Quản lý pháp lý doanh nghiệp (Enterprise legal management)

1- Khái lược về quản lý pháp lý doanh nghiệp

Quản lý pháp lý doanh nghiệp (Enterprise legal management, ELM) được phát triển trong những năm 1990 nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp về trách nhiệm giải trình, tính minh bạch và khả năng dự đoán. Nó sử dụng phần mềm để quản lý các tài liệu pháp lý nội bộ và quy trình công việc, thanh toán và lập hoá đơn điện tử cũng như hướng dẫn việc ra quyết định thông qua báo cáo và phân tích.

Vẫn là một thuật ngữ đang phát triển, ELM là một nguyên tắc quản lý được công nhận và là mục tiêu chiến lược của cố vấn chung. Một số người đã lập luận rằng ELM thuộc phạm trù rộng hơn về quản trị doanh nghiệp, rủi ro và tuân thủ (Governance, Risk, and Compliance - GRC); những người khác cho rằng ELM và GRC là những thực thể riêng biệt trong một phạm vi liên tục.

Các công nghệ riêng biệt nhưng có liên quan bao gồm quản trị thông tin, khám phá điện tử, lưu giữ pháp lý, quản lý hợp đồng, thư ký công ty và thông tin liên lạc của ban giám đốc. Phần mềm ELM có thể tích hợp một số hoặc tất cả các thành phần này.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Phát triển mang tính lịch sử

[a] Quản lý thực hành sớm

Quản lý hành nghề luật đề cập đến khía cạnh kinh doanh của việc điều hành một công ty luật hoặc nhóm pháp lý nội bộ. Các thành phần bao gồm kinh tế, giao tiếp và quản lý nơi làm việc, đạo đức và dịch vụ khách hàng.

Trong lịch sử, chi tiêu pháp lý của doanh nghiệp được coi là một “hộp đen” với khả năng dự đoán và tính minh bạch hạn chế, khiến nhóm pháp lý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân tích sự khác biệt về hiệu quả và chi phí giữa các công ty bên ngoài hoặc so sánh hiệu quả hoạt động của công ty với cố vấn đã thuê trước đó.

[b] Chuyển đổi và áp dụng sớm

Một số yếu tố đã dẫn đến sự chuyển đổi từ các giải pháp truyền thống, công nghệ thấp sang ELM, đáng chú ý nhất là sự mở rộng của Internet trong những năm 1990 và sự phát triển tiếp theo của nền tảng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (Software as a service - SaaS). Trong các bộ phận pháp lý, các yếu tố bao gồm rủi ro tuân thủ quy định lớn hơn, ngân sách nhỏ hơn và yêu cầu của thành viên hội đồng quản trị về trách nhiệm giải trình, khả năng dự đoán và tính minh bạch cao hơn.

Theo thời gian, nhu cầu về thông tin ngân sách, bao gồm các số liệu như tỷ lệ chi tiêu hợp pháp trên tổng doanh thu doanh nghiệp, đã mở rộng ra ngoài phạm vi thành viên hội đồng quản trị và bao gồm cả các bên liên quan khác. Các bộ phận pháp lý doanh nghiệp được định vị là biên giới tiếp theo về hiệu quả và quản lý rủi ro của doanh nghiệp, đồng thời được khuyến khích hoạt động như một đối tác kinh doanh thực sự. Điều này tạo ra áp lực giảm chi phí và khi có thể sẽ tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp lớn hơn.

Quy mô và trách nhiệm đa dạng của các phòng ban đã tạo ra nhiều nhu cầu quản lý thực hành. Một bộ phận pháp lý với một số ít luật sư nội bộ có thể giám sát hàng nghìn vụ việc do luật sư bên ngoài quản lý, trong khi một bộ phận pháp lý nội bộ lớn có thể xử lý hầu hết các vụ việc nội bộ. Các phòng ban nhỏ hơn tập trung vào việc quản lý quy trình làm việc, cộng tác và quản lý chi tiêu; các phòng ban lớn hơn có nhu cầu lớn hơn về quản lý vấn đề nội bộ, sử dụng luật sư và quản lý tài liệu.

Sự chuyển đổi điện tử đầu tiên là các ứng dụng quản lý vấn đề chung, thay thế các tập tin giấy làm hệ thống hồ sơ.

[c] Chuyên môn hóa và mở rộng

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ban đầu không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của bộ phận pháp lý. Chi phí pháp lý bên ngoài đặt ra những thách thức quản lý đặc biệt do mô hình tính lương theo giờ và yêu cầu lao động không thể đoán trước. 
Chuyên môn hóa phần mềm quản lý vấn đề tích hợp và phần mềm thanh toán nội bộ hiện có. Sự tích hợp này mang lại cơ hội đáp ứng nhu cầu quản lý về tăng cường liên lạc và thông tin từ các bộ phận pháp lý của công ty. Cuối cùng, nó còn mở rộng hơn nữa để kết hợp thông tin pháp lý với các bộ phận tài chính, tuân thủ và quản lý rủi ro.

Những phát triển này cũng gây ra rủi ro cho việc quản lý thông tin trên toàn doanh nghiệp. Phần mềm chuyên dụng có thể tạo ra xung đột giữa các giải pháp doanh nghiệp trên toàn công ty và hệ thống ELM của các bộ phận pháp lý nội bộ. 

Ngoài ra, việc duy trì bảo mật dữ liệu đã và vẫn là mối quan tâm hàng đầu, đặc biệt đối với các nền tảng ELM dựa trên SaaS. Một trong bốn giám đốc pháp lý (Chief legal officers - CLO) đã báo cáo vi phạm dữ liệu trong giai đoạn 2013–15, trong đó ngành chăm sóc sức khỏe đặc biệt dễ bị tổn thương.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

3- Phần mềm ELM

Việc mở rộng ELM như một chiến lược quản lý thực hành được thúc đẩy bởi sự phát triển của phần mềm ELM. Ngược lại, sự tăng trưởng đó có thể thực hiện được thông qua việc mở rộng Internet và áp dụng nền tảng SaaS trên nhiều ngành công nghiệp. Tổng doanh thu của tất cả các nhà cung cấp SaaS đã tăng tốc trong những năm 2010, với việc Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế (The International Data Corporation, IDC) dự báo doanh thu sẽ tăng từ 22,6 tỷ USD lên 50,8 tỷ USD trong giai đoạn 2014 - 2018.

Phần mềm ELM chủ yếu hỗ trợ quản lý vấn đề và thanh toán điện tử, với các phân tích và báo cáo có nguồn gốc hướng dẫn quy trình kinh doanh của bộ phận pháp lý. Tính đến năm 2013, mức độ trưởng thành của ngành được coi là phổ biến sớm, với mức độ thâm nhập thị trường dưới 20%.

Một báo cáo của Blue Hill Research cho biết các động lực kinh tế đã khuyến khích việc áp dụng, với lợi tức đầu tư trung bình là 766%; mức chi tiêu trung bình giảm 4,5% nhờ xử lý tự động và từ chối các hóa đơn không phù hợp; và mức giảm chi tiêu định kỳ hàng năm trung bình là 4% nhờ sử dụng phân tích để hỗ trợ quản lý chi tiêu theo hướng dữ liệu.

Các biến số ảnh hưởng đến việc mua phần mềm ELM bao gồm các cân nhắc về loại giấy phép, phạm vi sử dụng, bảo trì và hỗ trợ, vị trí cài đặt và tính phí giấy phép. Các nhà cung cấp áp dụng nhiều phương thức cấp phép khác nhau, không có mô hình nào có lợi thế hay bất lợi. Các thành phần của phần mềm ELM:

[a] Quản lý vấn đề

Quản lý vấn đề bao gồm việc lưu trữ và truy xuất tất cả dữ liệu liên quan đến các vấn đề do bộ phận pháp lý xử lý, bao gồm việc tạo, sửa đổi, phê duyệt và sử dụng các tài liệu pháp lý. Quản lý vấn đề được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác tài liệu trong nội bộ và với cố vấn bên ngoài. 
Trong các vấn đề pháp lý phức tạp như kiện tụng sai lầm hàng loạt, phần mềm ELM cung cấp khả năng quản lý vấn đề như tải hóa đơn lên hàng loạt để đẩy nhanh quá trình xem xét và phê duyệt.

[b] Thanh toán điện tử

Thanh toán điện tử cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho các hóa đơn và hóa đơn hợp pháp cũng như một phương pháp phân phối các hóa đơn đó một cách an toàn để xem xét và thanh toán. Phần mềm ELM tích hợp với phần mềm thanh toán điện tử nội bộ thông qua định dạng Tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử hợp pháp (The Legal Electronic Data Exchange Standard - LEDES), đã chuẩn hóa việc truyền dữ liệu pháp lý. 

Sự phát triển của LEDES vào cuối những năm 1990 đã được bổ sung bằng việc tạo ra Hệ thống quản lý dựa trên nhiệm vụ thống nhất (Uniform Task-Based Management System - UTBMS) của Hiệp hội luật sư Mỹ (The American Bar Association) để thiết lập mã hóa nhất quán các dịch vụ của luật sư bên ngoài.

Thanh toán điện tử tự động xem xét các lỗi tuân thủ, phân bổ đến các trung tâm chi phí và định tuyến để phê duyệt. Nghiên cứu độc lập cho thấy rằng nó làm giảm chi phí bằng cách giảm chi phí lao động thủ công và giấy. 

[c] Phân tích và quản lý quy trình kinh doanh

Dữ liệu quản lý vấn đề và thanh toán điện tử do phần mềm ELM thu thập được sử dụng để tạo báo cáo và cung cấp các phân tích ảnh hưởng đến việc quản lý quy trình kinh doanh trong các bộ phận pháp lý.

Theo khảo sát của Gartner, CLO ngày càng tập trung vào việc tuân thủ quy định, sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan cũng như quản lý rủi ro. 
Những nỗ lực nhằm giảm chi tiêu pháp lý tập trung vào việc giảm chi phí luật sư bên ngoài, đạt được thông qua đàm phán về các thỏa thuận phí thay thế, tăng cường sự phụ thuộc vào luật sư nội bộ và sự hội tụ của luật sư bên ngoài. Việc sử dụng phí cố định cho toàn bộ vấn đề đã tăng từ 12 lên 20% trong giai đoạn 2013–15, với các bộ phận pháp lý lớn hơn—những người phục vụ các công ty có doanh thu hàng năm ít nhất 4 tỷ USD—có khả năng sử dụng cơ cấu phí cố định cao hơn gấp đôi so với các công ty có doanh thu hàng năm dưới 100 triệu USD.

Các bộ phận pháp lý sử dụng phân tích để thông báo các quyết định dự báo và lập ngân sách này, với việc lựa chọn các công ty luật bên ngoài dựa trên sự cân bằng giữa chi phí và hiệu quả hoạt động của luật sư. 
Dữ liệu lịch sử thanh toán nội bộ và điểm chuẩn của ngành xác định xu hướng và sự khác biệt giữa các nhà cung cấp cũng như mức phí trung bình liên quan đến các loại vấn đề. Một số nhà cung cấp phần mềm ELM cung cấp số liệu so sánh được thu thập từ người đăng ký. 

Những phát triển gần đây trong phần mềm ELM bao gồm việc sử dụng máy học và trí tuệ nhân tạo để dự đoán chi phí khiếu nại. Những loại dự đoán này nhằm mục đích giảm tỷ lệ kết hợp của công ty bảo hiểm bằng cách thúc đẩy việc giải quyết sớm đối với các yêu cầu bồi thường có khả năng mang lại chi phí lớn hơn mức trung bình. Các nhà cung cấp ELM đưa ra những tuyên bố mang tính dự đoán này bao gồm LSG, Jalubro và Thomson Reuters. Dữ liệu ban đầu về lợi tức đầu tư của phân tích dữ liệu dự đoán cho thấy mức giảm chi tiêu pháp lý trung bình là 6-11%.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Quản lý pháp lý doanh nghiệp (Enterprise legal management) được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Quản lý pháp lý doanh nghiệp (Enterprise legal management) có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.