Trang chủ » Một số nguyên tắc viết thư điện tử và thư trao đổi

Một số nguyên tắc viết thư điện tử và thư trao đổi

Việc viết thư điện tử cũng như viết thư trao đổi cần tuân thủ một số nguyên tắc. Sau đây là những nguyên tắc viết thư điện tử và thư trao đổi.

Phạm vi áp dụng
Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thôn địa chỉ thư điện tử của luật sư.

Trong trường hợp luật sư dùng nguyên tắc viết thư điện tử để liên lạc với bạn của luật sư, những nguyên tắc viết thư điện tử mang tính chất cá nhân riêng tư, thì việc đặt tên thư điện tử như thế nào hoàn toàn tùy thuộc vào sở thích của luật sư. Tuy nhiên, khi đã sử dụng thư điện tử để làm việc, như gửi thư điện tử cho khách hàng hay đối kinh doanh, thì thư điện tử của luật sự cần thể hiện sự nghiêm túc nhất định. Điều này cũng sẽ góp phần tạo ấn tượng đầu tiên cho người đọc đối với thư điện tử của luật sư về sự chuyên nghiệp, nghiêm hiện sự tôn trọng đối với người đọc cũng như đối với công luật sư đang trao đổi.

Dành sự quan tâm đối với việc viết thư điện tử giống như khi có thư tay. 

Luật sư cần tuân thủ các bước lên ý tưởng, viết và biên tập giống như cách luật sư đã làm với các dạng văn bản khác. Thư điên , của luật sư sẽ được lưu ở một thư mục nhất định để sau này nếu cần thiết có thể xem lại. Cũng giống như khi viết thư tay, luật sư có thể giao tiếp với những người không chỉ cách biệt về địa lý mà còn cách biệt về thời gian thông qua thư điện tử.

Nhận thức rõ luật sư đang ở trong không gian mạng.

Khi giao tiếp với đồng nghiệp hay bạn bè, một chút thân mật, không trang trọng cũng có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, luật sư cũng cần xác lập sự trang trọng giữa luật sư và người nhận. Giao tiếp điện tử có hình thức khá độc lập và không trang trọng vì khi đó, chúng ta đang tương tác trước một màn hình máy tính. Rất dễ quên rằng sẽ có người khác đọc những gì ta viết và cũng rất dễ để chuyển tiếp một bức thư qua một cái “click” chuột. Chúng ta không thể kiểm soát được rằng liệu có ai đó khác sẽ nhận được thư hay không. Do đó, hãy đảm bảo bất cứ những gì luật sư nói, đặc biệt là người khác, sẽ không làm họ phật ý khi thư điện tử được gửi.

Nói những gì luật sư cần nói trong một lần gửi cũng là một nguyên tắc viết thư điện tử

Bởi vì thư điện tử được gửi ngay tức khắc, nên luật sư rất dễ dàng mắc thói quen gửi ngay những gì luật sư nhất thời nghĩ ra. hãy tránh điều này nếu luật sư không muốn tốn nhiều thời gian và làm người nhận thấy khó chịu vì phải nhận thông tin một cách nhỏ giọt. Hãy viết thư điện tử một cách cẩn thận như khi luật sư viết muốn gửi trong một lần. Lạm dụng tính tiện lợi và dễ dàng của thư điện tử có thể và không thể gửi bằng thư điện tử. Để làm việc đó, chắc chắn rằng luật sư được đào tạo đầy đủ để sử dụng hệ thống bảo mật một cách hiệu quả.

Không nên mở tập tin đính kèm trù khi luật sư biết rõ rằng tập tin đó an toàn cho máy tính của luật sư, kể cả những tập tin được gửi từ người quen, phòng trường hợp thư điện tử của họ bị người khác đăng nhập bất hợp pháp.

Sử dụng phần mềm diệt virus như một điều bắt buộc trong nguyên tắc viết thư điện tử.

Virus và các loại mã độc điện tử khác tồn tại khắp nơi. Phần lớn chúng ta tải virus về máy một cách không chủ định qua e-mail, mà đáng chú ý nhất là phần đính kèm trong thư điện tử. Những thiết bị nhạy cảm sẽ không bao giờ cho phép mở phần đính kèm, cho dù thư điện tử đó đến từ người luật sư biết và tin tưởng. Virus “love-bub” được gửi vào tháng 5 năm 2000′ đã thâm nhập vào danh bạ của người nhận và gửi nói đi dưới dạng thư đính kèm tới tất cả những người mà nó tìm thấy. Kết quả là, rất nhiều người nhận, cho rằng thư đi quen biết và tin tưởng, đã mở phần đính kèm và virus. Cách giải quyết ở đây là luật sư lưu phần kính kèm vào một ổ đĩa di động và quét virus trước khi mở.

Không sử dụng từ ngữ viết tắt và những biểu tượng của cảm xúc. Việc sử dụng điện thoại di động để nhắn tin đã dẫn tới thói quen viết tắt để tiết kiệm thời gian và khoảng trống trên màn hình điện thoại. Hãy để dành những từ này cho việc nhắn tin điện thoại và tránh sử dụng chúng trên máy tính, đặc biệt không không nên sử dụng những từ ngữ này khi viết thư điện tử. Việc sử dụng từ việc viết tắt trong thư điện tử sẽ khiến cho bức thư của luật sư bị đánh giá là kém trang trọng và thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, người viết cũng tránh việc sử những biểu tượng cảm xúc. Những biểu tượng này thường được chèn vào văn bản để biểu lộ cảm xúc của người viết. Tuy nhiên, chúng chỉ nên được sử dụng cho những cuộc trao đổi mang tính cá nhân, mà không phải là cuộc trao đổi kinh doanh giữa khách hàng, đối tác.

Cố gắng trả lời thư điện tử ngay khi luật sư nhận được trong nguyên tắc viết thư điện tử.

 Hãy đặt mình vào vị trí của người gửi thư điện tử thì luật sư sẽ hiểu được cảm giác chờ đợi phản hồi thư điện tử như thế nào. Chính vì thế, cố gắng trả lời thư điện tử sớm nhất có thể sau khi nhận được, tốt nhất là trả lời trong vòng 24 giờ. Trong trường hợp luật sư chưa thể có được ngay sau trả lời chính xác, hãy cho người đọc biết luật sư cần nghiên cứu và sẽ đưa ra câu trả lời vào thời điểm sớm nhất có thể.

Phân biệt người nhận thông qua các chứng năng To- CC- BCC. Trong đó, “To” được dùng cho người nhận chính của thư điện tử “CC “ được gửi cho những người cùng nhận và “BCC” dành cho đối tượng hưng những người nhận còn lại sẽ không biết họ.

Tránh những chuỗi thư điện tử. Khi luật sư trả lời hoặc chuyển tiếp thư điện tử mà không xóa đi những đoạn thư được gửi đi trước đó hững chuỗi thư điện tử, khiến cho thư điện tử chuyển đi bao gồm luôn cả những đoạn thông tin đã được trao đổi. Việc này sẽ làm tăng nguy cơ các tài liệu hoặc thông tin mật bị gửi tới nhiều người không mong đợi. Đồng thời, những chuỗi thư điện tử này cũng sẽ làm tốn thời gian và gây bối rối cho người đọc thông qua những thông tin thừa, không cần thiết.

Thư điện tử và thư trao đổi sẽ là người bạn đồng hành của luật sư trong quá trình làm việc và tư vấn cho khách hàng. Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, đa phần công việc, văn bản, hợp đồng, thỏa thuận,…đều được trao đổi qua thư điện tử. Nhưng không phải ai cũng có một kỹ năng soạn thảo và viết thư điện tử thuần phục, đúng cách và hiệu quả.

Sau đây là ví dụ về một thư điện tử chưa hoàn chỉnh với nhiều lỗi khác nhau:

Ví dụ::

Chào anh, anh khỏe không?

Tôi đã đọc đơn kiện và thư yêu cầu cần trả tiền của anh dành cho phía bị đơn. Tuy nhiên, bị đơn không có hồi đáp lại và cũng chưa trả tiền. Liệu anh có thể cung cấp thêm những tài liệu, chứng cứ cho việc anh đã chuyển tiền đặt cọc cho phía bị đơn được không?

– Tôi nghĩ chúng ta cần có một cuộc gặp mặt để thống nhất những vấn đề giải quyết. Anh có thể gặp tôi tại văn phòng vào 10h sáng ngày 25/10 được không?

-Anh có chứng cứ nào về việc phía bị đơn đã vận chuyển hàng hóa không đạt chỉ tiêu theo như các thỏa thuận trong trường hợp trong hợp đồng thì hãy gửi lại cho tôi nhé. Đây sẽ là những tài liệu quan trọng cho vụ việc.

Trân trọng cảm ơn

Nguyễn Văn A

Trong thư điện tử ở trên, người đọc có thể dễ dàng được nhận ra sự không trang trọng ngay trong lời chào cũng như trong văn phòng được sử dụng. Người đọc không nắm được nội dung chính của thư điện tử là gì. Bên cạnh đó, những nội dung được đưa ra một cách lộn xộn, không theo thứ tự theo kiểu ngẫu hứng như một cuộc trò chuyện. Các câu văn trong thư điện tử không có tính liên kết và còn có những thông tin thừa, không cần thiết. Điều này chứng tỏ tác giải không dành thời gian suy nghĩ và lập kế hoạch xây dựng nội dung bài viết. Những thư điện tử như thế này sẽ khiến người đọc đánh giá luật sư, thậm chí đánh giá công ty của luật sư làm việc thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng khách hàng.

Xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Kỹ năng giải quyết xung đột trong cuộc họp

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1.  Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *