Kĩ năng soạn thảo vi bằng

1- Ý nghĩa của vi bằng

Vị bằng có thể coi như một loại biên bản. Tuy nhiên, khác với các loại biên bản thông thường, vi bằng được lập bởi một chủ thể được trao quyền lực công (là quyền ghi nhận và chứng thực một sự việc). Việc được ghi nhận trong vi bằng khẳng định tính xác thực của sự việc, đảm bảo tính đáng tin cậy khi được sử dụng làm chứng cứ trong giao dịch giữa các bên cũng như trước các cơ quan nhà nước.

Ý nghĩa của vi bằng đòi hỏi người lập không chỉ đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin (bao gồm các yếu tố về sự việc, thời gian, địa điểm, con người, hành động, lời nói, tình trạng và các yếu tố liên quan khác) mà còn phải đảm bảo mức độ chi tiết cần thiết, chẳng hạn như thời gian cần chi tiết đến đơn vị phút hoặc nhỏ hơn nếu tình huống yêu cầu. Người lập vi bằng cũng phải sử dụng ngôn ngữ trung lập để đảm bảo rằng văn bản vi bằng phản ánh đúng thực tế khách quan, không có những đánh giá, nhận định mang tính chủ quan của người lập vì điều đó không phù hợp với tính chất của vi bằng.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Các tình huống lập vi bằng

Tình huống để lập vi bằng rất đa dạng. Không chỉ sự kiện, hành vị mà cả một tình trạng thực tế cũng có thể là đối tượng để lập vi bằng. Một văn phòng thừa phát lại đã đưa ra ít nhất 17 trường hợp có thể lập vi bằng, đó là:

Chi nhận việc xây dựng công trình, nhà ở có khiếm khuyết hoặc thi công bàn giao chậm trẽ, không thi công;

Chi nhận công trình, nhà ở bị hư hỏng, thiệt hại do lỗi của công trình xây dựng kế bên, xác nhận tình trạng công trình khi nghiệm thu;

Chi nhận tình trạng nhà, đất bị lấn chiếm, việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản... trái pháp luật;

Ghi nhận tình trạng nhà trước khi kết hôn, thừa kế, cho thuê, trước khi mua bán;

Chi nhận hành vi, sự kiện khi các bên ký hợp đồng, biên bản, cam kết, thỏa thuận về dân sự, phân chia tài sản, thượng mại, đầu tư, kinh doanh, họp hội đồng cổ đông hội đồng quản trị;

Ghi nhận việc giao nhận tiền, tài sản, giao nhận nhà, bàn giao giấy tờ, thông báo về việc giao trả nhà, thanh toán nợ hoặc các văn bản, giấy tỏ;

Ghi nhận việc bên thuê, bên cho thuê hoặc một trong các bên đã giao kết hợp đồng nhưng đã vi phạm nghĩa vụ;

Ghi nhận thời điểm báo trước để phục vụ cho việc đơn phương chấm dứt, đình chỉ hợp đồng ủy quyền, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, thuê, mượn nhà ở, tài sản...,

Ghi nhận sự hiện diện hoặc vắng mặt tại địa điểm giao dịch, hoặc một nơi nhất định khác theo yêu cầu của khách hàng;

Chi nhận việc từ chối thực hiện công việc của các cá nhân, tổ chức mà theo quy định của pháp luật cá nhân, tổ chức đó phải thực hiện;

Ghi nhận việc liên quan đến hàng gian, hàng giả, hàng nhái được bày bán tại các cơ sở kinh doanh thương mại;

Chi nhận việc giao hàng kém chất lượng, hành vị cạnh tranh không lành mạnh;

Chi nhận mức độ ô nhiễm;

Chi nhận sự kiện, hành vi gian lận điện, mất niêm chì của các hộ gia dinh, cơ quan, tổ chức;

Chi nhận hành vi trái pháp luật trong lĩnh vực tin học, báo chí, phát thanh, truyền hình;

Ghi nhận hành vi xâm phạm tính mạng, sức khỏe, quyền và lợi ích hợp pháp, hiện trường vụ việc để phục vụ cho việc bổi thường, bảo hiểm;

Ghi nhận tình trạng thiệt hại của các cá nhân, tổ chức do người khác gây ra. 73
Mặc dù 17 tình huống được liệt kê ở trên đã cho thấy các tình huống để lập vi bằng là rất đa dạng, chúng vẫn chưa thể bao quát toàn bộ các trường hợp lập vi bằng có thể phát sinh trên thực tế. 

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3-  Mẫu vi bằng

Mẫu vi bằng được ban hành theo Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/02/2014 của Bộ Tư pháp, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội. 

Tuy nhiên, mẫu vi bằng không thể thể hiện hết các tình huống phát sinh trên thực tế. Do vậy, phần dưới đây chia sẻ thêm một số vấn đề về mặt nội dung và hình thức mà người lập vi bằng cần lưu ý.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

4- Một số lưu ý về hình thức trình bày

Để vi bằng dễ đọc, dễ theo dõi và tra cứu, ngoài việc tuân thủ theo mẫu, người lập vi bằng cần chú ý thêm một số điểm như sau:

i) Do vi bằng ghi chép lại thực tế khách quan, việc đánh số và đề mục trong phần mô tả sự việc sẽ bị hạn chế. Để thay thế cho việc đánh đề mục, người lập vi bằng có thể sử dụng một số công cụ soạn thảo như cách đoạn để phân biệt giữa các phần trong vị bằng, in đậm, in nghiêng để đánh dấu việc chuyển sang nội dung khác hoặc để phân biệt phần lời thoại của người tham gia với phần mô tả của thừa phát lại. Điều này giúp hạn chế nhẩm lẫn và tạo thuận lợi cho việc tra cứu sau này.

ii) Khi vi bằng ghi lại lời thoại của những người tham gia, phần lời thoại liên tục của một người nên để chung trong một đoạn, không nên tách lời thoại ra thành các đoạn khác nhau.

iii) Vi bằng là văn bản có giá trị chứng cứ, do vậy các thông tin trong vi bằng phải đảm bảo chính xác tuyệt đối và đảm bảo được hiểu theo một cách duy nhất. Để đảm bảo điều này, thừa phát lại có thể dùng cách định nghĩa: thay các cụm từ dài và được nhắc đến nhiều trong vi bằng thành thuật ngữ ngắn gọn.

Xem thêm Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

5- Một số lưu ý về nội dung của vi bằng

Mẫu vi bằng ban hành theo Thông tư nêu trên thể hiện các yêu cầu về cấu trúc nội dung mà một vi bằng cần phải có. Tuy nhiên, khi lập một vi bằng cụ thể, người lập vi bằng phải đưa vào đó các thông tin chi tiết phù hợp với tình huống cụ thể đó. Có hai mục quan trọng trong vi bằng mà người lập phải vận dụng khả năng ngôn ngữ cũng như kiến thức pháp luật, đó là phần tên của sự kiện/hành vi/trạng thái là đối tượng lập vi bằng và nội dung của sự kiện/hành vi/trạng thái đó.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

6- Một số lưu ý khác

Ngoài những văn đề liên quan đến nội dung và hình thức đã nêu ở trên, đề có một vi bằng tốt, người lập cũng sẽ phải chú ý thêm một số vấn đề dưới đây:

[a] Một số thông tin thiết yếu khi lập vi bằng

Do vi bằng là văn bản ghi lại chính xác các sự kiện/hành vi/trạng thái xảy ra trên thực tế, một số thông tin không thể thiếu trong vì bằng là:
Thời gian: Nên ghi nhận thời gian chính xác đến đơn vị phút hoặc có thể nhỏ hơn nếu tình huống yêu cầu. Nếu sự kiện được ghi nhận trong vi bằng diễn ra như một quá trình thì thừa phát lại nên ghi nhận sự diễn biến của quá trình bằng các mốc thời gian nối tiếp nhau.
Địa điểm: Địa điểm phải được thông tin một cách chính xác, có thể xác định được.
Chủ thể: Chủ thể cũng phải được thông tin một cách chính xác và cho phép phân biệt với các chủ thể khác.

[b] Tránh sự nhầm lẫn về thời gian, địa điểm, con người hoặc đối tượng

Một văn bản vi bằng có thể liên quan đến nhiều mốc thời gian, địa điểm, chẳng hạn lập vi bằng và thời gian xảy ra sự việc có thể khác nhau (chẳng hạn khi vi bằng ghi lại lời kể về một sự việc). Nếu người lập vi bằng sử dụng cụm từ dẫn chiếu đến thời gian đã được nhắc đến trong phần đầu của vi bằng, chẳng hạn như "cùng ngày", "trong thời gian đó", v.v..., vi bằng đó có thể chứa đựng những điểm gây tranh cãi. Do vậy, thừa phát lại nên nêu cụ thể mốc thời gian và địa điểm để đảm bảo tính chính xác.

[c] Tránh sự nhầm lẫn đối với lời nói của người lập vi bằng.

Như trên đã nói, vi bằng có thể ghi nhận lời thoại của các bên bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Đối với lời thoại trực tiếp, các bên có thể sử dụng các đại từ để xưng hô như tôi, anh, chị, cháu, v.v... Người lập vi bằng cần chú ý đến chí tiết này và ghi chú các đại từ đó để cập đến ai để tránh nhầm lẫn về sau.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

7- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Kĩ năng soạn thảo vi bằng được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Kĩ năng soạn thảo vi bằng có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.