Kỹ năng tư vấn xây dựng nội quy lao động cho doanh nghiệp

Nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, sử dụng lao động trong doanh nghiệp, là cơ sở để người sử dụng lao động hiện thực hóa quyền quản lý của mình nói chung và bảo đảm kỷ luật lao động nói riêng. Luật sư cần nắm vững được những kỹ năng cần thiết khi tư vấn cho khách hàng về vấn đề này. Sau đây, Luật Everest xin thông tin đến bạn đọc bài viết Kỹ năng tư vấn xây dựng nội quy lao động trong doanh nghiệp.

Để nội quy lao động mang tính ứng dụng và khá thi cao, khi tư vấn xây dựng nội quy lao động cho khách hàng là người sử dụng lao động, Luật sư cần lưu ý những vấn đề sau:

Tìm hiểu về khách hàng

Việc tìm hiểu khách hàng có thể được thực hiện qua các buổi trao đổi; làm việc trực tiếp với khách hàng; qua việc nghiên cứu các tài liệu nội bộ mà doanh nghiệp cung cấp cho Luật sư.

Qua các buổi làm việc với khách hàng cũng như nghiên cứu các tài liệu nội bộ khách hàng cung cấp, Luật sư phải nắm được:

- Lĩnh vực hoạt động, đặc thù trong sản xuất, kinh doanh cũng như cách thức quản lý của doanh nghiệp. Trên cơ sớ hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của khách hàng, Luật sư mới xây dựng được các hành vi vi phạm phù hợp với doanh nghiệp, bởi lẽ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, thông tin thì hành vi vi phạm sẽ có những đặc thù so với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ vả cũng khác với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất trực tiếp...

- Quy định về quản lý lao động trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp như thoả ước lao động tập thể, quy chế quản lý nhân sự, quy chế khen thưởng, ký luật; quy chế phòng chống cháy nổ; nội quy lao động hiện đang áp dụng tại doanh nghiệp (nếu có)...

Xây dựng và thống nhất với khách hàng đề cương của bản nội quy lao động

Để bàn nội quy lao động không phải chỉnh sửa, thay đổi các nội dung cơ bản sau khi đã được soạn thảo, Luật sư cần xây dựng đề cương của bàn nội quy và thống nhất với khách hàng trước khi soạn thảo nội dung. Đề cương bản nội quy lao động cần được xây dựng chi tiết đến từng điều.

Thông thưởng, một bản nội quy lao động sẽ bao gồm các chương sau:

- Những quy định chung/tổng quát;

- Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;

- Trật tự trong doanh nghiệp;

- An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc;

- Bảo vệ tài sản. bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp;

- Hành vi vi phạm ký luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

- Hiệu lực thi hành.

Luật sư cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành và đặc thù của doanh nghiệp để xây dựng các điều cụ thể trong từng chương. Ví dụ: trong chương về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, Luật sư cần soạn thảo các điều về: thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; thời giờ làm việc theo ca; làm thêm giờ; nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm; nghỉ việc riêng; nghỉ không hưởng lương…

Soạn thảo nội quy lao động

Trên cơ sở đề cương bán nội quy lao động đă thống nhất với khách hàng, Luật sư sẽ soạn thảo nội dung chi tiết của nội quy lao động. Khi soạn thảo nội quy lao động cho khách hàng, Luật sư cần bảo đảm các quy định của nội quy không trái với pháp luật lao động hiện hành và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hiện nay, pháp luật lao động trao cho người sử dụng lao động được quyền chủ động trong nhiều lĩnh vực quản lý lao động tại doanh nghiệp. Do đó, khi soạn thảo nội quy lao động, Luật sư cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Quy định cụ thể về “mức thiệt hại không nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại nghiêm trọng về lợi ích của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về lợi ích của người sử dụng lao động” làm cơ sở áp dụng hình thức kỷ luật cũng như trách nhiệm vật chất đối với người lao động.

Để có cơ sở áp dụng hình thức kỷ luật sa thải theo khoản 2 Điều 125 BLLĐ 2019, cơ sở xác định số tiền người lao động phải bồi thường cho người sử dụng lao động theo chế độ trách nhiệm vật chất, nội quy lao động cần phải quy định rõ các mức thiệt hại này. Luật sư cần quy định các mức thiệt hại về tài sản, thiệt hại về lợi ích sau khi đã trao đổi, thống nhất với khách hàng.

- Nội quy lao động phải quy định cụ thể tất cả các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp.

Pháp luật lao động chỉ quy định căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật sa thải tại Điều 125 BLLĐ 2019. Căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật khác (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức) hoàn toàn không được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật mà do người sử dụng lao động tự xác định trong nội quy lao động của doanh nghiệp minh. Với các hành vi vi phạm bị áp dụng hình thức kỷ luật sa thải, ngoài những hành vi vi phạm được nêu rõ ràng (trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động....), khoản 2 Điều 125 BLLĐ 2019 còn quy định người sử dụng lao động có quyền xử lý kỷ luật người lao động khi người lao động “có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản. lợi ích của người sử dụng lao động". Hơn nữa, theo quy định tại Điều 127 BLLĐ 2019, pháp luật nghiêm cấm người sử dụng lao động “xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết haowjc pháp luật về lao động không có quy định”. Do đó, khi soạn thảo chương quy định về hành vi vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, Luật sư cần trao đổi, thống nhất với khách hàng đề quy định các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp cũng như mức độ xử lý với từng hành vi vi phạm.

Sau khi đã soạn thảo xong dự thảo nội quy lao động, Luật sư cần gửi lại cho khách hàng xem xét, chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần thiết). Trước khi doanh nghiệp ký quyết định ban hành nội quy lao động, Luật sư cần hướng dẫn doanh nghiệp gửi bản nội quy để tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu ở doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở thì người sử dụng lao động phải gửi bản nội quy lên công đoàn cấp trên trực tiếp để tham khảo ý kiến. Từ ngày 01/01/2021, nếu doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

Đăng ký nội quy/hỗ trợ khách hàng đăng ký nội quy lao động

Để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật, Luật sư tư vấn cho khách hàng về thủ tục đăng ký nội quy lao động. Việc đăng ký bản nội quy lao động được thực hiện tại Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp. Nội quy lao động phải được đăng ký trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp ban hành nội quy lao động.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm các giấy tờ tài liệu sau: Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (từ ngày 01/01/2021, nếu đơn vị sử dụng lao động chưa thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì không cần phải nộp giấy tờ này); các văn bản quy định của doanh nghiệp có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có) và 02 bán nội quy lao động (01 bản sẽ được lưu tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; 01 bản được gửi cho doanh nghiệp sau khi đã được đăng ký).

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024-66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.