Cấu trúc nội dung thư điện tử như thế nào?

1- Lời chào đầu thư

Lời chào là sự mở đầu cho cuộc đối thoại. Trong phần này, luật sư có thể sử dụng một số câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện.

Ví dụ: Kính gửi, Thân gửi, Thưa ông/bà, Gửi,...

2- Câu mở đầu - nêu lý do viết thư

Sau lời chào mở đầu, luật sư nên sử dụng một vài câu ngắn để nói về mục đích của thư điện tử luật sư gửi đến người đọc. Nếu đây là lần đầu gửi đến người đọc, luật sư cũng cần tự giới thiệu qua về để người đọc có thể nắm được sơ qua những thông tin về người gửi, giúp tạo dựng được ấn tượng và niềm tin ban đầu cho người đọc.

Câu mở đầu trong một bức thư nên đi thẳng vào thông tin chính mà không cần cân nhắc tới sự tương tác trong quá khứ giữa luật sư và khách hàng. Luật sư có thể cảm thấy cách làm này hơi đột ngột, nhưng những câu mở đầu dài dòng là không cần thiết, đặc biệt trong mối mối quan hệ đòi hỏi trao đổi thông tin liên tục. Nguyên tắc là giữ lời mở đầu của luật sư ngắn gọn và đơn giản, đi thẳng vào trọng tâm của thư và tránh những cụm từ cứng nhắc (nhất là những cụm không phải là câu hoàn chỉnh). Luật sư có thể tham khảo một số mẫu cầu dành cho câu mở đầu như sau:

• Tôi viết thư điện tử này nhằm...
• Tôi muốn thông báo với ông/bà rằng...
• Tôi được biết rằng ông/bà đang muốn thành lập chi nhánh cho Công ty...
• Tôi xác nhận sẽ...
• Sau khi nghiên cứu hồ sơ do bên ông/bà cung cấp, tôi muốn - đưa ra một số câu hỏi như sau:...
• Cảm ơn vì những thông tin ông/bà đã cung cấp. Ông/bà vui lòng trả lời những câu hỏi sau:..
• Như những gì đã được trao đổi trong cuộc họp lần trước, tôi muốn nhắc ông/bà…

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

3- Phần nội dung thư điện tử

Đây là phần để trình bày những nội dung chính mà luật sư muốn gửi tới người đọc. Nếu luật sư có đính kèm tập tin bản thảo chứa đựng nội dung vấn đề luật sư mong muốn truyền đạt thì trong phần này, luật sư tóm tắt nội dung của bản thảo đính kèm đó. Ngoài ra, trong trường hợp luật sư muốn trình bày luôn nội dung trong thư điện tử thì phương pháp tương tự khi viết bản thảo cũng sẽ được áp dụng ở phần này, tuy nhiên theo hướng ngắn gọn, súc tích hơn. Phần nội dung cần đảm bảo một cấu trúc mạch lạc và dễ theo dõi. Tùy vào mục đích của mỗi thư điện tử, người viết sẽ triển khai nội dung thư điện tử theo những cách khác nhau. Với những thư điện tử đưa ra lời yêu cầu, trao đổi thông tin hay phàn nàn,... cách người viết trình bày nội dung cũng tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

• Nội dung đưa ra yêu cầu
• Chúng tôi rất thông cảm ông/bà có thể…
• Tôi rất cảm kích nếu ông/bà có thể…
• Ông/bà có thể gửi cho tôi…
• Bên cạnh đó, chúng tôi mong sẽ nhận được…
• Nếu ông/bà có thể cung cấp thêm…
• Hãy cho chúng tôi biết phương hướng giải quyết vụ việc của ông/bà...

4- Trao đổi thông tin tốt trong nội dung thư điện tử

• Chúng tôi rất vui được thông báo với ông/bà rằng...
• Chúng ta vừa đón nhận một thông tin tốt từ phía tòa án…
• Tình hình công việc đang phát triển theo hướng khả quan…

5- Trao đổi thông tin xấu

• Tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…
• Sau khi rà soát hồ sơ, tôi e rằng…
• Chúng tôi vừa nhận một thông tin bất lợi từ phía bị đơn…
• Tôi không nghĩ rằng chúng ta có thể…

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

6- Đưa ra phàn nàn, khiếu nại về một vấn đề

• Mặc dù đã trao đổi nhiều lần trước đó, nhưng chúng tôi vẫn chưa nhận được…
• Khách hàng của chúng tôi cảm thấy không hài lòng về việc…
• Tôi viết thư điện tử này để phàn nàn về việc…
• Chúng tôi không thể tiếp nhận được hồ sơ vì phía luật sư…

7- Đưa ra lời xin lỗi

• Chúng tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này do nhân viên đã gây ra…
• Chúng tôi xin nhận lỗi và sẽ có sự điều chỉnh lại nhân sự của mình…
• Thay mặt công ty, tôi xin nhận lỗi và chịu trách nhiệm trước những thiệt hại này…

8- Phần kết thúc nội dung thư điện tử

Luật sư nên thể hiện sự trang trọng cho thư điện tử của mình bằng những lời chào kết thúc hoặc lời cảm ơn như:

• Hãy liên lạc với tôi nếu ông/bà có bất cứ câu hỏi...
• Tôi mong chờ được gặp ông/bà vào ngày…
• Nếu ông/bà cần thêm thông tin, tôi luôn sẵn lòng chia sẻ…
• Cảm ơn và trân trọng! 
• Tôi xin chân thành cảm ơn!

9- Chữ ký thư điện tử

Chữ ký cuối thư điện tử là phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Trên thực tế, sự tin tưởng của ngư sẽ tăng lên rất nhiều lần khi đọc một thư điện tử kết thúc bằng phần ký rõ ràng, cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông tin của luật sư.

Hãy xem xét một ví dụ về chữ ký thư điện tử:

HOANG Van A (Mr) 

General Director | ABC Law Firm

Level 10, PP, AB Ly Thuong Kiet, Tran Hung Dao ward, Hoan Kiem district, HN City, Vietnam

Tel: 0228355XX

Fax: 08286826XX 

Mobile: 09872646XX 

Thư điện tử: Vanahoang@abc.com Website: abclaw.com

website:abclaw.com

Chữ kí này bao gồm đầy đủ họ tên, chức danh, đơn vị công tác và những thông tin liên lạc khác của người viết. Những chũ kí thư điện tử như thế này sẽ giúp cho thư điện tử của luật sư trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Bên cạnh đó, có một phần thường xuyên được bổ sung vào phần chũ kí thư điện tử là thông báo bảo mật và thông tin riêng tu. Thông thường, phần này sẽ được trình bày dưới dạng một đoạn thông báo ngắn như sau:

• Thư điện tử này có thể chứa thông tin bí mật và/hoặc những thông tin đặc quyền. Nó chỉ dành cho việc sử dụng của cá nhân hoặc tổ chức mà họ được giải quyết. Nếu ông/bà không phải là người nhận, vui lòng thông báo cho người gửi ngay bằng thư điện tử gửi lại, hãy xóa thư này và không giữ lại, không phổ biến, tuyên truyền hoặc sao chép bất kỳ thông tin nào có trong tài liệu này. Trân trọng cảm ơn!
• Phần thông báo này thường được bổ sung kèm theo dưới phần chữ ký thi điện tử, phòng trường hợp thư điện tử bị gửi nhầm cho người nhận khác mà nội dung thư điện tử lại chứa những thông tin bí mật không được để lộ ra ngoài. Nó vừa thể hiện được tính trang trọng của thư điện tử gửi đi, vừa thể hiện của thái độ làm việc chuyên nghiệp của người viết.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

10- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Cấu trúc nội dung thư điện tử như thế nào? được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Cấu trúc nội dung thư điện tử như thế nào? có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần  ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 024 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.