Công việc của trợ lý hành chính (Administrative assistant)

1- Công việc của một Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính (Administrative assistant) còn có những tên gọi khác như quản trị viên văn phòng (office administrator), trợ lý điều hành (executive assistant), là nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả.

Công việc quan trọng nhất của trợ lý hành chính trong doanh nghiệp là các nhiệm vụ văn thư và lưu trữ. Trợ lý hành chính cũng có thể được giao nhiệm vụ làm đầu mối liên hệ đầu tiên giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp và đối tác bên ngoài; chịu trách nhiệm mua hàng, quản lý vật tư và làm việc với các nhà cung cấp.

Trợ lý hành chính tại mỗi doanh nghiệp có yêu cầu và nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên vị trí này thực hiện thực hiện toàn bộ hoặc một trong các nhóm công việc:

[a] Công tác văn thư và lưu trữ

Phụ trách các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, cụ thể:

(i) Tham tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo các văn bản như: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.

(ii) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (các loại văn bản do doanh nghiệp ban hành).

(ii) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến (các loại văn bản do doanh nghiệp nhận được từ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác gửi đến).

(iii) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

(iv) Quản lý sổ đăng ký văn bản.

(v) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của doanh nghiệp. 

[b] Lễ tân, thông tin và công việc khác

Trợ lý hành chính có thể được giao phụ trách các công việc lễ tân và các công việc khác:

(i) Quản lý lịch trình của các cuộc họp, các cuộc hẹn cá nhân và lịch trình công tác cho một số cá nhân trong doanh nghiệp.

(ii) Trả lời và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại, các tin nhắn, theo dõi các thắc mắc có liên quan.

(iii) Tiếp đón, chào hỏi khách hàng, đối tác và hướng dẫn họ đến các phòng ban được yêu cầu. 

(iv) Nhập thông tin khách hàng hoặc thông tin về cuộc hẹn vào cơ sở dữ liệu doanh nghiệp.

(v) Phụ trách quản lý chịu trách nhiệm đặt hàng, mua hàng, quản lý vật tư, làm việc và quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp.

(vi) Thực hiện nghiên cứu những ngành cụ thể, sắp xếp các tệp file quan trọng và soạn thảo tài liệu cho các bài thuyết trình, hội nghị và cuộc họp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

2- Điều kiện để trở thành Trợ lý hành chính

Để trở thành một trợ lý hành chính, bạn cần đáp ứng đủ các yêu cầu về giáo dục, đào tạo và chứng chỉ.

[a] Giáo dục

Trợ lý hành chính mới vào nghề phải có bằng tốt nghiệp trung học và các chứng chỉ về kỹ năng công tác. Nhưng thông thường, yêu cầu tối thiểu cho công việc như này là bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân.

Nhiều nhà tuyển dụng sẽ tuyển những ứng viên có bằng cấp trong bất kỳ lĩnh vực nào, bao gồm kinh doanh, truyền thông hay thậm chí là nghệ thuật. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng và các doanh nghiệp trong một lĩnh vực nhất định sẽ ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân về các ngành cụ thể để có thể công tác tốt hơn khi gặp phải các yêu cầu chuyên ngành, ví dụ như xử lý các vấn đề tài chính và làm việc với các cơ quan chính phủ.

Những người không có bằng cấp cũng có thể tham gia các khóa học đào tạo các kỹ năng cứng cần thiết: viết các văn bản kinh doanh, xử lý văn thư, tổ chức, xử lý dữ liệu và lưu trữ sổ sách. Có đơn vị tuyển dụng sẽ chấp nhận tuyển ứng viên có kinh nghiệm tương ứng để thay thế các yêu cầu giáo dục.

[b] Đào tạo

Trợ lý hành chính học các phương pháp và công nghệ cụ thể liên quan đến công việc của mình khi làm việc. Hình thức đào tạo này có thể là một phần của quá trình làm quen với một doanh nghiệp mới và có thể kéo dài từ vài tuần đến một tháng. Việc đào tạo thường đòi hỏi ứng viên phải làm việc cùng và học hỏi từ các chuyên viên hành chính ở trong nội bộ như là các quản lý trong văn phòng hoặc các lễ tân. Những ứng viên mới được tuyển cũng có thể làm việc dưới sự giám sát của cấp trên cho đến khi họ cảm thấy rằng mình đủ khả năng để tự mình hoàn thành công việc.

[c] Các chứng chỉ

Các chứng chỉ giúp chứng minh trình độ của bản thân với các nhà tuyển dụng. Trợ lý hành chính có thể nhận học các chứng chỉ để có thêm kiến ​​thức lý thuyết về công việc của mình, kiểm tra kỹ năng chuyên môn và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp của. Dưới đây là hai (02) trong số các chứng chỉ quốc tế phổ biến nhất cho nghề này:

- Chứng chỉ chuyên viên Trợ lý hành chính (CAP):

Được thiết kế bởi Hiệp hội các chuyên viên hành chính quốc tế (IAAP), CAP là một kỳ thi bao gồm 6 chủ đề liên quan đến các công việc của chuyên viên hành chính: công tác hoạt động ngoại giao cho tổ chức, xử lý văn thư và viết viết các văn bản kinh doanh,  sử dụng công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án, cuối cùng là thông thạo về các chức năng trong kinh doanh của doanh nghiệp (Ví dụ: sales, marketing, kế toán, sản xuất, nghiên cứu...).

Đây  là một bài kiểm tra trắc nghiệm kỹ thuật số với 200-225 câu hỏi và sẽ mất khoảng ba giờ để làm xong. Các cá nhân có thể tham dự kỳ thi tại các trung tâm khảo thí được IAAP cấp phép trên toàn thế giới. IAAP còn cung cấp tài liệu chuẩn bị kiểm tra trên trang web của họ. 

- Chuyên viên Microsoft Office (MOS):

Chứng chỉ này đánh giá các kỹ năng kỹ thuật qua việc sử dụng các ứng dụng Microsoft mà trợ lý hành chính thường sử dụng. Microsoft hiện có các chứng chỉ cấp liên kết cho từng ứng dụng cụ thể, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Để trở thành một Chuyên viên Microsoft Office cấp liên kết: người dự thi có thể làm bài kiểm tra của mỗi ứng dụng.

Để đạt được chứng chỉ Chuyên viên Microsoft Office cấp chuyên gia: bạn phải đạt được chứng chỉ cấp liên kết và hoàn thành hai bài kiểm tra bổ sung ở cấp độ Chuyên gia. Ngoài các ứng dụng này, Microsoft còn cấp chứng chỉ cho các ứng dụng từ năm 2016, ví dụ như Microsoft Office 365 và Skype Chứng chỉ MOS dành cho bất kỳ cá nhân nào muốn kiểm tra kiến ​​thức thực tế của họ về các ứng dụng của Microsoft.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

3- Kỹ năng của trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính cần có nhiều kỹ năng khác nhau để có thể phụ trách công tác văn phòng một cách hiệu quả. 08 kỹ năng quan trọng được liệt kê:

[a] Giao tiếp bằng lời nói

Trợ lý hành chính có thể phải thường xuyên trao đổi, giao tiếp với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, người quản lý. Trợ lý hành chính có thể giao tiếp với nhiều hình thức khác nhau như: trò chuyện qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp, tham gia các cuộc họp... Do đó, vị trí này đòi hỏi kỹ năng nói và chia sẻ thông điệp một cách rõ ràng; hiểu được các tín hiệu của đối phương; có âm điệu, ngôn ngữ cơ thể phù hợp khi đánh giá, phản hồi.

[b] Giao tiếp bằng văn bản

Kỹ năng này sử dụng trong nhiều công việc, từ soạn thảo văn bản của doanh nghiệp, bài phát biểu, biên bản ghi nhớ, viết e-mail, sử dụng các văn bản trong kinh doanh, viết các bài đăng trên mạng xã hội... Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản bao gồm ngữ pháp tốt, khả năng đọc hiểu, tổng hợp thông tin, xã giao chuyên nghiệp - là những yếu tố rất quan trọng giúp giao tiếp bằng văn bản hiệu quả.

[c] Kỹ năng tổ chức

Trợ lý hành chính thường phụ trách nhiều nhiệm vụ và tiếp nhận nhiều thông tin cùng một lúc. Trợ lý hành chính trực tiếp hỗ trợ giám đốc điều hành còn còn có nhiệm vụ là lên lịch làm việc của họ. Trợ lý hành chính cũng xử lý hệ thống quản lý tài liệu, có thể là trên giấy hoặc trên máy tính, và phải thành thạo trong việc lưu trữ và truy xuất tài liệu. 

Kỹ năng tổ chức liên quan đến việc sử dụng các phương pháp đơn giản để xử lý các nhiệm vụ phức tạp và giúp cho hoạt động tại văn phòng diễn ra một cách có trật tự. Cụ thể, trợ lý hành chính cần lưu trữ tài liệu một cách chính xác, lọc các thông tin liên lạc đến và đi, thiết lập các quy trình để hoàn thành công việc hàng ngày. Trợ lý hành chính cũng sử dụng các kỹ năng tổ chức để theo dõi các hoạt động, lịch trình và dự án cho từng bộ phận khác mà họ có nhiệm vụ hỗ trợ.

[d] Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng lập kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý; sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng, dự kiến thời gian hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ luôn làm việc đúng giờ và có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao đúng hạn, có khả năng xử lý các vấn đề để có được năng suất làm việc cao nhất.

[đ] Chú ý đến các chi tiết

Nhờ việc chú ý cẩn thận đến từng chi tiết, bạn có thể tìm ra những chữ ký bị bỏ sót, hoàn thành công việc đúng hạn và viết email một cách chuyên nghiệp mà không có lỗi chính tả. Việc giao tiếp trong văn phòng đôi khi có thể trở nên khá nhạy cảm, và cần phải chú ý đến các chi tiết như địa chỉ email và thông tin. Khi phụ trách công việc nhập dữ liệu, các nhân viên trợ lý hành chính luôn phải nhập chính xác thông tin. Một trợ lý hành chính sử dụng kỹ năng này khi xem xét thư từ, gửi báo cáo và hoàn thành các công việc hàng ngày.

[e] Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trợ lý hành chính phải đảm nhiệm nhiều công việc sẽ dễ gặp các trở ngại không lường trước được. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở nên vô cùng hữu ích trong trường hợp lịch trình công việc bị thay đổi hoặc có những vấn mới phát sinh. Nếu họ có thể suy nghĩ nhanh chóng, linh hoạt và sáng tạo thì họ có thể giải quyết vấn đề một cách dễ dàng. Một người có khả năng giải quyết vấn đề tốt luôn sẵn sàng nhờ đến sự trợ giúp và hợp tác với mọi người để vượt qua các trở ngại. Thảo luận, thỏa hiệp và khả năng phục hồi là những yếu tố quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề.

[f] Kỹ năng sử dụng công nghệ

Bất kỳ ai làm việc chủ yếu trên máy tính đều cần kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công nghệ. Nhân viên trợ lý hành chính cần phải sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office hoặc các phần mềm tương tự để có thể xử lý văn bản, tạo bảng tính và dùng các công cụ để tạo ấn phẩm. Ngoài ra, họ cần phải biết gửi fax, quét tài liệu, nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Sử dụng tốt các trình duyệt, phần mềm và hệ thống điều hành sẽ giúp một nhân viên trợ lý hành chính hoàn thành tốt vai trò của mình.

[g] Tính độc lập cao

Kỹ năng này còn được gọi là khả năng làm việc tự chủ. Người có tính độc lập cao sẽ có thể xử lý thông tin, làm theo hướng dẫn và hoàn thành nhiệm vụ với sự giám sát tối thiểu. Trợ lý hành chính có thể là nhân viên duy nhất trong nhóm hỗ trợ cả cơ quan, do đó, tính độc lập sẽ giúp họ thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác mà không cần hỗ trợ nhiều.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

4- Môi trường làm việc và mức lương

Những nhân viên này làm việc trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau với các đặc điểm sau:

(i) Ngồi vào bàn giấy trong thời gian dài,

(ii) Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng thông dụng khác

(iii) Thường xuyên liên lạc với các nhân viên hành chính nội bộ khác

(iv) Hỗ trợ trong việc ngoại giao với các đối tác.

(v) Giám sát việc vận chuyển và nhận hàng của nhà cung cấp

Các kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm của các nhân viên Trợ lý hành chính thường có thể được áp dụng cho nhiều ngành khác nhau. Họ thường làm trong các lĩnh vực sau sau:

(i) Doanh nghiệp và tập đoàn.

(ii) Cơ quan chính phủ.

(iii) Giáo dục, bao gồm các trường tiểu học và các cơ sở giáo dục đại học.

(iv) Các tổ chức phi lợi nhuận.

(v Tổ chức nghiên cứu khoa học và chăm sóc sức khỏe.

Trợ lý hành chính là nhân viên full-time, ngoài ra một số có thể làm part-time hoặc nhân viên tạm thời. Mức lương cho trợ lý hành chính khác nhau tùy thuộc vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc  cũng như ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và vị trí địa lý. (i) Mức lương trung bình người ít kinh nghiệm: từ 08 triệu/tháng. (ii) Mức lương phổ biến của trợ lý có kinh nghiệm: Từ 10 triệu đến 15 triệu/tháng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

5- Các bước trở thành trợ lý hành chính

Dưới đây là các bước phổ biến nhất mà bạn cần làm theo để trở thành một chuyên viên Trợ lý hành chính có trình độ:

[a] Trình độ học vấn

Hãy đi theo các lộ trình học vấn phổ biến nhất cho chuyên viên Trợ lý hành chính công tác trong lĩnh vực của bạn. Bạn cũng có thể theo học các khóa học chuyên ngành cụ thể nếu đó là điều cần thiết trong lĩnh vực của bạn.

[b] Tích lũy kinh nghiệm làm việc 

Bạn có thể tích lũy được kinh nghiệm làm việc bằng cách làm các công việc hành chính tạm thời hoặc bán thời gian. Bạn thậm chí có thể tham gia vào các công việc tình nguyện hỗ trợ các chuyên gia để được người có kinh nghiệm giám sát, bảo ban nhiều hơn và được đào tạo tại chỗ. Hãy cân nhắc đến việc tìm một công việc về hành chính khi đang còn là sinh viên.

[c] Kiếm các chứng chỉ về chuyên môn

Tùy thuộc vào trình độ học vấn và quá trình làm việc của mình, bạn có thể cân nhắc đến việc kiếm các chứng chỉ chuyên môn về viết các văn bản trong kinh doanh, quản lý hoạt động văn phòng hoặc quản lý ứng dụng phần mềm. Những chứng chỉ như này sẽ trợ giúp cho bạn rất nhiều trên con đường trở thành một chuyên viên Trợ lý hành chính. 

[d] Chuẩn bị sẵn bản hồ sơ công việc

Bạn có thể ghi các thông tin về trình độ học vấn, về chuyên môn hoặc các chứng chỉ có liên quan khác, cũng như là quá trình công tác vào hồ sơ công việc. Phần kinh nghiệm làm việc của bạn trong bản hồ sơ này nên bao gồm tên công ty hoặc tổ chức, ngày bạn làm việc ở đó và tóm tắt về các nhiệm vụ, đóng góp và thành tích của bản thân. Một bản hồ sơ đạt chuẩn có thể giúp bạn có được công việc Trợ lý hành chính mà bản thân mong muốn.

[đ] Ứng tuyển vào các doanh nghiệp, tổ chức

Sau khi có được trình độ học vấn, tích lũy đủ các chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc, hãy xem xét đến thị trường việc làm hiện tại. Chọn các vị trí mà bạn đủ tiêu chuẩn ứng tuyển dựa trên số năm kinh nghiệm cũng như là trình độ và loại hình giáo dục. Điều này trợ giúp bạn trong quá trình tìm việc làm và tăng khả năng nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với bạn để phỏng vấn.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

6- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Công việc của trợ lý hành chính được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Công việc của trợ lý hành chính có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.