10 quy trình thường sử dụng khi cung cấp dịch vụ pháp lý

I- QUY TRÌNH TỔ CHỨC BUỔI LÀM VIỆC, TIẾP XÚC VỚI KHÁCH HÀNG

Làm việc với khách hàng là một khâu quan trọng có ảnh hưởng lớn đến kết quả của quá trình tư vấn. Một nghiên cứu của Mỹ đã cho thấy, tỷ lệ hài lòng của khách hàng với luật sư liên hệ nhiều đến chất lượng mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng hơn là với kết quả công việc mà luật sư mang lại.

Thế nhưng đưa ra quy tắc, công thức hoặc quy trình để luật sư tổ chức một buổi làm việc với khách hàng có thể là “máy móc”. Thực tế, nhiều buổi làm việc giữa luật sư và khách hàng vẫn hiệu quả, mà không nhất thiết phải chú trọng quá vào những “khuôn mẫu” có sẵn. Tuy nhiên, so với buổi gặp mặt trao đổi công việc thông thường, mối quan hệ giữa khách hàng và luật sư vẫn có những đặc thù, do đó việc chuẩn bị trước và chú ý các bước trong Quy trình làm việc với khách hàng, sẽ giúp luật sư thực hiện buổi làm việc, tiếp xúc, trao đổi khách hàng có hiệu quả hơn.

II- QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN

Quy trình đàm phán đề cập đến quá trình từ chuẩn bị đến trực tiếp đàm thoại giữa người với người, trên tinh thần hợp tác, từ đó các bên cân nhắc và cân bằng các phương án về lợi ích, thương lượng để tìm ra đáp số chung, nhằm đi đến một quyết định. Theo đó, cả hai đều thắng, đều hài lòng với cái mà mình có được và đều cho rằng đã đạt được mục tiêu. Việc tiếp tục thực hiện những gì đã được thỏa thuận và mở ra một sự hợp tác bền vững trong tương lai. Đàm phán gồm hai giai đoạn chính là chuẩn bị đàm phán và đàm phán chính thức.

III- QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU HỒ SƠ PHÁP LÝ

Nghiên cứu hồ sơ pháp lý là công việc mà luật sư phải thường xuyên thực hiện. Hồ sơ vụ việc có thể chỉ một số trang nhưng cũng có thể lên đến hàng nghìn trang. Thiếu quy trình, phương pháp nghiên cứu hồ sơ pháp lý một cách khoa học, luật sư sẽ mất nhiều thời gian, công sức, không đạt được các mục tiêu nghiên cứu hồ sơ, từ đó có thể không đảm bảo được kết quả, hiệu quả công việc. Quy trình nghiên cứu hồ sơ pháp lý có thể được tham khảo đề sử dụng trong đa số các vụ việc, nhưng có thể được giản lược, tùy vào tính chất phức tạp của vụ việc.

IV- QUY TRÌNH VIẾT PHÁP LÝ

Quy trình viết pháp lý nên tuân thủ theo 04 giai đoạn: [1] Phân tích bối cảnh tư vấn (nhận diện mối quan tâm của khách hàng; phân tích các vấn đề pháp lý liên quan, các dạng soạn thảo phù hợp cho từng bối cảnh tư vấn, nghiên cứu về các vụ việc tương tự...); [2] Dự thảo cấu trúc nội dung (theo phương pháp IRAC: I - Issue: xác định các vấn đề pháp lý cần giải quyết; R - Rules: Các quy định pháp luật có liên quan; A - Analysis/Application: Phân tích và áp dụng pháp luật; C - Conclusion: Kết luận); [3] Dự thảo chi tiết văn bản pháp lý (kết hợp giữa thực tiễn liên quan với pháp luật một cách rõ ràng và ngắn gọn và nên áp dụng phương pháp IRAC); [4] Biên tập: Bản thảo đầu tiên; Bản thảo được xử lý đầu tiên; Bản thảo hợp nhất nhận xét của khách hàng; Bản thảo được gửi cho các bên... Phiên bản cuối cùng).

V- QUY TRÌNH TƯ VẤN PHÁP LUẬT

Quy trình tư vấn pháp luật hiệu quả nên là: [1] thu thập thông tin, hiểu được toàn bộ bối cảnh câu chuyện; [2] luật sư đã có thể tự có được nhận định và kết luận sơ bộ về sự việc; [3] đánh giá được tính chất và dự kiến được khối lượng công việc, thời gian và nhân sự để xử lý công việc, để có cơ sở để chào phí dịch vụ tư vấn; [4] nghiên cứu một cách kỹ lưỡng và thấu đáo hồ sơ của khách hàng, xác định vấn đề pháp lý của vụ việc; [5] tìm ra các câu hỏi pháp lý của hồ sơ, đó là quy định của luật pháp, án lệ...; [6] sau khi phân tích vụ việc, đối chiếu với các quy định của pháp luật và án lệ, luật sư đã nhìn thấy được các giải phảp có thể áp dụng cho trường hợp của khách hàng. 

VI- QUY TRÌNH SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ HIỆU CHỈNH HỢP ĐỒNG

Quy trình soạn thảo hợp đồng gồm: thực hiện soạn thảo hợp đồng từ đầu và thực hiện soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ.

Quy trình soạn thảo hợp đồng theo các bước: [1] tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng, [2] đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp, [3] tham khảo các thông lệ hoặc tiền lệ mẫu, [4] nhận diện và xử lý các rủi ro, [5] soạn thảo chi tiết từng điều, khoản, [6] kiểm tra dự thảo hợp đồng.

Luật sư hợp đồng khi thực hiện soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ về cơ bản cũng theo các bước tương tự như soạn thảo hợp đồng từ đầu và có một số điều chỉnh: tìm hiểu yêu cầu của khách hàng; đọc tài liệu khách hàng cung cấp; tham khảo các thông lệ, tiền lệ mẫu...

Quy trình tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng: trong trường hợp luật sư được đề nghị tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng. Luật sư cần hình dung ra ý tưởng của người soạn thảo hợp đồng. Bên soạn thảo thường đưa ra những điều, khoản thuận lợi hơn cho mình. Do đó, nhiệm vụ của luật sư khi tư vấn hiệu chỉnh hợp đồng là xác định được những điểm có lợi và bất lợi cho khách hàng của mình trong hợp đồng đã được dự thảo và tư vấn phương án hiệu chỉnh hợp đồng.

VII- QUY TRÌNH TƯ VẤN THIẾT KẾ MÔ HÌNH QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP

Quy trình tư vấn thiết kế mô hình tổ chức quản trị điều hành doanh nghiệp hỗ trợ luật sư cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế mô hình quản trị điều hành hoặc tái cơ cấu mô hình quản trị điều hành doanh nghiệp.

Thìết kế mô hình quản trị doanh nghiệp thương sẽ bao gồm hai giai đoạn chính: [1] nghiên cứu thực trạng mô hình tổ chức quản trị điều hành, và: [2] thiết kế mô hình tổ chức quản trị điều hành. Luật sư thường gặp hai loại doanh nghiệp: [1] doanh nghiệp mới thành lập, và: [2] doanh nghiệp đã hoạt động đang cần tái cơ cấu lại mô hình quản trị điều hành cho phù hợp với nội dung phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. 

VIII- QUY TRÌNH HÒA GIẢI

Hòa giải là phương thức giải quyết tranh chấp có nhiều ưu điểm như Thủ tục hòa giải được tiến hành nhanh gọn, linh hoạt giúp cá bên tiết kiệm thời gian, công sức; các bên có quyền tự định đoạt lựa chọn hòa giải viên, địa điểm; Tính thân thiện của hòa giải giúp giữ gìn mỗi quan hệ giữa các bên.

Tranh chấp được giải quyết bằng hòa giải thương mại nếu các bên có thỏa thuận hòa giải. Các bên có thể thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng hòa giải trước, sau khi xảy ra tranh chấp hoặc tại bất cứ thời điểm nào của quá trình giải quyết tranh chấp. Quy trình hòa giải thường thực hiện theo các bước: chuẩn bị, khai mạc, tìm hiểu, đàm phán, kết thúc.

IX- QUY TRÌNH ĐẠI DIỆN NGOÀI TỐ TỤNG CỦA LUẬT SƯ TRONG LĨNH VỰC HÀNH CHÍNH

Quy trình đại diện ngoài tố tụng của Luật sư trong lĩnh vực hành chính, gồm: [1] Gặp gỡ trao đổi với khách hàng; [2] Khái quát nội dung vụ việc; [3] Thu thập tài liệu thông tin; [4] Nghiên cứu hồ sơ vụ việc; [5] Trao đổi thống nhất với khách hàng; [6] Đại diện theo ủy quyền làm việc với cơ quan hành chính nhà nước

X- QUY TRÌNH TƯ VẤN KHIẾU NẠI HÀNH CHÍNH CỦA LUẬT SƯ

Quy trình tư vấn khiếu nại hành chính của Luật sư là toàn bộ các hoạt động tư vấn theo một tuần tự và các quy tắc, chuẩn mực nhất đinh kể từ khi phát sinh yêu cầu tư vấn đển khi Luật sư đưa ra các giải đáp cho khách hàng.

Quy trình tư vấn của Luật sư cho các vụ việc khiếu nại hành chính được thực hiện qua 09 bước: [1] Nguyên cứu yêu cầu tư vấn về khiếu nại hành chính của khách hàng; [2] khái quát nội dung vụ việc; [3] Đưa ra nhận định tổng hợp; [4] Hệ thống lại tài liệu, chứng cứ; [5] Xác định đối tượng khiếu nại; [6] Xác định điều kiện khiếu nại; [7] Xác định thẩm quyền giải quyết khiếu nại; [8] Xác định văn bản pháp luật; [9] Đưa ra giải pháp và khuyến nghị.