợp lý, cần biết rằng, các điều khoản của một hợp đồng thường được sắp xếp theo 3 nhóm:

Nhóm 01 (các điều khoản ở vị trí đầu): gồm những điều khoản đặc trưng của quan hệ thương mại. Các điều khoản đặc trưng của quan hệ thương mại. Các điều khoản thuộc nhóm này cũng đòi hỏi một thứ tự nhất định. Ví dụ, các điều khoản thuộc nhóm đầu của một hợp đồng mua bán hàng hóa: đối tượng (loại hàng hóa, số lượng, chất lượng), giá cả, địa điểm và phương thức giao nhận, thời hạn và phương thức thanh toán. Nếu chưa thỏa thuận mua bán cái gì, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào mà đã thỏa thuận giá cả, thanh toán thì coi như sự sắp xếp đó là không hợp lý.

Nhóm 02 (các diêu khoàn ở vi trí cuói):gōm nhūng diêu koan chung,có thê xuat hien ở moi hop dong vói noi dung tuong tu nhau, ví du: phat vi pham và bôi thuòng thiệt hai,giai quyét tranh chap thuong mai, diêu khoan thi hành, trong dó, diêu khoán thi hành thường ở vị trí cuối cùng.

Nhóm 03 (các diêu khoan còn lai, ở vi trí giua và không cân thiêt phai cân nhác thứ tu cúa các diêu khoan trong cùng một nhóm này),ví du: quyên và nghĩa vụ cúa bên A, quyên và nghīa vụ của bên B, trường hop bat kha kháng, chuyển quyền sở hũu hàng hóa,chuyên rui ro dôi vói hàng hóa,thay dôi huy bo, cham dút hợp dông...

3- Soạn thảo phần kết thúc của hợp đồng thương mại

Phân ket thúc cua hop dông thuong có các diêu khoan có thể lặp lại tương tự nhau o tat ca các hop dông thuong mại.

(i) Điêu khoan trách nhiệm vật chất do vi phạm hợp đồng: cân thỏa thuận rõ vể các chế tài phạt vi phạm hợp đổng và/hoặc chếtài bôi thường thiệt hại. Trong hợp đổng thương mai,chế tài phat vi phạm hợp đổng thương mại chỉ được áp dụng khi hợp đồng có thóa thuận loại chế tài này. Nếu cǎn cứ ký kết là Luat Thưong mai nǎm 2005,sua dôi,bô sung nǎm 2017,2019 thì múc phat tôi đa đưoc phép thoa thuân là 8% giá tri phân hop đông bị vi pham. Nếu căn cứ ký kết là Bộ luật Dân sự năm 2015 thì múc phạt này không bị giới hạn, phu thuoc theo thoa thuân cúa các bên.

(ii) Điều khoân thi hành: cần ghi rổ số trang cua hop dông,sốbân gốc, số lượng bằn mỗi bên nắm giữ và giá trị pháp lý của các bản gốc dó.

(iii) Đại diện hợp pháp của các bên ký, dóng dấu và nên ký nháy vào tất cả các trang của hợp đồng. Lưu ý rằng:dáu không quan trọng bằng chữ ký, vì pháp luật Việt Nam quy định họp đồng có hiệu lực kể từ khi bên sau cùng ký vào vǎn ban hop đông.

 IV- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực pháp …. được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.