Kỹ năng giải quyết xung đột trong cuộc họp

1- Kỹ năng giải quyết xung đột trong cuộc họp

Trong những cuộc họp căng thẳng, có thể có sự xung đột ý kiến giữa những người tham dự hợp với nhau, giữa người tham dự họp với người chủ trì trong cuộc họp. Đối với xung đột ý kiến giữa các thành viên, thậm chí có thành viên nổi nóng, to tiếng. Người chủ trì cuộc hợp cần giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút sự chú ý của những người dự họp, lập lại trật tự một cách dứt khoát và nhẹ nhàng nhất có thể như: Gõ vào micro để thu hút sự chú ý; đề nghị mọi người bình tĩnh, tôn trọng nhau, tôn trọng các thành viên dự hợp.

Sau đó, người chủ trì nhấn mạnh nội dung cần tập trung, khẳng định các ý kiến đều sẽ được thảo luận, đề nghị một người khác phát biểu để tránh tiếp diễn căng thẳng giữa các thành viên đang xung đột với nhau. Trường hợp những người tham dự hợp tỏ thái độ bất bình hoặc thờ ở với ý kiến của trưởng nhóm, trưởng nhóm cần giữ bình tĩnh, tránh đối đầu kiểu đội có hoặc “cãi nhau tay đôi”, trình đưa ra những bình luận tức thời có thể làm gia tăng căng thẳng; có thể đề nghị người tham dự họp phát biểu ý kiến cụ thể về lý do không đồng tình.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest 

2- Kỹ năng thuyết phục trong cuộc họp

Khả năng thuyết phục của người chủ trì cuộc họp trước hết xuất phát từ uy tin, kinh nghiệm chuyên môn, khả năng giải quyết vấn đề của họ. Tại cuộc họp, trường hợp có nhiều quan điểm khác nhau về một vấn đề, trưởng nhóm cần phân tích các ý kiến, đánh giá những điểm hợp lý, bất hợp lý của từng quan điểm, từ đó đưa ra phương án chung của nhóm.

Việc thuyết phục những người hành nghề luật - vốn là những người có tư duy phản biện, tính độc lập cao trong suy nghĩ - bao giờ cũng là việc khó, đặc biệt trong trường hợp trưởng nhóm có tuổi đời, tuổi nghề ít hơn các thành viên khác. Mặt khác, trong nghề luật có thể có những tình huống mà việc phân định đúng sai chỉ là tương đối, một tình huống có thể có nhiều quy định điều chỉnh với sự chồng chéo, mâu thuẫn nhau; một quy định có thể có nhiều cách hiểu khác nhau từ các góc nhìn khác nhau và đều ít nhiều có lý.

Trường hợp này, để thuyết phục, trưởng nhóm cần khẳng định những điểm chung của các ý kiến, không tập trung nhiều vào việc phân tích căn cứ pháp lý mà nên tập trung phân tích tính hiệu quả, tính thực tế, sự phù hợp của phương án so với mục tiêu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng (Cách thức trình bày, lập luận cụ thể để tăng tính thuyết phục).

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

3- Những việc cần làm khi kết thúc cuộc họp

Kết thúc cuộc họp trưởng nhóm cần:

(i) Khẳng định lại các vấn đề đã đưa 2 thống nhất trong cuộc họp, các biện pháp, phân công thực hiện công việc tiếp theo (nếu có). Trường hợp cuộc hợp kết thúc mà chưa thống nhất được các nội dung do có diễn biến mới hoặc do việc nghiên cứu trước đó chưa thấu đáo, trưởng nhóm cần kết luận về vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, phân công việc nghiên cứu và thời gian báo cáo lại.

(ii) Kiểm tra, chốt nội dung và ký biên bản họp. Tất cả các buổi hợp nhóm đều cần được ghi biên bản chi tiết, cẩn thận vì đây là tài liệu cần thiết cho việc giải quyết công việc hiện tại, đồng thời là cơ sở để đối chiếu, so sánh, đánh giá và tiếp tục sử dụng trong tương lai. Thực tế hành nghề luật cho thấy, một số vụ việc cần giải quyết có thể kéo dài trong nhiều năm; các phương án có thể thay đổi trong quá trình giải quyết vụ việc trên cơ sở dữ liệu mới hoặc sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng; phương án đề xuất, tư vấn qua thời gian áp dụng trong thực tế có thể gặp những vướng mắc, phát sinh các hệ quả cần xử lý. Khi đó, các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết công việc của nhóm, bao gồm biên bản các cuộc họp, có ý nghĩa rất quantrọng để đánh giá lại tổng thể quá trình giải quyết, lý do lựa chọn, để xuất phương án giải quyết cụ thể ở thời điểm đó. Mặt khác, thành viên của nhóm làm việc có thể có sự thay đổi, nhất là với vụ việc kéo dài, việc lưu trữ đầy đủ, có hệ thống các tài liệu liên quan, trong đó có biện bản họp nhóm giúp người tham gia nhóm sau này dễ dàng nắm bắt tổng thể quá trình giải quyết trước đó.

(iii) Nhắc thư ký cuộc họp gửi kết luận cuộc họp, nội dung giao việc cho tất cả thành viên trong nhóm.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Kỹ năng giao tiếp với người nghe trong thuyết trình được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Kỹ năng giao tiếp với người nghe trong thuyết trình có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.