Hợp đồng điện tử - tính pháp lý và các vấn đề cần lưu ý

1- Khái lược về hợp đồng điện tử

Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng Thông điệp dữ liệu. Mà thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác. (Cơ sở pháp lý khoản 12 Điều 4 và Điều 10 Luật Giao dịch điện tử năm 2005).

Nói đơn giản, hợp đồng điện tử chính là hình thức hợp đồng được thực hiện trực tuyến. Các bên có thể khởi tạo, đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng 100% trực tuyến (online) mà không cần phải gặp mặt trực tiếp, loại bỏ hoàn toàn khâu in ấn, chuyển phát hợp đồng qua lại.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

2- Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Có sự tham gia của ít nhất ba (03) chủ thể trong giao kết hợp đồng: Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử - đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

Có thể giao kết ở bất kỳ địa điểm và thời gian: Vì hợp đồng điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu do đó các chủ thể giao kết hợp đồng không cần gặp mặt và ký kết trực tiếp. Cho nên bất kể khi nào và ở đâu, hai bên đều có thể chủ động ký kết hợp đồng.

Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

3- Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Tính pháp lý của hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng như sau Điều 14 và Điều 34 trong Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng truyền thống.

Theo quy định tại Điều 34 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử: “Giá trị pháp lý không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu".

Cũng theo Điều 14 Luật Giao dịch điện tử năm 2015, Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ, cụ thể là: “1- Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác”.

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử nếu hợp đồng đó thực hiện theo đúng quy định. Các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng hình thức giao kết hợp đồng điện tử để tối ưu về quy trình kinh doanh và chi phí hoạt động.

Ngoài ra, Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Tại Điều 12 Thông tư số 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước: “Hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy”.

Như vậy có thể thấy rằng, dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng số vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Cần lưu ý rằng các quy định và chính sách pháp lý có thể thay đổi theo thời gian, việc tuân thủ quy định pháp lý là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của hợp đồng. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thuế - kế toán của Công ty Luật TNHH Everest

4- Quy định của pháp luật quốc tế về hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Nhờ chữ ký điện tử trong Đạo luật thương mại toàn cầu và quốc tế (Electronic Signatures in the Global and International Commerce Act, viết tắt: ESIGN) và Đạo luật giao dịch điện tử thống nhất (The Uniform Electronic Transactions Act, viết tắt: UETA), chúng có hiệu lực thi hành như các hợp đồng giấy bút truyền thống. Cả hai đạo luật đều quy định rằng Chữ ký điện tử có giá trị, giống như chữ ký giấy truyền thống.

UETA đặc biệt khẳng định rằng: các clickwrap và các thỏa thuận “quy trình nhấp qua trang web tiêu chuẩn” khác là hợp lệ. Khi clickwraps đáp ứng các yêu cầu của luật pháp và  các phương pháp hay nhất , người dùng sẽ nhận được thông báo về các điều khoản và điều kiện và đưa ra sự đồng ý chắc chắn. Trong trường hợp này, tòa án sẽ thực thi các hợp đồng điện tử - bao gồm cả clickwraps.

Các dạng hợp đồng điện tử khác, như thỏa thuận duyệt và gói đăng nhập, có xu hướng có khả năng thực thi thấp. Những thỏa thuận này thường thất bại vì tòa án nhận thấy rằng người dùng không biết về những gì họ đã đồng ý. Các thỏa thuận này thường không yêu cầu sự đồng ý của người dùng đối với các điều khoản, tạo ra tình huống mơ hồ mà tòa án không thích. Thông báo đăng nhập đôi khi được coi là không thể thực thi được vì tòa án cho rằng họ sử dụng nút “mục đích kép” và không chứng minh rõ ràng rằng người dùng đã đồng ý bị ràng buộc với các điều khoản. 

Xem thêm: Hướng dẫn về hợp đồng dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest

5- Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

[a] Giao kết thông minh thuận tiện

Được ký kết trên môi trường số, nên khách hàng có thể chủ động ký ở bất cứ đâu, mọi lúc, trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại… chỉ cần kết nối internet mà không phải gặp mặt trực tiếp. Đảm bảo tính thông suốt ngay cả khi người ký không có mặt tại công ty, không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh, vận hành.

[b] Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện giao kết mọi lúc mọi nơiMọi thao tác ký kết như tạo lập, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến. Khách hàng sẽ không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.

[c] Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót

Các khâu trọng quá trình từ tạo lập, ký kết hay lưu trữ đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp. Các bên có thể kiểm tra thông tin, nội dung hợp đồng trước khi tiến hành ký kết để hạn chế tôi đa sai sót.

[d] Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm

Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu trực tuyến (online) là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.

[đ] An toàn, bảo mật

Dữ liệu là vấn đề hàng đầu được quan tâm khi thực hiện giao dịch điện tử. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với MISA AMIS WeSign đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin an ninh. Mọi thông tin đều được bảo mật tối đa trong suốt quá trình giao dịch.

[e] Đảm bảo khi có tranh chấp

Những phần mềm uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được. 

[f]  Thúc đẩy phát triển giao thương nước ngoài:

Hợp đồng điện tử tạo cơ hội cho doanh nghiệp tiếp cận và giao thương với đối tác khắp nơi trên thế giới.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

6- Nguyên tắc ký và thực hiện hợp đồng điện tử

Điều 35 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định như sau: Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau: Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest

7- Lưu trữ và bảo mật hợp đồng điện tử

Để đảm bảo yếu tố bảo mật và lưu trữ cho hợp đồng điện tử, doanh nghiệp/cá nhân nên lựa chọn nhà cung cấp hợp đồng điện tử và chữ ký số uy tín, được nhà nước cấp phép. Với trường hợp khách hàng sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử (E-contract của các đơn vị uy tín như FPT - đã được Bộ Công thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép cấp phép dịch vụ chữ ký số.

Việc lưu trữ hoàn toàn được đảm bảo trên hệ thống nhà cung cấp với cơ chế sao lưu dự phòng đầy đủ theo tần suất hàng ngày, đảm bảo không xảy ra việc thất lạc, mất dữ liệu hợp đồng. Các nhà cung cấp này sở hữu trung tâm dữ liệu Data center, sao lưu backup dữ liệu liên tục. Data Center thường được xây dựng theo tiêu chuẩn Tier 3 Quốc tế, hoạt động theo tiêu chuẩn vận hành, quản lý chất lượng ITIL và ISO 9001:2015, tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013 và tiêu chuẩn quản trị năng lượng ISO 50001:2011.

Hợp đồng của khách hàng sẽ được lưu trữ miễn phí trên hệ thống trong vòng 10 năm.

Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các hình thức xác thực người ký để đảm bảo mức độ bảo mật của hợp đồng tùy theo nhu cầu: Mật khẩu, eKYC (xác thực bằng căn cước công dân & khuôn mặt), ID Check (xác thực căn cước công dân có bị làm giả hay không). Nhìn chung, khi sử dụng E-Contract, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về mức độ bảo mật và lưu trữ của hệ thống.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực hôn nhân và gia đình của Công ty Luật TNHH Everest

8- Phân loại hợp đồng điện tử

Dựa vào hình thức hay mục đích mà hợp đồng trực tuyến (online) thường được chia thành các loại sau:

[a] Chia theo hình thức hợp đồng

Có 03 loại hợp đồng trực tuyến phổ biến nếu xét theo hình thức hợp đồng.

- Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website: 

Loại hợp đồng này trước tiên được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và upload lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa lên website thường có định dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kèm theo 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

- Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử: 

Điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung trên hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành bởi giao dịch tự động. Nội dung hợp đồng sẽ được máy tính tổng hợp tự động và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin mà khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung điều khoản. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như: mail, fax, số điện thoại,…

- Hợp đồng hình thành qua e-mail:

Đây là hình thức dùng thư điện tử để ký hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt sau: phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, e-mail.

Một số lợi ích hợp đồng điện tử qua mail đem lại là tốc độ nhanh, tiết kiệm chi phí, thời gian… Tuy nhiên, còn một số tồn đọng của hình thức này là tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên chưa được đảm bảo.

[b] Chia theo mục đích hợp đồng

- Hợp đồng kinh tế điện tử (hợp đồng thương mại điện tử):

Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước: “Hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy”.

Hợp đồng kinh tế, hay hợp đồng thương mại điện tử, được hiểu là loại hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, 1 bên chủ thể còn lại phải có chức năng pháp lý theo quy định nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.

Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử có thể kể đến bao gồm: (i) Chủ thể bao gồm một bên là thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý. (ii) Hợp đồng có mục đích chính là lợi nhuận. (iii) Đối tượng của loại hợp đồng này là hàng hóa. Hợp đồng kinh tế/thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ. 

- Hợp đồng lao động điện tử: 

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người lao động, người sử dụng lao động về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm mỗi bên giao kết… những thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể gồm người lao động và người sử dụng lao động.

- Hợp đồng dân sự điện tử: 

Hợp đồng dân sự giao kết thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng ký với hình thức này là: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Vì vậy, để có thể xác định được tính chất và giá trị, tính pháp lý thì chúng ta cần phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể. Như vậy có thể thấy được rằng, dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. 

Xem thêm: Thỏa thuận về tiền lương trong hợp đồng lao động

9- Các câu hỏi thường gặp về Hợp đồng điện tử

[a] Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Các lĩnh vực đang được áp dụng phổ biến hiện nay: Tài chính-Ngân hàng (Mở tài khoản, làm thủ tục cho vay…), Bảo hiểm (Mở hợp đồng, Chứng từ đóng phí, gia hạn…), Hợp đồng lao động, Du lịch (Hợp đồng với đại lý, bán lẻ)… Các loại hợp đồng điện tử phổ biến: Hợp đồng lao động điện tử, Hợp đồng dân sự điện tử, Hợp đồng thương mại điện tử (Hợp đồng mua bán hàng hóa và Hợp đồng dịch vụ).

[b] Các trường hợp nào không sử dụng hợp đồng điện tử?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, những giao dịch liên quan tới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và bất động sản, văn bản về thừa kế, Đăng ký kết hôn, Quyết định ly hôn, Khai sinh, Khai tử… thì không áp dụng giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, giao dịch điện tử cũng không áp dụng đối với một số giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

[c] Khi công ty sử dụng nhưng đối tác/khách hàng/nhân viên không sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử thì làm sao để ký?

Với giải pháp Hợp đồng điện tử, đối tác, khách hàng, nhân viên khi ký kết không cần mua cũng như không cần đăng ký tài khoản của nhà cung cấp. Chỉ cần một bên có tài khoản nhà cung cấp khởi tạo hợp đồng và luồng ký thì mọi bên đối tác tham gia ký chỉ cần cung cấp địa chỉ e-mail để thực hiện giao dịch ký kết hợp đồng.

Hợp đồng, tài liệu sẽ được tự động chuyển đến bên ký bằng email hoặc tin nhắn thông báo trên điện thoại, desktop hoặc thiết bị kết nối internet bất kỳ để ký kết bằng chữ ký số hoặc chữ ký ảnh Hiện nay, việc sử dụng giải pháp ký kết hợp đồng điện tử hợp pháp và được chuẩn hóa theo luật pháp Việt Nam đã trở nên rất thuận tiện. Đây là thời điểm lý tưởng cho các doanh nghiệp chuyển đổi sang ký kết điện tử, giúp tạo lợi thế cạnh tranh và đẩy nhanh quá trình phát triển. Từ giai đoạn ký kết hợp đồng, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng giải pháp này và đảm bảo an toàn thông tin.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

10- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Hợp đồng điện tử - tính pháp lý và các vấn đề cần lưu ý được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Hợp đồng điện tử - tính pháp lý và các vấn đề cần lưu ý có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66  527 527, E-mail: info@everest. org.vn.